Electronización de trabajos de auditoría de firmas contables
Papel electrónico de borradores de auditoría de empresas contables
Con la aplicación generalizada de la tecnología informática y la mejora gradual de la informatización social, la tradicional calculadora de papel y lápiz se utiliza como herramienta. Los métodos de auditoría se están volviendo cada vez más ineficientes y antieconómicos. Cómo utilizar la tecnología informática para transformar los métodos de auditoría tradicionales es una tarea urgente que enfrentan las empresas contables nacionales. Este artículo combina la práctica de los manuscritos electrónicos para compartir algunas experiencias para referencia de sus colegas.
Ventajas de los manuscritos electrónicos
1. Los manuscritos electrónicos pueden facilitar que los auditores compartan información y mejoren la eficiencia de la auditoría. El trabajo de auditoría es un trabajo de equipo y su eficiencia depende del intercambio eficaz de información. En el método de trabajo tradicional basado en papel, los miembros del equipo de auditoría preparan sus propios manuscritos de acuerdo con su división del trabajo, y les resulta muy inconveniente comprobarse entre sí. Una vez digitalizados los documentos de trabajo de auditoría, los auditores pueden compartir información fácilmente a través de la LAN interna de la empresa o la red de igual a igual en el sitio del equipo de auditoría. Pueden verificar fácilmente los documentos de auditoría entre sí con solo un clic del mouse. y el personal de auditoría no se afectan entre sí, lo que puede mejorar en gran medida la eficiencia de la auditoría. Además, según el método de trabajo tradicional de "lápiz y papel", una gran cantidad de trabajo de cálculo se realiza utilizando calculadoras. Para garantizar la exactitud de los resultados de los cálculos, los auditores a menudo tienen que verificar los cálculos dos o tres veces. pierde mucho tiempo. En las condiciones del trabajo manuscrito electrónico, los auditores solo necesitan realizar la entrada de datos inicial, y la computadora completa automáticamente el trabajo de cálculo. Los resultados del cálculo son precisos y no se requiere verificación, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de la auditoría.
2. Es útil para las empresas acumular experiencia en auditoría y mejorar los niveles de gestión del conocimiento. Una vez digitalizados los manuscritos, la experiencia acumulada por los auditores en el trabajo real se puede transformar fácil y oportunamente en plantillas para guiar el trabajo de auditoría futuro, y los procedimientos de auditoría se pueden actualizar de manera oportuna para lograr el máximo intercambio de experiencia de auditoría. Una vez que el país promulgue nuevas normas de contabilidad y de auditoría, las empresas podrán responder rápidamente y ajustar sus procedimientos de auditoría mediante el uso de manuscritos electrónicos. En el método tradicional de borrador en papel, para mejorar la eficiencia, las empresas generalmente imprimen los procedimientos de auditoría en papel. Para ahorrar costos durante la impresión, el lote de impresión generalmente es mayor. Una vez que se completa la impresión por lotes, el programa de auditoría no se puede ajustar en lotes y sólo los auditores pueden ajustarlo durante su uso, lo que a menudo requiere mucha publicidad y capacitación por parte de la empresa. De esta manera, los nuevos requisitos de las nuevas normas de contabilidad y normas de auditoría promulgadas por el estado y la experiencia de auditoría dentro de la empresa son difíciles de transformar en procedimientos de auditoría de manera oportuna, lo que no favorece la mejora de la calidad de la auditoría y la reducción de los riesgos de auditoría.
3. Favorece el fortalecimiento del control de calidad de la auditoría. Según el método de trabajo tradicional de "papel, lápiz y calculadora", la revisión de tres niveles y la inspección de calidad dentro de la oficina se implementan mediante la circulación de documentos en papel, y el control no es estricto. En los manuscritos electrónicos, al establecer puntos de control, cada empleado tiene su propio nombre de usuario y contraseña. La preparación, revisión e inspección de los manuscritos son firmadas automáticamente por computadoras, lo que puede controlar de manera conveniente y estricta los procesos comerciales y garantizar la política de control de calidad. de la firma e implementación de procedimientos. Esto puede fortalecer en gran medida el trabajo de revisión e inspección de calidad de tres niveles y mejorar el nivel de revisión e inspección de calidad.
4. Los borradores electrónicos amplían el alcance de los materiales de borrador de auditoría. Con los manuscritos electrónicos, además de los manuscritos en papel, los materiales de grabación de audio, los materiales de video y las fotografías electrónicas pueden constituir manuscritos de auditoría. Los auditores pueden hacer pleno uso de la tecnología de la información para recopilar evidencia de auditoría de manera conveniente y rápida, reduciendo así los riesgos de auditoría.
5. Reducir la carga de trabajo de los auditores y facilitar el almacenamiento, recuperación y revisión de los papeles de trabajo de auditoría. Una vez digitalizados los manuscritos, todos los manuscritos se pueden almacenar en computadoras portátiles y los auditores no necesitan cargar manuscritos pesados en papel. Y una vez completado el manuscrito, se puede archivar en el servidor o grabar en un CD para facilitar su almacenamiento y recuperación y revisión en el futuro. Gracias a la importante reducción del consumo de papel, los costes de almacenamiento de manuscritos de la oficina se pueden reducir significativamente y también está en consonancia con la política nacional de protección del medio ambiente.
Condiciones y formas de realizar manuscritos electrónicos
La implementación de manuscritos electrónicos no es solo un cambio en los medios manuscritos, sino también una profunda reforma de los métodos de auditoría existentes a través de la tecnología informática. El cambio requiere que los auditores. cambiar sus conceptos de auditoría. Durante este proceso, la firma debe resumir constantemente la experiencia de auditoría y ajustar los procedimientos de auditoría de manera oportuna.
El núcleo de la realización del manuscrito electrónico es desarrollar un conjunto de software informático. Hay dos formas de desarrollar software informático: confiar el desarrollo a unidades externas y desarrollarlo usted mismo. El desarrollo de software generalmente se implementa utilizando software de oficina y software de base de datos existentes. El software disponible incluye: OFFICE, SQSEVER, NOTAS, etc. Las empresas deben elegir el software de base de datos adecuado según su propio tamaño. Se recomienda a las empresas más grandes o firmas de contabilidad que planean desarrollarse a gran escala que contraten talentos de software para desarrollar su propio software. El equipo de desarrollo debe estar compuesto por auditores y personal de software experimentados. En primer lugar, los auditores plantean diversas necesidades. El personal del software prepara manuscritos electrónicos basándose en una comunicación total con los auditores y ajusta continuamente el software de auditoría con el desarrollo de contabilidad y auditoría. El software debe desarrollarse en una versión en línea en lugar de una versión estándar. -versión sola.
En términos de hardware, se debe garantizar que cada auditor tenga una computadora portátil y que cada equipo de auditoría tenga un centro. Los auditores deben formar una pequeña red de todas las computadoras de los auditores a través de un centro en el sitio de la auditoría para lograr el máximo intercambio de información.
La implementación fluida de manuscritos electrónicos también requiere mucha capacitación por parte de los empleados. La capacitación debe centrarse principalmente en resolver dos problemas: ① Cambiar los conceptos ideológicos de los auditores para que acepten y estén dispuestos a utilizar manuscritos electrónicos; ② Mejorar la capacidad de uso de las computadoras de los auditores para que puedan usar hábilmente las computadoras para preparar manuscritos electrónicos.
Dado que la digitalización de manuscritos requiere una gran inversión en software y hardware y mucho trabajo de formación, existen ciertos riesgos en cuanto a que la empresa pueda implementarse sin problemas primero con una parte del ordenador. Un sistema que tenga buenas habilidades informáticas y capacidades de auditoría relativamente sólidas debe probarse entre auditores fuertes y luego promoverse por completo después de que el piloto sea exitoso. De esta manera, el efecto de demostración de una prueba exitosa puede reducir efectivamente la resistencia en el proceso de promoción.
Dos cuestiones a las que se debe prestar atención cuando se realizan manuscritos electrónicos
1. Cuestiones de confidencialidad. Los documentos de auditoría no sólo involucran los secretos comerciales de la unidad auditada, sino también los secretos comerciales de la propia empresa. Dado que los piratas informáticos pueden copiar y atacar fácilmente los documentos electrónicos, para proteger sus secretos comerciales y los de sus clientes, las empresas deben desarrollar un sistema de confidencialidad para los manuscritos electrónicos y tomar medidas viables tanto desde el punto de vista del hardware como del software para garantizar que los clientes Los secretos comerciales no se revelan.
2. La cuestión de la custodia segura de los manuscritos. Los papeles de trabajo de auditoría son la base para emitir informes de auditoría y la evidencia para juzgar las responsabilidades de auditoría. Cómo mantener los manuscritos de acuerdo con los requisitos de las leyes y reglamentos es una cuestión clave que debe resolverse en los manuscritos electrónicos. De acuerdo con los requisitos de las "Normas de Auditoría Independiente No. 6: Documentos de Trabajo de Auditoría", los archivos actuales deben conservarse durante al menos diez años a partir de la fecha de emisión del informe de auditoría y deben conservarse durante mucho tiempo; Para cumplir con los requisitos de las normas, la empresa debe grabar los documentos de trabajo completos en un CD de manera oportuna y almacenar el CD en una sala de almacenamiento en buenas condiciones. (Autor: Wei Xianfeng Yuehua Accounting Firm) Requisitos para la preparación de papeles de trabajo de auditoría
Las "Normas de Auditoría Independiente" establecen requisitos operativos normativos para la preparación de papeles de trabajo de auditoría, que incluyen principalmente:
(1) Disposiciones de necesidad. Las "Normas básicas para la auditoría independiente" estipulan que los contadores públicos deben registrar el plan de auditoría, su proceso de implementación, los resultados y otros asuntos importantes que deben juzgarse en los papeles de trabajo de la auditoría (artículo 15). ?Las "Normas específicas para auditoría independiente N° 1: Auditoría de estados contables" también estipulan que los contadores públicos deben registrar el trabajo de auditoría y elaborar documentos de trabajo de auditoría. ? (Artículo 19) La preparación de papeles de trabajo de auditoría es un requisito obligatorio para que los contadores públicos realicen servicios de auditoría. Un informe de auditoría sin documentos de trabajo de auditoría es, sin duda, un informe falso.
(2) Reglamento técnico.
El artículo 5 de las "Normas de Auditoría Independiente N° 6 - Documentos de Trabajo de Auditoría" establece requisitos técnicos específicos para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría, a saber, "contenido completo, formato estandarizado, marcas consistentes, registros claros y conclusiones claras".
(3) Disposiciones de idoneidad. Los papeles de trabajo de auditoría estandarizados no son una simple colección de varias palabras escritas, sino que deben reflejar la relación lógica inherente entre la evidencia de auditoría recopilada y la opinión final de auditoría. Existen muchos tipos de papeles de trabajo de auditoría y provienen de diferentes fuentes y preparadores. Para garantizar la idoneidad de los papeles de trabajo de auditoría, las "Normas Específicas de Auditoría Independiente N° 1: Auditoría de Estados Contables" estipulan que deben ser públicos certificados. Los contadores deben realizar las inspecciones necesarias de los papeles de trabajo de auditoría. Inspección y revisión (Artículo 21. Al mismo tiempo, para los papeles de trabajo preparados por los asistentes comerciales, el CPA debe guiar, supervisar e inspeccionar el trabajo de los asistentes comerciales. y ser responsable de los resultados de su trabajo. Elementos y composición de los papeles de trabajo de auditoría
Los papeles de trabajo de auditoría son los registros del trabajo de auditoría y la información obtenida por el CPA durante el proceso de auditoría. Hay dos formas de formarlo: preparación y adquisición.
Para los papeles de trabajo preparados por uno mismo, se debe registrar completamente el seguimiento de ejecución del plan de auditoría, el proceso de recopilación de evidencia de auditoría, la base y el proceso del juicio profesional y el proceso de formación de opiniones de auditoría. La mayoría de los documentos de trabajo deberían ser preparados por la propia CPA.
Estrictamente hablando, la información proporcionada por la unidad encargada o un tercero no es un documento de trabajo de auditoría. Solo se convertirá en una parte importante del documento de trabajo de auditoría después de que la CPA implemente los procedimientos y formularios de auditoría necesarios. correspondientes registros de auditoría.
El contenido básico de los papeles de trabajo de auditoría incluye diez partes, a saber: (1) Nombre de la unidad auditada (2) Nombre del proyecto de auditoría (3) Momento o período del proyecto de auditoría; (4) Registros del proceso de auditoría; (5) Identificación y descripción de la auditoría; (9) Nombre del revisor y fecha de revisión; 10) Otros Cosas que conviene explicar.