Sistema y normativa de gestión de material de oficina de la empresa

El sistema de gestión de material de oficina \x0d\\x0d\ tiene como objetivo regular la compra, almacenamiento, recogida y uso de material de oficina. Garantizar las necesidades de la oficina, abogar por el ahorro y hacer el mejor uso de los materiales. Poner fin a la extravagancia, el despilfarro y la extravagancia. Cuide bien el material de oficina. Sistema de gestión de material de oficina especialmente formulado. \x0d\1. Compra de material de oficina \x0d\1. Compra de todo el material de oficina de la oficina. Se lleva a cabo bajo la supervisión y orientación del grupo de liderazgo de adquisiciones de oficinas. El líder del grupo líder de adquisiciones es atendido simultáneamente por el subdirector a cargo de logística de la oficina, y el líder adjunto es atendido simultáneamente por el jefe de la sección de gestión de asuntos de la agencia. Los miembros están compuestos por camaradas responsables de los departamentos pertinentes. La Sección de Gestión de Asuntos Institucionales es la unidad general de coordinación y ejecución de las labores de contratación de oficinas. \x0d\2. Adherirse al sistema de contratación colectiva. Se implementa un sistema de compras de dos personas para compras al contado para necesidades urgentes, lotes y artículos valiosos, que son verificados por el grupo líder de compras y los líderes relevantes en cuanto al lugar de compra, las especificaciones, los modelos, la calidad y el precio, y participan en ello; todo el proceso de compra; los departamentos pertinentes también deben enviar personas para participar en el trabajo de compra, si es necesario, se puede invitar a participar a los profesionales pertinentes. \x0d\3. Sistema estricto de aprobación de adquisiciones. Compras esporádicas individuales que se pueden adquirir según sea necesario. El gasto único es inferior a 200 yuanes. Será revisado y aprobado por el Jefe de la Sección de Gestión de Asuntos de la Agencia y el Líder Adjunto del Grupo Dirigente de Adquisiciones; si el gasto único es superior a 200 yuanes e inferior a 1.000 yuanes, será revisado y aprobado por el Director adjunto a cargo de Logística y líder del grupo líder de adquisiciones si el gasto es superior a 1.000 yuanes, aprobado por el director de la oficina. \x0d\4. El trabajo de adquisiciones debe ser científico, razonable y transparente. Antes de comprar. Debe realizar una investigación de mercado para comprender completamente el rendimiento, el precio y las condiciones preferenciales adicionales de los artículos que desea comprar. Compare compras, negocie precios y esfuércese por conseguir productos genuinos y de alta calidad a precios bajos. Para los artículos que están disponibles localmente, solo cuando el dinero ahorrado debido a la diferencia de precio excede el costo de transporte, se pueden enviar personas y vehículos a otros lugares para comprarlos. \x0d\5. El procedimiento general para comprar suministros de oficina es: \x0d\ La unidad o individuo requerido envía una solicitud de compra a la Sección de Gestión de Asuntos de la Agencia → La Sección de Gestión de Asuntos de la Agencia confirma que no hay artículos utilizables o reemplazables en el inventario y maneja la aprobación de acuerdo con la autoridad prescrita e informa a los miembros relevantes del grupo líder de adquisiciones de la oficina → Implementa la adquisición bajo la supervisión y guía del grupo líder de adquisiciones → Entrega los bienes comprados a la unidad de compras (individual) o al almacén. el encargado de la aceptación; el comprador y la persona de aceptación firman cada uno en la factura → Los líderes relevantes presionan Especifique la autoridad de aprobación para la aprobación → cancelación por parte del Departamento de Finanzas. \x0d\6. La flota de la agencia debe implementar estrictamente el sistema de repostaje y mantenimiento de punto fijo y aceptar la supervisión y orientación del grupo líder de adquisiciones de la oficina. \x0d\ 2. Almacenamiento de suministros de oficina \x0d\1. Los suministros de oficina son conservados por la Sección de Gestión de Asuntos de la Agencia (excepto aquellos bajo la jurisdicción de la Sección de Gestión de Automatización de Oficina). El almacenamiento y compra de material de oficina debe ser realizado por dos o más personas, cada una de las cuales debe ser responsable de sus propias responsabilidades, y ninguna persona debe ser responsable de ambas. \x0d\2. Los tipos y cantidades de material de oficina en existencia deben determinarse científicamente y controlarse razonablemente. Los suministros de oficina de uso común, de fácil consumo, fáciles de almacenar y aptos para la compra al por mayor se pueden conservar en cantidades adecuadas. Es necesario evitar almacenamientos innecesarios o atrasos excesivos y asegurar un buen suministro, rápida rotación, bajo consumo y ahorro de costes. \x0d\3. Los suministros de oficina comprados en lotes deben colocarse inmediatamente en el almacén para su almacenamiento. Los compradores de artículos y los custodios del almacén deben completar la entrega de aceptación y completar verazmente los nombres, especificaciones y precios unitarios de los artículos recibidos en (. Libro de Registro de Almacén de Material de Oficina) y cantidad, y firmado. \x0d\4. Fortalecer la gestión de objetos de oficina antiguos. Los artículos que se utilizan periódicamente y que están temporalmente inactivos deben conservarse adecuadamente y estar listos para su uso en cualquier momento. Todo tipo de equipo de oficina que sea reemplazado por el departamento se entregará a la Sección de Gestión de Asuntos de la Agencia para su custodia y a la Oficina de Asuntos de la Agencia; La Sección de Gestión debe reciclarlos rápidamente. Regístrese y realice registros, repare los antiguos y reutilícelos. Aprovecha al máximo. \x0d\5. Realizar periódicamente un inventario del almacén de suministros de oficina para garantizar que las cuentas sean coherentes. Mantenerse al tanto de la cantidad, calidad y demanda de los artículos del inventario y aumentar el inventario de manera oportuna para garantizar el suministro. \x0d\\x0d\ 3. Recolección de material de oficina \x0d\1 El principio de recolección es: tareas laborales claras y propósito de uso claro. Recíbelo uno a la vez, a medida que lo uses, tanto como lo uses, para uso exclusivo. Al aceptar solicitudes del departamento, se debe obtener el consentimiento del jefe de la sección de pregrado. \x0d\2. Al recolectar, el destinatario debe escribir la fecha, nombre y especificaciones, cantidad, propósito, etc. de los artículos a recolectar y firmar en él. Al recibir material de oficina comprado especialmente y que no esté en inventario, el destinatario debe firmar la factura de compra.

Al recibir artículos de recepción (como frutas, cigarrillos, té, vasos de papel, etc.), el departamento de recepción o el camarero que recibe los artículos deben firmar en la factura de compra o en el libro de registro de recogida. \x0d\3. Los departamentos y el personal de gestión de suministros de oficina deben cumplir con sus deberes, adherirse a los principios, actuar de acuerdo con las regulaciones, controlar estrictamente la cantidad y frecuencia de los suministros de oficina recibidos y garantizar las necesidades de la oficina. Para los consumibles, se pueden establecer puntos de referencia de recolección basados ​​en registros históricos y reglas generales. En el caso de reclamaciones que claramente estén fuera de lo normal, el destinatario debe dar una explicación; de lo contrario, el custodio tiene derecho a rechazar el pago. \x0d\4. Los materiales de oficina no consumibles recibidos (como grapadoras, calculadoras, tijeras, porta calendarios, etc.) deben incluirse en la entrega. Si se realizan solicitudes repetidas, se deben explicar los motivos o se deben incluir los originales dañados. ser reemplazados por otros nuevos para evitar afirmaciones falsas y falsificaciones. \x0d\5. Después de recibir artículos grandes, deben incluirse en la secuencia de gestión de activos fijos de la oficina y debe definirse claramente la persona responsable. Los suministros de oficina que se consideren inadecuados o no utilizados después de la recogida deben devolverse inmediatamente al comprador o custodio, quien los cambiará o los llevará de regreso al almacén según la situación. \x0d\6. Para aceptar la supervisión democrática y fortalecer la conciencia de la conservación, la cantidad de suministros de oficina que entran y salen del almacén y el estado de recepción (compra) de cada departamento se informarán una vez por trimestre. \x0d\\x0d\ 4. Uso de material de oficina\x0d\1. Al utilizar material de oficina, debes tratar la oficina como tu hogar, establecer firmemente la idea de que ahorrar es glorioso y desperdiciar es vergonzoso. En el trabajo diario, ten cuidado. sobre todo y abogamos por ahorrar cada trozo de papel, cada clavo, cada gota de tinta, cada centavo y esforzarnos por reducir los costos de oficina. \x0d\2. Los materiales de oficina deben usarse para uso de oficina y no deben apropiarse para uso personal; el equipo de oficina no debe usarse para trabajo privado o para beneficio personal no deben desecharse a voluntad. \x0d\3. Utilice el equipo de oficina con cuidado, respete estrictamente los procedimientos operativos y apague la energía de manera oportuna. El mantenimiento regular puede maximizar la vida útil de los equipos y suministros de oficina. \x0d\4. El uso de material de oficina debe ser económico, aprovecharlo al máximo y no abusar de los materiales. Los materiales caros se utilizan a bajo precio. Se debe utilizar papel de copia para copiar, no como papel de paja o papel de regalo; se deben utilizar alfileres, clips, etc., el papel se puede utilizar por ambas caras y los borradores de corrección se pueden imprimir en papel usado; primero, etc., para maximizar la eficiencia de uso de diversos suministros de oficina. \x0d\5. La impresión de documentos y materiales debe ser científica y planificada. Se debe seleccionar el método de impresión adecuado de acuerdo con los requisitos de impresión y la cantidad de materiales del documento, que debe ser conveniente y rápido y al mismo tiempo minimizar el costo. Y esfuércese por hacer que la cantidad de impresión sea básicamente consistente con la cantidad requerida, con un ligero excedente para evitar desperdicios innecesarios. \x0d\6. Para suministros de oficina duraderos y de alta gama, los departamentos deben hacer todo lo posible para coordinarse y pedir prestado entre sí, y generalmente no se permiten compras repetidas. Si el equipo de oficina falla durante su uso, el personal de compras original será responsable de coordinar y contactar los asuntos de devolución, garantía, reparación y accesorios; si el equipo se daña por un uso inadecuado, la persona directamente responsable será responsable de la compensación;