¿Dónde están los puntos de promoción para los servicios de conferencias?

Para hacer un buen trabajo en cada proyecto, primero hay que tener un diseño de primer nivel. De acuerdo con el diseño de nivel superior, podemos subdividir cada enlace y abrir cada enlace uno por uno, para que al menos el proyecto pueda completarse sin problemas. El campo de la planificación de eventos es muy amplio, las formas de actividades son diferentes y los proyectos de ejecución de las actividades también son diferentes. Hoy compartiré contigo cómo organizar una reunión para tu referencia. 1. Aclarar los antecedentes y propósito de la actividad.

2. Aclare el tema, la hora, el lugar, los participantes, el número de participantes, el contenido de la actividad y el tipo y cantidad de materiales de preparación relevantes. 3. Organizar un grupo de trabajo de reunión, determinar los líderes y miembros del grupo de trabajo de reunión y formular arreglos de preparación para la reunión. 4. De acuerdo con el orden del día determinado para la reunión, formular el presupuesto de la reunión y solicitar gastos especiales de reunión. 5. Determine una agenda clara para la reunión, confirme la asistencia de los participantes, la ubicación específica de la reunión, los arreglos de alojamiento para los participantes, los vehículos para la reunión y los planes de emergencia de seguridad, forme una guía de muestra de la reunión y comience a imprimir después de la confirmación. por el líder del equipo de la reunión. 6. Publicar avisos de reuniones, incluida la hora y el lugar de la reunión, los requisitos de formato para los materiales de presentación de la reunión, los participantes, etc. 7. Confirmar los criterios de selección del orador: tener capacidad para hablar, ser influyente, universalmente respetado, rico en experiencia práctica e historias conmovedoras o humorísticas. 8. Ensayar según el tiempo para evitar falta de tiempo y final prematuro. 9. Publicidad previa al evento. 10. Determine el estilo y el contenido de las imágenes de fondo, pancartas, tarjetas de tiempo, letreros de escritorio, guías de carreteras y mapas de ruta del sitio del evento, y comience a hacer pancartas, tarjetas de tiempo, letreros de escritorio, etc. Previa confirmación por parte del líder del grupo de reunión. 11. Verifique la disponibilidad de diversos materiales promocionales, incluidos pancartas, carteles, etiquetas de mesa y tarjetas de asistencia. 12. Arreglos de habitaciones y catering para los participantes. 13. Organizar la llegada del personal al lugar de celebración con antelación y organizar las salas de reuniones, el alojamiento y las comidas. 14. Verifique la disponibilidad de diversos materiales para la reunión, incluidos materiales de presentación y pautas para la reunión. 15. Verifique los arreglos de alojamiento y catering de la conferencia. Si hay cena, coordinar ubicación y bebidas. 16. Determinar el tiempo de entrada y el contenido de la construcción. 17. Comuníquese con el anfitrión con un día de anticipación y realice ensayos y preparación en el lugar. 18. Organice la distribución de la sala de conferencias y asegúrese de que todo el equipo interior esté en su lugar, incluidas mesas y sillas, proyectores, computadoras para conferencias, micrófonos, máquinas telefónicas para conferencias, impresoras, bolígrafos grabadores, punteros láser, fuentes de alimentación, papel, bolígrafos, agua potable, flores y pausas para el té, medicamentos de primeros auxilios, equipo fotográfico. 19. Inspeccionar exhaustivamente la ejecución de diversas tareas, organizar y vestir a los instructores, encargados de registros de reuniones, operadores de proyectores de computadora y fotógrafos. 20. Determinar la hora específica para que los participantes lleguen al lugar de la reunión y hacer un buen trabajo de agrupación. 21. Alguien colocará un cartel de bienvenida para guiar a los invitados al área de recepción. Al mismo tiempo, los invitados serán conducidos al autobús después de reunirse. Al llegar al hotel, el guía turístico se dirigió a la recepción para registrarse. 22. El personal que esté familiarizado con los invitados debe pararse en la puerta para recibirlos, registrarse para la reunión y emitir tarjetas de sala y bolsas de información, incluidas guías de reuniones, tarjetas de asistencia, papel y bolígrafo, y recordatorios cálidos (notas, comidas y recordatorios de actividad). 23. Recepción VIP: Acompañados de una persona dedicada y un automóvil, los huéspedes serán enviados al hotel, trasladados al área VIP para descansar, realizar los trámites y enviados a la habitación. En la reunión, estuvo personalmente acompañado por un alto líder y lo guió para sentarse en la primera fila. 24. Elige una ubicación para la foto. 25. Coordinación del billete de vuelta. 26. Proceso de entrega: Hay turnos programados en el lobby del hotel, con una persona dedicada liderando el equipo y una persona dedicada acompañando el vehículo. 27. Recicle sus pertenencias después de la reunión, organice las actas de la reunión, publique los resultados de la reunión y resuma la experiencia y las lecciones aprendidas de la organización de la reunión. El proceso anterior es un proceso estándar de reunión a gran escala. En la operación real, se puede ajustar según el tamaño de la reunión. Conclusión: No importa qué tipo de actividad realice, debe tener un plan y un proceso de actividad detallados y desglosarlos de acuerdo con el plan. Cuanto más clara sea la segmentación, más exitosa será la ejecución de la campaña.