Responsabilidades del puesto en la sala de conferencias
2. Responsable de la inspección y mantenimiento de los equipos y suministros de servicios de la sala de conferencias.
3. Responsable de mantener limpia y ordenada la sala de conferencias y el área de servicio.
4. Responsable de la limpieza del lugar después de la reunión.
5. Responsable de colocar y colgar pancartas y carteles en la sala de conferencias.
6. Responsable de la limpieza y desinfección de las tragedias.
7. Responsable del mantenimiento de las plantas verdes en este puesto.
8. Responsable del mantenimiento periódico del mobiliario.
9. Responsable de recolectar y reportar oportunamente los artículos dejados por los huéspedes.
10. Responsable del mantenimiento de los útiles de limpieza.
11. Responsable de la notificación y distribución de información de cambios temporales de reuniones.
12. Cumplir otras tareas asignadas por los superiores.
Parte 2: Responsabilidades laborales del secretario de reuniones 1. Realizar recepción y servicios para diversos congresos.
2. De acuerdo con el contenido relevante de la orden de reserva de la sala de conferencias, coopere con los departamentos pertinentes para hacer los arreglos del lugar y los preparativos previos a la reunión.
3. Observe los estándares de servicio, reciba a los participantes con entusiasmo, proactividad, consideración, meticulosidad y cortesía, y haga un buen trabajo al registrarse, llamar a los asientos, colocar las tarjetas de los asientos, contar personas, etc.
4. Durante la reunión, el agua debe reponerse a tiempo, los movimientos deben ser ligeros y constantes y las operaciones deben cumplir con los estándares de servicio.
5. Mantenga la sala de conferencias limpia y ordenada, ventílela a tiempo y mantenga fresco el aire interior.
6. Responsable de la gestión y mantenimiento de los equipos e instalaciones de las salas de conferencias para garantizar su normal uso.
7. Si se encuentran artículos dejados por los participantes, deben almacenarse y conservarse de manera oportuna e informarse al líder.
8. Completar otras tareas asignadas por el líder.
Capítulo 3: Las responsabilidades del administrador de la sala de videoconferencia son garantizar el funcionamiento normal de la máquina y la seguridad del equipo, y brindar soporte técnico para las videoconferencias. Las responsabilidades laborales de la videoconferencia. administrador de sala ahora se estipulan de la siguiente manera:
1. La principal responsabilidad del administrador de sala de videoconferencia es brindar soporte técnico a los equipos de videoconferencia. Responsable de la gestión de seguridad y almacenamiento de equipos de la sala de videoconferencia, el mantenimiento y reparación del hardware y equipos auxiliares de la sala de videoconferencia, y de garantizar el normal funcionamiento de los equipos.
2. Cuando la sala de videoconferencia esté abierta, el administrador de la sala de videoconferencia debe llegar con 10 minutos de anticipación para hacer todos los preparativos antes de utilizar la sala de videoconferencia. Descubrir fallas en los equipos y eliminarlas prontamente.
3. Si el personal de gestión de la sala de videoconferencia encuentra un fallo en el equipo durante su uso, si no pueden eliminarlo por sí mismos, deben buscar inmediatamente a otro personal o fabricante en la sala para eliminarlo de forma inmediata. manera oportuna.
5. Después de usar la sala de videoconferencia, el administrador de la sala de videoconferencia debe apagar la alimentación de varios equipos y cerrar con llave las puertas y ventanas para garantizar la seguridad del equipo.
6. Los administradores de las salas de videoconferencia deben completar el registro de tareas con prontitud y cuidado según sea necesario y hacer un buen trabajo al asumir el control.
7. La sala de videoconferencia debe mantenerse limpia, con temperatura y humedad adecuadas, y el equipo debe recibir mantenimiento periódicamente.
Capítulo 4: Código de conducta para el personal de la sala de conferencias Capítulo 1 Disposiciones generales
El artículo 1 tiene como objetivo estandarizar la gestión diaria del centro de conferencias de la empresa del grupo y mejorar la eficiencia y el servicio. del centro de conferencias Calidad, mostrar la buena imagen de la empresa del grupo a invitados de todos los ámbitos de la vida y formular estas medidas:
Capítulo 2 Responsabilidades del personal de reuniones
El artículo 2 es Responsable de la recepción de gobernantes, clientes e invitados extranjeros. Coordinación de servicios y salones de reuniones.
Artículo 3: Responsable del uso y gestión del centro de conferencias, registrando a los usuarios e invitados extranjeros, realizando los preparativos antes de su uso, realizando la limpieza diaria y desinfectando los juegos de té todos los días.
Artículo 4: Responsable de la limpieza periódica de diversos elementos, utensilios, puertas, ventanas, vidrios, alfombras y cortinas de la sala de conferencias, y de la limpieza del baño después de cada reunión.
Artículo 5: Responsable de la inspección periódica de los diversos equipos del centro de conferencias para garantizar su uso normal.
Artículo 6: Responsable de la distribución, almacenamiento y reciclaje de los insumos para la recepción del congreso.
Artículo 7: Implementar estrictamente el sistema de confidencialidad de las reuniones.
Artículo 8: Responsable de la seguridad de los elementos en la sala de conferencias y hacer un buen trabajo en la prevención de incendios y robos.
Artículo 9: Participar en la organización y servicios de congresos y actividades de gran escala.
Artículo 10: Responsable de la impresión y colocación de etiquetas de escritorio para los participantes importantes de las reuniones. Artículo 11 Completar el trabajo temporal asignado por el jefe de oficina.
Capítulo 3 Procedimientos de las reuniones
Artículo 12 La oficina de la empresa del grupo es responsable de la organización y supervisión del trabajo de las reuniones.
Artículo 13 Preparación previa a la reunión
1. El personal de la reunión debe indicar el departamento organizador de la reunión, el nombre, el contenido, la hora y el lugar de la reunión, el alcance y el número de participantes.
2. Organice el lugar de acuerdo con los requisitos del departamento de aplicaciones de la sala de conferencias para reflejar el tema de la conferencia.
(1) De acuerdo con los requisitos del departamento de aplicaciones de la sala de conferencias, ayude a colocar los accesorios de la conferencia, como sillas, asientos de mesa de conferencias, flores de mesa, frutas, notas adhesivas, etc.
⑵Depure el micrófono, el audio, la proyección, la computadora, el aire acondicionado y otras instalaciones de la sala de conferencias e informe cualquier problema de manera oportuna.
(3) Las tazas de té están dispuestas de forma ordenada y estándar, y las hojas de té están completamente preparadas.
(4) Mantener una buena higiene del sitio y garantizar que esté limpio, ordenado y ordenado.
⑸Una vez completados los preparativos con una hora de anticipación, solicite al líder del departamento de solicitud de reuniones que verifique el estado de los preparativos antes de la reunión y verifique si hay omisiones de manera oportuna.
Artículo 14 Trabajo de servicio durante la reunión
1. El personal de la reunión deberá llegar al lugar de celebración con 15 minutos de antelación para servir el té y guiar la reunión.
2. Ayudar a mantener el orden en el recinto.
3. En principio verter el té cada 10 minutos. (Según el nivel y el número de participantes, el número de vertidos se puede aumentar o reducir adecuadamente).
4 Al verter agua, camine con ligereza, sonría y opere de manera estandarizada.
Artículo 15 Trabajo de limpieza posterior a la reunión
1 Después de la reunión, limpie el lugar inmediatamente, organice las tazas de té y las etiquetas de las mesas, verifique si quedan objetos dejados por los participantes. y entregarlos a tiempo. Departamento de solicitud de reunión u oficina corporativa.
2. Limpia la taza de té, sin dejar rastros ni manchas de té, y desinféctala.
3. Limpiar el local, apagar el aire acondicionado y cerrar puertas y ventanas.
Capítulo 4 Mantenimiento diario de las salas de conferencias
Artículo 16 Todas las salas de conferencias del centro de conferencias deben limpiarse una vez al día, incluidas mesas, sillas, paredes, alfombras, proyectores y casilleros. , plantas verdes y otras instalaciones de la sala de conferencias, para que no queden huellas dactilares ni polvo en la superficie.
Todas las exhibiciones en áreas públicas del Centro de Convenciones Artículo 17, incluidas fotografías e interruptores de energía. Límpielo una vez al día para asegurarse de que la superficie esté libre de polvo y marcas.
Artículo 18 Las plantas verdes deben regarse regularmente de acuerdo con sus características de crecimiento para garantizar que no queden ramas ni hojas muertas, y deben actualizarse y reemplazarse de manera oportuna.
Artículo 19: Trapear el piso una vez al día para asegurar que no queden restos o agua en el piso. Artículo 20 Antes de ir a trabajar todos los días, se debe vaciar toda la basura del bote de basura para garantizar que no haya escombros en el bote de basura ni colillas de cigarrillos encima.
Capítulo 5 Otros Asuntos
Artículo 21 Estas Medidas de Gestión se implementarán a partir de la fecha de emisión.
Oficina de la empresa del grupo
Artículo 5: Responsabilidades laborales del personal de servicios de conferencias 1. De acuerdo con el formulario de reserva de la recepción de la reunión, haga un plan para el diseño del lugar;
2 Debe vestirse para el trabajo (incluido el peinado, la ropa y los zapatos) y acudir a la sala de conferencias media hora antes. la reunión para organizar la limpieza y hacer un buen trabajo en los servicios de recepción de reuniones;
3. Presentar una apariencia ordenada, comportarse dignamente, servir con una sonrisa y utilizar un lenguaje cortés.
4. Antes de la reunión, de acuerdo con los requisitos de la reunión, haga los preparativos para mesas, sillas, juegos de té, suministros para la conferencia y otras instalaciones y servicios antes de la reunión. Durante la reunión, los participantes deberán estar satisfechos en todo momento con las necesidades del servicio. En principio, añade té cada 15 minutos.
6. Después de la reunión, guarde puntualmente los juegos de té, ordene las mesas y sillas y apague la iluminación, el aire acondicionado y otras instalaciones. Si el personal de inspección dejó artículos durante la inspección, se debe contactar al personal relevante a tiempo.
7. Responsable de la coordinación del trabajo entre salas de conferencias.
8. El personal de servicio debe hacer un buen trabajo en la limpieza diaria del lugar, incluidas las puertas y ventanas del suelo, mesas y sillas, y algunas instalaciones interiores, y solucionar los problemas de manera oportuna si se encuentran. . No hubo daños humanos en las mesas, sillas, juegos de té y otras instalaciones del interior.
9. El personal de servicio no puede salir sin permiso; no llegar tarde, salir temprano o ausentarse del trabajo. (Horas de trabajo especificadas según temporadas)
10 El personal de servicio no puede hacer nada que no esté relacionado con el trabajo durante el trabajo.
11. Desarrollar horarios de vacaciones, implementar estrictamente sistemas de asistencia y licencia, organizar el trabajo diario de acuerdo con las condiciones laborales e informar y abordar con prontitud los problemas descubiertos en el trabajo diario.
12. Obedecer las disposiciones de los superiores, no ser superficial y completar el trabajo asignado por los superiores de acuerdo con las normas.
13. El personal de servicio debe implementar las regulaciones anteriores de acuerdo con las regulaciones durante el trabajo. Cualquier infracción dará lugar a dos advertencias y una multa de 20 yuanes por tres veces.