¿Qué significa WBS empresarial? ¿Qué hace?
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1. Definición de WBS
WBS (estructura de desglose del trabajo) es la abreviatura de estructura de desglose del trabajo y es uno de los términos técnicos importantes en la gestión de proyectos. Definición básica de WBS: una agrupación de elementos del proyecto basada en entregables que resume y define todo el alcance del trabajo del proyecto, donde cada nivel descendente representa una definición más detallada del trabajo del proyecto. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es uno de los elementos más importantes en la práctica de la gestión de proyectos y los exámenes PMP e IPMP. La WBS está siempre en el centro del proceso de planificación y también es una base importante para formular planes de cronograma, requisitos de recursos, presupuestos de costos, planes de gestión de riesgos y planes de adquisiciones. La WBS también es una base importante para controlar los cambios del proyecto. El alcance del proyecto está definido por la WBS, por lo que la WBS también es una herramienta integral para el proyecto. WBS es un sustantivo que consta de tres elementos clave: trabajo - una tarea que produce resultados tangibles; subdivisión - una estructura jerárquica que se divide gradualmente en categorías - organización de partes según un patrón determinado; Según estos conceptos, la WBS tiene componentes correspondientes: (1) La codificación estructurada es el componente más importante y crítico de la WBS, y la codificación se utiliza primero para estructurar completamente la WBS. A través del sistema de codificación, podemos identificar fácilmente las relaciones jerárquicas, categorías de agrupación y características de los elementos WBS. Y debido al desarrollo de la tecnología informática moderna, la codificación en realidad hace que la información WBS esté estrechamente relacionada con la información de la estructura organizacional, los datos de costos, los datos de programación, la información de contratos, los datos de productos, la información de informes, etc. (2) Paquete de trabajo El paquete de trabajo es el elemento mínimo de la WBS y, generalmente, el paquete de trabajo es el "entregable" más pequeño. Estos entregables facilitan la identificación de las actividades, los costos, la organización y la información de recursos necesarios para completarlos. Por ejemplo, un paquete de trabajo de instalación de tuberías puede incluir varias actividades, como fabricación e instalación de soportes de tuberías, conexión e instalación de tuberías e inspección de estanqueidad; incluidos los cargos por mano de obra de transporte/soldadura/fabricación de tuberías, cargos por materiales de tuberías/accesorios metálicos generados durante el proceso; proceso/resultados de inspección y otros documentos; y equipo de trabajo asignado y otra información de responsabilidad. Es la información anterior sobre organización/costo/cronograma/desempeño la que hace que los paquetes de trabajo e incluso la WBS sean la base de la gestión de proyectos. Con base en el punto de vista anterior, la EDT de la gestión de proyectos debe descomponerse al nivel del paquete de trabajo para que sea una herramienta de gestión eficaz. (3) Elementos de la WBS Los elementos de la WBS son en realidad "nodos" en la estructura de la WBS. La comprensión popular es el "cuadro" en el "organigrama", que representa "entregables" independientes con relaciones subordinadas/resumen. Después de décadas de resumen, la mayoría de las organizaciones tienden a creer que la estructura de la WBS debe estar relacionada con los objetivos del proyecto y orientada al producto final o entregable, por lo que los elementos de la WBS son más adecuados para describir la composición sustantiva del producto final (Gregory T. Haugan). La razón es obvia. Diferentes organizaciones y culturas utilizan diferentes métodos, procedimientos y recursos para realizar el mismo trabajo, pero sus resultados deben ser los mismos y cumplir con los requisitos establecidos. Sólo comprendiendo los entregables principales se puede controlar y gestionar el proyecto de manera más efectiva. Por otro lado, solo identificando los entregables podemos determinar los métodos, procedimientos y recursos utilizados por la organización interna/externa para completar el trabajo. El paquete de trabajo es el elemento más bajo de la EDT. (4) La estandarización de la gestión del diccionario WBS siempre ha sido el objetivo de muchas empresas, y el diccionario WBS es una de esas herramientas. Se utiliza para describir y definir documentos de trabajo en elementos WBS. El diccionario equivale a la especificación de un elemento WBS, es decir, el trabajo que debe completar el elemento WBS y la descripción detallada del trabajo y la descripción de los resultados del trabajo y las normas y estándares correspondientes; los elementos, la relación entrada-salida de los resultados del elemento, etc. Al mismo tiempo, el diccionario WBS juega un gran papel normativo al definir claramente el alcance del proyecto, haciendo que los participantes fuera de la organización (como los contratistas) comprendan y acepten fácilmente la WBS. En la industria de la construcción, la especificación de Lista de Cantidades es el típico diccionario WBS a nivel de paquete de trabajo.
2. El objetivo principal de la WBS
WBS es una herramienta de planificación y diseño para describir ideas. Ayuda a los directores de proyectos y a los equipos de proyectos a identificar y gestionar eficazmente el trabajo del proyecto. 1 WBS es una herramienta de diseño estructural que muestra claramente las interrelaciones entre elementos.
2 La WBS es una herramienta de planificación que presenta una imagen completa del proyecto, detallando todo el trabajo que se debe realizar para completar el proyecto. 3 La WBS define eventos hitos que informan la finalización del proyecto a la alta dirección y a los clientes como una herramienta de presentación de informes sobre el estado del proyecto. 4 WBS evita que se pierdan los entregables del proyecto. WBS ayuda a los gerentes de proyectos a centrarse en los objetivos del proyecto y aclarar responsabilidades. 6 WBS establece entregables visuales del proyecto para estimar el esfuerzo y asignar el trabajo. 7 WBS ayuda a mejorar la precisión de las estimaciones de tiempo, costos y recursos. 8 WBS ayuda a formar el equipo del proyecto y a ganar el compromiso del personal del proyecto. 9 La WBS define la línea base para la medición del desempeño y el control del proyecto. 10 WBS ayuda a la comunicación y aclara las responsabilidades laborales. 11 La WBS establece el marco para el desarrollo de otros planes de proyecto. 12 La WBS ayuda a analizar los riesgos iniciales del proyecto.
3. Cómo crear una EDT
Crear una EDT se refiere a dividir un proyecto complejo en una serie de tareas de proyecto claramente definidas y servir como documento guía para actividades de planificación posteriores. Hay dos formas principales de crear una EDT: 1. Método de analogía. Cree una estructura de desglose del trabajo para el nuevo proyecto haciendo referencia a la estructura de desglose del trabajo de proyectos similares. 2 Enfoque de arriba hacia abajo. Comience con los objetivos del proyecto y desglose el trabajo del proyecto paso a paso hasta que los participantes estén satisfechos de que el trabajo del proyecto se ha definido completamente. Este enfoque permite definir el trabajo del proyecto con el nivel apropiado de detalle y estimar con mayor precisión la duración, el costo y los requisitos de recursos del proyecto. Se deben cumplir los siguientes requisitos básicos al crear una WBS: 1. Una tarea debe estar en un lugar de la WBS y debe aparecer en un solo lugar de la WBS. El contenido de una tarea en una WBS es la suma de todos los elementos de la WBS que contiene. 3. Sólo una persona puede ser responsable de un proyecto WBS. Aunque puede haber muchas personas trabajando en ello, sólo una persona puede ser responsable y las demás sólo pueden ser participantes. 4 La WBS debe ser coherente con los métodos de implementación en el trabajo real. Los miembros del equipo del proyecto deben participar activamente en la creación de la WBS para garantizar su coherencia. 6 Cada proyecto WBS debe documentarse para garantizar una comprensión precisa del alcance del trabajo incluido y excluido. 7 La WBS no sólo debe mantener el contenido del trabajo del proyecto normalmente de acuerdo con la declaración del alcance, sino también adaptarse a los cambios inevitables. 8 El paquete de trabajo de WBS se define como no más de 40 horas y se recomienda que sea de 4 a 8 horas. 9 El nivel WBS no debe exceder 10, se recomienda 4-6.
En cuarto lugar, la expresión de WBS
WBS se puede representar mediante un diagrama de estructura jerárquica de árbol o una tabla con líneas sangradas. En aplicaciones prácticas, la WBS en forma tabular se utiliza ampliamente, especialmente en software de gestión de proyectos. Para estilos de plantilla específicos, consulte Estilos de plantilla WBS.
5. Modo de descomposición de la WBS
La WBS se puede descomponer de las tres formas siguientes: 1. Descomponerse según la estructura física del producto. 2. Descomponer por función del producto o proyecto. 3. Descomponer según el proceso de implementación.
6. El proceso de creación de la EDT dentro del equipo del proyecto
El proceso de creación de la EDT dentro del equipo del proyecto es muy importante, porque durante el proceso de descomposición del proyecto, el director del proyecto, el proyecto. Los miembros y todos los jefes de departamento involucrados en el proyecto deben considerar todos los aspectos del proyecto. 1. El proceso para que el equipo del proyecto cree la WBS es el siguiente: 2. Obtener ScopeStatement o Statement of Wok (al contratar un subproyecto). Reúna al personal relevante para realizar una lluvia de ideas sobre todo el trabajo del proyecto importante y determinar cómo se dividirá el trabajo del proyecto. 4. Desglose el trabajo del proyecto. Si hay una plantilla ya preparada, deberías intentar usarla. Dibuje el diagrama de jerarquía de la EDT. Algunos trabajos en niveles superiores de la WBS pueden definirse como subproyectos o etapas de subciclo de vida. 6. Divida los principales entregables del proyecto en partes o paquetes de trabajo más pequeños y manejables. El paquete de trabajo debe ser lo suficientemente detallado como para estimar el paquete de trabajo (costo y duración), programarlo, desarrollar un presupuesto y asignar personal o unidades organizativas responsables. 7 Verifique la exactitud de la descomposición anterior. Si considera que los elementos de nivel inferior son innecesarios, modifique la composición. 8. Establecer un sistema de numeración. A medida que avanzan otras actividades del programa, la WBS se actualiza o revisa continuamente hasta que se cubre todo el trabajo.
7. Estándares de inspección de la WBS
Si la WBS está completamente definida y si todas las tareas del proyecto están descompuestas por completo se basan principalmente en los siguientes estándares: 1. Si el estado y la finalización. de cada tarea se puede cuantificar. El inicio y el final de cada tarea están claramente definidos. Cada tarea tiene entregables.
4. El período de construcción es fácil de estimar y dentro de un período de construcción aceptable. Estimar los costos es fácil. 6 Cada tarea es independiente.
8. Uso de WBS
Para WBS, es necesario crear un WBSDictionary para describir cada parte del trabajo. El diccionario WBS generalmente incluye información como descripciones de paquetes de trabajo, fechas de cronograma, estimaciones de costos y dotación de personal. Para cada paquete de trabajo, se debe incluir tanta información necesaria como sea posible. Cuando se utilizan WBS y OBS juntos, se deben establecer códigos de cuenta. La codificación de cuentas es un sistema de codificación que se utiliza para identificar de forma única cada unidad de la estructura de desglose del trabajo de un proyecto. A esta estructura de codificación se asignan costos y recursos.
9. Experiencia práctica de WBS
Usar hasta 20 capas Más de 20 capas es excesivo. Para algunos proyectos más pequeños, generalmente son suficientes de 4 a 6 capas. No es necesario que todas las ramas de la WBS se descompongan al mismo nivel, es decir, no es necesario imponer simetría estructural. En cualquier rama, cuando alcanza un nivel, se puede estimar la precisión requerida y se puede detener.
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