Cómo escribir un sistema de gestión de conferencias
Sistema de Gestión de Reuniones
1. Cada reunión debe tener un propósito claro y resolver ciertos problemas.
Cada reunión no debe tener demasiados temas, reuniones que pueden o no. no podrán celebrarse no se celebrarán, y no participarán en la reunión las personas que puedan o no participar. La reunión no se llevará a cabo para asuntos que caigan dentro del alcance de las responsabilidades del departamento o que el supervisor tenga la autoridad para resolver. La reunión no se llevará a cabo para asuntos que tengan regulaciones escritas o precedentes y no se llevará a cabo a menos que existan especiales. circunstancias.
2. Cada reunión debe estar completamente preparada
Antes de la reunión, el jefe de departamento o supervisor enviará los temas a la oficina correspondiente, y la oficina clasificará los temas y los presentará. Se los entrega al anfitrión. El líder de la reunión informa e informa a los participantes sobre los temas con antelación. Preparación insuficiente, no se llevan a la reunión cuestiones para las que no se han propuesto soluciones; cuestiones para las que "se entregan los conflictos" no se llevan a la reunión porque las autoridades competentes no tienen opiniones unificadas.
3. El anfitrión de la reunión debe captar firmemente el tema.
Es necesario inspirar e inducir a los participantes a expresar plenamente sus opiniones, pero también prestar atención a controlar los fuera de tema. y discursos repetitivos. Los oradores deben utilizar un lenguaje preciso y conciso, y los líderes presentes en la reunión deben evitar la práctica de que todos hablen.
4. El personal relevante debe ser instruido para implementar concienzudamente las resoluciones de la reunión.
El anfitrión debe instruir al personal relevante para implementar concienzudamente las resoluciones adoptadas en la reunión; responsable de la supervisión e inspección, y recopilar información de retroalimentación e informar al supervisor a tiempo. Las reuniones de toda la escuela son organizadas y organizadas por la oficina de la escuela. Las reuniones no deben ser demasiado largas y los organizadores deben ser responsables de rectificar el estilo de la reunión y oponerse a las llegadas tarde, las salidas anticipadas y los susurros en las reuniones.
5. Designar a una persona para que tome las actas de la reunión
El anfitrión de la reunión debe designar a una persona para que tome las actas de la reunión. Las reuniones importantes deben tener dos personas que tomen registros trabajando al mismo tiempo, y las oficinas correspondientes deben organizarlos y luego archivarlos de acuerdo con el método de gestión de archivos.
Sistema de gestión de reuniones de sociedades limitadas
Para estandarizar aún más la gestión de reuniones de la empresa, hacer un buen trabajo en la comunicación y presentación de información y lograr una transmisión rápida y eficaz de los recursos de información de la empresa entre Varios departamentos. Este sistema está especialmente formulado para garantizar que el contenido de la reunión y los asuntos acordados se implementen de manera efectiva para mejorar efectivamente el nivel operativo de la empresa.
1. Reuniones de empresa
1. Reunión ordinaria de producción
Horario: se realiza todos los sábados a las 9:30 horas, una vez por semana.
Hospedaje: Jefe del Departamento de Producción
Registro: Plan del Departamento de Producción
Participantes: Director de Fábrica Departamento de Gestión de Producción Planificación, Supervisor del Departamento de Ventas, Tecnología; Supervisor de departamento, supervisor de departamento de calidad, supervisor de departamento de compras y jefes de departamento de ingeniería, departamento de soplado de película, departamento de impresión, departamento de procesamiento, almacén y otros departamentos.
Contenido: ①Informe sobre la situación de producción de la semana pasada; ②Revisar el seguimiento y finalización del trabajo asignado de la semana pasada ③Asignar planes de producción y tareas para esta semana.
2. Reunión de ventas
Hora: se realiza al final de cada mes, una vez al mes.
Hospedaje: Responsable del Departamento Comercial
Registro: Asistente del Departamento Comercial
Participan: Director General, Jefe del Departamento Comercial, Jefe del Departamento de Gestión de Producción y Jefe del Departamento Técnico ; Jefe del Departamento de Calidad, Jefe del Departamento de Finanzas.
Contenido: ① Resumir el trabajo de ventas de la empresa para el mes actual; ② Pronosticar el próximo trabajo de ventas mensual; ③ Estudiar y juzgar las tendencias de desarrollo de la industria y las contramedidas del trabajo de ventas.
3. Reunión periódica de calidad
Hora: todos los sábados a las 6:00 pm.
Hospedaje: Supervisor/Gerente del Departamento de Calidad
Registro: Asistente del Departamento de Calidad
Participantes: Todos los empleados
Contenido: ①Revisión y Resumen del Producto estado de calidad esta semana; ② Informar las quejas y devoluciones de los clientes; ③ Resumir los factores que afectan la calidad y revisar los medios y métodos de mejora; ④ Proponer objetivos de calidad de fábrica para la próxima semana y medidas de gestión para alcanzar los objetivos;
4. Reunión en la Oficina del Gerente General
Horario: Irregular
Organizado por: Gerente General
Registros: Departamento de Administración de Personal
Participan: Presidente/Director General, Jefe del Departamento de Gestión de Producción, Jefe del Departamento de Calidad, Jefe del Departamento de Ventas, Jefe del Departamento Técnico, Jefe del Departamento de Finanzas, Jefe del Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Administración de Personal, Departamento de Ingeniería persona responsable.
Contenido: ① Cada departamento informa sobre el estado del trabajo del departamento para la semana; ② Verifique el estado de implementación uno por uno según el cronograma de reuniones de la semana pasada ③ Organizar y desplegar el trabajo general de la empresa para la próxima semana; La empresa necesita coordinar y resolver dudas.
5. Reunión Resumen Trimestral
Hora: Se lleva a cabo al final de cada trimestre o al inicio del siguiente trimestre
Anfitrión: Presidente/Gerente General
Ficha: Departamento de Administración de Personal
Participan: Presidente/Director General, Jefe Departamento de Gestión de Producción, Jefe Departamento Comercial, Jefe Departamento Técnico, Jefe Departamento Calidad, Jefe Departamento Financiero , Jefe Departamento de Compras, Jefe de Personal Departamento de Administración.
Contenido: ① El director general resume y comenta el trabajo de cada departamento; ② Organiza la dirección del trabajo futuro.
2. Reuniones de departamento
Cada departamento debe celebrar reuniones especiales periódicas organizadas por el jefe de departamento cada semana para transmitir el espíritu de la reunión de la empresa y comentar los puntos clave del trabajo del departamento. e implementar diversas medidas de gestión, ayudar a los subordinados a resolver las dificultades y problemas encontrados en el trabajo y brindar orientación para el siguiente paso del trabajo.
3. Requisitos de la reunión
1. Las actas de las reuniones de la empresa deben ser registradas y gestionadas por una persona dedicada. La persona que toma las actas de la reunión es responsable de supervisar e impulsar los asuntos acordados en la reunión, y de informar la supervisión e instar al anfitrión de la reunión. Cuando sea necesario, las actas de las reuniones deben redactarse de acuerdo con los requisitos del anfitrión de la reunión para que todos puedan cumplirlas. Al final de cada mes, el Departamento de Personal y Administración inspecciona las actas de las reuniones y el estado de ejecución, y las utiliza como base para evaluar el trabajo de las partes interesadas. Las reuniones especiales departamentales también deben designar personal para levantar actas de las reuniones con fines de memorando.
2. Presta atención a la calidad de las reuniones. El anfitrión de varias reuniones debe comunicarse plenamente con los participantes antes de la reunión para estar al tanto de la situación. Proponer principios y métodos para la solución de los asuntos pendientes y hacerse responsable de ellos. Todo tipo de reuniones se esfuerzan por ser sencillas y eficientes. Se deben utilizar datos para hablar claramente de si se ha realizado el trabajo asignado, en qué medida y las razones por las que no se ha realizado o no se ha completado, etc. Respuestas concretas y cuantificables para prevenir y acabar con la información vacía o general.
3. Esforzarse por hacer más efectiva la reunión. Los asuntos acordados en la reunión, las tareas asignadas y los métodos y medidas propuestas deben ser comunicados e implementados por el responsable de cada nivel de acuerdo con los requisitos de implementación. Los ejecutores directos deben tener claro qué, por qué y cómo. para hacerlo y se debe implementar un sistema de trabajo regular. Se determina el formato y nos esforzamos en lograr resultados específicos para cada reunión.
4. Estricta disciplina en las reuniones. La gestión de reuniones es una medida para garantizar la calidad de las reuniones. Los participantes deben organizar su trabajo de manera orgánica, prepararse cuidadosamente y asistir a la reunión a tiempo. La hora y el lugar específicos de la reunión serán decididos por el anfitrión de la reunión y serán notificados por la persona que toma actas de la reunión antes de la reunión. El Departamento de Administración y Recursos Humanos es responsable de notificar las reuniones organizadas por los líderes de toma de decisiones de la empresa. Por lo general, los participantes no pueden ausentarse de la reunión ni designar a otra persona para que los represente. Si realmente necesitan tomar licencia debido a emergencias personales, deben solicitar permiso al anfitrión de la reunión y designar a una persona designada para realizar las tareas. en su nombre.
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