Información y sistemas de información
5.1.1 La aparición y desarrollo de los sistemas de información
La llegada de la era de la información ha planteado mayores requisitos para que las personas utilicen y gestionen la información de forma científica. Desde la aparición de la primera computadora electrónica del mundo en 1946, las expectativas de la gente de un procesamiento rápido y programado de la información se han hecho realidad. Generalmente se cree que el procesamiento de la información ha pasado por tres etapas: la primera etapa es la etapa del Sistema de Procesamiento Electrónico de Datos (SEPD) con el propósito de mejorar la velocidad del procesamiento de datos; la segunda etapa es la sistematización de la gestión de la información de toda la organización; propósito de la etapa del sistema de información gerencial (MIS); la tercera etapa es la etapa del sistema de soporte de decisiones (Sistema de Soporte de Decisiones, DSS) con el propósito de proporcionar soporte de información para cuestiones de toma de decisiones corporativas.
5.1.1.1 Sistema de procesamiento electrónico de datos
Esta etapa utiliza principalmente computadoras para el procesamiento de datos individuales y la preparación de informes. El propósito es mejorar la eficiencia del trabajo y evitar trabajos tediosos. Los sistemas de procesamiento electrónico de datos se caracterizan por la informatización del procesamiento de datos. Según el grado de procesamiento integral de datos, el sistema de procesamiento electrónico de datos se divide en una etapa de procesamiento de datos única y una etapa de procesamiento de datos integral. En la etapa de procesamiento de datos de un solo elemento, debido a que las computadoras tienen capacidades operativas deficientes y rara vez están conectadas a Internet, las computadoras se utilizan principalmente para implementar operaciones manuales para un solo elemento de procesamiento, como cálculo de salarios, impresión de informes estadísticos, etc.; en la etapa de procesamiento integral de datos, la potencia informática de las computadoras se ha mejorado enormemente. Mediante la conexión en red de múltiples terminales, se pueden procesar de manera integral múltiples procesos comerciales. Esta etapa se utiliza principalmente en el campo de la contabilidad financiera.
5.1.1.2 Sistema de Información de Gestión
Un sistema de información de gestión es un sistema compuesto por personas, computadoras y otros dispositivos periféricos que pueden recopilar, transmitir, almacenar, procesar y mantener información. los sistemas utilizados para ayudar a los fines de gestión. Su tarea principal es maximizar el uso de la tecnología moderna de comunicaciones informáticas y de redes para fortalecer la gestión de la información de la empresa, mediante la investigación y la comprensión de los recursos humanos, materiales, financieros, de equipos, tecnológicos y de otro tipo que posee la empresa, establecer datos correctos. procesarlo y compilarlo. Se proporcionan diversos materiales de información a los gerentes de manera oportuna para tomar decisiones correctas y mejorar continuamente el nivel de gestión y los beneficios económicos de la empresa. Los campos de aplicación de los sistemas de información de gestión son muy amplios, abarcan casi todos los ámbitos de la vida y, con el desarrollo de los tiempos, su nivel técnico es cada vez mayor.
5.1.1.3 Sistema de soporte a la decisión
El sistema de soporte a la decisión es un sistema avanzado de gestión de la información resultante del desarrollo de los sistemas de información de gestión a un nivel superior. Proporciona a los tomadores de decisiones un entorno para analizar problemas, construir modelos, simular procesos y soluciones de toma de decisiones y utilizar diversos recursos de información y herramientas de análisis para ayudar a los tomadores de decisiones a mejorar su nivel y calidad de toma de decisiones. Por lo tanto, la toma de decisiones se denomina sistema de apoyo a las decisiones.
Desde que se propuso el concepto de sistema de apoyo a las decisiones en la década de 1970, el sistema de apoyo a las decisiones se ha desarrollado enormemente. En 1980, Sprague propuso una estructura de tres componentes de un sistema de soporte de decisiones (componente de diálogo, componente de datos y componente de modelo), que aclaró los componentes básicos de un sistema de soporte de decisiones y promovió en gran medida el desarrollo de sistemas de soporte de decisiones. A finales de los 80 y principios de los 90, el sistema de soporte de decisiones y el sistema experto (ES) se combinaron para formar el sistema de soporte de decisiones inteligente (IDSS), a mediados de los 90, el almacén de datos (Data Warehouse, DW), analítico en línea; Las nuevas tecnologías de procesamiento (Procesamiento de análisis en línea, OLAP) y minería de datos (Data Mining, DM) se combinan para formar gradualmente un nuevo sistema de soporte de decisiones. Por esta razón, los sistemas inteligentes de soporte a la decisión también se conocen como sistemas tradicionales de soporte a la decisión.
Dado que el sistema tradicional de apoyo a las decisiones y el nuevo sistema de apoyo a las decisiones son dos formas diferentes de ayudar a la toma de decisiones, no pueden reemplazarse entre sí. En los últimos años, se han combinado entre sí para formar un sistema integral de apoyo a las decisiones (Soporte de decisiones sintético). Sistema, SDSS). El sistema integral de apoyo a las decisiones aprovecha las ventajas de la toma de decisiones auxiliares de los sistemas de apoyo a las decisiones tradicionales y los nuevos sistemas de apoyo a las decisiones para lograr una toma de decisiones auxiliares más eficaz, que es la dirección del desarrollo futuro.
El "sistema de procesamiento electrónico de datos", el "sistema de información de gestión" y el "sistema de apoyo a las decisiones" mencionados anteriormente son todos sistemas de información que sirven a la gestión organizacional.
El desarrollo de la gestión de sistemas de información está estrechamente relacionado con el desarrollo de la tecnología informática y la ciencia de la gestión. En la relación entre los tres, la ciencia de la gestión siempre propone nuevos métodos de gestión y nuevas formas de operar las empresas, la tecnología informática proporciona medios técnicos para los métodos de gestión mencionados anteriormente y los sistemas de información se convierten en portadores de métodos de gestión avanzados a través de medios técnicos, ayudando a los gerentes a aplicarlos. Métodos avanzados de gestión a través del procesamiento de información para completar el trabajo de gestión.
5.1.2 Funciones de los sistemas de información
Un sistema de información completo incluye principalmente las siguientes funciones:
(1) Recopilación de información. La recopilación de información se refiere al proceso de obtener información relevante a través de diversos canales y formas en función de las necesidades de los usuarios de la información. La recopilación de información oportuna, precisa y completa es el requisito previo básico para la gestión de la información y también es la referencia para que los gerentes tomen decisiones. Hay muchas formas y medios para recopilar información, como la entrada manual de datos, la adquisición de datos en red, la recopilación automática de sensores, etc. Dado que el sistema de información necesita convertir diferentes datos en diferentes formatos, el proceso de recopilación de información también incluye la conversión de formatos de datos. Ésta es la base del procesamiento de la información y la clave para saber si todo el sistema de información puede funcionar.
(2) Tratamiento de la información. El procesamiento de información se refiere a clasificar, ordenar, fusionar, almacenar, recuperar, realizar estadísticas, etc., la información original ingresada al sistema de acuerdo con ciertos propósitos y pasos. En la actualidad, los sistemas avanzados de procesamiento de información se construyen con computadoras electrónicas como núcleo. Este procesamiento avanzado de información no solo puede recopilar información cada vez más extensa, sino que también permite a las personas recuperar fácilmente la información que necesitan, como estadísticas financieras, liquidaciones y pronósticos. análisis, etc., todos requieren operaciones matemáticas en una gran cantidad de datos recopilados e ingresados para obtener varios indicadores integrales necesarios para la gestión. Los sistemas de información modernos dependen de computadoras de diferentes tamaños para procesar datos y sus capacidades de procesamiento son cada vez más fuertes. El procesamiento de la información es la función central de los sistemas de información.
(3) Almacenamiento de información. El almacenamiento de información se refiere al proceso de recopilar, procesar, describir e indexar información y almacenarla en un orden determinado para formar una base de datos. El almacenamiento de información no es un vínculo aislado, siempre recorre todo el proceso de procesamiento de la información. El almacenamiento de información es un aspecto importante del sistema de información. Sin almacenamiento de información, la información recopilada y procesada no se puede utilizar en su totalidad. Al mismo tiempo, organizar la recopilación y el procesamiento costará dinero, mano de obra y materiales. información. Con el almacenamiento de información, se puede garantizar que se pueda utilizar en cualquier momento, creando condiciones para el uso multifuncional de la información unitaria, reduciendo así en gran medida los costos.
(4) Gestión de la información. La gestión de la información es una actividad social en la que las personas utilizan la tecnología de la información moderna como un medio para planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de información con el fin de desarrollar y utilizar eficazmente los recursos de información. En pocas palabras, la gestión de la información es la gestión de los recursos de información y las actividades de información. El contenido principal de la gestión de la información es: estipular el tipo, nombre, código, etc. de los datos que deben recopilarse, estipular el medio de almacenamiento y el método de organización lógica para almacenar los datos, estipular el método de transmisión de datos, tiempo de almacenamiento, etc.
(5) Recuperación de información. La recuperación de información se refiere al proceso y la tecnología de organizar la información de una determinada manera y encontrar información relevante de acuerdo con las necesidades de los usuarios de la información. La recuperación de información en un sentido estricto es la segunda mitad del proceso de recuperación de información, es decir, el proceso de encontrar la información requerida a partir de una colección de información, que es lo que a menudo llamamos búsqueda de información. La recuperación de información generalmente utiliza tecnología y métodos de base de datos. La organización de la base de datos y los métodos de recuperación determinan la velocidad de recuperación.
(6) Transmisión de información.
La transmisión de información consiste en transmitir comandos o información de estado de un extremo al otro a través del canal y ser recibida por el otro extremo, incluida la transmisión y la recepción. Los datos recopilados desde el punto de recolección deben transmitirse al centro de procesamiento, la información procesada debe enviarse al usuario y el departamento debe utilizar la información almacenada en el centro, etc., todos implican problemas de transmisión de información. Cuanto más grande es el sistema, más complejos se vuelven los problemas de transmisión.
5.1.3 Tipos de sistemas de información
5.1.3.1 Métodos y bases para dividir los tipos de sistemas de información
Según diferentes métodos de división, los sistemas de información se pueden dividir en diferentes tipos.
Según el grado de desarrollo de la tecnología informática, se puede dividir en: sistemas de información artificiales, sistemas de información independientes y sistemas de información basados en redes.
Dividido según niveles administrativos, se puede dividir en: sistema de información nacional, sistema de información a nivel provincial y ministerial, sistema de información a nivel de prefectura, etc.
Dividido según la industria, se puede dividir en: sistema de información educativa, sistema de información militar, sistema de información administrativa, sistema de información de la industria de energía eléctrica, sistema de información agrícola, sistema de información empresarial, sistema de información de transporte, etc.
Según la aplicabilidad funcional de los sistemas de información de gestión, se pueden dividir en: sistemas de información utilizados para operaciones y ventas comerciales, sistemas de información utilizados para la fabricación y la gestión, y sistemas de información utilizados para el diseño auxiliar y la investigación científica. Sistemas de información, sistemas de información para la gestión financiera, sistemas de información para la gestión de transacciones y sistemas de información inteligentes para el apoyo a las decisiones.
Según las diferentes etapas de desarrollo de la organización y las necesidades reales del trabajo gerencial, se puede dividir en dos categorías: sistemas de información orientados a la gestión empresarial y sistemas de información orientados a la toma de decisiones gerenciales. Entre ellos, el sistema de información para la gestión empresarial se puede dividir en sistema de procesamiento de transacciones, sistema de apoyo al trabajo del conocimiento y sistema de automatización de oficinas, el sistema de información para la toma de decisiones de gestión se puede dividir en sistema de informes de gestión, sistema de apoyo a las decisiones y sistema de información del supervisor ( Figura 5.1).
5.1.3.2 Tipos básicos de sistemas de información
Figura 5.1 Tipos de sistemas de información de gestión
En términos generales, según el papel que juegan los sistemas de información en una organización y Función, los sistemas de información se pueden dividir en 6 tipos básicos.
(1) Sistema de procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de transacciones es un sistema comercial básico que realiza el procesamiento, registro, resumen, síntesis y clasificación diarios del negocio, y sirve al nivel operativo de la organización. Los sistemas de procesamiento de transacciones pueden ayudar a las organizaciones a reducir los costos comerciales, mejorar la precisión de la información y mejorar los niveles de servicio comercial. El sistema de procesamiento de transacciones es un sistema de capa operativa que maneja principalmente los datos detallados necesarios para actualizar los registros comerciales de la situación básica de la organización, como el ingreso de pedidos, el control de inventario, la generación de nóminas, el procesamiento de cuentas por cobrar o por pagar y otras actividades comerciales básicas. , los cuales necesitan completar la recolección de datos, edición, modificación, operación, almacenamiento, generación de documentos, impresión y otros asuntos específicos.
(2) Sistema de apoyo al trabajo del conocimiento. Los sistemas de apoyo al trabajo del conocimiento están orientados principalmente a las capas de gestión empresarial y control de gestión de las organizaciones, apoyando el trabajo de ingenieros, arquitectos, científicos, abogados, expertos en consultoría y otro personal. Dado que el trabajo de dicho personal requiere un uso intensivo de conocimientos, a menudo son. Llamado trabajador del conocimiento. Los sistemas de apoyo al trabajo del conocimiento varían mucho según las tareas que respaldan y los campos de aplicación. Por ejemplo, los diseñadores de ingeniería necesitan un sistema de diseño asistido por computadora con sólidas capacidades de procesamiento de gráficos que puedan manejar gráficos tridimensionales, mientras que los expertos en análisis financiero necesitan un sistema de base de datos que pueda acceder rápidamente a grandes cantidades de datos internos y externos. Por lo tanto, el sistema de apoyo al trabajo del conocimiento debe tener potentes capacidades de procesamiento de datos, gráficos, imágenes y multimedia, ser capaz de aplicar ampliamente diversos recursos de información e inteligencia en condiciones de red y proporcionar a los trabajadores del conocimiento diversas herramientas y medios de creación de conocimiento. Los sistemas típicos de apoyo al trabajo del conocimiento son los sistemas de diseño asistido por ordenador (sistemas CAD), los sistemas de producción y diseño gráfico, los sistemas de producción de animación tridimensional y el sistema de realidad virtual recientemente desarrollado (Virtual Reality System), etc., que se utilizan en muchos Ha sido ampliamente utilizado en organizaciones empresariales, especialmente en empresas manufactureras.
Los sistemas de información de supervisión típicos incluyen sistemas de análisis de desempeño corporativo y clasificación de la industria, sistemas de análisis de tendencias de la competencia y de mercado, sistemas de apoyo al plan estratégico corporativo, etc.
Además de los seis tipos de sistemas de información anteriores, existen otros tipos de sistemas de información. Por ejemplo, sistemas expertos, sistemas de gestión del conocimiento, sistemas de información estratégica y otros sistemas que sirven a diferentes objetos y propósitos.
5.1.4 Estructura del sistema de información
La estructura del sistema de información se refiere al marco de cada componente del sistema de información de gestión. Los más importantes son la estructura conceptual, la estructura funcional y la estructura funcional. estructura de hardware y estructura de software.
5.1.4.1 El concepto de sistema de información gerencial
Conceptualmente, el sistema de información gerencial consta de cuatro componentes principales: fuente de información, procesador de información, usuario de información y administrador de información (Figura 5.2) .
Figura 5.2 Estructura conceptual del sistema de información gerencial
Fuente de información es la fuente de datos del sistema de información y es el lugar donde se genera la información. El procesador de información es responsable de la transmisión, procesamiento y almacenamiento de la información y brinda servicios de información a varios administradores, es decir, usuarios de la información. Los administradores de información son responsables del diseño, implementación, operación y gestión de los sistemas.
5.1.4.2 Estructura funcional del sistema de información gerencial
El sistema de información gerencial debe soportar varias funciones de toda la organización en diferentes niveles. Estas partes (subsistemas) con diferentes funciones son una. El todo orgánico constituye la estructura funcional del sistema. Desde la perspectiva del usuario, un sistema de información de gestión siempre se compone de múltiples funciones. Estas funciones están conectadas mediante el uso y la generación de información y forman un todo orgánico.
5.1.4.3 Estructura de hardware del sistema de información de gestión
La estructura de hardware del sistema de información de gestión describe la composición de los dispositivos de hardware y las conexiones de los ordenadores y sistemas de red en los que se almacena la información de gestión. depende del sistema. Se refiere a la estructura de computadoras y sistemas de redes informáticas que respaldan la implementación de sistemas de información gerencial, incluida la unidad de hardware informático y equipos de comunicación que procesa de manera sistemática e integral la información gerencial y ayuda a la toma de decisiones gerenciales en todos los niveles. La estructura de hardware del sistema de información de gestión generalmente se da en términos de la disposición de la ubicación física y la topología de los dispositivos de hardware.
5.1.4.4 Estructura del software del sistema de información de gestión
El software del sistema instalado en el equipo de hardware (principalmente computadoras) del sistema de información de gestión y sus componentes se utilizan para construir la información de gestión. sistema La estructura del sistema compuesta por módulos de software de aplicación desarrollados por desarrolladores de sistemas de información de gestión se denomina estructura de software del sistema de información de gestión. Las actividades de gestión de una empresa se dividen en tres niveles: planificación estratégica, plan de control de gestión, planificación y control empresarial. Esto corresponde a los tres niveles de toma de decisiones: toma de decisiones estratégicas, toma de decisiones tácticas y toma de decisiones comerciales. Los sistemas de información de gestión se pueden dividir en los siguientes cuatro niveles: procesamiento de transacciones, procesamiento de información comercial, procesamiento de información táctica y procesamiento de información estratégica.
La estructura del software del sistema de información de gestión incluye dos aspectos. Por un lado, es la estructura del software del sistema de información de gestión la que depende de la estructura del hardware. Esta estructura describe la distribución del software del sistema instalado en el dispositivo de hardware, como el sistema operativo adoptado, el sistema de gestión de bases de datos, etc. el software del servidor y las herramientas de desarrollo de aplicaciones esperan. Por otro lado está la estructura de software funcional del sistema de información de gestión. En términos generales, un sistema de información de gestión completo incluye un subsistema de marketing, un subsistema de gestión de producción, un subsistema de suministro de materiales, un subsistema de gestión de recursos humanos, un subsistema de contabilidad financiera, un subsistema de gestión de información, un subsistema de gestión de alto nivel, etc.