¿Cómo clasifican los archivos las empresas e instituciones?
Cómo clasificar archivos en empresas e instituciones
El trabajo de organizar archivos consiste básicamente en clasificar, combinar, organizar y catalogar archivos que están dispersos y que necesitan organizarse aún más de forma ordenada. proceso del sistema de formularios.
La organización de archivos es un componente relativamente independiente de la gestión de archivos empresariales. Su estructura del sistema y mecanismo operativo tienen ciertas características: por un lado, la generación de cada complejo de archivos completo y su proceso completo. , el trabajo de organización de archivos es un sistema orgánico compuesto por una serie de vínculos (elementos) internos que pueden descomponerse e interconectarse, por otro lado, en lo que respecta a una empresa de gestión de archivos específica, los proyectos de trabajo de organización varían según el específico; entorno y archivos. Varía según la situación. Los contenidos principales del trabajo de organización de archivos incluyen: distinguir el caso completo, clasificar los expedientes dentro del caso completo, establecer unidades de almacenamiento (generalmente archivos de archivo), ordenar los expedientes del caso y compilar catálogos de expedientes.
1. Distinguir los fondos
Los fondos de archivos corporativos son formados y acumulados por una determinada empresa en el proceso histórico de producción, funcionamiento y otras actividades. Están compuestos por diversas actividades indivisibles. Sistema orgánico compuesto por registros originales, cuyos componentes incluyen diversas categorías y diversas formas de materiales de archivo de una empresa específica. Para determinar si los archivos de una empresa pueden constituir un conjunto completo, habría que estudiar principalmente si tiene un cierto grado de independencia en términos de administración, finanzas y recursos humanos organizativos. Es decir, se deben cumplir las siguientes condiciones:
(1) La organización puede ejercer independientemente sus poderes y publicar documentos en su propio nombre.
(2) La organización es una agencia de conferencia presupuestaria o una agencia de contabilidad económica independiente que puede preparar su propio presupuesto o plan financiero.
(3) La organización cuenta con instituciones o personal para gestionar los recursos humanos y tiene ciertos derechos de nombramiento y remoción de recursos humanos.
Algunas instituciones de archivo no cumplen plenamente estas tres condiciones. La más básica de ellas es la primera, por lo que a la hora de distinguir los archivos completos debemos tomarla como núcleo y partir de la realidad. problema concretamente y aplicar sus condiciones constitutivas de manera flexible y dialéctica.
La clave para determinar a qué fondos pertenecen específicamente los archivos es determinar la persona que formó los archivos: la institución de archivo, es decir, la empresa o individuo que formó los fondos de archivos. El concepto que es necesario aclarar es que los componentes de una colección completa incluyen los registros de la organización de archivo en diversas formas y de diversas fuentes. Se debe entender con precisión al creador de archivos y no se debe equiparar al creador de archivos con el autor del documento. Para ello, primero debemos dominar los tipos básicos de documentos de toda la colección. Todo el documento consta de tres tipos de documentos: documentos internos, documentos emitidos (copias conservadas, manuscritos originales) y documentos recibidos. Debemos centrarnos principalmente en estos tres aspectos para identificar a los respectivos creadores. Para los documentos internos y documentos de la institución archivo, el autor del documento es quien formó el archivo. Siempre que se identifique al autor del documento, se determinará todo el expediente al que pertenece. El destinatario real de los documentos recopilados por las agencias de archivo es el creador del archivo, no el autor del documento. Siempre que se identifique el destinatario real del documento recibido, también se determinará toda la secta a la que pertenece.
2. Clasificación de archivos dentro de todo el portafolio
Para una empresa, la clasificación de archivos empresariales se refiere a seguir un proceso unificado basado en el contenido, la naturaleza, las reglas de formación y las interconexiones de Archivos empresariales De acuerdo con los principios y requisitos, se adoptan métodos científicos y aplicables para clasificar los archivos empresariales, de modo que todos los archivos empresariales se conviertan en un sistema de almacenamiento estructurado con ciertas relaciones subordinadas y paralelas. La clasificación es el contenido central de la organización de archivos corporativos y el medio básico de gestión de archivos corporativos. Incluye contenidos específicos como la selección de métodos de clasificación, la formulación de esquemas de clasificación, la clasificación de materiales de archivo (clasificación de documentos) y la organización de expedientes.
Específicamente, el método de clasificación de los archivos corporativos incluye principalmente la selección de estándares de clasificación, la combinación de estándares de clasificación y la determinación de niveles de clasificación.
1. Selección de estándares de clasificación de archivos corporativos
Los estándares de clasificación a veces se denominan directamente "métodos de clasificación". Debido a los complejos tipos de archivos corporativos, existen muchos estándares de clasificación.
(1) Estándar de clasificación funcional, es decir, clasificar las categorías de archivos empresariales según la división de funciones de gestión reflejadas en el contenido del archivo. Es una parte importante del principio de clasificación de archivos corporativos, por lo que todos los tipos de empresas aplican estándares de clasificación funcional para establecer categorías de primer nivel en la clasificación de archivos.
(2) Estándar de clasificación de problemas, es decir, clasificar archivos empresariales según la naturaleza de los problemas reflejados en el contenido del archivo. Contribuye a la gestión científica de los archivos corporativos y al desarrollo y utilización de los recursos de información de los archivos corporativos.
(3) Estándar de clasificación organizacional, es decir, la estructura organizativa establecida dentro de la empresa para clasificar las categorías de archivos empresariales. Puede reflejar objetivamente la apariencia histórica de las actividades laborales de varias organizaciones dentro de la empresa y mantener la integridad de los materiales de archivo formados por la misma organización interna de la empresa.
(4) Norma de clasificación anual, que divide las categorías de expedientes empresariales según la etapa temporal en la que se forman o tramitan los expedientes. Puede reflejar el desarrollo y los cambios del trabajo de gestión relevante de la empresa, es fácil de entender y simple y fácil de implementar.
(5) Estándar de clasificación de modelos, es decir, clasificar los archivos de productos o equipos de la empresa según el tipo y modelo del producto o equipo. Puede recopilar materiales de archivo del mismo modelo de producto o equipo, reflejar la imagen general de un modelo de producto o equipo y su afiliación estructural interna y facilitar el uso completo de archivos relevantes por modelo.
(6) Estándar de clasificación de proyectos, es decir, clasificar los archivos de investigación científica de la empresa según proyectos de investigación independientes. Puede reunir los materiales de archivo del mismo tema de investigación en conjuntos completos, reflejar de manera integral y sistemática todas las actividades y procesos históricos de un tema de investigación y facilitar la búsqueda y utilización de archivos relevantes por tema.
(7) Estándar de clasificación de proyectos de ingeniería, es decir, clasificar los archivos de infraestructura de la empresa según proyectos de infraestructura independientes. Puede reflejar la imagen general de un proyecto y facilitar la búsqueda y utilización de archivos relevantes por proyecto.
(8) Norma de clasificación de carácter profesional, es decir, clasificar los archivos corporativos según el carácter profesional involucrado y reflejado en el contenido del archivo. Facilita a las empresas buscar y utilizar archivos relevantes desde una perspectiva profesional.
(9) Estándar de clasificación de formas de archivo, es decir, clasificar las categorías de archivos corporativos según la forma, el nombre y el medio de producción de los documentos de archivo. Centraliza materiales de archivo con el mismo nombre, la misma forma y el mismo soporte.
2. Combinación de estándares de clasificación de archivos empresariales
Cuando la clasificación de archivos empresariales tiene dos o más niveles, se debe utilizar el método de combinación de estándares de clasificación para clasificar los archivos. , procede la aplicación de estas normas de clasificación. Cuando se adopta por primera vez una norma de clasificación, los materiales de archivo de la empresa inevitablemente se concentrarán de acuerdo con esta norma. Por lo tanto, la combinación de estándares de clasificación de archivos empresariales es en realidad para resolver el problema de qué estándares de clasificación se deben utilizar para recopilar materiales de archivos empresariales, qué tipo de sistema de clasificación de archivos empresariales se debe formar y qué tipo de métodos de recuperación se deben proporcionar para las empresas. archivo.
El método específico para combinar estándares de clasificación de archivos empresariales es el siguiente:
(1) Método para establecer las categorías de primer nivel de archivos empresariales. La categoría de primer nivel es el primer nivel de clasificación de archivos empresariales. Las "Reglas de prueba para la clasificación de archivos de empresas industriales" estipulan que existen nueve categorías de primer nivel para la clasificación de archivos de empresas industriales: gestión administrativa, gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, productos, investigación científica y tecnológica, construcción de capital y equipos. Instrumentos, expedientes contables, expedientes de empleados de dirección. Pero esto no es absoluto y las empresas pueden hacer algunos ajustes en función de las condiciones reales. Por ejemplo, algunas empresas extremadamente grandes o empresas industriales con procedimientos de producción especiales, como las empresas metalúrgicas, pueden agregar apropiadamente categorías relevantes de primer nivel de acuerdo con las particularidades de sus respectivas estructuras de archivos, mientras que algunas empresas más pequeñas pueden agregar categorías relevantes de primer nivel de acuerdo con ellas; según la naturaleza del trabajo de la empresa, el contenido del trabajo y el número de archivos, reducir o fusionar categorías relevantes de primer nivel para algunas empresas no productivas, como empresas comerciales, empresas financieras, etc. También se pueden agregar según sus respectivas circunstancias especiales.
(2) Métodos para configurar las categorías de segundo nivel y de nivel inferior de archivos empresariales. El establecimiento de categorías en el segundo nivel e inferior de los archivos corporativos, y categorías en el mismo nivel, también debe basarse en la división del trabajo de las funciones de gestión empresarial.
3. Determinación del nivel de clasificación de los archivos empresariales
La determinación del nivel de clasificación de los archivos empresariales debe determinarse en función de varios factores, como la naturaleza de la empresa, el tipo. y cantidad de archivos, y no existe un modelo absoluto.
(1) Métodos para determinar los niveles de clasificación de expedientes de empresas de diferente naturaleza. Las empresas más pequeñas tienen una administración simple, un contenido de trabajo sencillo y una pequeña cantidad de archivos. Por lo tanto, al clasificar, el nivel de clasificación se puede simplificar adecuadamente de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. Si es necesario, solo se puede establecer un nivel. Por el contrario, para las empresas de gran escala, el nivel de clasificación de los archivos es generalmente de tres o incluso cuatro niveles.
(2) Método para determinar los niveles de clasificación de expedientes en diferentes categorías de una misma empresa. Este enfoque está determinado por la naturaleza y las tareas del trabajo y el número y tamaño de los archivos.
Por ejemplo, en una empresa comercial, sus archivos de operación y gestión reflejan las funciones básicas de este tipo de empresa, el trabajo es complejo y la cantidad de archivos es grande, por lo que es posible que sea necesario dividirlo en tres o más niveles. sus archivos de equipos son sólo funciones auxiliares de la empresa, por lo que sólo dos niveles son suficientes.
3. Unidad de establecimiento y custodia (establecimiento de expediente)
El expediente se elabora según una temática determinada, características internas y características externas, y es una combinación de varios documentos estrechamente relacionados. . No es sólo la unidad de almacenamiento de los archivos, sino también una de las unidades básicas para las estadísticas de cantidad de archivos y la recuperación general. También es la unidad básica que conforma toda la colección. Actualmente, el trabajo de archivo de documentos de las empresas se lleva a cabo en el departamento administrativo y el departamento comercial, pero el departamento de archivos debe ayudar y orientar el trabajo de archivo.
4. Disposición de los expedientes
Se refiere a determinar el orden y ubicación de almacenamiento de cada tipo de expedientes de acuerdo con un método determinado, y mantener la conexión entre los expedientes. Hay muchas formas de ordenarlos:
(1) Ordenar según las conexiones laborales reflejadas en los expedientes.
(2) Disponer según determinadas cuestiones reflejadas en el contenido del expediente.
(3) Organizar según las fechas (horas) de inicio y finalización de los expedientes.
(4) Organizar según el autor del documento, la unidad que envía y recibe el documento y la región involucrada en el contenido del documento.