Puntos de conocimiento sobre la redacción de documentos oficiales
Capítulo 1 Descripción general de los documentos oficiales
1 Significado
Documento oficial, la abreviatura de documento oficial, es una compilación. de documentos prácticos y conocimientos de redacción de documentos oficiales. Los documentos oficiales se pueden dividir en sentido amplio y restringido. En términos generales, los documentos oficiales se refieren a materiales escritos producidos por agencias gubernamentales, grupos sociales, empresas e instituciones del partido y del gobierno para manejar asuntos oficiales. Los documentos oficiales en sentido estricto se refieren a los documentos oficiales utilizados por el partido y las agencias gubernamentales cuando manejan asuntos oficiales.
En segundo lugar, clasificación
Los documentos oficiales sirven como una herramienta para transmitir e implementar los principios y políticas del partido y del país, y para contactar y manejar los asuntos oficiales de las agencias en todos los niveles. Encarnan la voluntad de la organización y expresan la misión de la organización, indicando el propósito conductual de las actividades organizacionales. Por lo tanto, el tipo y estilo de los documentos oficiales dependen de la naturaleza de los documentos oficiales y del contenido y forma de las actividades oficiales. Los diferentes idiomas reflejan diferentes contenidos y funciones de los documentos. Al redactar documentos oficiales, cada organismo debe partir de las necesidades reales y utilizar el lenguaje y los caracteres correctos de acuerdo con el alcance de la autoridad, los deberes y el propósito de emitir el documento.
Los documentos oficiales se pueden dividir en escritura ascendente, escritura descendente y escritura paralela según su dirección de escritura. La última línea se refiere a documentos oficiales presentados por agencias de nivel inferior a agencias de nivel superior, como solicitudes de instrucciones, informes, etc. Los siguientes textos se refieren a textos de organismos de nivel superior a organismos de nivel inferior, tales como decisiones, instrucciones, anuncios, avisos, circulares, notificaciones, etc. La escritura paralela se refiere a la escritura entre agencias del mismo nivel o entre diferentes agencias subordinadas, como las cartas. En ocasiones, las actas de reuniones, las convocatorias y los documentos oficiales pueden servir como textos paralelos.
Los documentos oficiales se pueden dividir en documentos oficiales urgentes, documentos oficiales de emergencia y documentos oficiales ordinarios según sus límites de tiempo. Si el contenido del documento oficial tiene una duración limitada y debe entregarse rápidamente, se denomina documento oficial urgente. Los artículos urgentes se pueden dividir en dos tipos: urgentes y urgentes. La correspondencia urgente debe procesarse lo más rápido posible. Cuanto mayor sea el límite de tiempo, más rápida será la velocidad de entrega y procesamiento, pero debe ser "rápida y precisa". Con el desarrollo de la sociedad, los requisitos de puntualidad de los documentos oficiales son cada vez mayores. Incluso los documentos oficiales formales deben procesarse en cualquier momento para mejorar la eficiencia del manejo de documentos.
Según el grado de confidencialidad, los documentos oficiales se pueden dividir en documentos oficiales ultrasecretos, documentos oficiales confidenciales, documentos oficiales secretos y documentos oficiales ordinarios. Los documentos ultrasecretos, secretos y secretos, también conocidos como documentos confidenciales, se refieren a documentos cuyo contenido involucra secretos de partido y de estado y cuyo alcance y objetos deben controlarse. Cuanto mayor sea el nivel de seguridad de un documento, más estrictos serán los requisitos de comunicación, lectura y almacenamiento.
Según las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" revisadas y emitidas por la Oficina General del Consejo de Estado en 1993, los documentos oficiales incluyen principalmente: órdenes (órdenes), mociones, decisiones, instrucciones. , anuncios, avisos, notificaciones, informes, solicitudes de instrucciones y contestaciones, correspondencia, actas de reuniones.
En tercer lugar, la relación entre documentos oficiales.
(1) La relación de documentación es el reflejo de las relaciones organizativas y comerciales entre las agencias, departamentos y unidades del partido y del gobierno en todos los niveles en la operación de los documentos oficiales. La relación entre departamentos y unidades gubernamentales generalmente se puede dividir en relaciones subordinadas mutuas entre superiores y subordinados en el mismo sistema, relaciones paralelas entre el mismo sistema y el mismo departamento gubernamental y relaciones no subordinadas entre diferentes sistemas. La relación de escritura se determina en función de la afiliación y el alcance de la autoridad de la unidad de escritura.
(2) Establecer relaciones de redacción correctas y cumplir con las reglas de redacción necesarias ayudará a las agencias, departamentos y unidades a mantener un liderazgo y una gestión normales, evitar la confusión en la redacción, prevenir los "viajes oficiales" y superar la burocracia. Mejorar eficiencia del trabajo. Ciertas relaciones de escritura estipulan y restringen que los documentos oficiales se dirijan en una dirección determinada, que generalmente se denomina dirección de escritura. La dirección de la escritura es un reflejo de las relaciones de escritura. Las direcciones de escritura se dividen en escritura ascendente, escritura paralela y escritura descendente. En la redacción específica, se pueden utilizar diferentes métodos de redacción, como paso a paso, multinivel, salto de nivel, directo y directo, según las relaciones organizativas y las necesidades laborales.
(3) Siga las siguientes reglas: escriba de acuerdo con el alcance de la autoridad, escriba de acuerdo con la afiliación y, en general, escriba paso a paso.
(4) Otras notas escritas: la copia principal y la copia deben ser precisas y apropiadas, en general, se debe incluir un documento que comprenda con precisión las disposiciones del documento conjunto, emitir documentos oficiales y publicar a menos que se indique lo contrario; indicado debe tenerse en cuenta cuándo.
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