Reflexiones sobre el modelo de gestión estandarizado de los expedientes de personal de cuadros - expedientes de personal de cuadros
Debido a la insuficiente publicidad sobre el uso de los archivos de personal de los cuadros, y al hecho de que el derecho de nuestros ciudadanos a conocer sus propios archivos aún no se ha convertido en un derecho legal y práctico en el campo de los archivos de personal de los cuadros, No comprenden el alcance y los requisitos del archivo. Mucha gente no sabe que los archivos de personal de los cuadros son una fuente importante para que las organizaciones comprendan, seleccionen y nombren cuadros. No sé qué materiales almacenar en mis archivos y no envío los diversos formularios y otros materiales formados durante mis estudios, capacitación y experiencia de estudios de grado en el extranjero al departamento competente de manera oportuna para su archivo. , los materiales se perderán.
2. El mecanismo de gestión de archivos no funciona correctamente.
Con la reforma del sistema de cuadros y personal y el rápido desarrollo de la sociedad en los últimos años, el flujo de talentos ha seguido acelerándose. En la gestión diaria, encontrará que faltan la mayoría de los archivos para la contratación de talentos, materiales de membresía de cualquiera de los partidos (ligas), formularios de evaluación anual, materiales de títulos académicos, formularios de declaración de puesto profesional, tablas de cambio salarial, etc. Motivos: en primer lugar, debido a los cambios frecuentes en el personal de gestión de archivos a tiempo parcial, la entrega tardía y la falta de familiaridad de los novatos, lo que afecta la recopilación y presentación oportuna de materiales; en segundo lugar, algunos materiales forman unidades como las agencias de aprobación de títulos profesionales y las agencias de aprobación de recompensas; no sabía si los materiales debían transferirse al departamento de gestión de archivos, lo que provocó una falta de materiales. En tercer lugar, el personal de gestión de archivos esperó a que los departamentos funcionales pertinentes entregaran los materiales a los archivos (oficina), carecían de conciencia de servicio proactivo y no lo hicieron; Organice los materiales recopilados de manera oportuna y no los archive durante muchos años, lo que resultó en materiales de archivo borrosos. Todo el mecanismo de gestión se encuentra en un estado disfuncional.
3. La calidad del personal de archivos varía.
Debido a que la persona responsable de la gestión de los archivos del personal del cuadro es a menudo un monje a tiempo parcial, y él (ella) también tiene otros trabajos, la gestión de archivos puede no ser el foco de su trabajo. Debido a la complejidad de las tareas laborales, hay poco tiempo para participar en la capacitación de conocimientos profesionales y no hay tiempo para aprender, complementar y actualizar los conocimientos profesionales y otros conocimientos relacionados de los archivos del personal del cuadro, lo que resulta en desconocimiento del negocio. . Comprensión insuficiente de la importancia de los archivos, requisitos de archivo, recopilación, organización, archivo y encuadernación de materiales de archivo. , lo que resulta en llenado irregular de materiales, no ingreso de elementos que no deben archivarse, incluidas especificaciones de papel y herramientas de escritura irregulares, orden de encuadernación confuso y falta de profesionalismo.
4. Las regulaciones de gestión están retrasadas y el sistema no es lo suficientemente perfecto.
La gestión actual de los archivos de personal de los cuadros todavía se rige por el "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de cuadros" emitido por el Departamento de Organización del Comité Central del Partido Comunista de China en 1991 y el "Reglamento sobre la colección and Archiving of Cadre Personnel Files" emitido en 1996. Carece de un sistema legal relativamente completo y de un sistema de orientación estándar empresarial. La autoridad de gestión del "Reglamento" no puede cubrir completamente la situación actual del personal en todos los campos y todos los niveles de nuestro país, y los archivos de personal de los cuadros archivados de acuerdo con el "Reglamento" no pueden satisfacer las necesidades del trabajo actual. Debido a la falta de leyes, reglamentos y normas de orientación empresarial fiables, los sistemas formados por las distintas unidades están lejos de estar completos en cuanto a documentos y archivos.
5. Inversión insuficiente en instalaciones de hardware
En comparación con la importancia de los archivos de personal de los cuadros, la inversión de cada unidad en instalaciones de hardware, como fondos y equipos, también es muy limitada, y la situación es No es lo suficientemente optimista. Este es también uno de los factores que obstaculiza el desarrollo y la utilización de los archivos de personal de los cuadros. El hardware no cumple los requisitos para separar las "tres salas" (almacén de archivos, oficina y sala de lectura de archivos), sino que básicamente combina en una sola la oficina del director y la sala de lectura de archivos, lo que no respeta el principio de confidencialidad de los archivos ni el "Archivos de la República Popular China" El espíritu de la Ley y los requisitos de las disposiciones pertinentes del "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de cuadros" del Departamento de Organización del Comité Central del Partido Comunista de China y la Administración de Archivos del Estado.
El segundo es una reflexión sobre el modelo estandarizado de gestión de los expedientes de personal de los cuadros.
Debido a la importancia de los expedientes de personal de los cuadros, el autor cree que además de los "Ocho puntos de atención" y las regulaciones de gestión relacionadas, también debemos fortalecer Los siguientes aspectos del trabajo formarán un modelo de gestión más estandarizado:
1. Mejorar las leyes, regulaciones y reglas.
La gestión de archivos de conformidad con la ley es un medio importante para garantizar el sano desarrollo del trabajo archivístico. El Estado debe acelerar la reforma del sistema de personal de cuadros y revisar, mejorar y promulgar leyes y reglamentos que estén en consonancia con la gestión de los expedientes de personal de cuadros en la sociedad actual. Por ejemplo, se estipula claramente que los ciudadanos tienen derecho a conocer sus propios expedientes personales y pueden consultarlos legalmente, protegiendo al mismo tiempo la privacidad personal y creando el entorno legal correspondiente para la recopilación, conservación y reformulación de los expedientes; el alcance de la recopilación, el período de confidencialidad y el sistema estándar de nivel de confidencialidad para establecer un sistema de investigación de responsabilidad por actos ilegales, responsabilizar a los responsables de la divulgación pero no de la divulgación y de la divulgación por confidencialidad, para garantizar que la gestión de los archivos del personal de los cuadros esté en marcha; a la legalización y la institucionalización.
2. Crear un ambiente de trabajo bueno y fuerte
Fortalecer la publicidad de los archivos y mejorar la concienciación sobre los archivos nacionales son el requisito previo y la garantía para hacer un buen trabajo en los archivos. El departamento de gestión debería aumentar aún más el trabajo de publicidad. Pueden escribir y distribuir cuidadosamente algunos manuales de conocimientos fáciles de entender para que todos comprendan la importancia de los archivos de personal de los cuadros y mejoren la conciencia de hacer un buen trabajo en los archivos de personal de los cuadros. También proporcione capacitación empresarial periódica, instruya a los archiveros a tiempo parcial para que sean responsables de la publicidad, de modo que los líderes de todos los niveles, los cuadros y las masas puedan comprender correctamente las características, el estado y el papel de la gestión de archivos del personal de cuadros, preocuparse por ella y participar activamente en ella. , recopilar materiales conscientemente y archivarlos de manera oportuna también se puede hacer mediante la construcción de sitios web de archivos, desarrollo y administración. La parte abierta del software se publicitará mediante la divulgación de información del archivo para garantizar un buen ambiente para el desarrollo estable; de gestión de expedientes de personal del cuadro.
3. Enderezar las relaciones y mejorar los mecanismos de gestión
Enderezar el mecanismo de gestión de los archivos del personal de cuadros. Las unidades que tengan las condiciones para establecer salas de archivos (salas) deben transferir personal de cuadros. archivos a la sala de archivos ( sala), para que el departamento de personal de la organización pueda ser "liberado". Establecer y mejorar el mecanismo de coordinación para el archivo de materiales, establecer reglas y regulaciones relevantes en términos de alcance de archivo, identificación de materiales, entrega, registro y préstamo, etc., y seguir estrictamente los procedimientos. Aclare la unidad que forma los materiales de archivos y entregue los materiales al departamento de gestión de archivos de manera oportuna para evitar materiales faltantes. Aclare el tiempo de archivo de los materiales y adopte una combinación de recolección regular (generalmente una vez al año) y recolección diaria (de acuerdo con los arreglos de trabajo de los departamentos pertinentes) y recolección puerta a puerta cuando sea necesario, de modo que los archivos reflejen el información personal más reciente y completa. Preocuparse por la estabilidad del equipo directivo, garantizar la recolección y envío oportuno de los materiales, controlar estrictamente la revisión e identificación de los materiales al recibirlos, exigir estrictamente todo, desde las especificaciones del papel hasta las fuentes, rechazar materiales no estándar y materiales que carezcan de sellos oficiales y firmas y estar realmente atento a todos los aspectos del proceso Implementar sistemas y regulaciones de gestión pertinentes para los expedientes del personal de los cuadros y formar un mecanismo de gestión completo.
4. Establecer un equipo directivo de alta calidad
Primero, fortalecer continuamente la educación política, ideológica y ética profesional para que tengan un alto grado de conciencia política y un firme sentido de responsabilidad política. y perspicacia política, discernimiento sexual y político, en segundo lugar, fortalecer el estudio del conocimiento profesional, ampliar continuamente el conocimiento, mejorar la capacidad de procesamiento de textos y la capacidad de análisis integral, y también fortalecer el estudio del conocimiento informático y el conocimiento del software de gestión de archivos del personal de cuadros, y dominar; tecnología moderna de gestión de la información y nos esforzamos por convertirnos en un talento compuesto con una estructura de conocimiento dual que esté familiarizado tanto con el conocimiento empresarial de gestión de archivos como con la tecnología de gestión informática. Esta es una condición necesaria para realizar la socialización y la informatización, y también es la clave para promover el desarrollo de los archivos.
5. Establecer un método de búsqueda manual científica.
Los métodos actuales para acceder y recuperar archivos de personal de cuadros son principalmente el método de trazo de apellido y el método de búsqueda pinyin. Aunque estos dos métodos son científicos, requieren mucho tiempo para recordarlos, son engorrosos de usar y afectan. eficiencia del trabajo. Para mejorar la eficiencia, puede considerar organizar los apellidos en el orden de 26 letras en inglés combinadas con Pinyin chino, es decir, las primeras letras de los apellidos están ordenadas en orden alfabético en inglés. La primera letra de las letras en inglés es a. Entre los cientos de apellidos que existen en China, se encuentran "Ai", "Ang", "Ao", etc.
Primero puedes poner estos apellidos en un archivador, y luego mirar la segunda letra, que es la segunda letra de "Ai" y la segunda letra de "Ang", que es la primera letra de la vocal "N" ", la segunda letra de "Ao", es decir, la primera letra de la vocal es "O". El orden de estos tres apellidos es Ai-Ang-Ao, y así sucesivamente. "ZH, CH, SH" con vibrato se colocan respectivamente en "Z, C, S" sin vibrato.
6. Acelerar el proceso de informatización de archivos.
En la actualidad, se ha desarrollado algún software de gestión para archivos de personal de cuadros, pero se limita a las operaciones informáticas más básicas, como información básica, entrada de catálogo de materiales e impresión, lo que restringe seriamente la eficiencia y la calidad. del trabajo de gestión. En aplicaciones prácticas, en el proceso, también sentí que no podía satisfacer bien las necesidades del trabajo. Para mejorar el nivel de gestión de los archivos del personal de los cuadros, se debe acelerar el proceso de gestión de la información y se deben establecer tres sistemas: el primero es un sistema de base de datos, que ingresa toda la información de los archivos personales en la computadora; el segundo es un sistema de recuperación de archivos electrónicos; el sistema, que convierte la información disponible públicamente en archivos electrónicos, producido y mantenido por el departamento de gestión de archivos, otras unidades e individuos solo pueden verificarla y no pueden cambiarla; el tercero es un sistema de utilización de la red que involucra a múltiples departamentos de gestión; Los sistemas de utilización de la red deben conectarse en red con otros sistemas de gestión. Al definir niveles de confidencialidad, configurar contraseñas y autenticación de identidad, restringir los derechos de acceso y clasificar y cifrar el sistema, podemos garantizar la seguridad de los archivos mientras compartimos información, manejar adecuadamente la relación entre confidencialidad y utilización, mejorar la eficiencia de la utilización de la información y lograr verdaderamente la informatización de los archivos de personal de los cuadros.