¿Qué es una reunión "ampliada"?

1. Descripción general de las reuniones

El significado y la función de las reuniones

Organizar reuniones, denominadas "dirección de reuniones", es una de las partes importantes de trabajo sectretarial.

¿Qué es una reunión? En pocas palabras, una reunión es una reunión de tres o más personas para discutir o resolver un tema o temas determinados. Una conversación o discusión entre dos personas se llama conversación o reunión. Una conversación entre tres o más personas sin un anfitrión y sin un tema central se llama chat.

Además, cuando se reúne mucha gente, también hay moderadores u organizadores, pero no para discutir o resolver problemas, sino para mostrar cierto espíritu o fuerza, o para un mismo objetivo también se organizan actividades. llamadas "reuniones". Los primeros como celebraciones, bienvenidas, denuncias, etc.; los segundos como encuentros deportivos, ferias comerciales, funerales, banquetes, bailes, etc. Estas "reuniones" son simplemente reuniones, "reuniones sin discusión", y son diferentes en naturaleza y función de las "reuniones" que estamos discutiendo aquí.

Por lo general, se necesita una cierta cantidad de tiempo para realizar una reunión en un lugar determinado, y una reunión formal debe tener un nombre completo y preciso que refleje el contenido, la naturaleza, el personal, el tiempo, el lugar, etc. . de la reunion.

(1) Las reuniones se pueden dividir en diferentes categorías según diferentes estándares.

Según el contenido y naturaleza se puede dividir en congresos, reuniones de trabajo, jornadas académicas, reuniones conjuntas, etc., por ejemplo, según la forma de la reunión se puede dividir en grupal; reuniones, simposios, reuniones de informes, etc.: Según los participantes Los componentes se pueden dividir en comités de partido, juntas directivas, conferencias de prensa, etc. según el número de personas y la escala, se pueden dividir en reuniones grandes, reuniones de tamaño mediano y reuniones pequeñas; según las reglas o fechas de las reuniones, se pueden dividir en reuniones regulares y reuniones temporales. Además, existen clasificaciones basadas en el alcance, la región y el tiempo de la conferencia;

(2) El papel de las reuniones.

No importa cuál sea la reunión, la discusión siempre debe centrarse en el tema central, y siempre esperamos aclarar algún problema, resolver algún problema u obtener algunos resultados. En resumen, para lograr los objetivos esperados, esto es en términos del papel general de la reunión. Por ejemplo, a través de la comunicación se obtiene nueva información; a través de la discusión, la lluvia de ideas, el aprendizaje de las fortalezas de los demás y la formación de opiniones correctas; a través de la votación, las decisiones o resoluciones se toman por mayoría o por unanimidad al escuchar los informes o discursos de otras personas; inspirado o educado, etc. espera.

El rol de la reunión también debe entenderse desde el rol de cada participante. Generalmente hay tres tipos de participantes en una reunión:

Uno es el anfitrión o convocante de la reunión, uno es el miembro formal que participa en la reunión y el otro es la persona que está invitada a participar o asistir. . Los tres tipos de personal deben desempeñar sus respectivos roles.

Existe otro tipo de persona que no es ni anfitrión ni participante formal, ni invitado ni asistente, pero todos participan de la reunión. El secretario sirve a la reunión de principio a fin y desempeña un papel importante e irremplazable para apoyar y garantizar que la reunión logre los resultados deseados.

Elementos de una reunión

En términos generales, una reunión tiene seis elementos, a saber: participantes, anfitrión, tema, nombre, hora y ubicación. Se presentan por separado a continuación.

Asistentes

Los asistentes son miembros formales que participan en la reunión, incluidos el anfitrión y el secretario, pero no incluyen otro personal de servicio en el lugar. Cuando se convoca a las personas a una reunión, se necesita una cierta cantidad de tiempo y energía, y el tiempo y la energía son beneficios y riqueza, hasta cierto punto. Sólo se pueden crear y no se pueden desperdiciar. Por lo tanto, en principio, las personas que participan en las reuniones deberían hacerlo: no demasiadas de las que deberían asistir, ni demasiadas de las que no deberían asistir.

Específicamente, los participantes deben tener necesidad, importancia y legitimidad.

Necesidad. Esto significa que los participantes deben ser personas directamente relacionadas con la reunión, es decir, deben estar dentro del ámbito de la reunión. Personas que tienen derecho a comprender la reunión, expresar opiniones, expresar actitudes y tomar decisiones o personas que puedan proporcionar información, profundizar las discusiones y ayudar directamente a que la reunión alcance los resultados deseados;

Importancia. Se refiere a los participantes que, aunque no necesaria y directamente relacionados con la reunión, favorecen el progreso o la ampliación del efecto de la reunión. Estas personas suelen ser invitadas de forma temporal.

Legalidad. Esto se refiere a algunas reuniones importantes donde los participantes deben tener estatus legal y calificaciones legales. Por ejemplo: los asistentes al Congreso del Pueblo deben ser representantes del pueblo en todos los niveles elegidos de conformidad con la ley; en primer lugar, los miembros del congreso del partido deben ser miembros del partido y, en segundo lugar, deben ser representantes elegidos por todos los miembros del partido en las organizaciones del partido; asistentes al consejo de administración o asamblea de accionistas de la empresa, de todos los niveles. Debe ser director o accionista debidamente identificado de conformidad con la ley orgánica y los estatutos de la empresa, etc.

Algunos organizadores de conferencias no prestan atención a la necesidad, importancia y legitimidad de los asistentes. En cambio, sólo les importa el gran espectáculo y la emoción, o utilizan las reuniones para ascender y construir relaciones. La ceremonia de apertura, la ceremonia de clausura, la fotografía, el banquete, la distribución de recuerdos y los recorridos fueron muy emocionantes. Pero las reuniones formales fueron escasas y desiertas. El resultado no es sólo un enorme desperdicio. Incluso puede diluir o interferir con el tema de la reunión. Hay que oponerse a este enfoque.

Moderador

El moderador es el anfitrión y guía durante la reunión, y muchas veces es el organizador y convocante de la reunión. Desempeña un papel importante en el normal desarrollo de la reunión y. el logro de los resultados esperados juega un papel de liderazgo y garantía.

El anfitrión de la reunión suele ser una persona experimentada, capaz y conocedora, o una persona con considerable estatus y prestigio.

Generalmente existen dos situaciones: una es la del anfitrión de oficio, que está determinada por su cargo y estatus, es decir, por los estatutos o reglamentos de la organización. Por ejemplo: las reuniones ordinarias de trabajo de la unidad están presididas por el líder de la unidad, las reuniones de organización del partido están presididas por el secretario del partido y la junta directiva está presidida por el presidente. Si el moderador no pudiera presidir la reunión por algún motivo, también podrá encomendar la presidencia a un suplente u otro responsable correspondiente.

El otro es un anfitrión temporal, por ejemplo, los representantes eligen o negocian varias reuniones representativas o reuniones conjuntas de varias unidades o regiones. Para reuniones particularmente importantes, es necesario formar un número correspondiente de presidiums, y los miembros del presidium presidirán las reuniones colectivamente o por turnos. Además de las reuniones pequeñas, el anfitrión de reuniones grandes y medianas suele requerir la asistencia de un secretario general o un secretario al organizar la reunión.

Problema

Problema. Es el tema a tratar en la reunión, el tema a estudiar o el problema a resolver. Los temas deben ser necesarios e importantes, además de claros y factibles. Sólo llevando a cabo debates e investigaciones sobre estos temas en la reunión será más fácil adquirir conocimientos o realizar la votación final. Por lo tanto, los temas de cada reunión deben ser lo más específicos y únicos posible, no demasiado numerosos ni demasiado dispersos. En particular, no es apropiado discutir muchos temas no relacionados en la misma reunión, lo que distraerá a los participantes y no conducirá a la solución del problema.

Los problemas suelen surgir en dos situaciones: una es designada por el líder en función de las necesidades; la otra es propuesta por el secretario después de la investigación y síntesis de la información. y luego aprobado por la dirección.

En algunas reuniones representativas importantes, los representantes primero presentan "propuestas", que son compiladas por el secretario o la secretaría. Luego debe presentarse al Presidium o a un "Comité de Revisión de Propuestas" especializado para su revisión y aprobación antes de que pueda convertirse en un tema formal incluido en la agenda de la reunión. Por tanto, la cuestión también debe tener legitimidad.

Nombre

Las reuniones formales deben tener un nombre apropiado y preciso.

Como dice el refrán, si el nombre es incorrecto, las palabras no serán correctas. El nombre de la conferencia debe poder resumir y mostrar el contenido, naturaleza, participantes, patrocinador u organización, hora, sesión, ubicación o región, alcance, escala, etc. de la conferencia.

El nombre de la reunión debe expresarse con palabras precisas y estandarizadas. Se utiliza no sólo como "aviso de reunión" antes de la reunión para que los participantes estén conscientes y preparados, sino que también se utiliza como publicidad después de la reunión para ampliar el efecto de la reunión y también se utiliza durante la reunión para crear cohesión y;

Lan Yan está confundido.

Los nombres de conferencias grandes y medianas se convierten en pancartas y eslóganes, que se colocan encima o detrás del podio de la conferencia como el logotipo de la conferencia, denominado "monograma". Se debe utilizar el nombre completo del monograma y no se puede omitir a voluntad para evitar confusiones y malentendidos.

Tiempo

El tiempo de la reunión tiene tres significados: primero, se refiere a la hora en que se lleva a cabo la reunión; segundo, se refiere al tiempo y la cantidad de días necesarios para toda la reunión; ; tercero, se refiere al límite de tiempo de cada reunión;

La hora de la reunión. ¿Cuándo es el momento más adecuado para realizar una determinada reunión? Hay que tener en cuenta muchos factores. El primero es la necesidad. Por ejemplo, una reunión de trabajo semanal suele celebrarse la tarde del fin de semana. La semana está por comenzar, lo que es propicio para conectar el pasado y el próximo. La reunión anual de representantes de los empleados debe celebrarse a principios de año. No sólo es propicia para resumir los resultados de trabajo y producción del año anterior, sino también para discutir y implementar los planes de trabajo y producción para el nuevo año, y aprobar varios presupuestos. Algunas conferencias, como las de producción agrícola y educación escolar, son inherentemente estacionales o trimestrales. Lo segundo es posible, es decir, preferiblemente en un momento en el que todos los asistentes puedan asistir. Por ejemplo, algunas empresas en Japón celebran reuniones de presentación de informes para los cuadros de varios departamentos, a menudo media hora antes de salir del trabajo, en lugar de al comienzo del mismo. El tercer factor es la idoneidad, lo que significa tener en cuenta el clima, el medio ambiente y otros factores naturales y sociales.

Las reuniones toman tiempo, pueden ser largas o cortas, intenta ser lo más conciso posible. Puede variar desde unos pocos minutos hasta decenas de minutos; puede variar desde unos pocos días hasta más de diez días. Los organizadores de la reunión deben estimar el tiempo requerido con la mayor precisión posible y anotarlo en el aviso de la reunión para facilitar los arreglos planificados por los participantes.

Límite de tiempo de reunión. Lo mejor es limitar cada reunión a no más de una hora. Si se requiere más tiempo, se deben organizar descansos.

Ubicación

Lugar de reunión, también conocido como “dirección de reunión”. Se refiere tanto a la región, áreas urbanas y rurales donde se realiza la reunión, como al lugar específico donde se realiza la reunión. Para que la reunión logre los resultados deseados, se deben considerar muchos factores al elegir el mejor lugar para la reunión.

Las conferencias internacionales o nacionales deben tener en cuenta factores políticos, económicos, culturales y otros factores importantes, y generalmente se llevan a cabo en la capital Beijing u otras ciudades centrales como Shanghai, Wuhan, Guangzhou, Xi'an y otras. lugares.

Se deben realizar reuniones profesionales en zonas urbanas y rurales con características profesionales para facilitar las inspecciones in situ. En la sala de conferencias de la unidad se organizan reuniones pequeñas y frecuentes. Al elegir un lugar, también debe considerar factores como las instalaciones del lugar, las condiciones del tráfico, la seguridad, el clima y las condiciones ambientales.

2. Preparación antes de la reunión

Después de que el líder determina los elementos de la reunión, el secretario superior debe comenzar a hacer los preparativos. La preparación antes de la reunión es muy importante y no se permiten errores. Una preparación suficiente antes de la reunión es garantía del éxito de la misma.

Plan de reuniones y presupuesto de costes

Las reuniones requieren mano de obra, recursos materiales y económicos, y muchas veces consumen algo de trabajo y tiempo de producción. Para integrar y promover reuniones con el trabajo y la producción diarios en lugar de entrar en conflicto y agotarse entre sí, se deben planificar las reuniones.

Las reuniones también son una especie de entrada y salida. Aunque la entrada es a menudo tangible y la salida es a menudo intangible, siempre nos esforzamos por lograr el máximo resultado con la mínima inversión. Por lo tanto, las reuniones deben valorarse, presupuestarse e incluirse en el plan de reuniones.

(1) Plan de reunión.

El plan de reunión debe primero aclarar el propósito y tareas de la reunión, determinar el nombre de la reunión, asistentes, anfitrión, escala, especificaciones, hora de convocatoria, hora requerida, lugar, agenda, etc., que Es decir, se concretan los seis elementos del encuentro.

En segundo lugar, el plan de reunión debe aclarar qué preparativos se deben hacer para la reunión, qué documentos se necesitan, cómo se organizará el lugar, si comida, alojamiento, vehículos y otras actividades como visitas, actividades culturales. Se organizarán entretenimientos, etc. ’

Determinar nuevamente el personal y el personal de servicios de la reunión, y en su caso, constituir un grupo preparatorio, secretaría temporal o comité preparatorio.

El plan de la reunión es formulado y propuesto por el secretario. Luego de la revisión y aprobación por parte del líder, el secretario o secretaría organizará el personal. Ejecutar por separado según el plan.

También se deben planificar pequeñas reuniones dentro de agencias y unidades para que los miembros de la organización sepan qué hacer y hacer arreglos con anticipación. Las reuniones del departamento deben informarse a la oficina con al menos una semana de anticipación. La oficina hará los arreglos generales y elaborará un cronograma de reuniones semanales para que el trabajo de varios departamentos no entre en conflicto entre sí. Los líderes también pueden participar en las reuniones del departamento de manera selectiva y. planificadamente, lo que favorece el lanzamiento exitoso del trabajo general.

(2) Presupuesto de costes de reuniones.

Para conferencias grandes y medianas con una inversión obvia, especialmente aquellas que abarcan regiones y duran más de un día, se deben calcular y presupuestar los costos.

Los costos de la reunión incluyen dos partes:

① "Costos explícitos".

Es decir, los gastos obvios de la reunión, como honorarios de alquiler del lugar, honorarios de documentos y materiales, honorarios de transporte de los participantes, honorarios de comida y alojamiento, honorarios de actividades, salarios del personal de servicio, etc. Estos costos se pueden calcular claramente y se consumen directamente.

② “Costes ocultos”.

Es decir, el valor laboral que pierden los participantes al asistir a la reunión, un coste que generalmente la gente no percibe. El valor de esta parte del trabajo se calcula multiplicando tres veces el salario por hora por dos. Su significado es el siguiente: el valor del trabajo de un productor es al menos 8 veces su salario. Debe hacer algunos preparativos antes de asistir a la reunión, y hay tiempo para pensar y recordar después de la reunión, por lo que debe multiplicarse por 2. La fórmula de cálculo del costo de la reunión es: costo de la reunión = X+2J×N×T

Donde T representa el tiempo (horas).

Entonces, para convocar una conferencia de tamaño mediano con unas cien personas, en todas las regiones, y que dure de 3 a 5 días, el costo total de la conferencia alcanzará decenas de miles o incluso cientos de miles de yuanes. . Algunos países y algunas grandes empresas siempre publican la tabla de presupuesto de costos de la reunión en la puerta de la sala de conferencias cada vez que celebran una reunión, de modo que cada participante sepa cuánto costará la reunión tan pronto como entre por la puerta, para así trabajar juntos para mejorar la eficiencia de la reunión. Por lo tanto, algunas reuniones cuyos objetivos y efectos no son muy obvios deberían celebrarse con menos frecuencia o no celebrarse en absoluto. Aunque los altos secretarios no tienen poder de decisión, deben tener la mente clara y una actitud correcta. Puedes exponer tus propias opiniones.

Para las reuniones donde la preparación de documentos es más importante, los secretarios principales deben preparar los documentos con anticipación

Hay dos tipos principales de documentos de reunión:

Uno es para estudio y referencia en el documento de la reunión. Como las políticas, lineamientos, regulaciones y planes relevantes de los superiores. Así como información profesional, técnica, etc. Los participantes no pueden llevarse algunos de estos documentos después de la reunión y el secretario debe hacer un buen trabajo para reciclarlos.

La otra categoría son los documentos producidos por la propia reunión. Tales como: comentarios de apertura, informes de trabajo, discursos, actas de reuniones, resúmenes de reuniones, decisiones de reuniones

actas de reuniones, comentarios de cierre, resumen de reuniones, etc. Entre ellos, el discurso de apertura, el informe de trabajo y el discurso de liderazgo deben prepararse antes de la reunión, mientras que otros documentos se elaboran durante la reunión o al final de la misma.

Los participantes pueden llevarse este tipo de documento para su posterior estudio o comunicación e implementación.

(1) Discurso de apertura.

El discurso de apertura es un discurso pronunciado por el presidente de la reunión al inicio de la misma. Generalmente tiene un carácter previo y ceremonial y es relativamente breve. El contenido incluye generalmente tres aspectos:

① Bienvenida a los invitados y participantes.

② Dar una breve introducción al contenido, tareas y propósito de la reunión.

③Deseo que la reunión sea un éxito.

(2)Reporte de trabajo.

El informe de trabajo es el documento principal de la reunión, y el contenido principal suele ser el tema central que se discute en la reunión. El informe de trabajo debe tener un contenido sustantivo, que puede ser una revisión y resumen de los resultados, experiencia y deficiencias de la etapa anterior de trabajo, o puede ser un plan, presupuesto, despliegue o perspectivas para la etapa posterior de trabajo. El informe de trabajo debe ser completo y centrado. La extensión es generalmente mayor, desde unos pocos miles de palabras hasta decenas de miles de palabras, según el contenido.

(3) Discurso.

Se refiere a los discursos de otros participantes además de los informes de trabajo. El discurso también debe tener un contenido específico, pero no es tan completo como un informe de trabajo, sino que debe ser una introducción de antecedentes, o de gastos financieros, o de gestión de personal, o de antecedentes profesionales, u otros temas de interés para la reunión. etc. Algunas reuniones tienen tiempo limitado para hablar y, por lo general, los discursos no deberían ser demasiado largos. Algunos discursos los escribe el propio portavoz, mientras que otros los redacta el secretario y luego los revisa y finaliza.

(4) Otros documentos de la reunión.

Además de estos tres documentos, los altos secretarios también deben preparar los documentos técnicos y de procedimiento utilizados para las reuniones, tales como: convocatorias de reuniones, agendas de reuniones, horarios, horarios de trabajo y descanso, listas de participantes, libreta de direcciones, lista de grupos, horario de alojamiento, lista de personal, horario de vehículos, etc.

(5) Procedimientos de preparación de los documentos de las reuniones.

Generalmente, el líder primero determina los puntos clave según el contenido y los objetivos de la reunión, y luego da instrucciones al secretario. Los secretarios superiores recopilan información de acuerdo con las instrucciones del liderazgo, escriben un primer borrador y lo envían al líder para su revisión. Después de que el líder lo revisa, presenta sus opiniones y lo devuelve al secretario para que lo revise, o puede revisarlo él mismo. de primera categoría. El secretario lo revisará y lo presentará nuevamente al líder, quien lo aprobará y emitirá. El secretario o secretario imprimirá y encuadernará los documentos firmados en documentos oficiales. Los procedimientos son los siguientes:

Preparación de la reunión

Los requisitos generales del lugar son: limpio, tranquilo, luminoso, bien ventilado, de tamaño adecuado, totalmente equipado, seguro y confidencial. . Los requisitos específicos son los siguientes:

(1) Diseño del lugar

Además de requisitos como limpieza, tranquilidad, luminosidad, ventilación y seguridad, el lugar también debe considerar la forma. , tamaño y disposición de mesas y sillas Esperando disposición. Se pueden organizar pequeñas reuniones en salas de conferencias generales, que son cuadradas, rectangulares, redondas, ovaladas, etc. Se coloca una mesa de conferencias rectangular u oblonga en el centro de la sala de conferencias. Se pueden colocar una o dos macetas con flores en el centro de la mesa y se pueden colocar documentos, material de oficina y tazas de té en los cuatro lados. Alrededor de la mesa se colocan sillones, cuyo número depende del número de personas. La posición del presidente suele estar en ambos extremos de la mesa de conferencias, dependiendo de la dirección de la puerta, normalmente en el lado izquierdo de la puerta. Las conferencias multilaterales utilizan mesas de conferencias redondas o poligonales porque no hay prioridad entre los asientos en una mesa de conferencias redonda o poligonal. En la sala de conferencias se organizan reuniones grandes y medianas, y la sala de conferencias en forma de abanico tiene mejor efecto que la rectangular. Delante de la sala de conferencias hay una tribuna y un podio. En la tribuna deberá utilizarse una mesa rectangular con tablero blanco, azul cielo u otro color. Cuelga el monograma encima o detrás del escenario. El monograma suele utilizar caracteres blancos sobre un fondo rojo, pero las empresas también pueden utilizar caracteres dorados sobre un fondo rojo. El podio no debe ser demasiado grande ni demasiado alto y debe ser proporcional al cuerpo del orador. Se pueden colocar flores y bonsáis delante del podio para que el podio tenga un color armonioso y sea agradable a la vista. Frente a la tribuna están los asientos para los participantes, debiendo haber mesas y asientos. Es conveniente para colocar documentos y tomar notas. Los asientos no deben estar demasiado llenos para facilitar las actividades de entrada y salida. Para seminarios y simposios, las mesas y sillas se pueden disponer en forma de semicírculo o de pequeño cuadrado. Además de los documentos y materiales, se pueden colocar bebidas y frutas frente a la mesa. También se deben preparar varios micrófonos para facilitar los discursos de los participantes. comunicación multidireccional en la misma mesa. El tamaño del lugar debe ser adecuado al número de personas. Es mejor que sea demasiado pequeño que demasiado grande. Si el lugar es demasiado grande, parecerá suelto y fácilmente provocará llegadas tardías y salidas anticipadas, lo que no favorece la producción de un buen efecto de reunión; si es demasiado pequeño, parecerá compacto, lo que facilitará la reunión; gente para concentrarse. Lleno de emociones.

Para reuniones de trabajo o reuniones del mismo sistema, los asientos de los participantes están ordenados por sus posiciones, cuanto más alta es la posición, más cerca del asiento del presidente. Se sientan a ambos lados, con el izquierdo. alto y el derecho bajo, y el frente es alto y la espalda es baja. Para reuniones como seminarios y simposios, los participantes pueden sentarse donde quieran sin asignar asientos. Las reuniones importantes de tamaño grande y mediano deben dividirse en grupos según regiones, sistemas, unidades, etc., y los secretarios o el personal de servicio deben asignar los asientos con anticipación.

(2) Podio de asientos.

Los asientos en la tribuna en las reuniones importantes deben organizarse cuidadosamente. Los asientos de la tribuna se disponen en una o varias filas según el número de personas. La primera fila de asientos debe ser de número impar. El orden de los asientos debe estar determinado por la posición de los miembros del presidium y su importancia para la reunión. El mismo principio se aplica a los invitados distinguidos o a los invitados que están dispuestos a sentarse en la tribuna.

La persona en el medio de la primera fila es el jefe. La siguiente es la posición izquierda y nuevamente la posición derecha: primero izquierda y luego derecha, izquierda arriba y derecha abajo. Principalmente en la primera fila. La última fila es la siguiente y así sucesivamente con las demás. Coloque etiquetas con nombres frente a los asientos para facilitar el asiento.

(3) Instalaciones del recinto.

Todas las instalaciones del recinto deberán estar preparadas antes de la reunión, tales como amplificación, grabación, reproducción, discos, video, fotografía, proyectores, proyectores, iluminación, ventiladores o aires acondicionados, papel de grabación y papelería. juegos de té, etc. Los instrumentos, equipos, etc. deben comprobarse y depurarse repetidamente con antelación (como el volumen del altavoz

) para evitar fallos o errores temporales.

(4) Otras preparaciones.

Para reuniones más largas, se deben proporcionar comidas y alojamiento a los participantes. Debería haber personal médico de guardia fuera del recinto. Quienes vengan de lejos deberán preparar un vehículo pick-up. Si la reunión se va a difundir a través de los medios de comunicación, se debe preparar un esquema publicitario. Las reuniones importantes deben contar con personal de seguridad y medidas de confidencialidad. Cualquier arreglo en el plan de la reunión, como visitas, inspecciones, excursiones, etc., o obsequio de fotografías, materiales, recuerdos, etc., debe prepararse antes de la reunión.

Elaboración del orden del día y procedimientos de las reuniones

(1) Orden del día.

Las reuniones suelen tener uno o varios temas relacionados. Si hay varios temas, el máximo secretario debe organizar la agenda en función de la relación interna, prioridad y orden de estos temas, imprimirla por escrito, que es la agenda, y distribuirla a los participantes antes de la reunión.

(2) Programa.

Además de la agenda, el contenido de la reunión también incluye algunos contenidos y elementos ceremoniales, estructurales o específicos de la agenda, como anunciar el inicio de la reunión, tocar música, comentarios de apertura, discusiones grupales, discursos y palabras de clausura, anunciar el final de la reunión, etc. Organizar estos elementos y el contenido de la primera reunión de manera ordenada, es decir, estilizarla, es un programa, y ​​convertirlo en un documento es una lista de programas.

Es mejor incluir el horario en el cronograma del programa, específico para la hora y los minutos.

(3)Horario y horario de trabajo y descanso.

Para las reuniones que duren más de un día, también se deberá elaborar un cronograma y un horario de trabajo y descanso.

①Horario.

Es decir, todos los contenidos de la reunión (incluyendo visitas y actividades de entretenimiento) se dividen en unidades (como mañana, tarde, noche) u horarios (de qué hora a qué hora) durante varios días de la reunión. Expresiones de texto breves, convertidas en tablas.

② Horario de trabajo y descanso.

Es decir, hacer una tabla de tu horario de vida diario, comer, asistir a reuniones u otras actividades, descansar, etc. La organización del tiempo de trabajo y descanso debe tener en cuenta factores como el equilibrio entre trabajo y descanso, las características de las estaciones de invierno y verano.

La formulación de las agendas, procedimientos, cronogramas y horarios de trabajo y descanso de las reuniones refleja una preparación suficiente para la reunión y una planificación rigurosa, para que los participantes y el personal de servicio puedan conocerla bien, de modo que la reunión pueda proceder de manera ordenada. Esta es una garantía necesaria para el éxito de la reunión.

Envío del aviso de reunión

Una vez que todo esté listo antes de la reunión, el aviso de reunión debe enviarse a tiempo. Las pequeñas reuniones de la unidad se pueden notificar verbalmente, por teléfono o por escrito. Se debe enviar una notificación por escrito para reuniones fuera de unidades o entre regiones, y se pueden enviar invitaciones o cartas de invitación para reuniones de invitación.

El siguiente contenido debe constar en la convocatoria de la reunión:

①La hora de la reunión, la hora o duración requerida y el lugar (dirección de la reunión).

②Nombre de la reunión y temas principales.

③Participantes.

④Qué preparativos hay que hacer.

⑤Fecha de registro, ubicación, método de recogida, etc.

⑥Firma de la unidad convocante, fecha de notificación y sello oficial.

Para poder contar con precisión el número de participantes y prepararse en consecuencia, las reuniones por invitación deben notificarse con al menos 7 días de antelación junto con un recibo.

El recibo de respuesta debe contener el siguiente contenido:

①Nombre, sexo, edad, unidad de trabajo y dirección, cargo o título del invitado.

②Si asistir a la reunión.

③ Normas de reserva.

④Enviar el título del trabajo o el nombre de los datos.

⑤Registro de viajes de vuelta y billetes de barco, etc.

Los avisos de reuniones se pueden enviar por correo (incluido el correo electrónico), fax o entrega personal. Para los invitados importantes, se pueden enviar avisos o invitaciones por escrito, seguido de una consulta telefónica y una confirmación.

La notificación con acuse de recibo debe tener en cuenta el tiempo de ida y vuelta del correo. Los invitados deben considerar y preparar el tiempo y enviarlo con la antelación correspondiente, pero no con demasiada antelación para evitar serlo. olvidado por la otra parte.