Tutorial completo sobre temas de redacción de documentos oficiales

Guía completa sobre la redacción de documentos oficiales

(1) Aclarar el propósito del documento

Cualquier documento oficial se basa en la situación real en el trabajo Es necesario escribirlo. Por lo tanto, antes de escribir, primero se debe aclarar el propósito del artículo, es decir, el tema y el propósito del artículo.

1. ¿Cuál es el contenido central del documento? Por ejemplo, para mejorar el trabajo relacionado, ¿cuál es la situación actual? Qué problemas existen, cómo resolverlos y qué necesita ayuda para otras solicitudes, solicite a la autoridad superior que responda o resuelva el problema, etc.

2. Según el contenido del documento, ¿qué idioma se utilizará? Por ejemplo, al informar sobre el estado del trabajo, si se debe escribir un informe especial o un informe sobre cuestiones reflejadas en las comunicaciones de los subordinados, si se debe escribir una instrucción o una carta de respuesta, o un aviso prescrito, etc.

3. Aclarar el alcance de los objetos de envío y lectura de documentos. Por ejemplo, si informar el trabajo a los superiores, o promover e introducir la experiencia en las unidades relevantes, si leerlo a los líderes y al personal del departamento relevante, o transmitirlo a todo el personal;

4. Aclarar los requisitos específicos para la expedición de documentos. Por ejemplo, si requiere que la otra parte comprenda o responda, si debe ser implementado por la agencia receptora, o si debe implementarse como referencia, estudiarse como referencia y solicitar opiniones, etc.

En resumen, el método de publicación de un documento debe estar claramente definido, qué temas trata principalmente y qué propósito específico quiere lograr. Sólo cuando tenga una comprensión clara de estos temas podrá comenzar. redacción.

(2) Recopile información relevante y realice investigaciones e investigaciones

Una vez que el propósito y el tema del artículo estén claros, puede recopilar materiales y realizar ciertas investigaciones e investigaciones sobre este tema. Por supuesto, esto también depende de la situación específica y no todos los documentos oficiales necesitan pasar por este paso de trabajo. Por ejemplo, al escribir un breve aviso o anuncio, en términos generales, no es necesario recopilar materiales ni realizar una investigación. Después de aclarar el propósito del artículo, puede comenzar a escribir con un poco de reflexión. Sin embargo, para cuestiones más complejas, se requieren análisis e inducción específicos, como formular documentos extensos, formular planes de trabajo, realizar resúmenes de trabajo, redactar reglas, reglamentos y redactar instrucciones de trabajo, etc., que a menudo requieren la recopilación de materiales y materiales relevantes; Elaboración de instrucciones de trabajo. Investigación adicional y trabajos de investigación.

¿Cómo recopilar materiales y realizar investigaciones para redactar documentos oficiales? El primero es recopilar y leer materiales escritos relevantes; el segundo es recopilar materiales prácticos. Por ejemplo, para redactar el plan de trabajo anual del departamento, primero debe revisar el plan de trabajo y el resumen de trabajo del año pasado, así como consultar planes de trabajo similares de empresas avanzadas, etc. También debe estudiar la situación que enfrenta el departamento. este año y las tareas y exigencias centrales de los superiores este año esperan.

En resumen, recopilar materiales e investigar e investigar es un proceso de preparación, con el fin de dominar una gran cantidad de materiales para comprender todos los aspectos del problema, y ​​luego dar un salto en la comprensión a través del análisis. y pensando.

(3) Elaborar un esquema y ordenar la estructura.

A partir de la recopilación de materiales, redactar un esquema de escritura. El esquema es el contenido principal del documento a escribir. Describe su marco principal para que antes de comenzar oficialmente a escribir, todo el artículo pueda estar completamente organizado y bien pensado, de modo que la redacción avance sin problemas y se evite la repetición. todo lo posible.

Los detalles del esquema se pueden determinar según las circunstancias específicas del documento, los hábitos personales y la competencia escrita. Para un documento que no es largo, puede organizar de forma aproximada la estructura del documento. Qué preguntas deben escribirse primero y qué preguntas deben escribirse en secuencia. Se puede dividir en varios niveles de significado, etc. Los documentos más extensos e importantes a menudo requieren un esquema más detallado, que incluya cómo se divide el documento en varias partes, cada parte se divide en varias preguntas, los títulos y puntos clave de cada pregunta grande y pequeña, y qué materiales específicos utilizar. etc. No es necesario que el esquema tenga mucho texto y no es necesario dar más detalles sobre el texto. Por supuesto, excepto los esquemas que deben discutirse colectivamente o enviarse a los líderes para su revisión.

Escribir un esquema es un proceso de concepción muy importante. Los puntos básicos del documento se pueden reunir junto con el personal relevante para la discusión, investigación y revisión colectiva, de modo que el esquema se pueda mejorar cada vez más.

Los documentos escritos por dos o más personas que trabajan por separado deben estudiar el esquema de redacción juntos para evitar duplicaciones, desconexión o conflictos.

(4) Redactar y escribir el texto principal

Una vez organizada la estructura, debes seguir el orden indicado en los requisitos, comenzar con claridad, ceñirte al tema y escribir el texto principal. Presta atención a dos puntos a la hora de escribir:

1. Tener un punto de vista claro y utilizar materiales adecuados. Es decir, los puntos de vista deben usarse para controlar los materiales y los materiales deben servir a los puntos de vista. Los materiales utilizados deben poder ilustrar el problema y los materiales y puntos de vista deben estar unificados. Al escribir, debe prestar atención a dejar claro su punto de vista y el lenguaje no debe ser vago, ambiguo, poco claro o engañoso. Si el punto de vista no es claro, no lo será. Algunos documentos solo hablan de opiniones sin materiales reales, lo que hará que la gente se sienta abstracta y vacía, sin fundamento y difícil de convencer. Simplemente enumerar los materiales sin un punto de vista claro hará que las personas se confundan sobre el problema a explicar y el propósito del documento, especialmente el informe de situación y la introducción del informe de trabajo.

2. Las frases deben ser concisas y la explicación debe ser clara. Al escribir un documento, debes intentar ahorrar palabras, acortar la extensión, ser conciso y fluido, y prestar atención a las cuestiones claras explicadas.

(5) Revisa repetidamente y revisa cuidadosamente.

Después de escribir el primer borrador, revísalo cuidadosamente. Escribir artículos requiere esfuerzo. Desde la antigüedad, los buenos artículos se revisan repetidamente, y lo mismo ocurre con los documentos escritos, especialmente los documentos importantes, que a menudo requieren varios borradores antes de ser aprobados. A lo que hay que prestar atención durante este proceso es a la modificación del tema. Compruebe si el tema es claro, si la discusión del tema está concentrada y si la exploración del tema es profunda. El segundo tiene que ver con la modificación de puntos de vista. Al revisar documentos oficiales, se debe considerar si las opiniones son correctas y si hay algún problema con la expresión. El tercero se refiere a la modificación de materiales. Los materiales son la base de los documentos. Si tienes un punto de vista correcto, debes expresarlo a través de materiales apropiados. El cuarto se refiere a modificaciones estructurales. Modificar la estructura del documento, incluidas revisiones de la estructura general del documento, para que el texto completo sea más riguroso. El quinto es sobre el refinamiento del lenguaje. El objetivo principal es corregir frases ilógicas, palabras irregulares y signos de puntuación.

El trabajo de revisión debe realizarse con seriedad y cuidado, y se debe tener suficiente paciencia y espíritu de excelencia.

La siguiente es una introducción a la redacción de varios documentos oficiales de uso común

(1) Solicitud de instrucciones

Una solicitud de instrucciones es una forma de aprobación utilizado por subordinados para solicitar decisiones, instrucciones o aprobaciones de documentos sexuales.

Las solicitudes de instrucciones tienen varias características:

Primero, están dirigidas. Solo los asuntos importantes que no se pueden decidir dentro del alcance de la autoridad de la unidad, como decisiones importantes, decisiones importantes, arreglos de personal y otras cuestiones, así como nuevos problemas, nuevas situaciones o dificultades insuperables encontradas en el trabajo, se pueden utilizar en el formulario. de "solicitud de instrucciones". Solicitar a los superiores instrucciones, decisiones, respuestas y aprobaciones. Por lo tanto, "pedir instrucciones" es un objetivo muy específico. El segundo es la naturaleza por lotes. Las solicitudes de instrucciones son documentos dirigidos hacia arriba, y los líderes superiores deben dar una respuesta clara de "aprobación" a las solicitudes de instrucciones enviadas, independientemente de si están de acuerdo o en desacuerdo. El tercero es la soltería. Las solicitudes de instrucciones deben realizarse en una carta. Generalmente, solo se debe escribir a una organización receptora. Incluso si es necesario enviarlas a otros líderes al mismo tiempo, solo se puede enviar en forma de copia. El cuarto es la puntualidad. Una solicitud de instrucciones es un documento oficial que busca instrucciones y aprobación de una unidad superior sobre las situaciones y problemas que surgen en el trabajo actual de la unidad. Si se puede emitir a tiempo, el problema se resolverá oportunamente.

Clasificación de las solicitudes de instrucciones

Según su diferente contenido y naturaleza, las solicitudes de instrucciones se dividen en los siguientes tres tipos: En primer lugar, solicitudes de instrucciones indicativas. El segundo es solicitar aprobación. El tercero es solicitar instrucciones de reenvío.

La estructura, contenido y forma de redacción de la solicitud de instrucciones

La solicitud de instrucciones consta de tres partes: el encabezado, el cuerpo y la cola. El formato, el contenido y la redacción. El método de cada parte es el siguiente:

1. La primera parte. Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.

(1) Título. Generalmente hay dos formas de escribir el título de una solicitud de instrucciones: una se compone del nombre de la agencia emisora, el tema y el tipo de idioma. Por ejemplo, "La solicitud de instrucciones del grupo *** sobre *********" y el otro se compone de cosas y géneros, como "La solicitud de instrucciones del grupo *** sobre *****"; ****".

2. La estructura del texto generalmente consta de un inicio, un cuerpo principal y una conclusión.

(1) Comienzo. Explique principalmente los motivos para solicitar instrucciones.

(2) Tema. Describe principalmente los asuntos solicitados. Es una solicitud específica a la autoridad superior. El contenido de esta parte debe ser sencillo y corresponde solicitar una sola cosa.

(3) Conclusión. Comience un nuevo párrafo, con expresiones idiomáticas como "Sí o no, apruebe", "Sí o no, apruebe", "La solicitud de instrucciones anterior, apruebe", "La solicitud de instrucciones anterior, apruebe" o "La solicitud de instrucciones anterior es correcta, por favor apruebe". Todos los departamentos la implementarán".

3. La cola, su estructura principal es la firma y el tiempo de escritura.

Cuestiones a las que se debe prestar atención al solicitar instrucciones: Primero, el principio de un artículo, una materia. En tercer lugar, los materiales deben ser veraces y no inventar la situación para obtener la aprobación de los líderes. En tercer lugar, las razones son suficientes y las cuestiones solicitadas son claras. Cuarto, el tono es sencillo y sincero para atraer la atención de los superiores.

(2) Responder

1. La respuesta se aplica a las respuestas a solicitudes de instrucciones de agencias de nivel inferior. Cuando las agencias de nivel inferior necesiten solicitar instrucciones de agencias de nivel superior para asuntos que la unidad no tiene autoridad, poder o dificultad para resolver, las agencias de nivel superior utilizarán el lenguaje "aprobación" para responder a las solicitudes de instrucciones. El contenido de la respuesta es principalmente expresar una posición clara sobre los asuntos solicitados para instrucciones, ya sea de acuerdo, en desacuerdo o parcialmente de acuerdo, y en ocasiones también realizando modificaciones o complementos a los asuntos solicitados.

2. Existe una diferencia entre una carta de aprobación y una carta de respuesta. Primero, la dirección de la escritura es diferente; segundo, la importancia es diferente.

3. La estructura de la respuesta suele incluir el título, la agencia principal de envío, el texto principal y la firma.

(1) Título. El título de la respuesta tiene muchas formas: una se compone del nombre del organismo emisor, el asunto de la respuesta, el objeto de la respuesta y el tipo de idioma, por ejemplo: la respuesta del Ministerio de Asuntos Civiles sobre la cancelación; del condado de Dunhuang en la provincia de Gansu y el establecimiento de la ciudad de Dunhuang. Uno se compone del nombre de la autoridad emisora, el tema y el tipo de idioma, por ejemplo: la aprobación por parte del Consejo de Estado de la decisión de unirse al Tratado de Cooperación en materia de Patentes; El tercer tipo consiste en el tema y el tipo de texto, por ejemplo: la aprobación del plan de construcción del mercado de recursos humanos de la ciudad de Jiuquan. El cuarto tipo consta del nombre de la agencia emisora ​​más el título original y el tipo de texto.

(2) El principal órgano dispensador. La agencia principal emisora ​​de aprobación se refiere a la agencia que emite la solicitud de instrucciones correspondiente a la aprobación. Para autorizar respuestas, la agencia remitente principal será la agencia de nivel inferior autorizada para emitir e implementar reglamentos y normas administrativas.

(3) Texto. El texto es el cuerpo principal de la respuesta, su contenido es relativamente específico y único, y su composición jerárquica es relativamente fija. Excepto por el método escrito de aprobación de autorización y aprobación general, la estructura de otras aprobaciones generalmente consta de tres partes: el principio, el cuerpo principal y la conclusión. comienzo. Explique los motivos de la respuesta citando la fuente. Primero, identifique la agencia de nivel inferior que aprobó la respuesta y anote la fecha, el título y el número de documento de la comunicación para explicar el fundamento de la respuesta. cuerpo principal. Explique principalmente los asuntos de aprobación. Se debe dar una respuesta afirmativa (o negativa) clara o instrucciones específicas al contenido de la "solicitud de instrucciones" de acuerdo con las directrices, políticas, leyes, regulaciones y condiciones reales nacionales y, en general, no se llevará a cabo ninguna discusión. También hay algunas respuestas que resumen las esperanzas y requisitos después de los asuntos aprobados para enfatizar aún más el propósito de la respuesta.

(3) Conclusión. Generalmente se utilizan expresiones idiomáticas como “esta respuesta” y “esta respuesta”.

(4) Firma. Generalmente incluye dos ítems: firma y hora de redacción. La firma debe escribirse con el nombre de la agencia aprobadora y el sello oficial debe estar sellado con el año, mes y día de la escritura;

4. Precauciones para la aprobación: primero, debe tener una actitud clara; segundo, debe ser integral y minucioso; tercero, debe ser rápido y oportuno;

(3) Informe

Un informe es un documento descriptivo ascendente en el que los subordinados informan de su trabajo a los superiores, reflejan situaciones, exponen opiniones o sugerencias y responden a consultas.

"Informe" es un estilo descriptivo. Al escribir, debe utilizar materiales reales como contenido principal y una narrativa resumida como principal forma de expresión. El "informe" es un tipo de lenguaje ascendente en los documentos administrativos. El propósito de escribir un "informe" es permitir que los superiores comprendan el contenido. situación de la unidad y comprender el estado de trabajo y los requisitos de la unidad, de modo que los líderes superiores puedan brindar apoyo oportuno y proporcionar una base para que las autoridades superiores manejen problemas, organicen el trabajo o tomen ciertas decisiones. “Lo de abajo y lo de arriba” es el objetivo de la elaboración y emisión de informes.

Por lo tanto, se requiere que el contenido del informe se centre principalmente en presentar hechos, reflejar objetivamente la situación específica y no utilizar demasiadas discusiones y explicaciones. La expresión debe ser principalmente general y el tono debe ser discreto y modesto, y así es. No es adecuado utilizar lenguaje de mando.

Características del informe:

En primer lugar, el objetivo del informe es informar de trabajos, situaciones, sugerencias, respuestas, etc. No se solicita directamente al superior. autoridad para responder las preguntas del informe directamente, por lo que no hay solicitud de instrucciones, que es una de las diferencias importantes entre esta y la solicitud de instrucciones.

En segundo lugar, los informes generalmente no incluyen sugerencias ni opiniones. Si realmente es necesario implementar las sugerencias u opiniones expresadas en el informe en un determinado campo o en determinados departamentos, se puede recomendar que la autoridad superior las transfiera a los departamentos correspondientes para su implementación. se emitirá como adjunto al documento de transferencia, y su autoridad depende de O adjunto a la agencia de transporte.

En tercer lugar, el contenido del informe no tiene el requisito de "un documento, una cosa" como "solicitud de instrucciones". Puede informar de manera integral varias cosas en un documento oficial, y la estructura jerárquica sí lo es. relativamente complejo.

En cuarto lugar, los informes se utilizan ampliamente para la retroalimentación de información de los subordinados a los superiores, y son una forma importante de comunicación vertical entre agencias superiores y subordinadas. Informar el trabajo, reflejar los problemas y hacer sugerencias a los superiores de manera oportuna también es un sistema de trabajo que las agencias de nivel inferior deben implementar.

Tipos de informes

En términos de tipo y contenido, los informes incluyen principalmente: informes de informes, informes de respuesta, informes de presentación e informes de trabajo de rutina.

Método de redacción:

La estructura de un informe generalmente consta de título, organización receptora, cuerpo, firma y tiempo de redacción. A continuación se muestran varias formas de redactar informes.

1, Informes de informes

Los informes de informes son principalmente informes de subordinados a superiores que informan el trabajo y reflejan la situación. Generalmente se dividen en dos categorías:

(1) Informe completo. Este tipo de informe es un informe escrito a los superiores sobre la situación general del trabajo de la unidad cuando llega a una determinada etapa. El contenido generalmente incluye avances laborales, logros o problemas, experiencias o lecciones aprendidas y opiniones o sugerencias para trabajos futuros. Las características de este tipo de informes son completas, resumidas y concisas.

(2) Informe especial. Este tipo de informe es un informe escrito a los superiores sobre un determinado problema en un determinado trabajo.

2. Informe de respuesta

Este tipo de informe es un informe escrito en respuesta a preguntas o ciertos requisitos planteados por los superiores o la gerencia. Este tipo de informe requiere las respuestas a las preguntas formuladas y no involucra preguntas o situaciones distintas a la indagación.

3. Informes de informes

Los informes de informes son utilizados principalmente por los subordinados para enviar documentos y objetos a los superiores. Generalmente, son una o dos oraciones que describen la base o el propósito de presentar documentos u objetos y asuntos relacionados con los documentos u objetos.

4. Informe de trabajo de rutina

El informe de trabajo de rutina es un informe escrito por los subordinados a los superiores con regularidad debido a las necesidades laborales. Por ejemplo, informes financieros, informes de gastos, etc.

(4) Redacción de avisos

Los avisos son el tipo de texto más utilizado en los documentos oficiales, y suelen ser descendientes. Es aplicable al envío de documentos oficiales de agencias de nivel inferior, al envío de documentos oficiales de agencias de nivel superior y de agencias no afiliadas a ellas que emiten regulaciones; comunicar asuntos que las agencias de nivel inferior deben manejar y las unidades relevantes deben ser informadas o; implementado conjuntamente; designación, remoción y contratación de cuadros.

(1) Categorías de notificaciones

Según sus funciones, las notificaciones se pueden dividir en las siguientes categorías:

1. Publicación de notificaciones

①Reenviar La agencia de nivel superior utiliza el aviso para aprobar y reenviar la comunicación a las agencias de nivel inferior, como transferir informes, opiniones, etc. a los departamentos de nivel inferior pertinentes para su implementación. Ejemplos: "Aviso del XX Gobierno Popular Municipal sobre la aprobación de las opiniones del Grupo Dirigente de Vivienda Municipal sobre la solución de los problemas de vivienda de los hogares extremadamente pobres" y "Aviso del Consejo de Estado sobre la aprobación del informe de la Administración de Tierras del Estado sobre algunos gobiernos locales 'Exceder su autoridad para otorgar tierras'.

② Reenvío de avisos: para las comunicaciones de agencias superiores y agencias no afiliadas a ellas, esta agencia enviará los avisos a las unidades relevantes de nivel inferior para su implementación.

Por ejemplo: "La Oficina General del Gobierno Popular de la XX Provincia remitió el aviso de la Oficina General del Consejo de Estado sobre la no exhibición de tabaco y alcohol en las recepciones"; "El Ministerio de la Construcción remitió el aviso de la Oficina Nacional de Precios y de la Oficina Nacional de Precios"; Ministerio de Finanzas sobre la publicación de los elementos de tasas administrativas del sistema de construcción gestionado centralmente y el Aviso estándar.

③ Los avisos de publicación publican diversos reglamentos y otros materiales formulados por este organismo para producir efectos administrativos directos. Ejemplo: “Aviso de la Dirección General del Consejo de Estado sobre Emisión de “Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos del Estado”.

Las actas de la reunión reflejan de manera integral el espíritu de la reunión al registrar la situación básica de la reunión, los resultados de la reunión y los asuntos acordados en la reunión, de modo que los participantes puedan tener una comprensión unificada y transmitir de manera integral y veraz. la base para el trabajo de la organización después de la reunión. Al mismo tiempo, las "actas de reuniones" se pueden redactar en múltiples direcciones y tienen la función de informar, emitir y comunicarse con unidades del mismo nivel.

Cómo redactar actas de reuniones

Las actas de reuniones generalmente constan de tres partes: un encabezado, un cuerpo y un final. Los requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:

La primera parte. El elemento principal de esta sección es el título. La primera parte de algunas actas de reuniones también incluye el tiempo de redacción y otros elementos. El título del acta de la reunión suele consistir en el nombre de la reunión y el idioma. Como "**** actas de reuniones de la unidad ****".

Texto. La estructura del cuerpo principal del acta de reunión consta de un prefacio y un cuerpo principal.

1. Primero, resuma y explique el nombre, hora, ubicación, anfitrión, agenda principal, participantes, formato de la reunión y principales resultados de la reunión.

2. Es el contenido central de los secretos de la reunión. Registra principalmente la situación y los resultados de la reunión. Al escribir, debe prestar atención a centrarse de cerca en el tema central y expresar con precisión el espíritu básico de la reunión, especialmente las decisiones y resoluciones adoptadas. por la reunión. Los temas controvertidos y las diferentes opiniones en la reunión deben reflejarse con sinceridad.

Cola. Incluyendo firma y tiempo de escritura.

(7) Cómo escribir la carta

1. Título

El título de la carta generalmente consta de la agencia emisora, el tema y el idioma. . La autoridad emisora ​​puede generalmente omitirlo dependiendo de las circunstancias específicas. Ya sea una carta de contacto o una carta solicitando aprobación, la carta puede escribirse como "carta", pero algunas también pueden escribirse como "carta oficial". Las cartas de naturaleza de respuesta deben estar marcadas como "carta de respuesta" en el idioma.

2. La agencia de reparto principal.

Escribe el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia en el cuadro superior, seguido de dos puntos. La principal agencia de envío de la carta de respuesta es la unidad de envío.

3. Texto

El comienzo de la carta debe describir brevemente el motivo o propósito de la carta; el comienzo de la respuesta debe citar la fecha, el número de documento o el título de la carta; , etc.

El asunto debe indicar claramente los principales asuntos de negociación, consulta, notificación y aprobación al enviar una carta; la carta de respuesta debe dar una respuesta específica y clara basada en el contenido de la carta. El contenido tanto de la carta de salida como de la carta de respuesta debe ser claro, concentrado y sencillo, de modo que una carta sirva para una cosa.

Al enviar una carta, es común terminar con "Esta es mi carta especial para informarle", "Me gustaría enviarle mi respuesta", etc. Las cartas de respuesta suelen concluir con "; Esta es tu respuesta”, “Esta es tu respuesta”, etc. La frase final debe redactarse de acuerdo con el contenido y los requisitos.

Firma tu nombre en la parte inferior derecha del texto de la firma y séllalo con tu sello oficial. Además de ser una sola letra y una sola cosa, el cuerpo principal de la carta también requiere un lenguaje apropiado. La redacción debe ser apropiada y coherente con la identidad según el contenido y la dirección de la escritura. Debe utilizar un lenguaje elegante, entusiasta y sincero. , pragmático y sencillo, y facilitar el trabajo.

Márgenes de documentos oficiales: El margen blanco del papel de documento oficial es: 37 mm ± 1 mm, el margen blanco inferior es de 35 mm ± 1 mm; el margen blanco izquierdo del papel de documento oficial es 28 mm ± 1; mm, y el margen blanco derecho es de 28 mm ± 1 mm. Los lados son de 26 mm ± 1 mm.