Clasificación de los documentos de la empresa: ¿en cuántas categorías se suelen dividir?
Clasificación de los documentos de la empresa:
A. Clasificación de primer nivel: Según los documentos de diferente naturaleza que produce cada departamento, se dividen en diez departamentos, representados por las letras de cada departamento (ver Anexo: Tabla de números de empresa)
Clasificación de segundo nivel:
Dividido según tipo de expediente:
Categoría de primer nivel: Evidencia. de todos los activos de la empresa (uso Representado por la letra A)
A1: Contrato, acuerdo.
A2: Estatutos sociales, informe de verificación de capital, número de cuenta, carta de autorización, licencia, transferencia de activos, etc.
Categoría de segundo nivel: Documentos oficiales (indicados con la letra B)
B1: Órdenes, decisiones, mociones: aptos para tomar disposiciones sobre asuntos importantes o acciones importantes, tales como: todas niveles Medidas administrativas obligatorias emitidas por el gobierno popular, resoluciones del directorio de la empresa, actas de juntas de accionistas, etc.
B2: Anuncios, avisos, avisos: adecuados para anunciar o publicar asuntos importantes o que deben observarse o darse a conocer al público, tales como: asuntos estatutarios emitidos por organismos superiores, anuncios sociales, recomendaciones avanzadas. personas, criticando errores, y sistema de regulaciones, etc.
B3: Solicitud de instrucciones y aprobación: Adecuado para solicitar instrucciones y aprobación de agencias de nivel superior, y responder a solicitudes de instrucciones de agencias de nivel inferior.
B4: Informes y Opiniones: Adecuado para informar del trabajo a autoridades superiores y proponer opiniones y soluciones a temas importantes.
B5: Avisos y cartas: adecuados para remitir documentos oficiales a subordinados, transmitir asuntos que requieren que las agencias de nivel inferior manejen y deben ser conocidos o implementados por las unidades relevantes, y trabajos de negociación, consultas y problemas entre unidades que no están afiliadas entre sí tales como: nombramiento y remoción de personal, etc.
B6: Actas de reuniones: adecuadas para registrar y comunicar el estado de la reunión y los asuntos acordados.
Categorías de tercer nivel: documentos ordinarios (indicados con la letra C), otros documentos generales.
Categoría de nivel 4: archivos portadores que no son de texto (indicados con la letra D), como fotografías, disquetes y otros materiales de audio y vídeo.
Según el tipo de control de documentos, se divide principalmente en documentos controlados y documentos no controlados. En principio, los originales de diversas pruebas de activos y documentos secretos son documentos controlados, y las copias son, en principio, documentos no controlados. Los documentos se representan agregando K antes del número del documento controlado. Si no se agrega, el valor predeterminado será un documento no controlado.
C. Clasificación en tres niveles: dividida según el año del documento, expresado por el código numérico del año y mes, por ejemplo, 0310 representa octubre de 2003.
D. Clasificación de cuatro niveles: El manuscrito original y la copia del documento están representados por la primera letra de la letra inglesa. Por ejemplo, el original está representado por M y la copia está representada por C.
E. Clasificación de cinco niveles: El último es el número de secuencia del archivo. Ejemplo: OF-K.B1-0402-M001
Sistema de gestión de archivos (integral)---Base de datos de texto chino
1 "Documentos" en un sentido amplio se refiere a documentos oficiales. o documentos relacionados Artículos sobre política, teoría, etc. La categoría de archivos es muy amplia. El software o los programas que se ejecutan en su computadora, como los antivirus y los juegos, pueden denominarse archivos.
2. "Documentos" en sentido estricto generalmente se refiere a documentos o documentos oficiales. Los documentos son registros elaborados por personas en diversas actividades sociales. Los "documentos" en sentido estricto no pueden equipararse a los "archivos". La principal diferencia entre ellos es si tienen valor de conservación y si tienen la naturaleza de documentos originales. Si tiene ambos, se le puede llamar "archivo"; de lo contrario, solo se puede contar como un archivo. Aunque los dos se superponen en gran medida, de ninguna manera son equivalentes.
3. Documento: un documento electrónico o en papel que describe el contenido de gestión o el contenido comercial en palabras o diagramas, es firmado y emitido por una persona autorizada mediante procedimientos prescritos y requiere que el destinatario dé respuestas estandarizadas en consecuencia. . Los documentos del sistema se dividen en tres niveles.
a. Documento de primer nivel - manual de calidad: el documento principal que resume, elabora y orienta la práctica del sistema de calidad. Es la base y criterio básico para que todos los empleados de la empresa lleven a cabo la calidad. Es la base de la empresa. Un documento programático que las actividades de gestión y aseguramiento de la calidad deben seguir a largo plazo.
b. Documentos de segundo nivel - documentos de programa: distinguir y estandarizar el proceso orientado al cliente (COP), el proceso de soporte (SP) y el proceso de gestión (MP) como documentos lógicamente independientes que aseguran dichos procesos. y los resultados cumplen con los requisitos del cliente son documentos de respaldo para el manual de calidad y son la base específica para que los empleados lleven a cabo actividades de gestión de calidad.
c. Archivos de tres niveles - archivos de operaciones: Según las especificaciones del archivo de programa, el proceso al que apunta se descompone y describe para guiar operaciones específicas. Por ejemplo, procedimientos operativos de equipos, instrucciones de trabajo, planos, cronogramas, estándares de inspección, diagramas de flujo de procesos, avisos y anuncios administrativos, especificaciones de gestión del departamento, documentos operativos temporales, cartas de comunicación externa, etc.
d. Los "registros" son el cuarto nivel del sistema de calidad y son diferentes de los "documentos".