Documento sobre problemas y contramedidas para el reembolso en línea de instituciones públicas bajo informatización contable
Documento sobre problemas y contramedidas del reembolso en línea de instituciones públicas bajo la informatización contable
Resumen: Con la rápida popularización de Internet + y la inteligencia artificial, el modelo de reembolso financiero de las instituciones públicas ha cambiado del modelo tradicional manual Cambio al modelo de reembolso online. Este artículo analiza los problemas existentes en el reembolso en línea de una determinada institución pública. Ante el creciente número de negocios económicos de esta institución pública, el aumento paulatino de diversos fondos y el creciente volumen de negocios de reembolso, las deficiencias de los tradicionales. Se analiza el reembolso de esta institución pública. Realizar un estudio sobre la viabilidad de implementar el reembolso en línea para sentar las bases para promover la modernización de la gestión financiera de esta institución y mejorar el nivel de gestión financiera.
Palabras clave: Contramedidas para problemas de reembolso en línea en instituciones de información contable
En los últimos años, con la expansión de la escala de las instituciones de nuestro país, las fuentes de financiamiento han volverse tendencia diversificada. El modelo tradicional de reembolso financiero de las instituciones públicas tiene procedimientos de reembolso complejos, falta de equilibrio en la distribución del tiempo de reembolso, largos tiempos de espera para el personal y baja eficiencia de aprobación empresarial, lo que ha provocado una enorme presión de revisión financiera y malos resultados de aprobación presupuestaria. La existencia de estos problemas no ha podido adaptarse a las nuevas exigencias impuestas por la moderna gestión financiera. La institución pública S tiene una gran carga de trabajo financiera y numerosas partidas de reembolso de gastos. Básicamente ha realizado la transformación del modelo de reembolso financiero tradicional, aunque ha eliminado varias deficiencias en la contabilidad manual, a medida que el volumen de negocios de reembolso de esta institución pública continúa. El aumento, junto con el tiempo de contabilidad relativamente concentrado, la enorme presión sobre la revisión financiera y el bajo nivel de informatización, los problemas se han ido haciendo evidentes. En respuesta a estos problemas, es necesario construir en esta institución pública un sistema que utilice la electrónica y la informatización como medios básicos para simplificar los procedimientos de procesamiento empresarial, y estandarizar aún más el llenado de documentos, la automatización de la preparación de documentos financieros y la electrónica. de los medios de pago como principales objetivos.
1 La historia del desarrollo y la tendencia del sistema de información contable de mi país
1.1 La historia del desarrollo del sistema de información contable de mi país
El uso de computadoras en la gestión financiera En mi país comenzó en el siglo XX. A finales de la década de 1970, fue la primera planta de fabricación de automóviles de Changchun la que utilizó por primera vez la contabilidad asistida por computadora. En la era del big data, frente al entorno de competencia del mercado cada vez más feroz, si las empresas modernas quieren ganar un lugar en la competencia del mercado, deben integrar de manera efectiva diversa información financiera y analizar con precisión los datos financieros, y aprovechar esto como una oportunidad para responder. La competencia impredecible del mercado ayuda a las empresas a tomar decisiones estratégicas correctas. La realización de este objetivo requiere que las empresas combinen sus negocios reales y construyan un sistema integrado y completo basado en el entorno de red informática que integre la gestión de planificación, la gestión de personal y la gestión financiera, a fin de proporcionar información científica para la correcta toma de decisiones de la empresa. base de datos. Frente a este entorno, la construcción de sistemas informáticos de información contable empresarial debe evolucionar en la dirección de un modelo de gestión integral.
1.2 Tendencias en el desarrollo de sistemas de información contable
En la era actual de globalización económica, informatización y creación de redes, la aplicación de la tecnología de la información y la tecnología de redes en la gestión empresarial es cada vez más más extendido Dado que el modelo tradicional de gestión financiera tiene grandes limitaciones y ya no puede satisfacer los requisitos del desarrollo social actual, la tendencia de desarrollo de la información de la gestión financiera se ha vuelto más clara. El desarrollo de los sistemas de información contable mostrará las siguientes tendencias: realizar la correlación entre los sistemas de información contable y otros sistemas, realizar la integración y sinergia entre los sistemas de gestión financiera y otros sistemas, y los módulos funcionales de los sistemas de información contable aumentarán y mejorarán gradualmente.
2 Tecnología de redes informáticas: soporte técnico para sistemas de información contable
2.1 La connotación básica de la tecnología de redes informáticas
La llamada tecnología de redes informáticas se refiere principalmente a la distribución de computadoras en diferentes ubicaciones geográficas hace pleno uso de varios dispositivos de comunicación para conectarse e interconectarse en un poderoso sistema informático. Diferentes computadoras siguen los protocolos correspondientes para lograr una transmisión efectiva de información de hardware, software y datos * Intercambio y utilización integrada de. recursos relacionados.
2.2 Las funciones principales de la tecnología de redes informáticas
La tecnología de redes informáticas tiene funciones poderosas, que se reflejan principalmente en: realizar la función de comunicación mutua entre datos y realizar la función de compartir recursos, realizar la función de intercambio de información entre usuarios.
2.3 Aplicación de la tecnología de redes informáticas en la gestión financiera
En la era del desarrollo continuo de la informatización, la aplicación de la tecnología de redes y la tecnología de la información en diversas industrias ha contribuido al desarrollo de todos Se proporciona comodidad en todos los ámbitos de la vida. La construcción de un sistema de gestión de la red de reembolso financiero que esté en línea con el desarrollo de las instituciones públicas puede resolver eficazmente los problemas existentes en el modelo de reembolso financiero tradicional y puede optimizar aún más el proceso de reembolso, mantener la red de información financiera fluida y lograr la centralización. estandarización y procesamiento de datos financieros. Esto proporciona un gran apoyo para la gestión financiera y la toma de decisiones.
3 Análisis de los problemas existentes en el sistema de gestión de reembolsos de las instituciones públicas - tomando como ejemplo la institución pública S
3.1 Introducción a la situación básica de la institución pública S
S institución pública Es una unidad de investigación de ciencias sociales y fue fundada en 1958. Es la primera academia de ciencias sociales establecida en la Nueva China, la única institución integral de investigación de ciencias sociales y humanidades en Shanghai, y una de las academias locales más grandes. de las ciencias sociales en el país. Hay aproximadamente 760 miembros del personal activo, más del 50% de los cuales tienen títulos de doctorado, incluidos 133 funcionarios superiores y 194 funcionarios superiores adjuntos. S College of Social Sciences es una de las primeras unidades que otorgan títulos aprobadas por el Comité de Títulos Académicos del Consejo de Estado. Actualmente, cuenta con 8 puntos de autorización de doctorado, 62 puntos de autorización de maestría y 2 estaciones móviles de investigación posdoctoral, reclutando estudiantes extranjeros de todo el mundo. Hay más de 650 estudiantes de posgrado.
3.2 Problemas existentes en el sistema de información de gestión de reembolsos de las instituciones públicas S
3.2.1 El grado de informatización es bajo
La unidad S concede gran importancia a la construcción y desarrollo de la informatización Sin embargo, existe una falta de compatibilidad en la construcción de sistemas de información entre varios departamentos, lo que forma islas de información dentro de la unidad. En particular, hay una falta de vínculos fluidos y de acoplamiento efectivo entre el sistema de presupuesto financiero, El sistema de gestión de investigación científica y el sistema de gestión de personal del puerto, la gestión de varios departamentos no se pueden conectar eficazmente en el mismo sistema, la gestión de fondos está fragmentada y los canales no son fluidos, lo que tiene un efecto restrictivo en la mejora de la eficiencia de los reembolsos. , y la supervisión no se puede implementar. Es imposible consultar rápidamente y compartir información financiera de manera efectiva, y el personal financiero dedica mucho tiempo a clasificar e ingresar datos. La calidad de la información contable y la precisión de los datos son preocupantes.
3.2.2 El efecto del control presupuestario es deficiente
La gestión preventiva adoptada por la unidad S es que cada departamento prepara el presupuesto manualmente y luego el departamento financiero realiza la aprobación y el control por computadora. , etc. En el modelo de gestión integrada, los aspectos que consumen más tiempo son el proceso de preparación manual y el proceso de aprobación manual. Durante el período de presentación del presupuesto de esta unidad, muchos departamentos encontraron problemas tales como preparación presupuestaria arbitraria, falta de racionalidad y cientificidad en las cuotas presupuestarias y preparación presupuestaria irrazonable y poco científica para presentar datos presupuestarios de manera oportuna. Después de la implementación del sistema de reembolso en línea, los jefes de varios departamentos funcionales, gerentes y tomadores de decisiones de varios fondos pueden realizar un control dinámico y en tiempo real del uso de los fondos del proyecto, comprender información relevante a través del sistema financiero del grupo y estadísticamente. clasificar la información. Superficialmente, la Unidad S ha implementado un control presupuestario dinámico, pero su aplicación en la práctica no es satisfactoria. Por ejemplo, el efecto de la ejecución del presupuesto es deficiente. Los gerentes de proyecto solo pueden participar en la ejecución del presupuesto a través del control presupuestario dinámico de los fondos del proyecto, pero en realidad no participan en el proceso de preparación del presupuesto. La preparación del presupuesto todavía utiliza el método manual tradicional. Cuando surgen problemas, cuando el presupuesto no es razonable y es necesario ajustarlo, como director de proyecto, debe ir y venir al departamento de investigación científica y al departamento financiero para presentar una solicitud. fondos de investigación científica, y se requiere una enorme carga de trabajo para lograr realmente un control integral del presupuesto.
3.2.3 La eficiencia de la aprobación empresarial es baja
A través de la investigación, se encontró que la mayoría de los empleados de la Unidad S no están satisfechos con el proceso de aprobación del reembolso empresarial, como ya que el tiempo que lleva su aprobación es relativamente largo y cuenta con muchas firmas de líderes de todos los niveles, lo que se ha convertido en un problema importante que afecta el reembolso. En el modelo de reembolso tradicional, los empleados deben entregar los documentos de reembolso a la persona a cargo del departamento para que los firme y los apruebe, y luego acudir a la persona a cargo de cada departamento responsable para su aprobación y firma según el propósito de los fondos de reembolso.
Sin embargo, el proceso de firma no es fácil. El personal de reembolso debe confiar en la suerte. Cuando el líder a cargo está fuera o en una reunión, los asuntos de reembolso relacionados solo pueden retrasarse. Exceda el límite de tiempo de reembolso y también pueden aparecer los documentos de reembolso. Pregunta perdida.
3.2.4 La presión de la revisión financiera es alta y la eficiencia es baja
Como personal financiero de la unidad S, deben revisar los distintos comprobantes y documentos para el reembolso uno por uno. Si los principales asuntos de revisión y los proyectos de investigación científica son Hay una cierta correlación y racionalidad, si se ajusta al presupuesto, si las facturas, los contratos y los materiales relacionados son consistentes y si faltan o no documentos. Revisar si excede los estándares, por ejemplo, si los fondos para viajar al extranjero cumplen con los estándares de financiación de las "Medidas para la gestión de fondos para viajes temporales al extranjero por motivos de negocios". Debido a que el monto de las facturas del fondo de investigación científica es demasiado grande, hay demasiados proyectos y parte del personal de reembolso afecta las perspectivas de carrera de los auditores contables. Si a menudo son rechazados, las relaciones interpersonales serán difíciles, lo que resultará en que el personal financiero a menudo pase por el. mociones en la auditoría.
3.2.5 Problemas con el método de pago
Para el pago de los fondos de reembolso de la Unidad S, teniendo en cuenta la seguridad y la complejidad operativa de las finanzas de la unidad y los requisitos financieros de Shanghai, el pago se realizó primero a través del gobierno municipal de Shanghai. La plataforma de gestión unificada de fondos fiscales especiales a nivel municipal revisará y aprobará los fondos y luego los procesará en lotes a través de la ventanilla pública del banco. El personal de contabilidad de la unidad sólo es responsable de las estadísticas, y el trabajo de transferencia de fondos lo realizan los cajeros de la unidad. Los reembolsos y montos resumidos se transfieren mensualmente a las tarjetas de salario de los empleados de la unidad y a las tarjetas oficiales a través del banco. Debido a la gran cantidad de números de tarjetas, es difícil garantizar la exactitud de los números de tarjetas, lo que hace que los pagos sean imposibles y los reembolsos se realicen con frecuencia. A medida que la tecnología de pago de fondos en línea madura gradualmente, métodos de pago de flujo de efectivo de pequeñas cantidades más convenientes, como WeChat Pay y Alipay, han reducido en gran medida la carga de trabajo del personal financiero, mientras que la implementación de la banca en línea ha ahorrado el tiempo en las colas en los bancos y en los viajes. . consumo.
3.2.6 El sistema de consulta carece de puntualidad y funcionalidad
La Unidad S ahora utiliza el sistema de software financiero del grupo. Solo el personal financiero puede consultar el progreso de la financiación del proyecto después de completar la contabilidad del mismo. vales del mes. El líder del proyecto espera conocer la recepción, el uso y el saldo de los fondos del proyecto en tiempo real, pero la información está muy retrasada. El objetivo principal de implementar el sistema de reembolso en línea es superar las limitaciones de tiempo y espacio y tratar de evitar operaciones fuera de línea. Sin embargo, en el proceso de solicitud real, el sistema de consulta en línea de la unidad carece de funcionalidad y puntualidad. Es imposible supervisar todo el proceso de utilización de los fondos y hay frecuentes casos de subpresupuesto y exceso de presupuesto.
4. Estrategias para optimizar el reembolso en línea de las instituciones públicas en el marco de la informatización contable
4.1 Realizando la reingeniería del proceso de reembolso
En vista de Debido al engorroso e ineficiente proceso de reembolso de esta institución pública, es imperativo rediseñar el proceso de reembolso. La llamada reingeniería de procesos se refiere principalmente a la eliminación completa de defectos en los procesos existentes, minimizando los procesos sin valor agregado, diferenciando los procesos engorrosos, mejorando los procesos clave y logrando el reembolso con el apoyo de la tecnología de la información y la tecnología de redes modernas. optimizar el diseño del proceso, y desarrollar un sistema de reembolso online en base a éste. Dejemos que esos procesos comerciales que consumen mucho tiempo se completen en paralelo en lugares distintos del sistema financiero, rompiendo así los límites del tiempo y el espacio, reduciendo el consumo de tiempo del negocio de reembolso en el departamento financiero y resolviendo el problema del reembolso sin aumentar el número de personal financiero de la unidad.
4.2 Digitalizar el proceso de aprobación
Cuando se realiza el reembolso, el personal de reembolso de la unidad S primero debe enviar el formulario en el sistema de reembolso en línea y luego ingresar al proceso de reembolso hasta el reembolso. Se recibe el pago. No realice ninguna operación, simplemente envíe los documentos pertinentes para el reembolso al departamento financiero cuando esté libre. Con el apoyo de la tecnología de la información moderna, la carga de trabajo del trabajo de verificación del departamento financiero se ha reducido considerablemente, liberando completamente la fuerza laboral del personal financiero. Varios documentos de reembolso legales se transfieren a diferentes líderes a través del sistema de reembolso en línea para su firma y aprobación. La tecnología de firma segura utilizada por los líderes evita el riesgo de ser imitados, garantizando así la unicidad y seguridad de las firmas y aprobaciones.
4.3 Integración con el sistema de gestión presupuestaria
Cuando el personal de reembolso envía los documentos de reembolso, el sistema verificará la legalidad del presupuesto de reembolso. Los documentos de reembolso que excedan el presupuesto no se pueden presentar. es necesario, lo que requiere que el personal de reembolsos vuelva a examinar las cuestiones de control presupuestario.
Con la integración del sistema y el sistema de gestión presupuestaria, mucho personal de reembolsos puede formarse el concepto de presupuesto en su mente sin iniciar sesión en el sistema presupuestario de la unidad, logrando así un control ex ante sobre el presupuesto. Estandarizar la ejecutabilidad, seriedad y racionalidad del presupuesto a lo largo de todo el proceso. Los presupuestos que necesitan ajuste o no son razonables se pueden ajustar mediante el proceso de aprobación. Se puede observar que la implementación del sistema de reembolso en línea ha realizado todo el proceso, la supervisión dinámica y en tiempo real del presupuesto, y ha llevado a cabo un control razonable y científico sobre el avance de varios presupuestos, sentando las bases para que la unidad Implementar una gestión presupuestaria integral y refinada.
4.4 Simplificar los procedimientos de aprobación
Para evitar eficazmente el problema de que un negocio de reembolso implique múltiples materiales de aprobación, el sistema de reembolso en línea debe refinar, integrar e integrar varios informes de aprobación tanto como sea posible. en la medida de lo posible, mejorarlo e incorporarlo al sistema. Por ejemplo, en el negocio de reembolso de gastos de viaje, el formulario de aprobación de viaje de negocios nacional se puede integrar en el sistema de reembolso en línea. El viajero de negocios lo completa en línea antes del viaje de negocios. Después de la aprobación, el sistema puede optar por llamar a la aprobación del viaje de negocios. formulario e imprímalo como archivo adjunto al reembolso.
4.5 Estándares y fórmulas correspondientes preestablecidos
La Oficina de Finanzas Municipal de Shanghai ha promulgado estándares de gastos para gastos de viaje, honorarios de conferencias, honorarios de capacitación, fondos extranjeros y otros gastos, lo que requiere S Las unidades de negocios deben establecer líneas de reporte y estándares unificados en el sistema de reembolso en línea de antemano y establecer una fórmula de cálculo unificada para evitar retrabajos en la medida de lo posible. Por ejemplo, en la sección de presupuesto de reembolso de gastos de reuniones, puede establecer varios estándares de gastos para reuniones en todos los niveles. Cuando un empleado inicia una solicitud de reembolso de gastos de reuniones, solo necesita completar el número de participantes y el nivel. reunión y el número de días de la reunión La computadora calcula automáticamente el límite superior correspondiente para las tarifas de catering, tarifas de alquiler de salas de conferencias, tarifas de alojamiento para conferencias, etc. Si se excede el límite superior, no se pueden presentar documentos de reembolso.
4.6 Mejorar el sistema de pago sin efectivo
Al implementar el sistema de reembolso en línea, las instituciones S deben confiar en la plataforma de gestión unificada de fondos especiales fiscales a nivel municipal de Shanghai y conectar los sistemas sin problemas. abrir completamente los canales de pago entre plataformas financieras, bancos y unidades, y transformar completamente los procesos y procedimientos tradicionales e ineficientes de pago de fondos mediante el uso de nuevos sistemas de liquidación, como el pago directo del tesoro y las tarjetas oficiales, para maximizar la mejora. de los fondos garantizando al mismo tiempo la seguridad de los fondos y la eficiencia en su uso. El personal financiero no necesita hacer un inventario del efectivo todos los días y no es necesario programar una cita para grandes reembolsos en efectivo, logrando un entorno financiero con pocas personas y sin dinero. Reduce el riesgo de que los reembolsadores lleven y administren efectivo.
4.7 Implementar la función de generación y contabilidad automática de comprobantes
Ya que al llenar los documentos de reembolso en línea, ya se han llenado los elementos del comprobante como motivos, asuntos, proyectos, etc. En, siempre que no haya ningún problema después de la revisión, una vez completado el proceso de reembolso, los datos del reembolso se pueden conectar directamente a la plataforma y al software financiero contable a través de Internet. De acuerdo con el programa de software preestablecido, los comprobantes contables. se generan directamente, logrando la transmisión de datos entre diferentes software y evitando el ingreso y la contabilidad manual. Se evitan errores humanos, mala producción, duplicación y omisión de comprobantes, lo que mejora enormemente la eficiencia del trabajo financiero.
4.8 Fortalecer la publicidad y la formación de conocimientos relacionados con el reembolso financiero
El uso de nuevos sistemas y nuevas tecnologías ha planteado mayores requisitos para las capacidades de aplicaciones informáticas de los empleados de las instituciones públicas. Dado que la mayoría de los empleados de las instituciones públicas tienen diferentes estructuras de edad, diferente dominio de las operaciones informáticas y falta de adaptabilidad al nuevo sistema, para garantizar la aplicación del sistema de reembolso en línea, se deben incrementar los esfuerzos de publicidad en las instituciones públicas. y la capacitación de los empleados permite a los empleados dominar las funciones comunes del sistema de reembolso en línea lo antes posible, tratar de evitar operaciones incorrectas y reducir efectivamente las diferencias causadas por el uso incorrecto del sistema.
4.9 Lograr el procesamiento prioritario del reembolso de citas
Los administradores de fondos originalmente tenían que hacer cola en el departamento financiero para el proceso de procesamiento de fondos. Si había un problema, tenían que regresar y. varias veces, lo que requería mucha mano de obra y recursos materiales y conducía a un ciclo de reembolso más largo. Después de la implementación del sistema de reembolso en línea, el personal de reembolso de las instituciones públicas debe programar primero una cita en línea al realizar el reembolso. El personal financiero de la unidad puede consultar el sistema para obtener el monto de la cita de reembolso por un cierto período de tiempo. está relativamente ocupado, se puede agregar más personal cuando se realiza el reembolso. Cuando el número de citas excede el límite superior especificado por el sistema, el sistema solicitará al personal de reembolso que posponga la hora de la cita de reembolso. El procesamiento prioritario del reembolso de citas logra la integración efectiva de los recursos de la oficina, distribuye razonablemente la carga de trabajo comercial y maximiza la eficiencia de la oficina.
En resumen, la aplicación generalizada de la tecnología de la información y la tecnología de redes modernas ha provocado que los sistemas comerciales tradicionales se enfrenten a nuevos entornos, lo que requiere que utilicemos nuevas ideas y medios técnicos para innovar y cambiar continuamente. La implementación del sistema de reembolso en línea para las instituciones públicas ha mejorado enormemente la gestión financiera de las instituciones públicas. El departamento financiero ha centrado su atención en una gestión financiera que sea más valiosa y esté estrechamente integrada con los negocios.
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