¿Cuáles son los estándares específicos de formato, estilo y tamaño para la redacción de documentos oficiales?

Prefacio al "Formato de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales" Esta norma se revisó a GB/T 9704-1988 de acuerdo con las disposiciones pertinentes de las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales". "expedido por la Dirección General del Consejo de Estado. Esta norma se revisa de la siguiente manera en relación con GB/T 9704-1988: (1) Cambiar el nombre de la norma original "Formato de documentos oficiales de agencias nacionales" a "Formato de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales" (2) Eliminar; la parte de introducción de la norma original; (3) ) Eliminar algunas explicaciones narrativas en la norma original que no tienen nada que ver con el formato de los documentos oficiales; (4) Realizar ajustes importantes al tamaño del formato del papel de los documentos oficiales, utilizando la norma internacional; Papel A4 como tipo de papel; elimine el formato nacional de 16 pulgadas Descripción correspondiente del papel (5) El tamaño del margen de página del documento oficial se ha ajustado en gran medida (6) No hay campo de identificación, pero el orden de; los tres elementos del encabezado, cuerpo e impresión del documento oficial se llevan a cabo en secuencia. Explicación (7) Se agregan los principales indicadores técnicos del papel oficial (8) Se agregan los requisitos de impresión y encuadernación; Se aumentan las líneas por página y el número de palabras por línea, así como las fuentes y los tamaños de fuente de varios elementos (10) Se agregaron estilos de documento principal. La terminología utilizada en los documentos oficiales en esta norma es consistente con la terminología de las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales". Esta norma es la primera revisión. Esta norma es propuesta por la Oficina General del Consejo de Estado. Esta norma fue redactada por: Centro de Investigación de Normas de China, Secretaría de la Oficina General del Consejo de Estado. Los principales redactores de esta norma: Meng Xinmao, Fang Qing, Li Zhixiang, Liu Bisong, Fan Yiqiao, Zhang Rongjing y Li Ying. 1 Alcance Esta norma especifica los requisitos generales de papel, los requisitos de impresión, el orden de los elementos en los documentos oficiales y las reglas de marcado para los documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales. Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia. El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y aplicarse de conformidad con la normativa pertinente. 2 Normas referenciadas Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen disposiciones de esta norma al ser citadas en esta norma. Al momento de publicación de esta norma, las versiones indicadas eran válidas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación. GB 148-1977 Tamaño del formato del papel de impresión, escritura y dibujo 3 Definiciones Esta norma adopta las siguientes definiciones. 3.1 Palabra: La unidad de longitud que identifica la distancia horizontal en los documentos oficiales. Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino. 3.2 Línea Línea identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de los caracteres No. 3 más 7/8 veces la altura de los caracteres No. 3 como línea de referencia. 4. Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel de copia con una base de papel de 60 g/m2 ~ 80 g/m2. La blancura del papel es 85%~90%, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85% y el valor de pH es 7,5~9,5. 5 Formato y tamaño de diseño del papel para documentos oficiales 5.1 Tamaño del formato del papel para documentos oficiales El papel para documentos oficiales adopta el tipo de papel A4 especificado en GB/T 148. El tamaño del formato final es: 210 mm × 297 mm. La desviación permitida del tamaño se muestra en. GB/T 148. 5.2 Márgenes de la página del documento oficial y tamaño central: El encabezado del papel del documento oficial (borde blanco superior) es: 37 mm ± 1 mm. El borde de encuadernación del papel del documento oficial (borde blanco izquierdo) es: 28 mm ± 1 mm. es: 156 mm × 225 mm (excluidos los números de página) 6. El color de las imágenes y el texto de los documentos oficiales es negro sin instrucciones especiales. 7 Especificaciones de composición y requisitos de impresión y encuadernación 7.1 Especificaciones de composición: El texto principal utiliza caracteres de imitación de la canción No. 3. Generalmente, hay 22 líneas en cada lado y 28 caracteres en cada línea. 7.2 Requisitos para la fabricación de planchas: el diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm. 7.3 Requisitos de impresión: la impresión a doble cara debe estar alineada y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100 de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto. 7.4 Requisitos de encuadernación Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que se caigan las páginas. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío.

El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 del recorrido hacia arriba y hacia abajo del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el lomo del libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las patas de los clavos son planas y firmes no se pueden grapar sin apretar; El error de tamaño del producto cortado es de ±1 mm, las cuatro esquinas están a 90° y no hay rastrojos ni defectos. 8. Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: encabezado, cuerpo principal y pie de imprenta. Todos los elementos colocados sobre la línea posterior roja (el mismo ancho que el centro de la página, es decir, 156 mm) en la página de inicio del documento oficial se denominan colectivamente cejas, todos los elementos ubicados debajo de la línea posterior roja (exclusivos); entre las palabras del tema (exclusivas) se denominan colectivamente cuerpo principal. Todos los elementos debajo del título de materia se denominan colectivamente impresiones. 8.1 Encabezado 8.1.1 Número de serie de copia de documento oficial El número de serie de copia de documento oficial es el número secuencial de cada documento oficial cuando se imprimen varias copias de un mismo documento. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice números arábigos para marcar la primera línea en la esquina superior izquierda del centro de la página. 8.1.2 Si es necesario marcar el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, utilice fuentes en negrita No. 3. La cuadrícula superior debe marcarse en la primera línea en la esquina superior derecha de la página. Si es necesario marcar el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad al mismo tiempo, use negrita No. 3, el logotipo de la cuadrícula superior está en la primera línea en la esquina superior derecha de la página y el nivel secreto y el período de confidencialidad están separados. por "★". 8.1.3 Si es necesario marcar el grado de urgencia, utilice la fuente en negrita No. 3 y la marca del cuadro superior debe estar en la primera línea en la esquina superior derecha de la página. Hay un espacio entre las dos palabras. es necesario marcar tanto el nivel secreto como el nivel de emergencia, se debe usar la marca del cuadro superior del nivel secreto en la primera línea en la esquina superior derecha de la página y la marca del nivel de emergencia está en la segunda línea. esquina superior derecha de la página. 8.1.4 El logotipo de la agencia emisora ​​de documentos consta del nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos seguido de "documento" para algunos documentos oficiales específicos, solo el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos; puede estar marcado. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para documentos oficiales notificados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm. Se recomienda que el logotipo de la agencia emisora ​​utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora ​​basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero el tamaño máximo no puede ser igual o mayor que 22 mm × 15 mm. Al publicar conjuntamente el documento, se debe colocar primero el nombre de la agencia patrocinadora y la palabra "documento" a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta en el medio de arriba a abajo si hay demasiadas; En muchas agencias de publicación conjunta, el texto principal debe aparecer en la primera página del documento oficial. 8.1.5 Número de emisión: El número de emisión consta del código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Debajo del logotipo de la autoridad emisora, deje 2 líneas en blanco, use la fuente Song de imitación No. 3 y dispóngala en el centro, el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con el nombre completo; entre corchetes hexagonales "〔〕"; no se deben incluir dígitos ficticios en el número de serie (es decir, 1 no está numerado como 001), no agregue la palabra "número". Imprima una línea inversa roja del mismo ancho que el centro de la placa, 4 mm por debajo de la marca de texto. 8.1.6 Emisor: Los documentos oficiales reportados deben estar marcados con el nombre del emisor, el cual debe estar dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento emitido es una palabra a la izquierda y el nombre del emisor es una palabra a la derecha. El emisor está en la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del documento. El emisor está en letra cursiva número 3 después de los dos puntos. Si hay varios emisores, el nombre del emisor del patrocinador se coloca en la línea 1 y los nombres de otros emisores se enumeran en el orden de la agencia emisora ​​a partir de la línea 2 debajo del nombre del emisor del patrocinador. La línea roja inversa debe. se moverá hacia abajo. Coloque el número de emisión y el nombre del último emisor en la misma línea y haga que la distancia entre la línea roja inversa y ésta sea de 4 mm. 8.2 Cuerpo principal 8.2.1 Título del documento oficial: Deje 2 líneas en blanco debajo de la línea de fondo roja, use la fuente de la canción No. 2 y puede dividirse en una o más líneas y organizarse en el medio al regresar a la línea; El significado de la palabra debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espacio debe ser apropiado. 8.2.2 Agencia de envío principal: hay una línea en blanco debajo del título, y el cuadro superior izquierdo está marcado con la fuente de canción de imitación número 3, y el cuadro superior todavía se usa al regresar a la línea; La agencia de envío va seguida de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón. 8.2.3 El texto principal del documento oficial debe colocarse en la siguiente línea al lado del nombre de la organización a la que se envía. Deje 2 caracteres en blanco a la izquierda de cada párrafo y regrese al cuadro superior de la línea. No se pueden devolver números ni años. 8.2.4 Archivos adjuntos Si hay archivos adjuntos al documento oficial, deje una línea en blanco con 2 palabras en el lado izquierdo debajo del texto para identificar "Adjunto" en la fuente de imitación Song No. 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. .

Si el archivo adjunto tiene un número de serie, utilice números arábigos (como "Adjunto: 1. ×××××"); no se agregarán signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la primera fila en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, el número de serie debe ser. marcado; el número de serie y el nombre del archivo adjunto deben ser consistentes. Si el archivo adjunto y el texto principal del documento oficial no se pueden unir, el número de serie del documento oficial debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto y el archivo adjunto (o número de serie) debe estar marcado después de él. 8.2.5 Hora escrita: utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "○"; consulte 8.2.6 para conocer la ubicación de la hora escrita. 8.2.6 Marca de validez de documento oficial 8.2.6.1 Sello único de emisión Los documentos oficiales emitidos por una sola agencia no tienen el nombre de la agencia emisora ​​en la firma, sino que solo indican el momento de su redacción. Deben quedar 4 palabras en blanco en el lado derecho de la fecha de escritura; el sello debe estar entre 2 mm y 4 mm por encima del texto, recto y centrado, y la hora de escritura debe estar presionada hacia abajo. Cuando no hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en el momento escrito cuando hay texto en el arco inferior del sello, el método de conjunto medio; se utiliza, es decir, la línea central del sello se presiona en el tiempo escrito. 8.2.6.2 Sello de escritura conjunta: Cuando se requieran dos sellos para escritura conjunta, la fecha de escritura debe estar separada, con 7 palabras a izquierda y derecha debe estar al frente los dos sellos deben ser iguales; tiempo de escritura y el sello debe ser rojo. Sólo se puede utilizar el mismo método de sellado para garantizar que los sellos queden ordenados. Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí y la distancia entre ellos no supera los 3 mm. Cuando un documento conjunto requiera más de tres sellos, para evitar que aparezcan sellos en blanco, se deberán colocar los nombres de cada organismo emisor (abreviaturas disponibles) entre el momento de su emisión y el texto principal. El sello de la organización patrocinadora está al frente, y cada fila puede tener un máximo de 3 sellos, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos más en la última fila, deben ser; estar dispuestos en el medio; los sellos no deben cruzarse ni ser tangentes entre sí, y deben colocarse en la última fila. Hay dos palabras en el espacio derecho debajo del sello para indicar el momento de la escritura. 8.2.6.3 Descripción de la situación especial: Cuando el espacio en blanco restante después de la tipografía del documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre palabras para garantizar que el sello y el texto estén en el mismo lado. No se permite marcar "Esta página no tiene texto". 8.2.7 Notas: Si hay notas en el documento oficial, use fuentes de imitación de estilo Song de tamaño 3, espacie fuentes de tamaño 2 a la izquierda y agregue paréntesis para indicar la línea al lado del momento de la escritura. 8.3 Notas de edición 8.3.1 Las palabras del tema "palabras del tema" deben marcarse en negrita de tamaño 3, colocadas en la columna superior izquierda, seguidas de dos puntos de ancho completo, y los encabezados deben marcarse allí en estilo de canción pequeña de tamaño 3; debe haber un espacio entre los títulos. 8.3.2 Copiar los documentos oficiales, si los hay. Cc, en la línea al lado del título del tema, use la fuente de imitación Song No. 3 en el espacio izquierdo para marcar "cc", seguido de un ancho completo; al regresar, alinéelo con la autoridad Cc después de los dos puntos; marque la última autoridad Cc con un punto. Si la agencia de envío principal se mueve bajo el título de asunto, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia. 8.3.3 La agencia emisora ​​y la hora de emisión se encuentran debajo de la agencia emisora ​​(no hay ninguna agencia emisora ​​bajo el título de asunto); use 1 línea No. 3 en fuente Song. Queda una palabra para la autoridad emisora. Queda una palabra para el momento de la emisión. La fecha de emisión se basa en la fecha de copia del documento oficial y está marcada con números arábigos debajo de cada elemento de la versión. Agregue una línea invertida del mismo ancho que el centro de la página. 8.3.5 La posición de la impresión debe colocarse en la última página del documento y el último elemento de la impresión debe colocarse en la última línea 9. El número de página debe marcarse con el número 4 a medio ancho. Números arábigos blancos, colocados una línea debajo del borde inferior del centro de la página, con una línea número 4 a cada lado, a 7 mm del borde inferior del centro de la página, con 1 palabra a la derecha y 1 palabra a la izquierda. para números de página dobles Las páginas después de las páginas en blanco no están marcadas con números de página 10. Si se requiere una tabla en un documento oficial, para un formulario en papel A4 horizontal, el número de página debe colocarse en el lado izquierdo de la tabla horizontal. , el número de página única debe colocarse en la esquina inferior izquierda de la tabla y el número de página doble debe colocarse en la esquina inferior izquierda de la tabla. En la esquina superior izquierda de la tabla, el encabezado del número de página única es. en el lado de la muesca, y el encabezado del número de doble página está en el lado de la muesca. Si el documento oficial debe ir acompañado de un formulario en papel A3, y cuando la última página es un formulario en papel A3, cubra tres y cuatro (. se puede dividir en dos páginas). Si lo envía sin poner el número de página), estará en blanco. El formulario en papel A3 debe pegarse antes de la tercera portada y no debe pegarse en la última página del documento (la cuarta). cubrir).

11. Formato específico de los documentos oficiales 11.1 En formato carta, la distancia entre el borde superior del nombre del organismo emisor y el borde superior de la página es de 30 mm. Se recomienda utilizar fuentes Song de letra pequeña, y el tamaño de fuente. está determinado por la agencia emisora ​​​​4 mm debajo del nombre completo de la agencia emisora ​​​​hay una línea militar (gruesa en la parte superior y gruesa en la parte inferior) delgada), a 20 mm del borde inferior hay una línea civil y militar (delgada en la parte superior); y grueso en la parte inferior), ambas líneas tienen una longitud de 170 mm. Hay 28 caracteres en el centro de cada línea. El nombre de la agencia emisora ​​y la doble línea están impresos en rojo. El método de identificación de cada elemento entre las dos líneas se explica a partir de los elementos correspondientes de esta norma. La carta es adecuada para la negociación mutua entre agencias que no están afiliadas entre sí, haciendo y respondiendo preguntas y solicitando la aprobación de las autoridades competentes pertinentes. El oficio incluye título, principal organismo remitente, organismo, organismo emisor, fecha, etc. ①El título generalmente consta de la agencia emisora, el tema y el tipo de idioma, o el tema y el tipo de idioma. La carta general es "Carta sobre ** (Motivo)" y la carta de respuesta es "Carta de respuesta sobre ** (Asunto de respuesta)". ②El texto generalmente consta de tres capas: una breve introducción a los antecedentes; asuntos y preguntas para la negociación, consultas y respuestas, esperanzas y requisitos, como: "Wuxi Research responderá", apoye y espere con ansias", etc. 11.2 Formato del comando Identificación del comando Consiste en el nombre de la agencia emisora ​​más "orden" u "orden", con caracteres pequeños en color rojo en fuente Song, el tamaño de fuente lo determina la agencia emisora, el borde superior de la marca de la orden es . A 20 mm del borde superior del centro de la página, y el borde inferior está marcado con dos líneas vacías en el medio para marcar el número de pedido. Hay dos líneas en blanco debajo del número para identificar el texto principal; el lado derecho de la siguiente línea del texto principal indica la firma del emisor, y dos espacios en blanco en el lado izquierdo del sello de la firma identifican la posición del emisor; el nombre completo de la firma del emisor debe indicarse en la orden emitida conjuntamente; o la posición del emisor de la orden. Dos palabras en la esquina derecha de la siguiente línea indican la hora de redacción. El método para identificar la agencia emisora ​​es el mismo que el de la agencia que copia la misma. 11.3 Formato de las actas de la reunión La marca de las actas de la reunión consta de “×. ×××× acta de la reunión”. La ubicación de la marca es la misma que en 8.1.4, con pequeños caracteres rojos en fuente Song, y el tamaño de la fuente lo determina la autoridad emisora. Las actas de la reunión no están selladas. se describen en los elementos relevantes de esta norma Aprobada y publicada por la Administración Estatal de Calidad y Supervisión Técnica el 27 de diciembre de 2000. 01-01Implementación