Necesidades de información
3.2.1 Concepto y clasificación de las necesidades de información
En la sociedad real, todo necesita información, ya sea una empresa, un gobierno o una escuela. Para que las empresas puedan formular planes estratégicos para el segundo año, deben comprender las condiciones actuales del mercado y las tendencias futuras del mercado, lo que crea una demanda de información sobre el mercado. Para que las escuelas puedan formular planes de enseñanza, deben comprender la demanda de talentos de la sociedad y la situación de los estudiantes en la escuela, lo que crea la demanda de información de la sociedad para los estudiantes.
Las llamadas necesidades de información se refieren al sentimiento de insuficiencia y satisfacción de las personas por la información cuando sus reservas de conocimiento existentes son insuficientes para resolver los problemas que enfrentan durante las actividades de práctica social.
Diferentes estándares de clasificación conducen a diferentes resultados de clasificación de las necesidades de información. En términos generales, las necesidades de información se dividen de dos maneras, una se divide según las diferentes condiciones de expresión de las necesidades y la otra se divide según los diferentes usuarios de la información.
Según las diferentes situaciones de expresión de necesidades, las necesidades de información se pueden dividir en necesidades de información reales, necesidades de información potenciales y necesidades de información desconocidas. Las necesidades de información reales se refieren a las necesidades de información que el necesitado conoce y expresa: buscar ayuda de otros o resolverlas por sí mismo; las necesidades de información latentes se refieren a las necesidades de información de las que el necesitado es consciente pero no ha expresado las necesidades de información desconocidas; Necesidades de información que existen objetivamente pero que aún no han sido reconocidas por las personas.
Según los diferentes usuarios de la información, las necesidades de información se pueden dividir en necesidades de información personal y necesidades de información organizacional. Las necesidades de información personal son para las necesidades de información de los individuos en la vida real o en el trabajo; las necesidades de información organizacional son para una serie de necesidades de información generadas por organizaciones sociales para lograr objetivos organizacionales. Las necesidades de información organizacional están relacionadas con las necesidades de información personal. La suma de las necesidades de información personal generadas por diferentes miembros de la organización para completar sus respectivos trabajos constituye las necesidades de información organizacional. En las organizaciones, los gerentes de diferentes niveles tienen diferentes necesidades de información.
Las necesidades de información de los altos directivos son principalmente información sobre la toma de decisiones estratégicas. Este tipo de demanda requiere una gran cantidad de información, cubre una amplia gama y no se limita a información en determinados formatos fijos.
Las necesidades de información de los mandos intermedios son principalmente para tomar decisiones tácticas basadas en las decisiones estratégicas tomadas por los altos directivos. Los mandos intermedios están en la posición de conectar lo anterior y lo siguiente. Tienen una gran cantidad de necesidades de información para ejecutar tareas estandarizadas establecidas por los altos directivos, así como necesidades de información para un manejo flexible de las cuestiones de toma de decisiones.
Las necesidades de información de los directivos de nivel inferior son principalmente información sobre trabajos específicos. Los gerentes de nivel inferior están principalmente estrechamente vinculados a los procesos de producción o negocios específicos de la organización, y lo que necesitan es información altamente estandarizada, de gran volumen y muy específica.
3.2.2 Características de las necesidades de información
Las necesidades de información tienen las siguientes características:
(1) Extensividad. En la vida real, las personas tendrán diversas necesidades, como necesidades fisiológicas, necesidades de seguridad, necesidades de vida social, necesidades de conocimiento, necesidades de autorrealización, etc. Todos los aspectos de estas necesidades humanas están interrelacionados y esta conexión se mantiene principalmente a través de la información, por lo que las necesidades de información están estrechamente relacionadas con todos los aspectos de las necesidades humanas básicas. Por ejemplo, un mensaje puede satisfacer la necesidad de conocimiento, las necesidades sociales e incluso las necesidades fisiológicas o de seguridad; una obra puede satisfacer la necesidad de belleza así como la necesidad de autorrealización.
(2) Socialidad. Mucha información representa varios aspectos de la sociedad, por lo que habrá diversas necesidades de información en diversos aspectos de la sociedad. Es necesario verificar la información de los grupos de interés. Para mantener la estabilidad social, es necesario dominar la información sobre la dinámica social y algunos factores inestables.
(3) Desarrollo. Con el desarrollo de la sociedad de la información, las necesidades de información también evolucionan constantemente. En el pasado, al revisar la literatura, sólo podíamos confiar en documentos en papel para buscar poco a poco, y las necesidades de información eran un documento a la vez, pero en la sociedad de la información actual, mucha literatura se almacena en bases de datos, por lo que la información; la necesidad de revisión de la literatura aumentará. Se podrá encontrar toda la literatura nacional e internacional relevante; el desarrollo de las necesidades de información será más inteligente en el futuro.
(4) Diversidad. Hay muchos factores que afectan las necesidades de información, incluidos los intereses y pasatiempos de una persona, el género y la edad, los conceptos y actitudes, la educación, el nivel de conocimientos, la religión, etc.
Incluso si una misma persona tiene diferentes roles y tareas específicas debido a diferentes momentos, lugares y entornos, sus necesidades de información serán diversas. Desde la perspectiva de los factores sociales ambientales, los sistemas sociales, los niveles económicos, los niveles tecnológicos y educativos, las tradiciones culturales, etc. afectarán el contenido específico de las necesidades de información.
(5) Centralización. Hay varios factores que afectan las necesidades de información y el grado de influencia de estos factores en las necesidades de información es diferente. Las necesidades específicas deben integrar varios factores para reflejar la concentración de las necesidades de información.
3.2.3 Características de las necesidades de los demandantes de información
En la actualidad, los demandantes de información más activos en las actividades de gestión de la información incluyen investigadores científicos, directivos, personal técnico y personal de ventas. Los diferentes usuarios de la información tienen diferentes trabajos y tareas en las actividades sociales, tienen diferentes preocupaciones y sus necesidades de información mostrarán diferentes características y requisitos.
3.2.3.1 Necesidades de información de los investigadores científicos
Los investigadores científicos se refieren a los científicos que se dedican a la ciencia básica o a la investigación científica aplicada. Las características de las necesidades de información de este tipo de personal son: (1) Profesional e integral. La tendencia de desarrollo de refinamiento y cruce en la investigación científica moderna ha dado a las necesidades de información de los científicos características altamente profesionales, que se manifiestan en la profundidad del contenido de información requerido; al mismo tiempo, la penetración mutua y el cruce entre diversas disciplinas también han provocado que generen demanda; para obtener información interdisciplinaria.
(2) Continuidad y sistematicidad. La continuidad y sistematicidad del trabajo de investigación científica determina que los investigadores científicos deben dominar sistemáticamente información completa sobre los temas de investigación desde la perspectiva de la herencia y la innovación.
(3) Viabilidad y conveniencia. La investigación científica es una actividad de exploración de lo desconocido. Las necesidades de información de los científicos suelen ser difíciles de prever y de expresar con claridad. Por lo tanto, los científicos necesitan acceso a servicios de información que sean factibles y convenientes.
(4) Originalidad y teoría. El tipo de información que necesitan los científicos son principalmente documentos originales teóricos, como libros, revistas, documentos de conferencias e informes de investigación.
3.2.3.2 Necesidades de información de los directivos
Los directivos son líderes que participan en actividades de gestión en las organizaciones a todos los niveles. Participan en diversas actividades complejas de toma de decisiones de manera independiente en sus respectivos puestos. La naturaleza del trabajo de los directivos determina las características de sus necesidades de información:
(1) Integralidad y carácter estratégico. La información que requieren los gerentes involucra consideraciones tanto estratégicas como generales, y también requiere pronósticos de mercado estratégicos y normativos.
(2) Precisión. Los gerentes tienen altos requisitos en cuanto a la calidad de la información. Generalmente requieren menos información, pero precisa, concentrada y procesada, y tienen requisitos relativamente altos en cuanto a la concisión, integridad, exactitud y objetividad de la información.
(3) Orientación. Los gerentes requieren que el trabajo de los servicios de información sea muy específico y adaptable, y que sea capaz de proponer tantas opciones de toma de decisiones como sea posible. Por lo tanto, dependen principalmente de los servicios de información proporcionados por agencias de información formales.
3.2.3.3 Necesidades de información del personal técnico
El personal técnico se refiere a los ingenieros que se dedican a la invención, el diseño, la experimentación, el seguimiento, etc. en actividades de desarrollo y producción de tecnología. Su misión es llevar a cabo innovación tecnológica de acuerdo con las necesidades sociales, desarrollar nuevos productos, diseñar nuevos procesos, crear nuevas herramientas y transformar los resultados de la investigación científica en productividad real. La naturaleza del trabajo del personal técnico determina las características de sus necesidades de información:
(1) Profesionalidad y exhaustividad. Las necesidades de información del personal técnico suelen estar relacionadas con industrias específicas y tienen fuertes características profesionales. Sin embargo, la implementación de un proyecto técnico no puede completarse únicamente basándose en la información de una industria, sino que requiere múltiples aspectos de conocimiento e información. Por lo tanto, el personal técnico necesita cubrir información en muchas áreas temáticas y rangos técnicos bajo la premisa de centrarse en la dirección profesional.
(2) Oportunidad y economía. El personal técnico resuelve principalmente problemas que deben resolverse en la práctica de producción y desarrollo de tecnología y necesita obtener información relacionada con los problemas, por lo que tiene altos requisitos económicos y de puntualidad para los servicios de información.
(3) Vencimiento. Los técnicos necesitan datos concretos y verificados, hechos e información técnica probada. Los tipos de información que normalmente se requieren son patentes, normas, informes técnicos, dibujos de ingeniería, muestras de productos y diversos manuales prácticos.
3.2.3.4 Necesidades de información del personal de ventas
El personal de ventas se refiere al personal comercial que participa en el desarrollo del mercado, la venta de productos, la atención al cliente, etc. en actividades de marketing.
Con el desarrollo de la economía de mercado, el estatus y el papel del personal de ventas han mejorado gradualmente y sus necesidades de información también han aumentado rápidamente. Sus principales características son:
(1) Extensividad. El personal de ventas no solo debe dominar la información del producto, la información de precios, la información del cliente y otra información relacionada con el negocio, sino que también debe prestar mucha atención a la situación de los socios y competidores, y prestar atención a los asuntos políticos actuales locales, las tendencias económicas, las tendencias culturales y otros. información sobre el entorno del mercado.
(2) Oportunidad y pertinencia. Al enfrentarse al entorno del mercado en constante cambio y a la brutal y feroz competencia del mercado, el personal de ventas necesita información oportuna, novedosa, precisa y confiable, y tiene altos requisitos en cuanto a la puntualidad y pertinencia de los servicios de información.
(3) Técnico. Los complejos y cambiantes factores del mercado requieren una rápida comprensión de las tendencias del mercado, lo que requiere el uso de tecnología de bases de datos, tecnología de Internet, etc. para establecer sistemas de información que satisfagan las necesidades de la competencia del mercado.