Formato de documentos oficiales

Formato de los documentos gubernamentales:

Papel: el papel utilizado para los documentos oficiales es el papel A4 especificado en GB/T 148, y el tamaño del formato final es: 210 mm × 297 mm.

Fuente: Fuente de nivel de confidencialidad: Generalmente use negrita de tamaño 3 o 4. Fuente de urgencia: La fuente y el tamaño son los mismos que el nivel de confidencialidad (punto 3 o 4 negrita). La fuente del encabezado del texto: fuente negra grande, fuente variante en negro o fuente estándar, color de fuente Song (generalmente rojo) El tamaño de fuente del texto: generalmente use una fuente Song de imitación de tamaño 3 o 4. La fuente del emisor: el tamaño de fuente es el mismo que el tamaño de fuente del emisor (tamaño 3 o 4 imitando a la Dinastía Song). La fuente del título: la fuente es generalmente Song o Hei, y el tamaño de fuente debe ser mayor que el tamaño de fuente del texto principal. La fuente del cuerpo principal: Generalmente, se utiliza tamaño 3 o 4 en imitación de la dinastía Song. La fuente del texto principal: La más utilizada es el tamaño 3 o 4. Fuente adjunta: comúnmente utilizada es la Dinastía Song No. 3 o No. 4. Fuente del autor: El tamaño de fuente es el mismo que el del texto principal (tamaño 3 o 4 imitación Dinastía Song). Fuente de fecha: El tamaño de fuente debe ser el mismo que el del texto principal (tamaño 3 o 4 imitando la Dinastía Song). La fuente de la anotación: 4 tamaños más pequeña que el texto o 4 tamaños más pequeña que Song Dynasty. La fuente de los encabezados de materia: Negrita de tamaño 3 o 4 de uso común [Redacción de documentos oficiales] Requisitos de fuente en el formato de documentos oficiales [Redacción de documentos oficiales]. El tamaño de fuente de la agencia de copia: el mismo tamaño de fuente que el texto principal (generalmente tamaño 3 o 4 imitando la dinastía Song) o un tamaño más pequeño. La fuente utilizada para emitir instrucciones: el mismo tamaño de fuente que la autoridad de copia (generalmente tamaño 3 o 4 imitación de la Dinastía Song) o un tamaño más pequeño, el título principal (también llamado título de primer nivel) es el tamaño 2 de la Dinastía Song ( negrita), y el título de segundo nivel está en negrita de tamaño 3, y los títulos de tercer nivel están en negrita de imitación de tamaño 3. El texto principal es una imitación de la dinastía Song. Y los títulos y el texto de las partes distintas del título principal pueden utilizar un tamaño de fuente pequeño de 3, pero el tamaño de fuente 3 es el más formal.

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La parte del encabezado: identifica principalmente el número de serie de las copias del documento oficial, el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, el grado de urgencia, el logotipo de la autoridad emisora, el número de emisión, el emisor y otros factores.

1. Número de serie de copias de documentos oficiales. El número de serie de la copia del documento es el número secuencial de cada documento cuando se imprimen varias copias del mismo documento. Al marcar, utilice números arábigos para marcar la primera línea en la esquina superior izquierda del centro de la página.

2. Nivel de secreto y periodo de confidencialidad. El nivel de confidencialidad se refiere al grado de confidencialidad de los documentos oficiales confidenciales y se divide en tres niveles: "secreto", "confidencial" y "alto secreto". Las nuevas "Medidas" estipulan que los documentos oficiales que impliquen secretos de Estado deben marcarse con un nivel de confidencialidad y un período de confidencialidad, los documentos oficiales de nivel "ultrasecreto" y "confidencial" también deben marcarse con un número de serie, y los documentos oficiales de nivel "secreto", "confidencial" " y los documentos oficiales "alto secreto" deben marcarse con el término confidencialidad. Al marcar el nivel secreto, use fuente en negrita No. 3, con la marca del cuadro superior en la primera línea en la esquina superior derecha de la página, con un espacio entre las dos palabras si es necesario marcar tanto el nivel secreto como; el período de confidencialidad, use fuente en negrita No. 3, con la marca del cuadro superior en la página en la primera línea en la esquina superior derecha del corazón, el nivel secreto y el período de confidencialidad están separados por "★".

3.Identificación de la autoridad emisora. El logotipo de la agencia emisora ​​de documentos consta del nombre de la agencia emisora ​​de documentos y la palabra "documento", como "XX Documento del Gobierno Popular Provincial", etc. Para algunos documentos oficiales específicos, sólo se puede marcar el nombre de la autoridad emisora ​​(correspondencia). El logotipo de la agencia emisora ​​utilizará el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora. La posición del logotipo es de 25 mm desde el borde superior hasta el borde superior del centro de la página. El logotipo de la agencia de informes que emite documentos oficiales está a 80 mm del borde superior hasta el borde superior del centro de la página. El "Formato de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" emitido por la Administración Estatal de Calidad y Supervisión Técnica también estipula que se recomienda que el logotipo del organismo emisor utilice fuentes Song de letra pequeña y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente generalmente debe ser inferior a 22 mm x 15 mm. Al redactar un documento conjunto, el nombre de la agencia patrocinadora se ordena primero y la palabra "documento" se coloca a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta en el medio de arriba a abajo. Cuando existan demasiadas agencias editoriales conjuntas, el texto principal deberá exhibirse en la primera página del documento oficial.

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La parte principal: identifica principalmente el título del documento oficial, la agencia principal emisora, el texto principal, anexos, la hora de redacción, el sello de la agencia emisora , notas y otros elementos.

1. Título del documento oficial. Generalmente consta del nombre del organismo emisor, el contenido principal del documento oficial resumido y el tipo de documento oficial, como "La Decisión del XX Gobierno Popular Provincial sobre el desarrollo vigoroso de las empresas privadas de ciencia y tecnología", "La Oficina General del XX Gobierno Popular Provincial para seguir mejorando la producción agrícola de primavera y Aviso actual sobre el trabajo económico rural, etc. El título de un documento oficial es un resumen de alto nivel del contenido del documento. El texto debe ser preciso, conciso y resumido. Al escribir, debe escribirse en el centro y utilizar caracteres de estilo canción con marca pequeña No. 2. . Al volver a la línea, se debe prestar atención a garantizar que el significado de las palabras esté completo, que la disposición sea centrada y simétrica y que el espaciado sea apropiado, para lograr un sentimiento estético y evitar crear significados diferentes. A excepción de los títulos de leyes y reglamentos y de los títulos de libros, los títulos de documentos oficiales generalmente no requieren signos de puntuación.

2. El principal mecanismo de entrega. Se refiere a la principal agencia que acepta documentos oficiales. Al escribir se debe utilizar el nombre completo o abreviatura estandarizada o nombre colectivo. Generalmente, solo hay una agencia de envío principal en el texto superior. Si debe enviarse a varias agencias de envío principales al mismo tiempo, puede utilizar el formulario de copia. Sin embargo, el texto inferior puede tener más de dos agencias de envío principales. si hay demasiadas agencias de envío principales, generalmente utilice nombres colectivos estándar, como "oficinas administrativas en varios lugares, gobiernos populares de ciudades y prefecturas autónomas, y departamentos de gobiernos provinciales": etc. La posición de identificación está en una línea vacía debajo del título. El cuadro superior izquierdo está marcado con los caracteres de imitación de la dinastía Song No. 3. Al regresar a la línea, permanece en el cuadro superior seguido del apellido de la agencia de entrega principal; por dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.

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Formato de carta oficial:

Una carta oficial consta de tres partes: encabezado, cuerpo y pie. El formato, contenido y requisitos de redacción de cada parte son los siguientes.

Encabezado: Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.

1. Generalmente existen dos formas de títulos para cartas oficiales. Uno está compuesto por el nombre del organismo emisor, la materia y el tipo de idioma. El otro se compone de materia y tipo de idioma.

2. El principal mecanismo de entrega. Es decir, la unidad de la agencia que recibe la carta y maneja el asunto de la carta, escribe el nombre completo o la abreviatura estandarizada en el cuadro superior de la carta, seguido de dos puntos.

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Texto: Su estructura generalmente consta de inicio, cuerpo principal, final y conclusión.

1. El comienzo. Explique principalmente el motivo del envío de la carta. Por lo general, se requiere explicar brevemente el propósito, fundamento, razones, etc. de la carta, y luego usar palabras de transición como "Las cuestiones relevantes ahora se explican de la siguiente manera:" o "Las cuestiones relevantes ahora se responden de la siguiente manera:" a lo siguiente. La parte del motivo de la carta de respuesta generalmente cita primero el título de la comunicación y el número del problema, y ​​luego proporciona la base para explicar el motivo del problema.

2. Este es el contenido central de la carta, que explica principalmente los asuntos abordados en la carta. El contenido de la parte de asunto de la carta debe ser simple, un asunto por carta, y el escrito debe expresar el asunto directamente. Ya sea que se trate de negociar un trabajo, hacer y responder preguntas o solicitar la aprobación de las autoridades pertinentes, etc., debe utilizar un lenguaje conciso y apropiado para describir claramente los problemas y opiniones que deben comunicarse a la otra parte. Si se trata de una carta de respuesta, también debes prestar atención a la pertinencia y claridad de los asuntos de respuesta.

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Uso de cartas oficiales:

1. Las agencias de nivel inferior preguntan a las agencias de nivel superior sobre asuntos generales, o las agencias de nivel superior responden o instan. agencias de nivel inferior para manejar asuntos relevantes.

2. Negociar asuntos relevantes entre agencias paralelas o no afiliadas entre sí.

3. Utilizar cartas para notificar asuntos generales. Las cartas oficiales también se utilizan comúnmente cuando se notifica una asamblea general, exigiendo a las agencias de nivel inferior que presenten ciertos materiales o estadísticas, etc.

4. Las cartas también se utilizan comúnmente para solicitar instrucciones a autoridades superiores sobre asuntos menores.