Cuando una empresa firma un contrato con un cliente, ¿es mejor firmar un contrato en papel o un contrato electrónico?
Personalmente, creo que es mejor firmar contratos electrónicos mediante tecnología de firma digital confiable cuando ambas partes están de acuerdo. Sus ventajas se reflejan principalmente en la eficiencia y la capacidad de control de riesgos, y también tiene ciertas ventajas en el costo de tiempo y mano de obra.
Por lo general, hay tres pasos para firmar un contrato en papel. Sin embargo, con la participación de la firma externa y la tecnología de Internet en las negociaciones comerciales, el sellado de contratos en papel se ha convertido en un eslabón perdido en la cadena de actividades comerciales en línea. (Solo el sellado no se puede realizar en línea):
1. Se requiere aprobación antes del sellado y el proceso de aprobación de la transferencia es lento.
2. la ubicación al sellar la comparación requiere mucho tiempo; es fácil provocar el peligro oculto del uso ilegal de los sellos;
3. Es inconveniente archivar y recuperar después del sellado, lo que desperdicia espacio de almacenamiento y es fácil de usar. perderse y dañarse.
En comparación con las desventajas de utilizar contratos en papel, el proceso de firma electrónica de contratos puede satisfacer las necesidades de las empresas en la gestión de nodos clave, como la aprobación, firma y archivo de contratos en escenarios de oficina basados en información:
1. Revisión del contrato, acortar el ciclo: reemplazar el proceso de aprobación fuera de línea original con circulación electrónica, para que ambas partes del contrato comercial puedan aprobar en línea y acelerar el progreso de la firma.
2. Utilice sellos y opere rápidamente: ya sea que utilice directamente una aplicación de plataforma en la nube de sellos electrónicos de terceros o integre la función de gestión de sellos electrónicos en el sistema de gestión interno de la organización, el modelo de uso de sellos móviles es más. Conveniente. Adáptese a las necesidades actuales de la oficina móvil y en línea.
La aprobación de sellos, la autenticación de identidad y el sellado en línea han cambiado la limitación original de que el uso de sellos físicos debe estar bajo la supervisión interna de la organización. Después de pasar la aprobación en línea, el administrador del sello puede completar los requisitos de firma estampando en dispositivos móviles como teléfonos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que mejora significativamente la puntualidad, la estandarización y la conveniencia. Al mismo tiempo, también puede prevenir el robo de sellos y otras conductas
3. Archivar contratos para ahorrar costes: ¿Cuánto tiempo se tarda en revisar un contrato hace diez años? El tiempo no se puede estimar claramente en el modo de gestión de contratos en papel, pero los contratos electrónicos se pueden obtener rápidamente mediante la búsqueda de palabras clave. Ya sea almacenamiento, recuperación o archivado, se puede garantizar que será rápido y sencillo.
En resumen, cuando una empresa firma un contrato, es mejor firmar el contrato electrónicamente si las condiciones lo permiten.