Recordatorios sobre los riesgos y las soluciones de los sellos
Cada año se producen diversas incidencias derivadas de problemas de gestión de precintos, pero si miras con atención, verás que las situaciones básicas no son más que las siguientes:
Sellos privados
Sello de zanahoria tallado de forma privada
El sello se perdió
El sello fue robado
El controlador del sello tiene demasiado poder y abusa del sello
Varios tipos de sellos Los administradores son la misma persona
No utilizar, fabricar y destruir los sellos de acuerdo con el sistema de sellos
…
¿Por qué no siempre podemos prevenir estos problemas comunes de los sellos? La causa fundamental sigue siendo que "el sistema de sellos no está implementado, falta la autoridad del administrador para ser supervisado, falta la operación para ser aprobada y controlada, hay muchos factores de intervención humana y el proceso no se registra".
La plataforma de control y gestión de sellos de Contract Lock puede brindarle servicios integrados de uso y administración de sellos, ayudarlo a administrar los sellos durante todo el ciclo de vida, monitorear de manera inteligente el estado de los sellos, crear un sistema operativo de sellos basado en procesos y genere automáticamente registros de operación de sellos, garantice la separación de la administración de sellos y los derechos de uso, e implemente el sistema de administración de sellos para ayudarlo a prevenir el 99% de los problemas de sellos. 1. El administrador del sello tiene demasiado poder, carece de supervisión y hace un mal uso del sello.
En el pasado, la mayoría de las empresas utilizaban personal dedicado para gestionar los sellos. A veces, el administrador del sello también puede ocupar puestos importantes, como el de director general. y director financiero. La gente gestiona decenas o incluso cientos de sellos. Sin embargo, dado que es difícil supervisar fuera de línea y el administrador del sello tiene demasiado poder, puede existir el riesgo de que se selle el sello de forma privada.
Ahora, la plataforma de control y gestión de sellos digitales Contract Lock implementa un estricto sistema de control de autoridad para lograr la separación de los derechos de gestión de sellos, los derechos de uso y los derechos de operación y mantenimiento del sistema. También tiene una función de auditoría independiente. que puede supervisar a los administradores en cualquier momento. Los permisos garantizan que el personal con diversos permisos realice sus tareas, y los administradores de sellos no pueden usar sellos para evitar los riesgos de uso de sellos causados por la concentración de poder y la falta de supervisión. 2. Gestión y uso irregular de sellos, estampado privado y apropiación indebida de sellos
En el pasado, muchas empresas no contaban con un conjunto de especificaciones de implementación estándar para la gestión y uso de sellos, lo que generaba confusión en gestión y uso de sellos internos, y la alta dirección puede aparecer a menudo. Existen riesgos como que los empleados estampen sellos sin permiso y falsifiquen materiales comerciales, los empleados se aprovechan de sus puestos para robar sellos;
Sin embargo, en muchos casos judiciales reales, considerando la falta de un sistema de gestión de sellos dentro de la empresa, a menudo es imposible probar el sellado privado, la apropiación indebida de sellos, etc., y la empresa solo puede soportar pérdidas. .
Ahora, Contract Lock puede ayudarle a crear un sistema de proceso de uso y gestión de sellos. Combinado con un sistema de autorización flexible, el uso de sellos puede ser aprobado y ejecutado por el personal relevante de acuerdo con los requisitos del sello. El sistema puede generar registros de uso de sellos automáticamente para garantizar el cumplimiento durante todo el proceso. Las regulaciones y la trazabilidad garantizan que el sello no pueda usarse sin autorización, estandarizar el uso de sellos por parte de la empresa y evitar el sellado privado, el robo de sellos y otras conductas. 3. Falsificar sellos de forma privada para producir documentos comerciales falsos
El costo de falsificar sellos físicos es bajo. Es difícil identificar sellos de zanahoria falsos a simple vista. Los vendedores pueden usar sellos de zanahoria para falsificar documentos comerciales. El personal de ventas puede grabar de forma privada sellos de empresas y sellos de clientes. Firmar contratos falsos o utilizar sellos falsos para falsificar documentos de licitación o realizar ofertas falsas, etc.
Ahora, cada sello está vinculado a la verdadera identidad del usuario a través de la aplicación del sello electrónico, lo que garantiza que el sello sea único y no pueda ser manipulado. La autenticidad se puede verificar en línea y los sellos de zanahoria se pueden eliminar. la fuente. Además, combinado con el entorno optimizado de aprobación de sellos, garantiza que los sellos utilizados por cada puesto y negocio deben ser aprobados y se dejan rastros para evitar la falsificación de documentos sellados. 4. Uso irregular de precintos y falta de supervisión al retirar
Antes, los precintos sólo se podían utilizar previa consulta con el "administrador", e incluso podían usarse indiscriminadamente por no estar cerrados correctamente. A veces incluso puede haber un custodio del sello. El sello se presta en violación de las normas debido a sentimientos de afecto. Una vez que el sello esté fuera de la vista de la supervisión, estará fuera de control. Es difícil rastrear qué documentos están sellados y quién los guarda, y el riesgo de uso ilegal es alto.
Ahora, tanto los sellos electrónicos como los sellos físicos deben pasar por un proceso de aprobación antes de poder usarse de manera uniforme. El sello físico se bloquea en el controlador de sello inteligente y se desbloquea con un código de autorización antes de poder usarse. Se monitorea todo el proceso, puedes entenderlo al encender tu teléfono móvil, puedes verificar la dinámica del sello y saber quién lo usó, con qué materiales fue estampado y cuántas veces fue estampado. El endeudamiento, la retirada y la supervisión están integrados. 5. La información del sello no se informa de manera oportuna y el estado del sello está oculto
El sello físico se administra manualmente y el administrador informa el estado del sello. No solo hay una diferencia horaria. la información, pero también puede existir el riesgo de ocultación. A veces el sello se pierde pero el administrador no lo informa al supervisor a tiempo, sino que talla un nuevo sello en privado. No solo no se garantiza la validez del sello en el futuro, sino que el antiguo sello perdido también puede usarse indebidamente. no se informa al periódico a tiempo.
Ahora, todos los sellos están integrados en un solo sistema y pueden ser supervisados y gestionados a través de teléfonos móviles. La dirección no solo puede conocer el estado de los sellos en cualquier momento, sino también cualquier operación como nueva creación o desactivación. Se pueden generar automáticamente cambios, cambios y destrucción de sellos. Los registros y las notificaciones por SMS en tiempo real a la gerencia garantizan la transparencia de los datos de los sellos y previenen riesgos. 6. La destrucción de las focas desechadas no cumple con las regulaciones y se utilizan indebidamente si no se recuperan a tiempo.
Si las focas desechadas no se procesan a tiempo, es probable que se utilicen indebidamente, por ejemplo. , los sellos desechados se utilizan para sellar vales comerciales y venderlos a terceros bajo la bandera de los productos de la empresa, firmar contratos y dañar la reputación de la empresa y los intereses de los consumidores.
Ahora, la invalidación de los sellos debe pasar por un proceso de aprobación y autorización para evitar la invalidación no autorizada de los sellos, al mismo tiempo, el estado del sello se marca automáticamente para garantizar que el sello no se pueda utilizar si se invalida; y prevenir el riesgo de uso indebido de las focas abandonadas. 7. El sello oficial y el sello del contrato fueron robados o se perdieron si no se conservaban adecuadamente.
El sello es un símbolo del poder de la empresa. Sin el sello, no se puede hacer nada. En los últimos años, en la lucha por el poder entre muchas empresas, se han producido con frecuencia incidentes de robo de precintos. Guardarlos bajo llave en cajas fuertes y llevarlos consigo ya no puede garantizar la seguridad de los precintos.
Contract Lock puede ayudarle a colocar el sello en su teléfono móvil, garantizando que no se pueda acceder al sello sin autorización y monitorea el estado del sello en tiempo real para garantizar que esté a la vista.
Construir un sistema de proceso de sellado unificado, implementar los procesos de producción, uso, desactivación y destrucción de sellos de acuerdo con el sistema de gestión de sellos, garantizar que todas las operaciones de sellado cumplan con las normas, dejen rastros y sean verificables dinámicamente, y estandaricen la gestión de sellos internos de la organización y el uso de sellos de medio ambiente, seguridad y cumplimiento.