Formato de documentos oficiales o papelería de procesamiento de documentos
Documentos oficiales: Los documentos oficiales son materiales escritos formados y utilizados por agencias y organizaciones estatutarias en actividades oficiales de acuerdo con un estilo específico y después de ciertos procedimientos de procesamiento. documentos oficiales. Ya sea que se dedique a un trabajo profesional o a asuntos administrativos, debe aprender a transmitir órdenes y políticas gubernamentales a través de documentos oficiales y manejar asuntos oficiales para garantizar que se coordinen las diversas relaciones y se tomen decisiones para que el trabajo sea correcto y eficiente.
Los documentos oficiales de China se caracterizan por la uniformidad, y sus formatos, tipos, reglas de redacción y métodos de procesamiento son uniformes en todo el país. Generalmente, se implementa de acuerdo con la nueva norma nacional GB-T 9704-2012 emitida por la Oficina General del Comité Central y la Oficina General del Consejo de Estado. La revisión entrará en vigor el 2 de julio de 2020. [1]
1. Legalidad del contenido y procedimiento: El contenido específico y el procedimiento de elaboración del documento oficial deben cumplir con las disposiciones de la ley y las normas pertinentes, de lo contrario no será válido.
2. Regularidad de forma y formato.
3. El estilo de redacción de los documentos oficiales es conciso, los puntos de vista son rigurosos y claros y la redacción es sencilla y solemne.
4. Dependencia del trabajo de órganos. El trabajo de oficina es la base de los documentos oficiales y los documentos oficiales son herramientas especiales para el trabajo de oficina.
Además de los documentos escritos, los documentos oficiales también incluyen documentos de telecomunicaciones (telegramas y registros telefónicos), documentos audiovisuales (grabaciones de audio y vídeo) y documentos gráficos (principalmente diagramas con breves descripciones textuales).
Con el uso generalizado de las computadoras electrónicas, las organizaciones han comenzado a utilizar diversas herramientas de automatización de oficinas, y las computadoras también se utilizan para formar sistemas de automatización de la gestión organizacional. Las computadoras electrónicas integran procesamiento de datos, caracteres, imágenes y audio, llevando la operación de archivos a un nuevo nivel de velocidad y precisión, por lo que el procesamiento de archivos requiere mayor tecnología.
Formato:
Los documentos oficiales generalmente constan de número de documento, nivel de confidencialidad y período de confidencialidad, grado de urgencia, logotipo de la agencia emisora, número de documento, emisor, título, agencia emisora principal. , texto principal y descripción del apéndice, firma de la autoridad emisora, fecha de redacción, sello, anotaciones, anexos, copia a la autoridad, autoridad emisora, fecha de emisión y número de página. [1]
(1) Número de copias. Número de serie de la copia impresa del documento oficial. Los documentos confidenciales deben estar numerados.
(2) Nivel y plazo de confidencialidad. Nivel de confidencialidad y duración de los documentos oficiales. Los documentos oficiales confidenciales estarán marcados con "alto secreto", "secreto", "secreto" y el período de confidencialidad según el nivel de clasificación.
(3) Urgencia. Plazos de entrega y tramitación de documentos oficiales. Según el grado de urgencia, los documentos de emergencia deben marcarse como "Urgente extra" y "Acelerado", respectivamente, y los telegramas deben marcarse como "Urgente especial", "Urgente extrema" y "Urgente general", respectivamente.
(4) El logotipo de la autoridad emisora. Consta del nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora más la palabra "documento", que también podrá utilizarse. Al emitir un documento de forma conjunta, el logotipo de la agencia emisora del documento se puede utilizar en combinación con el nombre de la agencia emisora conjunta del documento, o se puede utilizar solo el nombre de la agencia patrocinadora.
⑤Número de expediente. Consta de la palabra, el año y el número de serie de la autoridad emisora. Al redactar conjuntamente, utilice el número de documento del organizador.
(6) Emisor. Debe llevar el nombre del emisor.
(7) Título. Consta del nombre de la autoridad emisora, el motivo y el idioma.
(8) Principalmente entregado a la agencia. El principal organismo receptor de documentos oficiales deberá utilizar su nombre completo, abreviatura normalizada o el nombre del mismo tipo de organismo.
⑼Texto. El cuerpo principal del documento oficial se utiliza para expresar el contenido del documento oficial.
10. Descripción del archivo adjunto. El número de serie y el nombre del documento adjunto.
(11) Firma de la autoridad emisora. El nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora.
(12) Fecha escrita. La fecha aprobada por la reunión del departamento o emitida por el responsable de la autoridad emisora. Si el documento es emitido conjuntamente, prevalecerá la fecha de la firma del responsable del último organismo emisor.
Sellado. Si el documento oficial contiene la firma de la autoridad emisora, se colocará el sello de la autoridad emisora y será coherente con la autoridad firmante. Los documentos oficiales generales y los telegramas que lleven el logotipo de una determinada autoridad emisora no podrán llevar sello.
⒁Comentarios. Cosas que deben explicarse, como el alcance de la divulgación y comunicación de los documentos.
Adjuntos. Explicaciones, complementos o referencias al texto de documentos oficiales.
(16) Con copia a la autoridad. Además de la agencia emisora principal, otras agencias que necesiten otorgar o conocer el contenido del documento oficial deberán utilizar el nombre completo, la abreviatura estándar o el mismo tipo de agencia.
(17) Autoridad emisora y fecha de emisión. La agencia remitente y fecha del documento oficial.
Página 18. Número de páginas del documento.