Acerca de la etiqueta de las cartas

Acerca de la Etiqueta de las Letras

Acerca de la Etiqueta de las Letras, las cartas, también conocidas como cartas, son el medio de comunicación más antiguo y más utilizado entre los humanos. En las interacciones oficiales, las cartas siguen siendo uno de los métodos de comunicación más eficaces y prácticos que suelen utilizar los empleados. Echemos un vistazo a la etiqueta de las cartas. Acerca de la etiqueta de las cartas 1

Cinco reglas C

Al utilizar cartas oficiales, los empleados de la empresa deben prestar atención a los cinco puntos clave: discurso cortés, expresión clara, contenido completo, formato correcto y escritura concisa. Debido a que en inglés, las cinco palabras Cortés, Claro, Completo, Correcto y Conciso comienzan con la letra C, estos cinco puntos clave también se denominan puntos clave de la redacción de cartas oficiales.

Escribir cartas

Al escribir cartas oficiales, debes considerar cuidadosamente el contenido y el formato de la carta. Las siguientes cinco cuestiones específicas deben tomarse en serio.

1. Encabezado

Los oficios generales constan de tres partes: encabezado, cuerpo y conclusión. Como comienzo de una carta oficial, el membrete no es en modo alguno opcional, pero debe considerarse cuidadosamente.

El contenido básico del encabezado incluye términos de dirección y términos de mención, los cuales deben tratarse de acuerdo con los objetos específicos y esforzarse por ser apropiados.

Primero, la dirección es precisa. Al escribir una carta, debe dirigirse al destinatario con un saludo. A la hora de dirigirte al destinatario de la carta, debes prestar atención a los siguientes cuatro puntos:

En primer lugar, el nombre y el título deben ser correctos. En cualquier carta oficial, nunca se permite escribir mal el nombre y cargo del destinatario. Al dirigirse al destinatario de una carta, a veces puede llamarlo solo por su apellido y omitir su nombre, pero no es apropiado llamar al destinatario por su nombre o sin un nombre de pila.

En segundo lugar, se permite utilizar la unidad o departamento correspondiente al que se escribe la carta directamente como título del título. En muchos casos, la etiqueta permite dirigirse directamente a la unidad o departamento correspondiente.

En tercer lugar, puedes utilizar sustantivos neutros para dirigirte al destinatario. Cuando el género del destinatario no está claro, es más seguro dirigirse al destinatario con títulos neutrales en cuanto al género, como "presidente, gerente, director, representante principal, etc."

En cuarto lugar, evitar el abuso de títulos. Cuando le escriba a alguien por primera vez, asegúrese de no utilizar títulos inapropiados. Títulos como Sr. y Señorita no deben usarse cuando el género del destinatario no está claro. No intente ahorrarse problemas dirigiéndose al destinatario como Sr./Sra. No utilice indiscriminadamente términos especiales como "Su Excelencia, Jefe y Personas Relacionadas".

La segunda es que las palabras de mención estén en su lugar. A veces es necesario utilizar una palabra de mención antes de la palabra del título. Las llamadas palabras que levantan el título se refieren a palabras que mejoran las palabras del título. La clave para utilizar palabras de mención en cartas oficiales es hacerlo bien. En circunstancias normales, se "respeta" el título más estándar en las cartas oficiales. Las cartas oficiales ordinarias no necesitan utilizar palabras de mención. Los títulos clásicos como "Zunjian", "Taijian" y "Junjian" utilizados en situaciones sociales y los títulos de estilo occidental como "Dear" y "My" utilizados en situaciones relacionadas con el extranjero generalmente no son adecuados para su uso en cartas oficiales ordinarias. .

2. Texto

En las cartas oficiales, el texto es el contenido central. Al escribir el texto principal, se debe prestar atención a la claridad del tema, la lógica, el nivel claro, las oraciones fluidas, el texto correcto y la concisión. Se debe prestar especial atención a los siguientes puntos al redactar el cuerpo de cartas oficiales.

En primer lugar, presta atención al uso de los pronombres personales. En las cartas oficiales, los escritores son muy exigentes con los pronombres personales que utilizan. Si quieres expresar intimidad y naturalidad, debes utilizar la primera persona. Si se pretende expresar negocio, seriedad y formalidad, se puede utilizar la tercera persona.

La segunda es preposicionar el contenido principal. El contenido de una carta oficial estándar debe ser como una pirámide invertida. El contenido más importante debe colocarse al frente. Por lo tanto, al comienzo del texto, debes indicar sin rodeos la información que crees que debes decirle más al destinatario y la información que el destinatario más quiere saber.

El tercero es reducir la complejidad y simplificar la longitud. En cualquier caso, una carta oficial extensa hará que la gente se sienta extremadamente aburrida, por lo que al escribir cartas oficiales, debes prestar atención a controlar su extensión y esforzarte por ser conciso y directo.

En términos generales, los "cuatro cortos" de extensión corta, párrafos cortos, oraciones cortas y vocabulario breve son las reglas de hierro que se deben seguir al escribir cartas oficiales.

En cuarto lugar, una carta sólo trata un asunto. Para garantizar que las cartas oficiales sean efectivas y mantener su extensión lo más corta posible, es mejor discutir solo un tema por carta. De esta forma no sólo se puede resaltar el tema, sino que también se puede limitar su extensión.

En quinto lugar, el lenguaje es accesible. Aunque las cartas oficiales utilizan lenguaje escrito, el escritor debe tratar de que sea vivaz, vivaz, amigable y natural, y no debe hacerlo demasiado vulgar o intelectual.

En sexto lugar, la información es correcta. La información transmitida en cartas oficiales debe ser precisa. Con este fin, debe: evitar escribir errores tipográficos y utilizar signos de puntuación incorrectos; evitar el uso indebido de modismos, alusiones y idiomas extranjeros; también es inapropiado utilizar palabras que sean demasiado poco comunes o ejemplos propensos a la ambigüedad;

Séptimo, la escritura está limpia y ordenada. En términos generales, las cartas comerciales formales se escriben mejor a máquina que a mano para garantizar que estén escritas de forma limpia y ordenada. Incluso si necesitas escribir a mano, debes evitar garabatear y completar a tu antojo. Además, no escriba palabras fuera de las líneas o cuadros, no suelte palabras y no reemplace palabras nuevas con pinyin chino.

La octava es evitar la filtración de la confidencialidad. Las cartas oficiales ordinarias no deben incluir directa o indirectamente secretos comerciales en sus palabras. Debes prestar especial atención a este punto si piensas enviarlo por correo o entrega urgente.

3. Final

En las cartas oficiales, como final de la última parte, los requisitos básicos para redactar son exhaustivos y específicos. Por lo general, el final de una carta oficial se compone de las siguientes seis partes específicas:

La primera es una felicitación. Es una bendición rutinaria del escritor al destinatario. La mayoría de su contenido es convencional y puede usarse según corresponda, pero no debe dejarse en blanco.

La segunda es la pregunta adicional. Significa que el escritor saluda a las personas que rodean al destinatario de manera incidental, o saluda al destinatario en nombre de las personas que lo rodean. La posdata puede utilizarse o no.

El tercero es el complemento. Es el contenido que debe agregarse después de escribir el texto principal, por lo que también se le llama posdata. Para cartas oficiales generales, es mejor no utilizar palabras complementarias. Cuando necesites utilizar complementos, debes prestar atención a tres puntos: una sola palabra no puede formar una línea; una sola línea no puede formar una página; el número de palabras no debe ser demasiado.

El cuarto es la firma. En las cartas oficiales, la firma debe ser el nombre completo de la persona que escribe la carta. Cuando sea necesario, también podrán firmarse al mismo tiempo el cargo administrativo, el título profesional y el título académico. Si la carta está impresa, es mejor que el firmante la firme personalmente.

El quinto es la fecha. Después de la firma, se debe anotar la fecha específica de la carta. Por motivos de solemnidad, cuanto más específica sea la fecha en la que firme, mejor. Se deberá indicar al menos la fecha y el mes de un determinado año y, si es necesario, también se deberá indicar la fecha y la hora de dicho mes y año.

En sexto lugar está el apego. Al final de algunas cartas oficiales se suelen adjuntar otros documentos relevantes. Los archivos adjuntos generalmente deben colocarse después de la carta oficial, pero el número específico, el número de página y el nombre deben indicarse claramente en la carta para que el destinatario pueda verificarlos.

4. Sobre.

Todas las cartas oficiales enviadas por correo o entrega urgente deben tener sobre. Al escribir una carta de presentación, no sólo debes tener cuidado sino también seguir las reglas básicas. Se debe prestar especial atención a los cinco puntos siguientes.

Primero se detalla la dirección. Al escribir una carta de presentación, para garantizar que el destinatario reciba la carta a tiempo o que la carta no se pierda cuando se devuelva, se deben escribir cuidadosamente las direcciones específicas tanto del destinatario como del remitente. No sólo se debe escribir la provincia, ciudad, distrito, calle y número de casa, sino también la unidad y el departamento.

En segundo lugar, el nombre es correcto. En la portada se deben escribir correctamente los nombres tanto del destinatario como del remitente. Cuando se utilice como destinatario una unidad o departamento, deberá indicarse también su nombre completo correcto.

La tercera es utilizar un lenguaje elegante con precaución. Las cartas formales suelen utilizar un lenguaje elegante en la portada. Todos tienen ciertas reglas y no se puede abusar de ellos. Incluye específicamente: Primero, el nombre del cartero del destinatario. Se escriben después del nombre del destinatario, como señorita, señor, profesor, etc. No es un título utilizado por el escritor para dirigirse al destinatario, por lo que no es apropiado utilizar "señor", "sobrino", etc. En segundo lugar, las palabras iniciales. Es una forma educada de pedirle al destinatario que abra el sobre, como "kai", "junqi", "shouqi", etc. Generalmente se escribe después del nombre del destinatario y la dirección del cartero. En tercer lugar, selle las palabras. Expresa el significado respetuoso del remitente al sellar la carta, como "Silencio", "Sinceramente silencioso", etc. Las palabras de sellado deben escribirse después del nombre del remitente. No hay necesidad de preocuparse por las cartas abiertas.

En cuarto lugar, no faltan códigos postales.

Para cartas oficiales entregadas por correo postal, se deberá indicar correctamente el código postal de la dirección de recepción y la dirección de envío. La correspondencia oficial con códigos postales faltantes o incorrectos puede llegar tarde o incluso perderse.

El quinto son los estándares de formato. Al escribir una carta de presentación, normalmente hay que seguir un formato determinado. Los sobres horizontales se escriben como sobres horizontales y los sobres verticales se escriben como sobres verticales. Las cartas nacionales tienen el formato de portada de las cartas nacionales y las cartas internacionales tienen el formato de portada de las cartas internacionales. Al escribir la portada de una carta oficial, debes seguir esto cuidadosamente.

5. Herramientas

A la hora de escribir cartas oficiales, especialmente cartas escritas a mano, debes utilizar algunas herramientas necesarias. Se debe seguir la etiqueta básica al utilizar estas herramientas. A continuación, nos centramos en algunos requisitos básicos de las herramientas utilizadas para escribir cartas escritas a mano.

El primero es membrete. El membrete también se llama papel de carta. El membrete utilizado para la correspondencia oficial debe tener especificaciones uniformes, ser de alta calidad, bello y elegante, y estar impreso de manera uniforme. Por lo general, no es recomendable utilizar membretes de otras organizaciones para escribir cartas oficiales y no utilizar membretes de su propia organización para escribir cartas personales.

El segundo es el sobre. Los sobres utilizados para cartas oficiales pueden ser sobres estándar vendidos en el mercado, o sobres especiales impresos uniformemente por la unidad. No es recomendable hacer tus propios sobres para enviar cartas oficiales, ni utilizar sobres utilizados por otras unidades para enviar cartas oficiales a tu propia unidad. El tamaño del sobre de carta oficial debe ser acorde a su capacidad. La calidad y el color del papel deben coincidir preferentemente con el membrete.

El tercero son los utensilios para bolígrafos. Al escribir cartas oficiales a mano, normalmente se debe utilizar un bolígrafo o un pincel. Si escribes con lápiz o bolígrafo, a menudo parece informal.

El cuarto es tinta. Al escribir con pincel, es mejor utilizar tinta negra; al escribir con pluma estilográfica, es mejor utilizar tinta negra o azul-negra. No se debe utilizar tinta azul pura, ya que es difícil conservar la escritura. Usar tintas de otros colores puede parecer sensacionalista y no es aconsejable. Acerca de la etiqueta de las cartas 2

Aplicación de las cartas

En las interacciones oficiales, las cartas deben usarse de acuerdo con las necesidades reales y las circunstancias específicas. Debido a sus diferentes usos específicos, las cartas de contacto, cartas de notificación, cartas de confirmación, cartas de agradecimiento, cartas de recomendación, cartas de rechazo, etc. comúnmente utilizadas por los empleados suelen tener diferentes requisitos de redacción. Al aplicar específicamente diferentes tipos de cartas oficiales, es necesario cumplir con sus diferentes requisitos y tener en cuenta sus características únicas.

1. Carta de contacto

La carta de contacto, también conocida como carta de contacto, es una carta especial que se utiliza para cultivar las relaciones con los clientes y mantenerse en contacto con ellos. El propósito de utilizar cartas de contacto no es solo probar su existencia, sino también mantener el contacto con los clientes y cultivar la buena impresión que la otra parte tiene de usted y profundizar la impresión que la otra parte tiene de usted. En términos generales, las cartas de contacto deben enviarse a los clientes con regularidad. Al escribir una carta de contacto, normalmente debes prestar atención a los siguientes cinco puntos:

Primero, encuentra una excusa adecuada para escribir la carta. De esta forma, a la otra parte no le resultará increíble. Felicitaciones por vacaciones, cumpleaños y envío de newsletters son buenas excusas.

El segundo es presentar brevemente tu situación. Informar a la otra parte sobre los desarrollos y cambios en usted y su unidad puede ayudar a la otra parte a tener una comprensión más profunda de usted y su unidad.

El tercero es expresar preocupación por la otra parte. Antes de presentar su situación, puede expresar su sincera preocupación a la otra persona. Por ejemplo, puedes decirle lo que sabes sobre el logro de la otra persona, o felicitarle por ello, etc.

En cuarto lugar, la cámara expresa la intención de cooperación. En la carta de contacto, es posible que desee presentar brevemente su intención de comunicarse y cooperar más con la otra parte.

El quinto es comprender con flexibilidad lo apropiado de la amistad. Una carta de contacto no es una carta comercial que va directamente al tema, por lo que debe ser breve, de tono amigable y colocar el tema por encima del contacto.

2. Carta de notificación

Carta de notificación, también conocida como carta de notificación. Se utiliza principalmente para informar al mundo exterior sobre la situación específica de una determinada transacción o el progreso específico de un determinado negocio. En cierto sentido, las cartas de notificación a menudo pueden desempeñar hasta cierto punto el papel de cartas de enlace. Al escribir una carta de notificación, debes prestar atención a los siguientes cinco puntos:

Primero, concéntrate en presentar la situación objetiva. La función principal de la carta de notificación es informar a las partes relevantes sobre el desarrollo y los cambios de la situación, en lugar de iniciar una discusión o debate sobre el asunto.

El segundo es prestar atención a la continuidad de la introducción. Al presentar la situación actual, la carta de notificación debe prestar atención a hacer eco de las cartas anteriores para que la presentación de su situación tenga un principio y un final y sea coherente.

El tercero es informar los planes futuros. Al presentar la situación objetiva, el destinatario de la carta también debe ser informado de las propias contramedidas y acciones que se han tomado.

El cuarto es promover la cooperación mutua. Uno de los propósitos de una carta de notificación es promover la cooperación entre el destinatario y el remitente.

La quinta es expresar de forma implícita y eufemística. Ya sea que esté presentando sus propias iniciativas o instando a la otra parte a participar, debe tener tacto y ser sutil en su expresión. Tenga cuidado de no ser duro, contundente o molesto.

3. Carta de confirmación

La carta de confirmación aquí se refiere a una carta enviada al socio específicamente para confirmar algo. En las interacciones oficiales, las cartas de confirmación son una de las cartas más utilizadas. Debido a que la carta de confirmación tiene como objetivo confirmar un determinado hecho o intención, tiene requisitos normativos más altos por escrito. Al escribir una carta de confirmación, debes prestar más atención a los siguientes cinco puntos:

Primero, aclara los asuntos relevantes que deben confirmarse. Este contenido es el contenido clave de la carta de confirmación, por lo que debe verificarse repetidamente para asegurarse de que no se produzcan errores.

El segundo es enumerar las condiciones adicionales correspondientes una por una. Cualquier condición específica adjunta a los asuntos confirmados debe dejarse clara al destinatario en la carta de confirmación.

El tercero es exponer la propia posición básica al respecto. En la carta de confirmación, la parte confirmante debe prometer una vez más respetar el acuerdo y nunca repetirlo arbitrariamente ni cambiar de opinión en el acto.

La cuarta es exigir al destinatario que lo confirme. En circunstancias normales, la parte confirmante solicitará a la otra parte que confirme esto en la carta de confirmación. El método específico puede ser enviar una carta separada o firmar el dictamen sobre esta carta.

El quinto es firmar formalmente al final de la carta. Las cartas de confirmación formales requieren que la persona pertinente o el responsable de la unidad correspondiente firme su nombre al final. En ocasiones se requiere firma conjunta o firma personal del representante legal de la unidad. Cuando sea necesario se deberá colocar el sello oficial de la unidad.

4. Carta de agradecimiento

En las interacciones oficiales, una carta de agradecimiento se refiere a una carta escrita específicamente para agradecer a alguien o a una determinada unidad. En términos generales, después de recibir un regalo, asistir a un banquete o recibir atención, se debe enviar una carta especial de agradecimiento. Una carta de agradecimiento bien escrita a menudo puede mostrar la educación del escritor. Al escribir una carta de agradecimiento, normalmente debes prestar atención a los siguientes cuatro puntos:

En primer lugar, el contenido debe ser conciso. Por lo general, una carta de agradecimiento no necesita ser larga y detallada. Siempre que expreses claramente tu gratitud en la carta, aunque sólo escribas tres o cinco frases, estará bien.

La segunda es ser integral. Muchas veces, hay más de una persona a quien se debe agradecer en una carta de agradecimiento, así que asegúrese de agradecer a todos aquellos a quienes se debe agradecer y asegúrese de no omitir nada.

La tercera es escribir a mano tanto como sea posible. Para mostrar su sinceridad, la carta de agradecimiento debe escribirse a mano en la medida de lo posible en lugar de imprimirse. En cualquier momento, una carta personal de la persona involucrada creará una sensación de intimidad.

La cuarta es enviarlo lo antes posible. En general, las cartas de agradecimiento son muy efectivas. Lo mejor es enviarlo dentro de las 24 horas siguientes a que se produzca el evento relevante, e intentar que llegue lo antes posible.

5. Carta de recomendación

Aquí la carta de recomendación se refiere a una carta utilizada específicamente para recomendar a una persona a otras unidades. Al solicitar un empleo, una carta de recomendación sólida a menudo ayuda a que la persona recomendada se destaque. A la hora de redactar una carta de recomendación, debes tener en cuenta principalmente los siguientes cuatro aspectos:

Primero, preséntate. Al comienzo de la carta de recomendación, el autor debe describir brevemente su situación y explicar brevemente la relación entre él y la persona recomendada.

El segundo es evaluar a los recomendadores. Esta parte es el contenido principal de la carta de recomendación. Aquí se debe presentar de manera integral y objetiva la situación básica de la persona recomendada, especialmente su capacidad, experiencia, conocimientos y desempeño. Al mismo tiempo, también debes hacer tu propia evaluación de los recomendadores.

La tercera es agradecer al destinatario de la carta. En una carta de recomendación no se deben descuidar los saludos y agradecimientos al destinatario. Esta parte es absolutamente indispensable.

El cuarto se adjunta con material de antecedentes. Para facilitar que el empleador y sus personas responsables tengan un conocimiento más profundo de la persona recomendada, la carta de recomendación generalmente debe ir acompañada del currículum vitae, certificados y otros materiales de antecedentes personales de la persona recomendada.

6. Carta de rechazo

Aquí la carta de rechazo se refiere a una carta utilizada para rechazar una solicitud de un externo o de una unidad externa. De todas las cartas oficiales, una carta de rechazo es probablemente la más difícil de escribir.

Lo que hace que sea difícil de entender es que es necesario rechazar formalmente a la otra parte, pero también asegurarse de que la relación entre las dos partes no se dañe. Al escribir una carta de rechazo, generalmente hay cuatro puntos a tener en cuenta:

Primero, tome una decisión rápida. El uso de cartas de rechazo suele ser muy práctico. Si no hay ningún motivo especial, debe tomar una decisión inmediata y rechazar a la otra parte lo antes posible. Procrastinar una y otra vez a menudo hará que la otra parte tenga otras ideas.

La segunda es una explicación específica. En la carta de rechazo, se deben indicar claramente los aspectos específicos del rechazo. No hagas generalizaciones, seas vago o ambiguo, ya que eso podría retrasar las cosas.

La tercera es aclarar los motivos. Es mejor explicar cuidadosamente las razones específicas del rechazo de la otra parte en la carta de rechazo, para convencer a la otra parte y no afectar la relación entre las dos partes.

El cuarto es expresar disculpas. Si es necesario, uno debe expresar sus disculpas a la persona rechazada en la carta de rechazo. Además, también debe pedirle a la otra parte que continúe en contacto con usted en el futuro. Acerca de la etiqueta de las cartas 3

Cartas electrónicas

Con el desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas, han ido apareciendo gradualmente una serie de nuevas formas que utilizan medios electrónicos en las cartas oficiales, como telégrafos, faxes, fax, correo electrónico, etc., todos ellos pueden denominarse cartas electrónicas. Además de cumplir con las reglas de etiqueta de la correspondencia general, la correspondencia electrónica tiene algunos requisitos propios. La siguiente es una breve introducción a la etiqueta relacionada con el fax y el correo electrónico que se utilizan comúnmente en las comunicaciones oficiales hoy en día:

1. Fax

El fax generalmente se refiere al uso del efecto fotoeléctrico. , a través de un método de comunicación A dedicado que utiliza un dispositivo para entregar cartas, documentos, fotografías, etc. auténticos a contactos distantes. Un dispositivo especial que se utiliza para enviar faxes generalmente se denomina máquina de fax. Las principales ventajas del fax son que es fácil de operar, rápido de transmitir y puede transmitir directamente el trabajo original, por lo que es muy popular entre la gente. Al utilizar faxes en interacciones oficiales, se deben observar las siguientes reglas de etiqueta:

En primer lugar, el contenido debe ser simple y claro. En comparación con las cartas normales, los faxes son más caros. Por lo tanto, al escribir un fax, debe ser completo, específico y significativo, además de conciso. Antes de enviar formalmente un fax, se deben eliminar todas las palabras y frases prescindibles.

En segundo lugar, la letra es clara y fácil de leer. Por razones técnicas, los faxes tienden a volverse borrosos durante la transmisión. Por lo tanto, al preparar un manuscrito de fax, debe intentar que la fuente, el interlineado, los gráficos, etc. del manuscrito sean claros y legibles para evitar distorsiones causadas por factores humanos.

La tercera es que la forma esté estandarizada y adecuada. Antes de enviar un fax, asegúrese de formalizarlo. No envíe faxes largos o confidenciales sin permiso. Si se trata de un fax formal, primero se debe etiquetar y se debe escribir en él el nombre de la unidad y departamento donde trabaja el destinatario, el nombre del destinatario, su puesto, su número de teléfono, etc. El papel utilizado para el envío de faxes deberá ser papel oficial con el nombre de la unidad. Al enviar un fax, generalmente se debe adjuntar una portada y se debe indicar el número de página. Si envía correo urgente, deberá indicarlo en la portada. Al final del fax se deberá anotar la fecha y hora concretas de envío. Además, también puede adjuntar una nota, por ejemplo, esperamos una respuesta antes de las 17:00 horas del 1 de marzo.

En cuarto lugar, se adjunta información de contacto. Para facilitar el contacto oportuno entre las dos partes, al enviar un fax, se debe escribir en él la información de contacto efectiva del remitente, como el nombre de la unidad y departamento del remitente, el nombre y cargo del remitente, el fax y número de teléfono del remitente, Números de teléfono de contacto que pueden utilizarse en caso de problemas durante el proceso de transmisión del fax, etc.

La quinta es avisar con antelación. Antes de enviar un fax, se debe notificar al destinatario y se debe obtener el consentimiento de la otra parte. Si la otra parte tiene un tiempo específico para encender la máquina de fax, generalmente se debe respetar. Si la otra parte está esperando otros faxes importantes, o si las líneas telefónicas y de fax de la otra parte están en la misma línea y están ocupadas, trate de no aumentar la apretada agenda de la otra parte. Si la máquina de fax de la otra parte está desatendida, es posible que el destinatario no reciba a tiempo los faxes enviados sin notificación previa.

En sexto lugar, cuidado con acosar a los demás. Enviar un fax es generalmente un asunto urgente. Si no se trata de documentos o cartas urgentes, lo mejor es no utilizar el fax. Tampoco es aconsejable utilizar el fax de la empresa para transmitir asuntos personales y privados al exterior. A la hora de utilizar faxes para realizar actividades publicitarias y promocionales, hay que entender la cantidad y proporción. Si el destinatario no está interesado en esto, los faxes correspondientes se pueden enviar con menos frecuencia o no enviarse ninguno. No olvide que una inundación con faxes no deseados no es bienvenida.

Séptimo, tratarlo de manera oportuna.

Después de recibir un fax externo, debe procesarse de manera oportuna. En primer lugar, se debe informar al remitente que se ha recibido el fax. En segundo lugar, los asuntos involucrados en el fax deben manejarse o entregarse a los departamentos y al personal pertinentes para su manejo. Por último, dado que los faxes no deben almacenarse durante mucho tiempo, se deben copiar los contenidos importantes.

2. Correo electrónico

También se llama correo electrónico, que se refiere al correo enviado a través de Internet. Con el desarrollo de Internet, el correo electrónico se está volviendo rápidamente popular y se utiliza cada vez más en las comunicaciones oficiales. Al utilizar el correo electrónico, se deben observar cuidadosamente los siguientes tres aspectos de etiqueta:

Primero, prepárese cuidadosamente.

Al utilizar el correo electrónico, debes hacer cuidadosamente todos los preparativos necesarios: primero, el asunto debe estar claro. Al igual que las cartas normales importantes, los correos electrónicos deben tener cada uno un solo asunto y un nombre fácilmente identificable al final. En segundo lugar, es de corta duración. Dado que los correos electrónicos deben enviarse y recibirse a través de Internet, el contenido de los correos electrónicos debe ser breve y conciso para evitar problemas al enviar y recibir. En tercer lugar, el lenguaje es sencillo. Los correos electrónicos comerciales no son chats en línea entre internautas, por lo que el lenguaje utilizado debe ser fácil de entender. Evite el uso de palabras nuevas, palabras extrañas o jerga de Internet hecha por usted mismo. Todos los datos e información citados deben indicarse con la fuente.

En segundo lugar, no abusar de él.

Internet es un mundo virtual. Los empleados deben mantener la cabeza despejada al enviar correos electrónicos en línea. Preste atención a las dos cuestiones siguientes: Primero, el correo electrónico no lo es todo. Es importante darse cuenta de que, en la mayoría de los casos, utilizar el correo electrónico para comunicarse no es necesariamente mejor que reunirse directamente o utilizar el teléfono para comunicarse. En segundo lugar, no es aconsejable enviar spam sobre residuos electrónicos. Al utilizar el correo electrónico, los empleados deben tener cuidado de no aprovecharse del trabajo y utilizar la red de la unidad para enviar correos electrónicos no deseados al mundo exterior. Los correos electrónicos inundados, comúnmente conocidos como correo no deseado, son muy ofensivos.

El tercero es prestar atención a la seguridad.

Al utilizar el correo electrónico en comunicaciones oficiales, no sólo se debe garantizar que los canales de transmisión de información no estén obstruidos, sino también mantener conscientemente la seguridad de la red. Los empleados deben recordar los cinco puntos siguientes: Primero, no actúe como un hacker. El uso de la red de la empresa para actuar como hacker no solo no será admirado por los demás, sino que también afectará el negocio y la imagen de la empresa. En segundo lugar, no seas promiscuo con los internautas. Hay una mezcla de gente buena y mala en Internet. Los correos electrónicos no deseados y la promiscuidad con los internautas suelen ser perjudiciales para uno mismo. En tercer lugar, no hagas trampa. Al utilizar el correo electrónico, debes prestar atención a la ética social. No utilice esto para difundir información falsa o difundir rumores. Cuarto, no los elimines al azar. Los correos electrónicos en su propio buzón deben procesarse de manera oportuna. Responda cuando sea necesario, elimine cuando sea necesario, pero las direcciones de correo electrónico de organizaciones o personas importantes deben conservarse adecuadamente. Quinto, no involucre la confidencialidad. Cuando se utiliza el correo electrónico para transmitir información confidencial, suele ser difícil garantizar su seguridad.