Muestra de normativa de gestión de envío urgente de la empresa
La normativa de gestión de la empresa para el envío y recepción de envío urgente es el ejemplo 1.
1. General:
Con el fin de estandarizar la gestión de envío y recepción de envíos urgentes necesarios para el trabajo de oficina de la empresa y evitar pérdidas, daños y otras pérdidas innecesarias, estas medidas están especialmente formuladas. .
2. Ámbito:
Todos los empleados de la empresa
3. Definición:
3.1 Partidas exprés: se refiere a las partidas que la empresa y los empleados reciben artículos debido al trabajo y expresos que las personas necesitan recibir, incluidas cartas, documentos, información, bienes y otros artículos.
3.2 Envío urgente de empresa: se refiere a los artículos de envío urgente que la empresa y sus empleados necesitan recibir para trabajar.
3.3 Envío urgente ajeno a la empresa: se refiere a envíos urgentes recibidos por los empleados para necesidades personales.
4. Responsabilidades y facultades:
4.1: Sala de recepción de oficina: Responsable de la recepción y distribución de los envíos express de la empresa.
4.2: Otros departamentos: Responsable de recibir los artículos entregados por este departamento.
5. Instrucciones para recibir el envío urgente de la empresa:
5.1 Confirmar la recepción y entrega del envío urgente con antelación (cada departamento conoce el envío urgente que llega al gestionar el negocio, incluido el contrato). transacciones, artículos comprados, etc.).
5.1.1 Al manejar la entrega urgente, cada departamento debe determinar una persona de contacto específica y notificar a la empresa de mensajería por teléfono.
5.1.2 Antes de confirmar que el expreso está a punto de llegar, cada departamento deberá notificar a la sala de recepción de la oficina con anticipación para prepararse para recibir el expreso.
5.1.3 Una vez que llegue el expreso, la empresa de mensajería convocará al personal de manipulación específico de cada departamento, y el personal responsable específico de cada departamento lo aceptará directamente.
5.1.4 Si el personal de manipulación específico de cada departamento no pudiera recogerlo en obra, podrá encomendar a otros que lo revisen y firmen. También puede notificar a la sala de recepción de la oficina, firmar el recibo en la sala de recepción de la oficina de la empresa y registrarlo en el formulario de registro de recibo de correo. El destinatario debe firmar el "Formulario de registro de firma de correo" para su inspección. La sala de recepción de la oficina no se hace responsable de la aceptación.
5.1.5 Si la sala de recepción de la oficina recibe entrega urgente sin previo aviso, el responsable específico de cada departamento deberá recibirla el mismo día y se impondrá una multa de 50 yuanes por cada día excedido. . Los envíos recibidos durante los días festivos del sábado y domingo deberán ser recogidos el lunes siguiente.
5.2 Recibo de envío urgente desconocido
5.2.1 Una vez que llegue el envío urgente, será firmado por la sala de correo y recepción de la oficina de la empresa y registrado en el " Formulario de registro de firma de correo", y el embalaje exterior será inspeccionado y aceptado. Si los artículos adquiridos no están dañados, se deberán aceptar y avisar a los departamentos correspondientes para que los recojan. Los departamentos pertinentes deberán completar la recogida el día que reciban la notificación.
5.2.2 Después de que llega el expreso, el embalaje fuera de la sala de envío y recepción de la oficina de la empresa está dañado y la sala de envío y recepción de la oficina de la empresa no lo acepta. Comuníquese con los departamentos pertinentes para. aceptación en sitio.
5.2.3 Para entrega urgente que no puede ser determinada por el departamento responsable específico, si el embalaje exterior no está dañado, será recibido directamente por la sala de recepción de la oficina; si el embalaje exterior está dañado, el El responsable de la oficina lo comprobará y aceptará en el sitio, si no hay problema, y lo informará según el contenido específico. Solicite a los líderes que lo distribuyan.
5.2.4 El destinatario deberá firmar el “Formulario de Registro de Firma de Correo” para su inspección.
5.3 Salvo circunstancias especiales, si el destinatario designado de la mercancía está ausente, en principio ninguna otra persona firmará la recepción. En caso de pérdida, escasez o intercambio de bienes, toda la responsabilidad recae en el agente firmante.
6. Instrucciones para la recepción de envío urgente ajeno a la empresa:
6.1 Recepción de mercancías mediante envío urgente
6.1.1 Cuando se trate de envío urgente personal, deberá llamar la empresa de mensajería para informar el estado de llegada de la mercancía.
6.1.2 Cuando llega el mensajero, después de que el mensajero notifica al individuo por teléfono, el individuo llama a la sala de recepción y encomienda a la sala de recepción que firme el recibo. El recepcionista no aceptará el paquete hasta que él. ha recibido la notificación de encomienda.
6.1.3 Luego de aceptar la encomienda, el personal de recepción firmará la entrega urgente, pero no es responsable de la inspección, inventario y calidad.
6.2 Envío urgente
6.2.1 El envío urgente personal deberá recogerse el día que lo reciba el recepcionista. El personal de recepción no avisará, ni se hará responsable del retraso.
6.2.2 Si no puedo conseguirlo, debo confiar a mis compañeros para que lo consigan.
6.2.3 El personal administrativo que llegue a la entrega urgente los sábados y domingos deberá completar la recogida el lunes siguiente.
6.2.4 Al recibir entrega urgente personal, debe firmar en el formulario de registro de recibo de correo para su inspección.
6. Incautación
6.1 Formulario de Registro de Entrega de Correo
Reglamento Modelo de la Empresa sobre Gestión de Entrega Express 2
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Estas regulaciones están formuladas para estandarizar aún más la gestión de la entrega urgente, ahorrar costos de entrega urgente y garantizar la recepción y entrega oportuna y precisa de la entrega urgente y las cartas.
Segundo, Alcance
El término entrega urgente en esta normativa se refiere a los empleados de la empresa que por necesidades laborales envían mercancías al exterior o al interior para su recogida, provocando así la Actividades de tarifas de entrega urgente de la empresa.
En tercer lugar, facultad y responsabilidad
3.1. Personal administrativo de recepción y de turno: responsable de la recogida y gestión de los envíos urgentes de la empresa.
3.2. Departamento de Logística: Responsable de la gestión del envío y recepción de correos electrónicos de la empresa y correo urgente.
3.3.Cada departamento: controla los costes de envío urgente de su propio departamento, debiendo el remitente enviar correo urgente de acuerdo con los requisitos de envío estipulados en estas medidas.
4.Requisitos del puesto:
4.1. Recepción de entrega urgente
4.1.1 Al recibir entrega urgente, la recepción del departamento administrativo, la persona. de servicio el día o en el departamento de logística, se debe verificar el siguiente contenido: ① si el destinatario es un empleado de la empresa, si el destinatario no es un empleado de la empresa, debe devolverse en el acto; Dar prioridad a notificar al destinatario que firme el recibo; ③ Verifique si el embalaje de la carta y la entrega urgente están intactos (4) Comprenda claramente el estado del pago (si se ha pagado la tarifa, debe comunicarse con el destinatario para cobrarla); o llamar al destinatario para informarle y confiar a otra persona que firme en su nombre; (4) Si los bienes expresos y el contenido del albarán de entrega urgente (especialmente el contenido del envío) son correctos.
4.1.2. Firmar su nombre en la firma del destinatario del albarán de entrega urgente, indicar la fecha y hora, y luego registrar la entrega urgente en el formulario de registro de recepción urgente (el destinatario no necesita registrarse para firmar para la entrega urgente);
4.1.3 Notificar al destinatario del servicio urgente para que lo recoja en la recepción, y el destinatario del servicio urgente firma la hoja de registro de recibo urgente para recibirlo. En circunstancias especiales, si el destinatario no se encuentra en la empresa, puede llamar al número de teléfono móvil para notificar a la otra parte. Si el destinatario del servicio de mensajería le dice a sus colegas del departamento que lo recojan por él, el destinatario del servicio de mensajería debe firmar en el formulario de registro de recibo del servicio de mensajería para su verificación.
4.1.4 Si hay entrega, el destinatario deberá cumplimentar previamente el "Formulario de Solicitud de Entrega y Recibo Urgente" (excepto para pedidos de reparación de máquinas devueltas), enviarlo al supervisor superior para su aprobación. Y luego enviarlo al departamento de logística para su firma y reembolso.
4.2. Envío urgente
4.2.1 Si necesita enviar documentos, materiales, muestras, mercancías y otros artículos a terceros por necesidades laborales, deberá rellenar el formulario " Formulario de solicitud de entrega urgente "(Formulario de solicitud de entrega urgente), órdenes de entrega de mantenimiento, tarifas de entrega urgente no pagadas por la empresa), solo después de la aprobación del jefe del departamento, el departamento de logística puede comunicarse con el formulario de solicitud de entrega urgente, la orden de entrega urgente y la orden de entrega urgente. artículos de entrega. (Cada departamento de demanda presenta demandas antes de las 16:30 todos los días). Si el formulario de solicitud de envío urgente no ha sido aprobado por el jefe del departamento, el departamento de logística podrá rechazarlo y no se reembolsará la tarifa de envío urgente según corresponda. De lo contrario, los gastos correspondientes correrán a cargo de la persona.
4.2.2. El expedidor deberá contar y embalar las mercancías por sí mismo (el expedidor deberá embalarlas firmemente para garantizar la seguridad y fiabilidad durante el transporte) y presentarlas al departamento de logística. El Departamento de Logística tiene derecho a rechazar mercancías con embalaje defectuoso.
4.2.4. Rellenar el formulario de envío urgente: rellenar claramente los datos detallados del destinatario y del remitente (dirección, destinatario, número de contacto, código postal, etc.) en letras mayúsculas.
4.2.5. La factura se guarda junto con el formulario de registro mensualmente, y la tarifa de envío urgente se liquida a final de mes; De verificarse deberá estar firmado por el líder a cargo. Luego de la aprobación del gerente general, el pago lo realizará el Departamento de Finanzas.
4.3. Normativa relevante sobre envíos y pagos
4.3.1. Tabla de referencia de selección de empresas exprés:
4.3.2 El principio de selección es razonable y responsable. , Bajo costo; el remitente debe elegir de manera razonable y responsable una empresa de mensajería rentable en función de la naturaleza de los artículos que se envían y completar la entrega a bajo costo, no elegir la entrega urgente si se puede manejar el correo ordinario;
4.3.3 Por cada cliente que devuelva una máquina para su reparación (es decir, que haya sido asegurada), la tarifa exprés de ida y vuelta será pagada por el cliente, salvo circunstancias especiales aprobadas;<. /p>
4.3.4 Para cada cliente que devuelva una máquina para su reparación (es decir, no está asegurada), el envío urgente enviado por ambas partes (es decir, nuestra empresa y la otra parte) correrá por su cuenta. en circunstancias especiales, el cliente entregará los productos en nombre del cliente y la máquina reparada se devolverá a los clientes que también utilizan métodos de cobro para pagar, además, entrega urgente como SF Express, EMS y air express (clientes); Es necesario pagar por las opciones anteriores) no están permitidos, y solo se puede utilizar logística y envío exprés ordinario (el envío exprés ordinario se utiliza en la provincia de Guangdong).
4.3.5. Envío (incluidos productos terminados, accesorios de carga, etc.) La empresa estará sujeta a la aprobación de todos los clientes, como agentes generales y franquiciados (incluidas empresas de mensajería, métodos de logística, métodos de pago). , etc.) antes del envío en el formulario de solicitud;
4.3.6 Dentro del primer peso de los accesorios solicitados por el cliente, se puede dar prioridad a SF Express (SF Express, EMS, air express). , etc.). Las que excedan el primer peso deberán enviarse mediante envío urgente (comunicarse previamente con el cliente), y el flete se pagará al contado;
Todas las facturas se podrán entregar vía. EMS (prioridad) y SF Express;
4.3.8 Las cartas y tarjetas de felicitación ordinarias esperan. Debe enviarse por correo postal y correo ordinario.
4.4. Control de costes
4.4.1 Todos los costes de envío están asociados al departamento de envío. Al final del mes, el departamento de logística proporcionará una lista de entrega, hará estadísticas de costos y el responsable del departamento de entrega firmará, confirmará y entregará el talón financiero.
4.4.2. Para los departamentos con tarifas elevadas de envío urgente, el jefe del departamento debe realizar un análisis, formular medidas correctivas y presentarlas al Departamento de Finanzas.
4.4.3. La reserva expresa mensual del departamento de logística es de 65.438 yuanes, 5.000 yuanes. Si la cantidad supera los 65.438 yuanes, el destinatario o remitente designado deberá notificarlo al departamento de logística con antelación.
4.4.4. Si la mercancía es entregada por el departamento de logística (incluidos materiales subcontratados y máquinas de retrabajo), los costes serán calculados por cada departamento comercial.
4.5 Reclamaciones por piezas dañadas
4.5.1 Si el remitente (destinatario) encuentra que el paquete express enviado (recibido) está perdido o dañado, deberá reportarlo a recepción o departamento de logística lo antes posible Al realizar un pedido, la recepción o el departamento de logística harán un seguimiento del reclamo con la empresa de mensajería y el remitente debe brindar la cooperación pertinente.
4.5.2 La recepción o el departamento de logística deben registrar cada reclamo en el "Formulario de registro de pérdidas/daños exprés" para facilitar la consulta y las estadísticas de la tasa de pérdidas/daños de la entrega urgente y evaluar las capacidades de servicio del proveedor.
4.6. Otros requisitos
4.6.1 Está estrictamente prohibido enviar artículos personales con fondos públicos. Una vez descubierto, se impondrá una penalización de 10 veces la tarifa de envío urgente de este pedido.
4.6.2 Está estrictamente prohibido el envío de productos de la empresa sin autorización. Una vez descubierto, se impondrá una multa de 5 a 10 veces el valor de mercado del producto. Si las circunstancias son graves, se considerará delito de hurto y se perseguirá la responsabilidad penal.
4.6.3. Para facilitar las reclamaciones por daños a los artículos devueltos a la empresa, si necesita elegir una empresa de logística que no sea la cooperación de la empresa, debe elegir una empresa de logística urgente calificada que pueda emitir facturas.
4.6.4.Todos los pedidos urgentes emitidos por la empresa son conservados por el departamento de logística (el período de almacenamiento es de tres años) para facilitar la conciliación y consulta.
4.6.5 Para garantizar la seguridad de la entrega urgente firmada por recepción y departamento de logística y mantener la imagen de recepción de la empresa, el destinatario o cliente está obligado a recoger y entregar. el expreso desde la recepción inmediatamente después de recibir el aviso de la recepción y el departamento de logística (fuera del horario laboral) Excepto entrega urgente que debe firmarse para más tarde). Si no se recoge el mismo día, se presentará una reclamación de rendimiento al destinatario cada dos días.
4.6.6. Todos los departamentos relevantes deben notificar al remitente (proveedor, cliente, etc.) de la reunión y tratar de elegir una empresa de mensajería que tenga una relación de cooperación con la empresa (SF Express, Debon). ,, Sheng) Utilice SF Express para documentos importantes.
4.6.7. Todos los artículos exprés deben ser enviados por el departamento de logística. Los artículos exprés enviados sin el consentimiento del departamento de logística deben ser manejados por los departamentos correspondientes.
Documentos relacionados con el verbo (abreviatura de verbo):
5.1, Formulario de Solicitud Express
5.2 Formulario de Solicitud de Envío
5.3, Logística. Formulario de seguimiento
5.4. Registro de recepción urgente
5.5 Formulario de registro de pérdidas/daños en entrega urgente
Tiempo de ejecución del verbo intransitivo: los documentos anteriores son incompatibles con este artículo. sujeto a este artículo. El "Reglamento sobre la Administración de Entrega y Recepción Urgente" entró en vigor el 1 de febrero de 2013.
Ejemplo 3 de la normativa de gestión de envío urgente de la empresa
1.
Estandarizar la gestión del envío urgente, prevenir pérdidas en el envío urgente, reducir riesgos operativos y controlar costos logísticos. Garantizar que el trabajo de entrega urgente de la empresa sea oportuno, preciso y eficiente.
2. Ámbito de aplicación
Aplicable a todos los empleados de la empresa.
3. Definición:
Artículos de entrega urgente: se refiere a documentos, muestras de productos, mercancías y otros artículos relacionados con el trabajo enviados o recibidos por empleados de la empresa debido a necesidades laborales.
3. Facultades y Responsabilidades
3.1 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de firmar la entrega urgente, registrar la entrega urgente recibida y notificar oportunamente al destinatario para que la recoja. Para envío urgente no recibido, estamos obligados a conservarlo (el plazo de conservación es antes de las 17:15 horas del día de la firma del envío urgente).
3.2 El personal relacionado con el envío y recepción de envío urgente deberá cumplir con la presente normativa.
4. Contenido
4.1
4.1.1 Seleccione una empresa de entrega urgente: El principio de selección es alta eficiencia y bajo costo. El remitente debe elegir una empresa de mensajería rentable de manera razonable y precisa en función de la naturaleza y urgencia del artículo que se envía. La recepción evalúa la racionalidad de la empresa de mensajería seleccionada por el remitente.
4.1.2 Rellenar el formulario de envío urgente: El remitente deberá rellenar claramente la información detallada del destinatario y del remitente (dirección, destinatario, número de contacto, código postal, etc.) en letras mayúsculas.
4.1.3 Inspección de embalajes: El Departamento de Recursos Humanos es responsable de inspeccionar y auditar los artículos entregados, y registrar detalladamente los atributos de los artículos entregados. Después de pasar la inspección y revisión, el remitente empacará de acuerdo con los requisitos de embalaje de la empresa de mensajería y pegará el albarán de entrega urgente en la caja.
4.1.4 La recepción (teléfono) avisa a la empresa de mensajería para que acuda a la empresa a recibir la mercancía y conservar los documentos de envío.
4.2 Requisitos de autorización
4.2.2 En principio, elija empresas de envío urgente ordinarias (no SF Express) para artículos grandes (accesorios no preciosos de más de 5 kg), muestras de productos y envíos generales. materiales. En caso de emergencia, con la aprobación del vicepresidente a cargo, puedes elegir SF Express u otros métodos de envío.
4.2.3 Cartas ordinarias, tarjetas de felicitación, etc. Debe enviarse por correo postal y correo ordinario.
4.2.4 Queda estrictamente prohibido el envío de artículos personales con fondos públicos. Una vez descubierto, se impondrá una multa de 5 a 10 veces la tarifa de Bill Express.
4.2.5 Queda estrictamente prohibido enviar productos de la empresa de forma privada. Una vez descubierto, se impondrá una multa de 5 a 10 veces el valor de mercado del producto. Si las circunstancias son graves, se considerará delito de hurto y se perseguirá la responsabilidad penal.
4.2.6 La recepción calculará todos los gastos de envío por departamento cada mes, y el responsable del departamento de correo firmará y confirmará.
4.3 Normas de Recepción
4.3.1 Los envíos exprés que no requieran el pago de tasas exprés deberán ser firmados y registrados en recepción, debiendo el responsable del departamento correspondiente ser notificado de manera oportuna para firmar el recibo.
4.3.2 La recepción debe notificar inmediatamente al destinatario para gestionar los procedimientos de pago de las tarifas de envío urgente.
4.3.3 En principio, la recepción avisará al destinatario para que recoja los objetos de valor y documentos confidenciales de la empresa. Si el destinatario no puede recogerlo, la recepción lo confirmará con el destinatario antes de realizar los procedimientos de recogida.
4.3.4 Todos los envíos express firmados por recepción deben ser registrados y firmados por el destinatario. Si el destinatario no está disponible, se puede notificar al personal del departamento correspondiente para que firme directamente.
4.3.5 Todos los pedidos de entrega urgente emitidos por la empresa son conservados en recepción (conservados durante un año) para facilitar la conciliación y consulta.
4.3.6 Para garantizar la seguridad del correo urgente firmado por la recepción y mantener la imagen de la recepción de la empresa, el destinatario (agente) debe retirar el paquete urgente de la recepción inmediatamente después de recibir el aviso de la recepción.
Si el artículo no se recoge el mismo día, el destinatario deberá pagar una multa de 50 yuanes por día.
4.3.7 Si el envío urgente ha sido firmado por recepción y se notifica al destinatario para que lo recoja, éste será responsable de cualquier pérdida o daño causado por no recogerlo en el mismo día.
4.4 Reclamaciones por piezas dañadas
4.4.1 Si el remitente (destinatario) encuentra que el paquete express enviado (destinatario) está perdido o dañado, deberá reportarlo a recepción Lo antes posible para el número de seguimiento, la recepción hará un seguimiento del reclamo con la empresa de mensajería y el remitente (destinatario) debe brindar la cooperación pertinente.
4.4.2 La recepción debe registrar cada reclamo en el "Formulario de registro de pérdida/daños del correo urgente" para facilitar la consulta y las estadísticas de la tasa de pérdida/daños del correo urgente y evaluar el nivel de servicio del servicio urgente. empresa de entrega.
4.5 Anexos
4.5.1 Formulario de Registro de Entrega Express (Firma)
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4. p>5. Medidas de gestión de seguridad en la entrega urgente de Beijing