¿Cuál es el proceso específico desde la recepción del pedido hasta la entrega del mismo?

1. Consulta del cliente: generalmente, antes de que el cliente realice un pedido de compra, se realizará una consulta de pedido relevante al departamento comercial para comprender algunos detalles.

2. Cotización: El departamento comercial responde rápidamente a las consultas de los clientes y determina el nombre, modelo, fabricante, cantidad, fecha de entrega, método de pago, especificaciones de embalaje y tipo de gabinete, etc. PerformaInvoice realiza una cotización formal a. el cliente.

3. Obtenga el pedido: después de la negociación, reciba el pedido formal del cliente.

4. Realice un pedido de producción: después de recibir la confirmación del pedido del cliente, realice un pedido a la fábrica y organice el plan de producción.

5. Aprobación comercial: después de recibir el pedido, el departamento comercial primero elaborará un formulario de aprobación comercial. Complete el "Formulario de revisión del contrato de exportación" con sinceridad y enumere todos los costos esperados tanto como sea posible. Para la aprobación del contrato se deberá adjuntar un fax del pedido del cliente y el contrato de compra con fábrica. El formulario de auditoría debe ser firmado por el vendedor, aprobado por el gerente del departamento y luego enviado al departamento de administración para su revisión antes de la ejecución. Si el monto es grande, o existen condiciones como anticipo y comisión, debe ser aprobado por el gerente general de la empresa. Una vez aprobado el contrato, se realiza una orden de venta y se entrega al supervisor del departamento para su seguimiento.

6. Emitir un aviso de producción: Después de determinar la fecha de entrega, el departamento comercial puede emitir un aviso de producción y notificar a la fábrica para que produzca a tiempo si se cumplen las siguientes condiciones:

6.1: Si se trata de un pago de carta de crédito Los clientes generalmente confirman que la carta de crédito se recibió un mes antes de la fecha de entrega. Después de recibir la carta de crédito, el vendedor y el encargado de documentos deben revisar la carta de crédito por separado para verificar si existe. Hay algún error y si se puede garantizar la fecha de entrega, y otros posibles problemas. Si hay algún problema, solicite al cliente que cambie el certificado inmediatamente.

6.2: Si es un cliente que paga por T/T, confirme que se haya recibido el depósito. 6.3: Si es un cliente de crédito, o cobra divisas a través del banco D/A, etc., se requiere la confirmación del administrador.

7. Inspección

7.1: Una semana antes de la fecha de entrega se deberá avisar al inspector de la empresa para que inspeccione la mercancía.

7.2: Si el cliente desea inspeccionar la mercancía por sí mismo o por el personal de inspección designado, deberá concertar una cita con el cliente para inspeccionar la mercancía una semana antes de la fecha de entrega e informar al departamento de planificación del fecha de inspección.

7.3: Si el cliente especifica una empresa de inspección externa o una empresa justa para inspeccionar la mercancía, debe ponerse en contacto con la empresa de inspección dos semanas antes de la fecha de entrega para concertar una cita para el tiempo de inspección para garantizar que los productos sean inspeccionados dentro de la fecha de entrega. Organice su tiempo con anticipación. Después de la confirmación, se notificará a la fábrica el tiempo de inspección.

8. Elaborar documentos básicos. Información de embalaje proporcionada por la fábrica, producción de contratos de exportación, facturas comerciales de exportación, listas de embalaje y otros documentos (deben ser producidos por el comercializador comercial y entregados al encargado de documentos).

9. Inspección de productos básicos: si se trata de un producto sujeto a la inspección de productos básicos legal nacional, debe explicar los requisitos de inspección de productos básicos al realizar un pedido a la fábrica y proporcionar contratos de exportación, facturas y otra información requerida para inspección de productos básicos. Además, se debe informar a la fábrica sobre el futuro puerto de exportación del producto para que pueda realizar la inspección del producto. El vale/comprobante de reemplazo del certificado de inspección de productos básicos debe obtenerse una semana antes del envío.

10. Fletamento de un barco y reserva de almacén:

10.1 Si el contrato firmado con el cliente es bajo términos FOB CHINA, normalmente el cliente designará una agencia de transporte o naviera. . Debe comunicarse con el transportista lo antes posible para informar la intención de envío, comprender el puerto de exportación que se organizará, el cronograma de envío, etc., y confirmar si la entrega de la fábrica puede realizarse al menos una semana antes de la fecha de envío y si El programa de envío puede cumplir con los requisitos del cliente. Se debe enviar un aviso de pedido de almacén por escrito (INGORDER) a la compañía de transporte dos semanas antes de la fecha de entrega, y el documento de reserva de almacén generalmente se puede obtener una semana antes de zarpar.

10.2. Si el vendedor paga el flete, deberá consultar a la empresa de transporte o naviera lo antes posible sobre la fecha de envío, tarifa del flete, puerto de salida, etc. Después de la comparación, seleccione una compañía naviera con precio favorable, buena reputación y fecha de salida adecuada, e informe al vendedor para informar al huésped. Si el huésped no está de acuerdo, se debe seleccionar otra empresa de envío aprobada por el huésped. Determinar la posición por escrito dos semanas antes de zarpar, el procedimiento es el mismo que el anterior.

10.3. Si la mercancía no es suficiente para un contenedor pequeño y es necesario enviar carga a granel, reserve espacio de almacenamiento de carga a granel con la empresa de transporte. Cuando obtiene el documento de almacenamiento, también necesita conocer la hora límite de aduanas, los requisitos de declaración de aduanas para el almacenamiento, etc.

10.4 Al reservar un almacén con una empresa naviera, deberá enviar por fax el documento escrito de reserva del almacén, indicando la fecha de envío prevista, tipo y cantidad de contenedor, puerto de destino, etc. para evitar errores.

11. Disponer el remolque del contenedor:

11.1 Una vez que la mercancía esté lista e inspeccionada, encomiende a una empresa de remolque que recoja el contenedor y lo cargue. Las empresas de remolque deben elegir empresas seguras, confiables y con precios razonables para firmar acuerdos de cooperación a largo plazo para garantizar la seguridad y la puntualidad. Envíe por fax la siguiente información a la empresa de remolque: confirmación de la reserva del almacén/documento de liberación del contenedor, empresa de transporte, número de reserva del almacén, carta de autorización de remolque del contenedor, indicando el tiempo de carga, el tipo y la cantidad del contenedor, la dirección de carga, el agente de aduanas y el puerto de envío, etc. Si hay una empresa de inspección inspeccionando el contenedor, haga una declaración especial y no llegue tarde. Y solicite que se le envíe una copia de la información de carga, indicando el número de contenedor, el número de placa, el número de conductor y de contacto, etc.

11.2 Envíe por fax una copia de la información de carga a la fábrica. el tiempo de carga, tipo de gabinete, número de reserva, número de pedido, número de matrícula y número de contacto del conductor.

11.3. La fábrica debe enviar por fax un aviso de carga al departamento comercial tan pronto como sea posible después de que el contenedor salga de la fábrica, indicando la hora en que el contenedor sale de la fábrica, la cantidad de carga real, etc. y registrar el número del contenedor y el número del sello como información del conocimiento de embarque. Se requiere que la fábrica recuerde sellarlo después de cargarlo en el gabinete.

12. Declaración aduanera encomendada: Mientras arrastra el contenedor, entregue la información requerida para la declaración aduanera al agente de aduanas cooperativo, encomiende la declaración aduanera de exportación y realice el despacho de aduanas de inspección de productos y las órdenes de cambio. Por lo general, se deben reservar dos días para la declaración en aduana (antes de que el barco sea cortado en la aduana). Al confiar la declaración de aduana, se debe proporcionar información de carga del contenedor, incluida la mercancía y la cantidad, el puerto, la compañía naviera, el número de almacén, el número de contenedor, la hora de apertura y cierre del barco, la empresa de remolque, el tipo y cantidad del contenedor, y las personas de contacto de nuestra empresa. llamadas telefónicas, etc.

13. Obtener los documentos de embarque:

13.1 A más tardar dos días después de la salida, se deberá enviar por fax la información complementaria del conocimiento de embarque a la empresa naviera o al agente de carga. El reabastecimiento de materiales debe realizarse de acuerdo con los requisitos de la carta de crédito o del cliente, y se debe proporcionar la cantidad correcta de mercancías, así como algunos requisitos especiales, incluido el requisito de que la empresa naviera emita un certificado de envío junto con el guía de carga.

13.2. Instar a la empresa naviera a emitir un modelo de conocimiento de embarque y carta de flete lo antes posible. Después de comprobar cuidadosamente que la muestra es correcta, confirme el contenido del conocimiento de embarque por escrito a la empresa de transporte. Si el conocimiento de embarque requiere confirmación por parte del cliente, primero debe enviar por fax la muestra del conocimiento de embarque al cliente y luego solicitar a la compañía de transporte que emita la copia original después de la confirmación.

13.3 Pagar el flete y los cargos varios de manera oportuna. Después del pago, notificar a la compañía naviera para obtener el conocimiento de embarque y otros documentos de transporte de manera oportuna. Se debe registrar el pago del flete.

14. Preparar otros documentos

14.1. Factura comercial: Entre los documentos requeridos por la L/C, las facturas comerciales son las más estrictas. La fecha de la factura deberá determinarse después de la fecha de emisión y antes de la fecha de entrega. La descripción de los bienes en la factura debe ser exactamente la misma que la de la carta de crédito, y los montos tanto en letras minúsculas como en mayúsculas deben ser correctos. Los términos de la factura deben mostrarse en la carta de crédito y la marca de envío debe mostrarse. Si la factura debe ser certificada por la embajada de la otra parte, generalmente debe hacerse con 20 días de anticipación.

14.2.Certificado de Origen FORMA: El Certificado de Origen FORMA debe ser solicitado por la Oficina de Inspección y Cuarentena antes del envío. Cabe señalar que la fecha de envío debe ser anterior a la fecha de entrega de la carta de crédito y a la fecha de salida, y después de la fecha de factura. Si no se puede hacer antes del envío, se emitirá un certificado después del proceso y se deberán proporcionar documentos como formulario de declaración de aduana, conocimiento de embarque, etc. Para las mercancías transbordadas a través de Hong Kong, el certificado FORMA normalmente debe ser firmado por la China Commodity Inspection Company en Hong Kong para demostrar que las mercancías no han sido reprocesadas en Hong Kong.

14.3. Certificado de origen general: El certificado de origen general se puede solicitar en el Consejo Chino para la Promoción del Comercio Internacional y los requisitos son menores. Los reemplazos se pueden realizar poco después del envío. Si el certificado de origen necesita ser firmado por la embajada, se debe hacer con 20 días de anticipación al igual que la factura.

14.4 Notificación de envío: generalmente se requiere notificar al cliente los detalles del envío dentro de unos días después de que el barco zarpe, incluido el nombre del barco, número de vuelo, fecha de salida, fecha prevista de llegada, mercancías y cantidad, importe, número de bultos, marca de envío, agente portuario de destino, etc. A veces, la carta de crédito requiere prueba de entrega, como informe de fax, recibo de carta, etc. Preste atención para procesarla dentro del tiempo solicitado por el cliente.

14.5. Lista de embalaje: La lista de embalaje debe indicar claramente el estado de embalaje de la mercancía. Es necesario mostrar la cantidad en cada caja, el peso bruto, el peso neto y el tamaño exterior de cada caja. El volumen total calculado en base a las dimensiones de la caja exterior debe coincidir con el volumen total indicado. La marca y el número de casilla deben mostrarse para que los clientes puedan encontrarlos fácilmente. El peso y volumen de la lista de embalaje deben coincidir con el conocimiento de embarque.

15. Presentación de documentos:

15.1. Si se utiliza carta de crédito para cobrar divisas, todos los documentos deben prepararse dentro del tiempo especificado para la presentación de documentos, y los documentos. debe revisarse estrictamente para garantizar que si no hay errores, envíelo al banco para su negociación.

15.2. Si se utiliza T/T para cobrar divisas, envíe inmediatamente por fax el conocimiento de embarque al cliente para el pago después de obtener el conocimiento de embarque. Después de confirmar la recepción del saldo, el conocimiento de embarque original. y otros documentos serán enviados al cliente.

15.3. Si se requiere T/T, se requiere el pago completo antes de poder realizar el gabinete. Debe esperar hasta que se reciba el pago antes de organizar el traslado del gabinete. Después de recibir el conocimiento de embarque, puede enviar inmediatamente el conocimiento de embarque original al cliente.

16. Registro de empresas: Cada empresa de exportación debe registrarse inmediatamente después de su finalización, incluido el registro informático y el registro por escrito, para facilitar futuras consultas, estadísticas, etc.

17. Archivo de documentos: Todos los documentos, L/C y documentos de negociación deben conservarse en un juego completo para referencia futura.

18. El encargado de documentos debe recopilar los cambios en las tarifas de flete, los horarios de envío, las rutas y otra información para ayudar a la cotización del vendedor.