Cosas a tener en cuenta en la reunión anual de la empresa

Se deben considerar las siguientes cuestiones al establecer el tema de la reunión anual

1. ¿Cuál es la cultura central de la empresa y la cultura que el jefe se centrará en promover en el próximo año? Basado en esta connotación cultural, el tono de la reunión anual es prudente. ¿Es animado, público o sensacionalista?

2. ¿Cuál es el propósito principal de la reunión anual? por su arduo trabajo durante el año pasado? ¿Es para aumentar la moral para el avance estratégico del próximo año? ¿Es para promover la integración del equipo de la empresa? ¿Refleja la connotación cultural orientada a las personas de la empresa?

3. de los empleados de la empresa participan en la reunión anual? ¿Qué proporción de I + D, producción y ventas hay? ¿Cuáles son los principales niveles de edad y en qué etapa de la empresa se encuentran? ' ¿Estilos y preferencias? Estas pueden ser cuestiones que deben considerarse al determinar el tema de la reunión anual o incluso al planificar toda la reunión anual.

De manera general, el presupuesto de la reunión anual incluye los siguientes aspectos:

1. Gastos de transporte

Los gastos de transporte se pueden desglosar en:

(1) Costos de transporte desde el punto de partida hasta el lugar de la conferencia, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el lugar de alojamiento

(2). ). Costos de transporte de la conferencia durante el período: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, transporte desde el club al lugar del comedor, transporte desde el club al lugar de negocios, transporte para inspecciones comerciales y otro transporte programado que puedan utilizar los participantes.

(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos los costos de transporte desde vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y alojamiento hasta aeropuertos, estaciones y puertos.

2. Tarifas de la sala/salón de conferencias

Se pueden subdividir en:

(1) Alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar Algunos comunes Se incluyen instalaciones, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarrones, bolígrafos de aceite, tizas, etc., pero algunas instalaciones no convencionales no están cubiertas, como equipos de proyección, decoraciones temporales, estantes de exhibición, etc., es posible que también se requiera un presupuesto adicional al agregar líneas de discurso fuera del podio.

(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo cubre principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y grabación de video. Los equipos, etc., generalmente requieren el pago de un determinado depósito de uso al momento del arrendamiento, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar, se deben establecer requisitos específicos para diversos parámetros funcionales del equipo (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario puede afectar el progreso de la conferencia. . Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho debido a las diferentes marcas, orígenes y novedades.

(3) Costos de decoración del lugar: a menos que existan requisitos especiales, en términos generales, esta parte del costo está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.

(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Dado que estos apoyos son de naturaleza temporal, si el organizador de la conferencia busca apoyo de estas industrias por separado, el costo puede ser mayor que el precio de mercado. Si se utiliza un proveedor de servicios de conferencias profesional como agente, el organizador de la conferencia recibirá apoyo con relativa rapidez. Precios bajos y servicios profesionales.

Para estos soportes de servicios individuales, el organizador debe especificar los requisitos tanto como sea posible y firmar un acuerdo de servicio por separado.

3. Tarifa de alojamiento

El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son precios completos, mientras que otras requieren impuestos gubernamentales adicionales. . El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales.

La tarifa normal de alojamiento no sólo está relacionada con el estándar de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavandería y cambio, bebidas mini bar, única vez Tiene que ver con si están abiertos servicios como cambio de ropa para sexo, Internet y provisión de frutas. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.

4. Gastos de catering

Los gastos de catering de una reunión pueden ser muy sencillos o muy complicados, dependiendo de las necesidades de la agenda de la reunión y del objetivo de la misma.

(1) Desayuno

El desayuno suele ser tipo buffet. Por supuesto, también se puede tomar en mesa. El coste se calcula en función del número de personas (pero teniendo en cuenta). teniendo en cuenta la particularidad de las cenas de conferencias y la calidad de la preparación de las materias primas, por lo que el número estimado de comensales no debe diferir en más de un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a pagar la cuenta basándose en el número real. número de comensales - y en su lugar cobran según el número reservado)

(2), comida china y almuerzo

El almuerzo y el almuerzo son básicamente comidas formales y se pueden presupuestar según el número. de personas - estilo buffet, o presupuestado en base a mesa - estilo mesa redonda. Si el anfitrión desea comprar el alcohol él mismo en lugar de que el restaurante se lo proporcione, el restaurante puede cobrar una cierta cantidad por el servicio.

(3).Bebidas y cargos por servicios

Normalmente, si cenas en el restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante no permitirá que el organizador traiga bebidas del exterior para su consumo. puedes traer bebidas del exterior. Para el consumo, los restaurantes normalmente necesitan agregar cargos por servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se cobra una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% sobre el nivel de consumo básico.

(4). Pausa para el té en el lugar

Esta tarifa se presupuesta básicamente en función del número de personas. A la hora de presupuestar se pueden proponer combinaciones de comidas y bebidas para las pausas para el té en diferentes horarios. veces. El precio de la pausa para el té notificado por el organizador generalmente incluye los costos del personal de servicio, pero si el organizador requiere servicios fuera del programa, es posible que se requiera un presupuesto adicional. En circunstancias normales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: estilo occidental y estilo chino: el estilo occidental incluye básicamente café, té negro, bocadillos occidentales, frutas, etc., mientras que el estilo chino incluye principalmente agua hervida, té verde o té perfumado, té de frutas, frutas, café, etc. Principalmente frutas y snacks.

(5). Recepción/baile social

De hecho, el presupuesto para una recepción/baile social puede ser más complicado que el de un banquete aparte, siempre y cuando la comida sea estándar. y escala para el banquete, el presupuesto es muy sencillo de calcular. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para la recepción/baile, incluido el diseño del lugar y el apoyo del programa.

(6), Otros - snacks, frutas y vino mixto

5 Equipo audiovisual

A menos que se haga al aire libre, el costo del audio-. El equipo visual generalmente se puede ignorar. Si hay que hacerlo al aire libre con fines de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:

●El costo del alquiler del equipo en sí, generalmente calculado diariamente

● El transporte, la instalación y la puesta en servicio del equipo y los costos de soporte para los técnicos de control pueden ser cubiertos por el proveedor de servicios de la exhibición

●Fuentes de sonido, principalmente música de fondo y selecciones de música de entretenimiento. El organizador puede hacerlo. traer el suyo propio o confiarlo a un agente

6. Actores y programas

Por lo general, el programa se puede seleccionar y calcular en función del número de actuaciones; el importe del presupuesto suele estar directamente relacionado con el Dificultad del programa y número de participantes. Si hay una actuación fija en un lugar adecuado, el presupuesto es muy sencillo y está directamente relacionado con el número de personas que asisten a la representación, excepto en el caso de actuaciones especiales o privadas.

7. Gastos varios

Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos por algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios de etiqueta. utilería temporal, faxes y otras comunicaciones, servicios exprés, asistencia sanitaria temporal, traducción y guía, vehículos comerciales temporales, intercambio, etc. El presupuesto para gastos varios es difícil de planificar y, por lo general, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto de gastos de la conferencia como una solución flexible.