¿Cuáles son las habilidades para la comunicación interna en las empresas?
¿Cuáles son las habilidades para la comunicación interna en las empresas?
Introducción: La comunicación es un proyecto sistemático, que requiere que las empresas, desde el director general hasta los empleados, formen un conocimiento de primera clase, establezcan un mecanismo, y de manera efectiva * Hacer un buen trabajo juntos permite a la empresa formar canales de comunicación fluidos, relaciones interpersonales armoniosas y una fuerte creatividad, a fin de mejorar la competitividad de la empresa y garantizar el desarrollo saludable de la empresa. A continuación he recopilado para ti consejos sobre comunicación corporativa interna, ¡espero que te puedan ayudar!
Comunicación entre líderes y empleados
La comunicación de información entre líderes y empleados, superiores y subordinados, también se llama comunicación vertical. La comunicación vertical determina si las órdenes gubernamentales de la empresa son fluidas, si los oídos y los ojos de los líderes están bloqueados y si los empleados pueden trabajar activa y correctamente para la empresa. Incluso se puede decir que es una de las claves del éxito o el fracaso de la empresa. las operaciones de la empresa. La comunicación vertical se puede dividir en comunicación descendente y comunicación ascendente. Aquí se analiza desde dos aspectos.
La comunicación descendente se refiere a la comunicación de información de arriba hacia abajo de los gerentes a los empleados. Como comunicar los objetivos, planes, políticas y medidas de la organización al público de base. Hay tres métodos de comunicación descendente: emisión de instrucciones, sistema de reuniones y conversaciones individuales. La comunicación ascendente es el intercambio de información de abajo hacia arriba. Tiene dos formas de expresión: una es la transmisión capa por capa, es decir, se refleja a los superiores paso a paso de acuerdo con ciertos principios organizativos y procedimientos organizativos, como un equipo, que pasa por el taller hasta la sucursal de fábrica y luego a la fábrica principal; el otro es la reflexión de salto, que se refiere a reducir la capa intermedia y permitir que los tomadores de decisiones de alto nivel se comuniquen directamente con los empleados comunes. Facilita a los gerentes comprender completa y oportunamente la situación actual de la organización y la dinámica ideológica de los empleados, creando así una relación estrecha entre superiores y subordinados y mejorando la cohesión organizacional. Pero los gerentes deberían prestar atención a eliminar las barreras psicológicas de los empleados y permitirles hablar libremente.
Intercambio de información entre departamentos
Las empresas a menudo se dividen en múltiples departamentos funcionales. El intercambio de información y la colaboración mutua entre varios departamentos funcionales se denominan comunicación horizontal dentro de la empresa. La comunicación horizontal también se denomina comunicación paralela, que incluye cuatro situaciones diferentes: primero, comunicación de información entre el nivel de toma de decisiones de la organización y los grupos de nivel medio; segundo, comunicación de información entre la alta dirección; tercero, comunicación entre departamentos; compañeros del mismo departamento. La comunicación horizontal es una de las formas básicas de una gestión eficaz. Para mejorar la comunicación horizontal debemos partir de los siguientes cinco aspectos:
Establecer procedimientos científicos de trabajo y aclarar las responsabilidades laborales. Con los procedimientos de trabajo científicos, habrá especificaciones de actuación para cada departamento y cada puesto. Si las responsabilidades del puesto son claras, se aclararán las competencias y responsabilidades de cada departamento y cada puesto. Esto puede evitar situaciones en las que varios departamentos dentro de la empresa discutan entre sí, se pasen la pelota y tengan responsabilidades superpuestas o en blanco. Estandarizar e institucionalizar los canales de comunicación entre departamentos y garantizar canales fluidos de intercambio de información entre departamentos.
Evitar vulnerar las responsabilidades laborales en comunicaciones paralelas. Las violaciones de los deberes laborales pueden causar hostilidad o interferir con la comunicación. En el trabajo de habitaciones de hotel se estipulaba que cada camarero debía atender 14 habitaciones por día. Sin embargo, el líder de cierto equipo de repente violó las reglas y se ganó el favor de los empleados, acordando que cada camarero solo atendería 10 habitaciones por día. día. Esto hará que otros equipos y grupos tengan objeciones a sus propios líderes, y que otros líderes de departamento se molesten con los líderes que violan las regulaciones, y el trabajo será caótico.
Intenta no entregar temas que puedan resolverse mutuamente. A menudo hay tareas que requieren coordinación entre departamentos y puestos. Si los gerentes de departamento entregan los conflictos a la alta dirección para que los maneje sin esfuerzos de coordinación, surgirán peligros ocultos. Una de las partes sentirá que el asunto que podrían haber sido manejados por ambas partes lo maneja el superior, y que han perdido prestigio y han sido perjudicados. La parte perjudicada buscará oportunidades para tomar represalias. Incluso si no toma represalias, perderá la confianza en la otra parte, lo que provocará grandes dificultades en la comunicación futura.
Afrontar el problema primero y luego descubrir la causa. Cuando surgen problemas en la coordinación entre dos departamentos o dos puestos, el primer paso no es identificar el problema, sino solucionarlo.
Siguiendo con el ejemplo del hotel turístico, si un huésped entra en una habitación limpia y de repente encuentra algunos pelos en la cama, entonces el líder no debe descubrir inmediatamente qué clase o camarero tiene la culpa, sino que debe ponerse sábanas limpias. Primero, disculparse con los pasajeros. Deja a los pasajeros y descubre por qué. Encontrar las razones no es resaltar la falla o hacer sentir miserable a alguien, sino evitar que el problema vuelva a ocurrir. Si hay problemas recurrentes con la coordinación entre varios departamentos y puestos, significa que hay deficiencias en los procedimientos de trabajo existentes y otros aspectos que deben revisarse.
Mantener una comunicación constante. El entendimiento mutuo y la confianza mutua entre las personas provienen de la comunicación, y este tipo de comunicación no es "simplemente improvisar" y comenzar a comunicarse cuando hay un problema. Requiere comunicación frecuente y constante entre sí. El método de comunicación puede ser formal o informal.
Intercambio de información a través de canales informales
La comunicación se puede dividir en comunicación formal y comunicación informal. La comunicación formal se refiere a la transmisión de información dentro de un sistema organizacional en función de un determinado nivel organizacional. Todas las actividades, como la comunicación vertical y la comunicación horizontal mencionadas anteriormente, pertenecen a la comunicación formal. Tiene las características de un buen efecto de comunicación, relativamente serio, fuerte fuerza vinculante, fácil de mantener confidencial, etc., y puede mantener la autoridad de. trabajo organizacional. Sin embargo, la comunicación informal también existe en grupos, es decir, comprender información y comunicarse a través de canales y ocasiones informales. Por ejemplo, la difusión de información entre buenos amigos, la difusión de información entre colegas y la difusión de información entre miembros de la familia se consideran comunicación informal. En los Estados Unidos, este canal de difusión de información a menudo se llama "vid" para describir las exuberantes ramas y hojas que se extienden por todas partes. La comunicación informal es oportuna, rápida y puede cubrir algunos problemas potenciales, por lo que es una buena manera de complementar las fuentes de información.
Las contramedidas adoptadas para la comunicación informal son: Primero, la razón principal por la que surge y se difunde la comunicación informal es que no pueden obtener las noticias que les interesan. Por lo tanto, cuanto más bloqueados estén los gerentes, más rumores se difundirán. a sus espaldas. Sólo se puede hacer rectificando la fuente. Los supervisores deben intentar que el sistema de comunicación dentro de la organización sea lo más abierto o público posible, entonces todo tipo de rumores falsos desaparecerán naturalmente. En segundo lugar, la ociosidad y la monotonía son caldo de cultivo para rumores y problemas. Para evitar que estos rumores sucedan y perturben la moral de las personas, los supervisores deben tener cuidado de no hacer que los miembros de la organización se sientan demasiado ociosos o demasiado monótonos. En tercer lugar, el enfoque más básico es cultivar la confianza de los miembros de la organización en las autoridades de gestión, de modo que estén dispuestos a escuchar la información proporcionada por la organización y sea más probable que confíen en ella. Cuarto, en la formación de directivos organizacionales se debe incrementar este conocimiento para que tengan conceptos y métodos más correctos. Fortalecer y despejar los canales formales y entregar información a los empleados a través de diversos canales en la medida de lo posible sin violar los principios organizacionales, son medidas efectivas para prevenir la difusión de chismes que no favorecen el logro de los objetivos organizacionales. ;