Proceso de gestión de conferencias

1. Establecer claramente los objetivos de la reunión.

2. Preparar y asignar la agenda y los temas de la reunión.

3. Determinar la lista de asistentes (especialmente miembros fuera del equipo).

4. Informar y recordar nuevamente a los participantes para que sepan el propósito, hora y lugar de la reunión.

5. Preparar el lugar de celebración de la reunión y el equipamiento y material de oficina necesario.

6. Establecer o confirmar conocimientos o reglas para las reuniones. Por ejemplo: la reunión comienza a tiempo, nadie puede llegar tarde, los demás no pueden enfadarse al hablar, es necesario hacer preparativos antes de asistir a la reunión, etc.

7. Asegúrese de que todos los problemas se resuelvan resolviendo, posponiéndolo para la próxima vez o cancelando el problema.

8. Registre opiniones o decisiones importantes y tareas asignadas por los miembros.

9. Registre los puntos que no estén en la agenda para la próxima discusión.

10. Registre el tiempo utilizado en la reunión, los temas discutidos, los proyectos completados, las decisiones tomadas y los nombres de los participantes.