Cómo escribir y utilizar mensajes de texto oficiales y WeChat
Consejos sobre cómo escribir y utilizar mensajes de texto oficiales y WeChat
Entre las preguntas del examen de selección de la función pública, también hay preguntas de selección sobre cómo escribir un mensaje de texto. es diferente de la información ordinaria, ¿cómo dominar las habilidades de escritura y uso de los mensajes de texto oficiales y WeChat? Los principios estructurales de los mensajes de texto oficiales
Un mensaje de texto oficial completo consta de título, asunto, contenido, palabra clave, firma y fecha.
1. El título debe ser apropiado y cortés.
El título debe expresar claramente la identidad del destinatario y reflejar el principio de cortesía. Si envía un mensaje de texto oficial a un colega, es mejor dirigirse a la persona específica por su nombre, como "Estimada señora/señor", para mostrar sinceridad y respeto si envía un aviso de reunión a un líder superior; es mejor dirigirse a la persona por el apellido del líder más su apellido, como "Estimado Director Li" si hay dos directores en la empresa, ambos llamados Li, la expresión debe ser más específica y el Se puede agregar el departamento en el que trabaja, como "Estimado Director Li de la Oficina". El efecto de comunicar y transmitir información será mejor si el título es apropiado.
2. La primera oración refleja el tema
El tema se refleja en la primera oración, que está diseñada para ayudar al destinatario a leer la información de manera oportuna y eficiente. En la "era de los mensajes de texto", la gente disfruta de las excelentes funciones de los mensajes de texto, pero también les preocupa el "acoso de mensajes", como el fraude de mensajes de texto y la proliferación de mensajes de texto publicitarios. Si los mensajes de texto comerciales no tienen un asunto claro, es posible que se ignoren como mensajes de spam.
El tema debe resumirse adecuadamente y debe indicarse en la primera oración, para que el destinatario pueda conocer rápidamente el contenido general del mensaje de texto, como el Aviso de seminario del proyecto del "Departamento de marketing", y luego informar la hora y el lugar de la reunión, como "8" a las 9:00 am del 5 de octubre, sala de conferencias 701. Los temas poco claros afectarán la eficiencia del trabajo. Por ejemplo, un mensaje de texto cuya primera frase sea "notificación" dificultará las consultas futuras al remitente y afectará la precisión del receptor, el mensaje debe abrirse y leerse para conocer el contenido principal, lo cual es muy ineficiente;
3. El contenido es conciso y organizado.
El texto del mensaje de texto oficial puede hacer referencia al modo de redacción de los avisos transaccionales. La primera parte explica los antecedentes y el propósito, y el objetivo. La segunda parte explica los asuntos específicos. Se deben lograr los dos puntos siguientes en la presentación del contenido: Primero, debe ser conciso y claro. Utilice un mensaje de texto para contener toda la información tanto como sea posible para reducir la cantidad de mensajes de texto intercambiados. Si hay varias piezas de información que deben transmitirse, se debe elaborar en puntos. No debe haber ambigüedad en la descripción del contenido que impida que el destinatario actúe según su propio entendimiento. El segundo es ser claro y organizado. Por ejemplo, el líder de cierta unidad envió un mensaje de texto a su secretario Xiao Zhao: "Ve a la estación a recoger al director Li mañana a las 10:00 y dame un resumen del trabajo del año pasado". Firma: Presidente Chen. ?El novato en el lugar de trabajo responderá inmediatamente: ?Está bien, lo haré de inmediato. Xiao Zhao, que tiene tres años de experiencia laboral, respondió de esta manera: Estimado presidente Chen, hemos recibido su carta. ①Recogeré al Director Li en la estación mañana por la mañana a las 9:30. Le notificaré por mensaje de texto cuando lo reciba; ②He puesto el resumen del trabajo del año pasado en su cajón. El aire ha estado húmedo últimamente, por lo que conviene mantener las piernas calientes. Firma: Xiao Zhao?. Las pocas cruces muestran el orden de Xiao Zhao al hacer las cosas.
4. Establezca la palabra clave según sea necesario
Si es un mensaje de bendición general, debe anotarse al final: "No es necesario responder" o "No es necesario responder". para evitar respuestas innecesarias. Si es algo más importante, puedes indicar al final: "Por favor, responde cuando lo recibas, ¡gracias!" para asegurar que la información se transmita correctamente. Si no ha recibido respuesta después de un largo período de tiempo, es necesario realizar una llamada telefónica para confirmar si la otra parte ha recibido el mensaje. Los mensajes de texto oficiales especiales, como las notificaciones, deben utilizar la palabra especial "Por la presente te notifico" para mostrar estandarización y rigor.
5. Asegúrate de que tu firma sea clara.
A diferencia de los mensajes de texto de la vida cotidiana y de los mensajes de texto de entretenimiento, los mensajes de texto oficiales son más formales y estandarizados, y tu firma debe estar al final. . Si no hay una firma al final del mensaje de texto y el destinatario no ha guardado el número del remitente, no tendrá forma de saber quién es el remitente y se perderá el valor de utilizar mensajes de texto para transmitir información.
6. Adjunte la fecha de envío de la carta.
Es mejor adjuntar la fecha al final de los mensajes de texto comerciales ordinarios, y la fecha debe adjuntarse al final de los mensajes importantes. Mensajes de texto comerciales para evitar malentendidos. Debido a que existen incertidumbres en el envío de mensajes de texto móviles, a veces puede haber retrasos. Una vez que se produce un retraso y el destinatario es descuidado, es posible equivocarse en la hora, retrasando así asuntos importantes. Principios de redacción de mensajes de texto oficiales
Los mensajes de texto son diferentes de las llamadas telefónicas. Las emociones no se pueden transmitir a través de sonidos, sino que sólo se pueden expresar a través de palabras. El receptor debe leer entre líneas para adivinar el tono y la actitud. del remitente. Por lo tanto, al enviar mensajes de texto oficiales, debes respetar los tres principios básicos de cortesía, estandarización y gentileza.
1. Cortesía
El mensaje debe comenzar con un saludo que pueda hacer que la otra parte se sienta cordial y natural. Si envía un mensaje de texto comercial fuera del horario laboral, es mejor disculparse al principio, explicar que el asunto es urgente y esperar obtener la comprensión de la otra parte. Agregar "Gracias" al final también es un signo de cortesía y cultivo.
2. Estándares
A la hora de redactar mensajes de texto oficiales, el lenguaje debe estar estandarizado y no se pueden permitir expresiones vagas. Antes de escribir, primero debes aclarar cuál es el contenido del mensaje de texto. Los diferentes contenidos utilizan diferentes formatos e idiomas. Si se trata de un aviso de reunión, es mejor utilizar el formato de redacción del aviso para que parezca formal y estandarizado. Si se trata de una bendición navideña general, puedes escribir "Estimado" al principio del mensaje de texto.
3. Gentileza
Cada palabra y frase del mensaje de texto debe hacer que la gente sienta que estás sonriendo, siendo amable y hablando. Sólo haciendo que la otra parte se sienta cómoda la comunicación y el trabajo podrán desarrollarse sin problemas. Reglas de contenido para mensajes de texto oficiales
El propósito del uso de mensajes de texto oficiales es agilizar los contactos oficiales. Por lo tanto, el lenguaje de los mensajes de texto oficiales debe ser conciso y conciso, y el contenido debe ser riguroso y estandarizado. La cantidad de palabras generalmente se controla dentro de un mensaje de texto para facilitar la recepción y leer rápidamente la información.
1. El contenido debe estar relacionado con asuntos oficiales.
El contenido de los mensajes de texto oficiales debe estar estrechamente relacionado con asuntos oficiales, de lo contrario perderá su significado. En particular, tenga en cuenta que no puede utilizar mensajes de texto oficiales para enviar spam o publicidad.
2. Sea conciso y directo, destacando los puntos clave.
La redacción de los mensajes de texto oficiales debe ser pragmática y transmitir información en el lenguaje más conciso y conciso. Por ejemplo, dar un montón de comentarios iniciales al principio y luego decir al final que habrá una reunión esta noche no solo es innecesario, sino que también afecta la eficiencia del trabajo, la hora, el lugar, el contenido de la reunión y los puntos a tratar; presentado debe indicarse directamente. Además, los puntos principales deben resaltarse y colocarse al frente, y luego se deben dar explicaciones detalladas. Las explicaciones también deben estar relacionadas con los puntos principales.
3. Cuidado con no ser demasiado coloquial
Aunque los mensajes de texto oficiales no tienen por qué ser tan formales y rigurosos como los documentos oficiales, al fin y al cabo, están relacionados con asuntos oficiales y Son más serios y formales que los mensajes de texto ordinarios, por lo que la expresión del lenguaje tenga cuidado de no ser demasiado coloquial y utilice el lenguaje en línea con precaución. Por ejemplo, el lenguaje de Internet "querido" dará a las personas un sentimiento de frivolidad, lo que no sólo dañará la imagen de la empresa, sino que también afectará la atención del destinatario a los mensajes de texto y obstaculizará el buen desarrollo del trabajo. Reglas para el uso de mensajes de texto oficiales
1. Enviar en el momento adecuado
Es mejor enviar mensajes de texto oficiales durante el horario laboral para garantizar que el destinatario los maneje en el momento oportuno. manera. Es mejor no enviar mensajes de texto oficiales antes de las 8:00 de la mañana y después de las 10:00 de la noche, porque el sonido o la vibración de los recordatorios de los mensajes de texto perturbarán el descanso de la otra parte. Tampoco es aconsejable enviar mensajes de texto oficiales los fines de semana, porque es poco probable que la otra parte esté motivada para ocuparse de asuntos oficiales y es difícil garantizar la eficacia del mensaje. Si tiene que enviar un mensaje de texto en caso de emergencia, primero debe disculparse y luego explicar el motivo.
2. Gestionar adecuadamente los retrasos en la recepción
Los retrasos en la recepción son más comunes en los mensajes de texto del móvil, por lo que, si se trata de un asunto importante, lo mejor es pedirle a la otra parte que responda. confirmar recibo, o llamar a la otra parte después de enviar el mensaje de texto para consultar sobre el estado de la recepción.
3. Tenga en cuenta las restricciones al enviar mensajes de texto.
Que los mensajes de texto se puedan enviar de forma completa y sin problemas depende de las reglas y restricciones del operador. A veces, los mensajes de texto contienen palabras confidenciales y pueden filtrarse o bloquearse, impidiendo que la otra parte los reciba. Además, si el contenido del mensaje de texto supera los 70 caracteres chinos, debe dividirse en dos partes y enviarse al mismo tiempo, la parte que exceda el número de caracteres puede perderse.
4. No mensajes de texto spam.
Los mensajes de texto oficiales deben limitarse a actividades oficiales. Los usuarios deben respetar la ética profesional y no pueden aprovechar el trabajo para enviar mensajes de texto spam. Es necesario implementar las "tres prohibiciones": está prohibido enviar mensajes de texto que no tengan nada que ver con asuntos oficiales; está prohibido enviar publicidad o información ilegal en grupos; está prohibido enviar información a personas irrelevantes;
5. Cuidado con el uso de mensajes de texto desde teléfonos móviles
Existen un sinfín de casos de delincuentes que se hacen pasar por gobiernos, empresas e instituciones para enviar mensajes de texto para cometer fraude. debe ser designado como responsable del sistema oficial de mensajes de texto para garantizar que los mensajes de texto comerciales se utilicen para los contactos comerciales. Todas las unidades también deben aumentar la supervisión del sistema de servicios públicos, fortalecer el filtrado de mensajes de texto no deseados e información gubernamental falsa, rastrear rápidamente cualquier signo de violaciones e informar el caso cuando sea necesario para salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la unidad. ;