¿Cómo gestionar el sello oficial de la empresa y cómo evitar el problema de robo o pérdida del sello?

Para garantizar la seguridad y la regulación de la gestión oficial del precinto, el precinto debe centrarse en dos aspectos: cómo utilizarlo y cómo conservarlo. 1. Cómo utilizar

El modelo de uso fuera de línea de sellos físicos se ha seguido durante muchos años, y comportamientos ilegales como el robo de sellos y sellos de favor se han vuelto cada vez más evidentes, e incluso existen infracciones disciplinarias como como grabar sellos sin permiso.

Hay varias razones para la situación anterior:

1. La información sobre quién lo usa y dónde se usa es inexacta. El libro mayor en papel tradicional no puede usarse como una auditoría válida. la gestión deja peligros ocultos;

2. Es difícil identificar la autenticidad de las impresiones sólo a simple vista, lo que deja una oportunidad para que se exploten los sellos privados; lagunas en los enlaces de uso anteriores, que pueden evitarse efectivamente mediante el proceso de uso electrónico:

1. La tecnología de firma electrónica se realiza mediante firma digital, certificación CA y tecnología de cifrado de información, y se basa en "Electrónica". Ley de Firmas" y otras leyes y reglamentos. Cuando se utiliza, la identidad es certificada por una CA autorizada, se rastrea toda la operación y cada uso se puede rastrear a través del sistema. Mejorar eficazmente las lagunas de gestión causadas por el uso de sellos físicos y registros contables tradicionales;

2. En segundo lugar, la tecnología de firma digital tiene las características de que la identidad de la firma se puede identificar y el contenido firmado no se puede alterar. Y la autenticidad se puede autenticar en línea en tiempo real, lo que soluciona el retraso en la autentificación de la autenticidad de los sellos físicos (la evaluación obviamente no juega ningún papel en la prevención de riesgos cuando los derechos y responsabilidades se limitan después de que ocurre una disputa), y el proceso de autenticación es complicado (las partes deben llevar los documentos de la disputa a una agencia profesional para su autenticación), como la Tercera Oficina de Seguridad Pública) y otras cuestiones. 2. Cómo administrar

Después de resolver el problema de "cómo usar", aprendamos sobre "cómo administrar". Los vínculos de gestión deben dividirse en "gestión de sellos" y "gestión de documentos".

1. Por un lado, la ética profesional del administrador de sellos está relacionada con la seguridad del uso de los sellos corporativos; por otro lado, en las empresas del grupo también es fundamental que la sede del grupo gestione los sellos de la estructura de las sucursales para que la autoridad pueda ampliarse y gestionarse libremente sin ser rígido. Es importante destacar que la cuestión del archivo y la gestión de documentos después del sellado también es algo a lo que las empresas deben prestar atención.

Ofrecemos una solución integrada de gestión y control para cuestiones de gestión de sellos y contratos

<. p>1. Recopilación unificada y control centralizado de sellos físicos a través de tecnología de sellos electrónicos; las sucursales envían solicitudes de prueba de sellos en línea y la sede autoriza y utiliza sellos en línea para resolver el problema de la colaboración entre regiones, niveles y múltiples personas.

2. Para problemas de gestión de archivado después de sellar los documentos, el archivado electrónico en línea, la recuperación inteligente, la gestión de clasificados y el control de permisos garantizan la seguridad de la información de los documentos y evitan peligros ocultos como espacio ocupado, robado o perdido. o dañado después de enviar y almacenar los documentos sellados.