¿Cuál es el formato escrito del documento oficial?
El formato escrito de los documentos oficiales
El formato escrito de los documentos oficiales se refiere al orden y las reglas de identificación de todos los elementos del documento oficial. El “Formato de Documentos Oficiales de Organismos Administrativos Nacionales” divide el formato de redacción de los documentos oficiales en tres partes: prefijo, asunto y versión. También se divide en tres partes: nivel de confidencialidad y plazo, urgencia, identificación del organismo emisor. número de documento, emisor, título, agencia principal de envío y texto principal, descripción del archivo adjunto, autoridad de copia, autoridad de emisión y los siete elementos de la fecha de emisión. Todos los elementos colocados encima de la línea roja inversa (también llamada línea horizontal de intervalo) en la página de inicio del documento se denominan colectivamente cejas; los elementos colocados debajo de la línea roja inversa (excluida la línea roja inversa) del título de asunto (excluidos los encabezados de materia) se denominan colectivamente tema; los elementos debajo del título de materia se denominan colectivamente notas de versión.
Cejas. Generalmente, las cejas se componen de la cantidad de documentos oficiales, el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, la urgencia, la identidad de la autoridad emisora, el número de documento, el emisor, la línea de fondo roja y otros factores. De hecho, son todos elementos encima de la línea roja inversa en la página de inicio del documento oficial (el ancho es el mismo que el centro de la versión, es decir, 156 mm).
1. Número de documentos oficiales
El número de serie del documento oficial es el número de serie de cada documento oficial cuando se imprimen varias copias del mismo documento. Si el documento necesita identificar el número de copias, se debe marcar con números arábigos en la esquina superior izquierda y sobreimprimir con una máquina numérica roja. Por ejemplo, si se imprimen 100 copias del mismo manuscrito, el número de serie de la primera copia se puede escribir como "001" y el número de serie de la última copia se puede escribir como "100". La función principal de identificar los números de serie de las copias es facilitar el registro, distribución y revisión de los documentos oficiales.
2. Nivel de secreto y período de confidencialidad
El nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad son requisitos para la confidencialidad y el manejo de documentos oficiales que involucran secretos de partido y de estado. Son solo para un alcance específico. dentro de un cierto período de tiempo conocido por la gente. Los documentos oficiales del partido y de las agencias estatales se dividen en tres niveles: ultrasecreto, secreto y secreto. Entre ellos, se debe indicar el número de copias de los documentos oficiales ultrasecretos y secretos. Los secretos de alto nivel son los secretos de Estado más importantes. Si se filtran, causarán daños especialmente graves a la seguridad y los intereses del país. Si es necesario marcar el documento oficial con un nivel de confidencialidad, se debe marcar en negrita N° 3, con una línea en la esquina superior derecha de la página y se debe dejar una palabra en blanco entre las dos palabras que indiquen el nivel de confidencialidad. ; si es necesario marcar tanto el nivel de seguridad como el período de seguridad, ambos deben estar en negrita tamaño 3, con el nivel de seguridad primero y el período de seguridad al final; El cuadro superior está marcado en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de versiones, y el nivel de seguridad y el período de seguridad están separados por "★". Al indicar el nivel de confidencialidad se deberá indicar el período de confidencialidad. Los períodos de confidencialidad generalmente se dividen en dentro de un año, más de un año, a largo plazo y de duración. Si no hay un límite de tiempo marcado, generalmente se determina mediante un período de confidencialidad de 20 años, como secreto ★ 6 meses, secreto ★ 3 años, alto secreto ★ a largo plazo.
3. Urgencia
Urgencia es el requisito de tiempo para la entrega y tramitación de documentos oficiales. La urgencia de los documentos oficiales de los órganos del partido se puede dividir en dos categorías: extremadamente urgente y urgente. La urgencia de los documentos oficiales de los órganos administrativos estatales se puede dividir en dos categorías: extremadamente urgente y urgente. Si necesita indicar el grado de urgencia, utilice fuentes en negrita tamaño 3 y marque el cuadro superior en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de la versión. Debe haber un espacio en blanco entre las dos palabras que indiquen el grado. de urgencia, si necesita indicar el nivel de confidencialidad, el período de confidencialidad y la urgencia al mismo tiempo, entonces el cuadro superior del nivel de clasificación y el período de confidencialidad debe marcarse en la línea 1 en la esquina superior derecha del tablero, y el El cuadro superior del nivel de urgencia debe estar marcado en las 2 líneas en la esquina superior derecha del tablero.
4. Logotipo de la agencia emisora
El logotipo de la agencia emisora se denomina "portada" en el "Reglamento sobre el manejo de documentos oficiales de los órganos del partido" de mi país. El logotipo de la autoridad emisora consta del nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora más "documento". Algunos documentos oficiales específicos sólo pueden marcarse con el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor sin agregar la palabra "documento", como "carta", "orden", "acta de reunión", etc. Además de estar marcados con También se deberá agregar el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor. El "Reglamento para el Manejo de Documentos Oficiales de los Órganos del Partido de mi país" estipula que el prefijo "consiste en el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor más la palabra "documento" o corchetes que indican el tipo de idioma, y está impreso en en la parte superior de la página de inicio del documento oficial, con un conjunto de caracteres rojos en el medio." El borde superior del logotipo de la autoridad emisora está generalmente a 25 mm desde el borde superior del letrero hasta el borde superior del letrero; para los documentos oficiales notificados, el borde superior del logotipo de la autoridad emisora está a 80 mm del borde superior de la edición; centro. La distancia entre el borde superior del logotipo de la autoridad emisora de la carta y el borde superior de la página anterior es de 30 mm. La distancia de 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora es la línea Wuwen (gruesa en la parte superior y delgada en la parte inferior). , y la línea Wuwen (gruesa en la parte superior y gruesa en la parte inferior) está a 20 mm de la página siguiente. Ambas líneas tienen 170 mm de largo. El borde superior del logotipo de la autoridad emisora de "Order (Order)" está a 20 mm del borde central de la edición.
En principio, el logotipo de la autoridad emisora debe ser pequeño. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora basándose en el principio de ser llamativo y hermoso, pero generalmente debe ser inferior a 22 mm × 15 mm. el nombre de la autoridad patrocinadora debe colocarse al frente y el nombre de la autoridad emisora debe estar en el medio. Se debe colocar la palabra "Archivo". Incluso si existen varias agencias de publicación conjunta, es necesario asegurarse de que el texto principal se muestre en la primera página del documento oficial.
5. Número de documento
El número de documento está formado por el nombre, año y número de serie de la autoridad emisora. Generalmente, el número de emisión se coloca en dos líneas vacías debajo del logotipo de la autoridad emisora, marcado con el número 3 para imitar a la dinastía Song y dispuesto en el centro. El número de documento de "Orden (Orden)" está marcado entre las dos líneas en el espacio en blanco debajo del logotipo de la autoridad emisora de "Orden (Orden)": el número de documento de "Acta de reunión" se coloca debajo del logotipo de " Actas de la reunión", directamente encima de la línea roja invertida. Los documentos conjuntos generalmente sólo indican el número de expedición del organizador. La palabra "organización" debe reflejar la naturaleza del organismo o departamento emisor. mismo órgano. La generación de documentos oficiales departamentales similares debe ser unificada, no pudiendo existir varios métodos de redacción. Generalmente, se pueden agregar una o dos palabras antes del nombre de la agencia para reemplazarla, pero se debe distinguir de otras agencias con nombres similares. El año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con su nombre completo y encerrarse entre corchetes hexagonales "]" no deben agregarse pseudodígitos al número de serie (es decir, no debe agregarse 1); para convertirse en 001), y no se debe agregar la palabra "no".
6. Emisor
El nombre del líder que emite el documento oficial por parte de la autoridad emisora. El documento oficial presentado deberá estar marcado con el nombre del emisor, y el nombre del emisor estará dispuesto uno al lado del otro a la derecha del número del documento. El espacio de la izquierda es el documento número 1, y el espacio de la derecha es el nombre del emisor 1: "Emisor" utiliza la fuente de imitación Song No. 3, seguida de dos puntos de ancho completo, y el nombre del emisor está marcado en el número 1. 3 cursivas después de los dos puntos. En el caso de la redacción conjunta, existen varios editores. En este caso, el nombre del emisor de la institución patrocinadora se coloca en la primera línea y los nombres de otros emisores se colocan debajo del nombre del emisor de la institución patrocinadora comenzando en la segunda línea. En el orden de las agencias emisoras, organícelas una por una y mueva la línea roja inversa hacia abajo de modo que el número de documento y el nombre del último emisor estén en la misma línea, y la línea roja inversa esté a 4 mm de ella.
7. Línea inversa roja
La línea inversa roja generalmente se imprime 4 mm por debajo del número del documento y su longitud es igual al ancho del núcleo de la placa (es decir, 156 mm).
-Tema. La autoridad de envío principal generalmente consta del título, autoridad de envío principal, texto principal, anexos, tiempo de redacción, sello, comentarios y otros elementos.
1. Título
El título de un documento oficial resume el contenido del documento oficial y revela el propósito de la escritura. Por lo tanto, debe reflejar de manera precisa y concisa el contenido principal del mismo. documento oficial. A excepción de los nombres de leyes, reglamentos, reglas y títulos de libros, los títulos de los documentos oficiales generalmente no utilizan signos de puntuación. El título del documento oficial emitido por la autoridad superior debe indicar claramente el motivo, no sólo el número del documento original. Los documentos oficiales emitidos por reglamentos y normas administrativas se denominan "Liberación", los documentos oficiales emitidos por agencias de nivel inferior se denominan "Aprobación", los documentos oficiales emitidos por agencias de nivel superior, agencias del mismo nivel y agencias que no son de nivel inferior se denominan titulado "Adelante", y se imprime (transfiere) el "Plan", "Plan" y demás documentos oficiales u otros documentos informativos. El título generalmente no lleva el nombre de la autoridad emisora original, pero el nombre de la autoridad emisora original y la fecha de redacción están bajo el título emisor original.
El título de un documento oficial suele estar escrito en dos líneas bajo un reverso rojo, con un subíndice número 2 en el medio. Si hay demasiadas palabras, se requiere bifurcación. En las ramas, tenga cuidado de no alinear líneas de igual longitud hacia arriba y hacia abajo, y no coloque más de dos palabras al principio y al final de líneas diferentes. En resumen, la disposición de los títulos debe ser completa en significado, simétrica en disposición y adecuadamente espaciada.
2. Agencia principal
La agencia principal emisora se refiere a la agencia principal receptora de documentos oficiales, debiendo utilizarse el nombre completo o abreviatura estandarizada o nombre común. Si hay muchas agencias de envío primarias, deben ordenarse según su naturaleza, nivel y regulaciones o prácticas relevantes. Deben haber comas entre agencias de la misma naturaleza o del mismo nivel, y comas entre agencias de diferente naturaleza o nivel. diferentes niveles. Por ejemplo, en el Consejo de Estado, el orden de los principales organismos de envío es: "Gobiernos populares de provincias, regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central, ministerios y comisiones del Consejo de Estado y organismos directamente dependientes del Consejo de Estado". Los tribunales populares intermedios generalmente organizan los siguientes documentos en forma de "tribunales populares básicos y departamentos de tribunales populares intermedios".
Generalmente, la principal organización de envío deja una línea en blanco debajo del título y el marco superior izquierdo está marcado con el número 3 en la dinastía Song. Al regresar, el cuadro superior todavía está marcado y el último nombre del alimentador maestro está marcado con dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal, de modo que el texto principal no se pueda mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo de los encabezados de materia y encima de la copia carbón en el página. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.
Las agencias de nivel superior deben escribir solo una agencia de envío principal; para algunos documentos oficiales enviados por agencias de nivel inferior, si hay menos agencias de envío, se puede escribir el nombre completo. Si hay más agencias de envío, se pueden resumir. en forma de "todos los departamentos y unidades pertinentes".
3. Texto
El texto principal es la parte principal del documento oficial. El texto principal debe colocarse en la siguiente línea del órgano de entrega principal, imitando la Dinastía Song No. 3, dejando 2 palabras para cada párrafo natural y no se pueden devolver los números y años de la línea superior; El texto de "Pedido (Pedido)" se coloca en las dos líneas en blanco debajo del número de pedido. Los nombres de personas, lugares, números y citas del artículo deben ser exactos. Al citar documentos oficiales, se debe citar primero el título y luego el número del documento; al citar textos extranjeros, se debe indicar el significado chino, la fecha con el año, mes y día específicos y las unidades de medida legales nacionales; debe usarse. La redacción debe ser precisa y estandarizada. Si desea utilizar abreviaturas no estándar en el texto, también debe indicar las abreviaturas cuando utilice el nombre completo por primera vez. Tenga en cuenta que las abreviaturas deben ser coherentes en el mismo documento oficial, generalmente se deben utilizar números arábigos; en documentos oficiales, pero fechas, ciertas estructuras, etc. Las excepciones incluyen números jerárquicos y números utilizados como morfemas en palabras, frases, modismos, expresiones idiomáticas, abreviaturas y oraciones retóricas. Los números ordinales de las estructuras de varios niveles están representados por números y el método de identificación es el siguiente:
El primer piso usa "uno", "dos" y "tres"...
El segundo piso usa " (1)", "2)", "3"...
El tercer piso está marcado con "1", "2", "3". ..
El cuarto piso La capa es "(1)"(2)"(3)"...
Nunca uses las capas al revés, como "(1 )" "(2)" "(3)"... ...como primera capa, "1", "2", "3"...como segunda capa, y así sucesivamente. Esto no está permitido.
4. Accesorios
Los archivos adjuntos son auxiliares del texto principal y son otros documentos formales o información (incluidos gráficos) que complementan el texto principal del documento. Si hay archivos adjuntos en el documento oficial, el "archivo adjunto" debe marcarse con el estilo de canción falsa n.° 3 en una línea en blanco en la parte inferior del texto, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. No se agrega puntuación después del nombre del archivo adjunto. Si solo hay dos archivos adjuntos en el documento, solo se etiquetan los nombres, no los números de serie. Si hay dos o más archivos adjuntos, el número de serie debe marcarse antes del nombre del archivo adjunto. El número de serie debe ser números arábigos, como por ejemplo:
Adjunto: (1)XXXXXX
Adjunto: ( 2) XXXXXX
Si el nombre del archivo adjunto ha sido escrito en el texto principal, se puede omitir la descripción del archivo adjunto debajo del texto principal. Los archivos adjuntos deben encuadernarse junto con el texto principal en una nueva página después de la fecha de redacción del documento oficial, y la palabra "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la segunda línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, también se debe indicar el número de serie, como por ejemplo "Anexo 1", "Anexo 2". El número y el nombre del archivo adjunto deben ser coherentes con la descripción del archivo adjunto en el cuerpo principal del documento. Si el archivo adjunto y el texto principal del documento no se pueden unir, el número del documento debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto, y luego se debe marcar el archivo adjunto (o número de serie). .
Cabe señalar que no se requieren archivos adjuntos para todos los documentos oficiales. La conveniencia de adjuntar archivos adjuntos debe decidirse en función de las circunstancias específicas y las necesidades reales.
5. Tiempo escrito
El tiempo escrito estará sujeto al tiempo de emisión por el responsable, y el documento escrito conjunto estará sujeto al tiempo de emisión por el responsable. Responsable de la autoridad emisora final. El tiempo de redacción de los documentos oficiales está marcado con año, mes y día en caracteres chinos, y "cero" se escribe como "○", que generalmente se coloca en la parte inferior derecha del texto. Específicamente, mire las posiciones superior e inferior para ver el sello, y las posiciones izquierda y derecha para ver la cantidad de palabras. La hora de redacción de la "Orden" está marcada en el margen derecho de la línea junto a la firma y el sello del firmante, y la hora de redacción de las "Actas de la reunión" está marcada en el cuadro superior derecho sobre la línea roja inversa.
6. Sello
El sello se refiere al sello de la agencia emisora o la firma de un camarada destacado estampada al final del documento. es responsable del documento oficial y marca su validez. Además de las actas y copias de las reuniones, los documentos oficiales deberán llevar el sello oficial. Los documentos oficiales que deben llevar un sello, excepto los reglamentos y normas administrativos emitidos por "órdenes", los proyectos de ley presentados al congreso popular del mismo nivel o a su comité permanente para su deliberación de conformidad con los procedimientos legales, y las cartas firmadas por un pequeño número de camaradas dirigentes, debe llevar el sello de la autoridad emisora. Los documentos oficiales presentados conjuntamente llevarán el sello de la agencia patrocinadora; los documentos emitidos conjuntamente llevarán el sello de la agencia emisora. El sello colocado en el documento oficial debe coincidir con el nombre de la autoridad expedidora. Si es necesario reemplazar otro sello por cualquier motivo, se debe marcar la palabra "Dai". Para los documentos oficiales emitidos por una sola agencia, no se firmará el nombre de la agencia emisora en el lugar del refrendo, sino que sólo se sellará la hora de la escritura y un sello. La fecha escrita tiene 4 caracteres a la derecha.
El sello debe estar a una distancia de 2 mm ~ 4 mm del texto y el tiempo de escritura debe ser recto y centrado. Los métodos de estampado correctos son: (1) Los siguientes métodos. Cuando los caracteres de la escritura del sello están dispuestos en un círculo y no hay texto en el arco inferior, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en la fecha (2) Zhongdao. Cuando hay palabras en el arco inferior del sello, se utiliza el método de configuración intermedia, es decir, el tiempo de escritura se basa en la línea central del sello.
Cuando se requieran dos sellos para escritura conjunta, el tiempo de escritura deberá ser de 7 caracteres a izquierda y derecha. El sello del organizador está en el frente y ambos sellos están fechados. Cabe señalar que sólo utilizando el mismo método de sellado se pueden disponer los sellos de forma ordenada. Los dos sellos no se cruzarán ni serán tangentes entre sí y la distancia no excederá los 3 mm.
Cuando un documento conjunto requiera tres o más sellos, para evitar sellos en blanco, se deberá disponer el nombre (abreviatura) de la autoridad emisora entre el momento de redacción y el texto. El sello del organizador está al frente, con un máximo de 3 en cada fila, y los dos extremos no deben exceder el centro de la placa; la última fila, como uno o dos sellos, se dispone en el medio; no se cruzan ni son tangentes entre sí. En la parte inferior de la última fila de sellos, los 2 caracteres de la derecha indican el tiempo de escritura. Cuando el espacio que queda después de componer el documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el interlineado y el interlineado entre palabras. El sello y el texto deben estar en el mismo lado, y el método de marcar "Esta página". no tiene texto" no debe usarse para resolver el problema.
7. Notas
Las notas generalmente describen el alcance de distribución del documento oficial y las precauciones de uso, como "Este documento se emite a nivel provincial o de regimiento", "Este El documento se emite a nivel de condado o regimiento" ". Si hay una anotación en un documento oficial, la siguiente línea debe marcarse entre paréntesis con las palabras "Imitation Song Style" No. 3 y "Zuo Kong" No. 2 entre paréntesis. Las anotaciones en los documentos oficiales no pertenecen al contenido del documento oficial. Las anotaciones en los documentos oficiales generalmente están marcadas entre paréntesis en la parte inferior izquierda del sello de firma del documento oficial. Según las "Medidas para el tratamiento de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales", los documentos oficiales que requieran instrucciones deben indicar en las notas la persona de contacto y el número de teléfono.
Versión. Los registros de edición generalmente constan de palabras clave, autoridad de copia, autoridad de impresión, tiempo de impresión, número de copias, líneas de fondo y otros elementos. El sello debe colocarse en la última página del documento oficial (la cuarta portada, también conocida como contraportada), y el último elemento del sello debe colocarse en la última línea.
1. Palabras clave
Las palabras clave son sustantivos o frases nominales estandarizadas que reflejan el contenido principal de los documentos oficiales y deben marcarse de acuerdo con los requisitos de la autoridad superior. La "palabra del tema" está marcada en negrita No. 3 en la esquina superior izquierda, seguida de dos puntos de ancho completo, los títulos están marcados con un pequeño subíndice No. 3 Song Hippo Little Chef, y hay una palabra entre los títulos; . Los encabezamientos de materia deben marcarse primero con palabras que reflejen el contenido del documento oficial y luego con palabras que reflejen el idioma del documento oficial. En circunstancias normales, un documento oficial puede tener entre 1 y 5 títulos de materia, pero no más de 5. Los encabezamientos de materia no están separados por puntuación, sino por una palabra. El título de asunto debe colocarse en la mitad inferior de la última página del documento oficial, es decir, la parte inferior derecha de la fecha de redacción y la parte superior izquierda de la autoridad de copia.
2. Copiado a la agencia
Todos los documentos oficiales deben ser estrictamente controlados según su contenido, finalidad de emisión del documento y afiliación. El orden general es: agencias de nivel superior en una fila, agencias del partido y del gobierno, agencias militares, organizaciones populares y partidos democráticos en una fila, Congreso del Pueblo, CCPPCh, tribunales y fiscalías en una fila, y otras unidades en una fila . Si hay una copia del documento oficial, en la siguiente línea de "Palabras temáticas", la palabra 1 en blanco a la izquierda debe marcarse como "CC" y el número 3 imita la dinastía Song, seguido de dos puntos de ancho completo, las autoridades de CC; debe estar separado por comas y, cuando se devuelve, las autoridades CC después de los dos puntos Alinear agregan un punto después del último CC. Si la agencia principal de envío se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia carbón.
3. Autoridad emisora y hora de emisión
La mayoría de las autoridades emisoras no aparecen en el nombre de la autoridad emisora, sino sólo en el nombre de la oficina. La autoridad de impresión y emisión se encuentra debajo de la autoridad de copia (si no hay autoridad de copia, estará debajo del "encabezado de materia"), ocupando 1 línea de espacio, y el número 3 está en el estilo de la dinastía Song. El espacio izquierdo del interruptor de la impresora es 1 y el tiempo de impresión es 1. El tiempo de impresión y emisión se basará en la fecha de impresión del documento oficial y estará marcado con números arábigos.
4. Número de copias
El número de copias se coloca debajo del tiempo de impresión, 3 palabras a la derecha, marcadas con el número 3 imitación de la dinastía Song y números arábigos.
5. Línea
Agregue una línea invertida debajo de las palabras clave, autoridad CC, autoridad de impresión y tiempo de impresión en el registro de edición, con el ancho igual al centro de la edición.