Cómo grabar reuniones para hacer el trabajo más eficiente
(1) El trabajo de preparación antes de trabajar en las actas de la reunión debe definir claramente el propósito de la reunión, es decir, qué temas se discuten principalmente; estar familiarizado con la situación y los documentos de la reunión, estar familiarizado con los participantes; estar familiarizado con el entorno de la reunión y preparar bien el material, como herramientas de grabación, etc. (2) En las actas de las reuniones, existen tres métodos de registro comunes: Registro detallado: es decir, se requiere que todo quede registrado. Acta resumida: Las reuniones generales pueden utilizar Registro simple: Además de registrar la descripción general de la reunión, solo es necesario registrar la agenda de la reunión y los resultados de la reunión. No es necesario registrar el contenido y el proceso de la reunión. discurso. Los registros simples se limitan a reuniones de negocios. La reunión se centra principalmente en algunos temas específicos elaborados en la dirección general, y es necesario resolver estos pequeños temas específicos. Habilidades para tomar notas en reuniones. En general son cuatro: el primero rápido, el segundo importante, el tercero provincial y el cuarto de generación. Uno es rápido, es decir, escribir y escribir debe ser rápido y recordar debe ser rápido. Los caracteres deben ser más pequeños y claros, y se deben escribir más caracteres conectados. Siga la dirección natural de sus codos y manos y escriba en ángulo. El segundo punto importante es seleccionar los puntos importantes y recordarlos. En lo que respecta a la grabación de una reunión, es necesario registrar los temas de la reunión, las ideas centrales de los discursos del anfitrión de la reunión y de los principales camaradas dirigentes, las diferentes opiniones o temas controvertidos de los participantes, opiniones finales, decisiones. o resoluciones, etc., y registrar a una persona. Para un discurso, es necesario recordar los puntos principales, los argumentos principales y las conclusiones del discurso. No es necesario recordar el proceso de argumentación. En lo que respecta a memorizar una oración, debes recordar la palabra central de la oración y, por lo general, no es necesario recordar los modificadores. Preste atención a la coherencia y la informabilidad de las oraciones superiores e inferiores. Un buen registro debe ser un artículo independiente. Tres provincias, es decir, el uso correcto de las omisiones en los registros. Como el uso de abreviaturas, palabras simplificadas y nombres colectivos. Omita componentes adicionales en palabras y oraciones, como "pero" y recuerde solo "pero". Omita modismos más largos, dichos comunes y frases familiares. Omita las citas. comenzar y finalizar oraciones o simplemente comenzar y terminar las palabras y verificarlas después de la reunión. La cuarta generación supone sustituir la escritura compleja por una escritura más sencilla. Primero, puede usar su apellido para reemplazar su nombre completo; segundo, puede usar homófonos con menos trazos que sean fáciles de escribir para reemplazar palabras con muchos trazos que son difíciles de escribir; tercero, puede usar algunos números y símbolos aceptados internacionalmente; para reemplazar palabras; cuarto, puede usar pinyin chino para reemplazar palabras nuevas y difíciles; quinto, puede usar símbolos de idiomas extranjeros, etc. Sin embargo, al organizar e imprimir actas de reuniones, deben gestionarse de acuerdo con los requisitos de la normativa. Los puntos clave que deben resaltarse en las actas de la reunión son: (1) El tema central de la conferencia y las actividades relacionadas en torno al tema central (2) El enfoque de la discusión y el debate en la reunión y las principales opiniones de todas las partes; (3) Los comentarios de las autoridades o representantes; (4) Los comentarios de fijación de tono al inicio de la reunión y los comentarios finales antes del final; (5) Los asuntos que han sido resueltos o aún por resolver en la reunión; Otras observaciones o actividades que tengan mayor impacto en la reunión. Organización de actas de reuniones Principios de organización de actas de reuniones: 1. Ser leal a la intención original del orador y portavoz. 2. Mantener el estilo del orador y portavoz. 3. Debe compilarse de manera completa y exhaustiva. No solo no se deben omitir el contenido de la reunión, el espíritu principal del orador y las frases clave, sino que también se deben compilar las interrupciones importantes, la dinámica del lugar como la votación, etc. 4. Al organizar, debe tener capas claras, párrafos claros, oraciones fluidas, puntuación y escritura claras y evitar errores tipográficos. 5. Una vez compiladas las actas de la reunión, si son un registro del discurso de una persona, deben enviarse al propio orador, al anfitrión de la reunión o al convocante para su revisión. Adjunto: Las actas de las reuniones no requieren que el registrador registre con precisión cada elemento y cada oración, porque esto es imposible de escribir en poco tiempo. Entonces, ¿cómo hacer un registro de reunión más satisfactorio? Primero, registre los nombres de todos los participantes. Luego registre el tema de la reunión y luego registre el contenido general de la reunión.
El entrenamiento con los dedos tiene ciertos requisitos de velocidad y también promueve una educación de calidad. Escribir requiere un duro entrenamiento para superar la inercia. Los requisitos de velocidad y calidad son un desafío para todos. Durante el proceso de mecanografía, debes estar concentrado, tener sentido de urgencia, ser constante y tener sentido de competencia. 4. Utilice software de enseñanza. Algunos programas de mecanografía en inglés pueden realizar un seguimiento automático del proceso de capacitación, verificar errores e informar tasas de error, calcular la velocidad e informar resultados, e incluso enumerar las clasificaciones más recientes. La figura muestra el informe de desempeño al practicar un artículo aleatorio. Al seleccionar el elemento "Ejercicio completo" en CAI, aparecerá aleatoriamente un artículo de aproximadamente 400 palabras. El cronómetro se iniciará automáticamente cuando se presione la barra espaciadora. No se permite corrección de errores durante el proceso de ingreso. En cuanto a la velocidad, algunos juegos pueden estimular el interés y evitar el aburrimiento. Estos juegos han sido diseñados para controlar la tasa de error dentro de una cierta proporción, generalmente alrededor del 3‰. Si juegas demasiados errores, no podrás pasar. nivel sin importar lo rápido que juegues. Cómo redactar rápidamente actas de reuniones (3) - Descripción general Durante la reunión, un registrador profesional registrará fielmente la organización y el contenido específico de la reunión, formando actas de la reunión. Las actas de las reuniones se pueden dividir en "notas" y "registros". "Registro" se puede dividir en notas detalladas y notas breves. El resumen es para registrar el resumen de la reunión, los detalles importantes o importantes de la reunión. Los registros detallados requieren que los elementos registrados estén completos y que los detalles registrados sean detallados y completos. Si necesita conservar las actas de la reunión, incluido el contenido anterior, debe confiar en la "grabación". "Grabación" incluye notas escritas, grabaciones de audio y grabaciones de video. Para los registros de reuniones, las grabaciones de audio y video generalmente son solo medios y, en última instancia, el contenido grabado debe restaurarse en texto. Las transcripciones también suelen depender de grabaciones de audio y vídeo para garantizar que el contenido grabado reproduzca la situación de la reunión al máximo. 2. Formato: El formato de las actas de las reuniones se divide en tres partes: encabezado del registro, cuerpo del registro y firma de revisión. El contenido del encabezado del registro incluye: 1. Nombre de la reunión; 2. Hora de la reunión; 3. Lugar de la reunión; 4. Presidente de la reunión (moderador); 5. Asistencia, asistencia y ausencia de la reunión; la reunión. 3. Requisitos: Los requisitos para las actas de reuniones se pueden resumir en dos aspectos principales, uno es el requisito de velocidad y el otro es el requisito de autenticidad. (1) Requisitos de velocidad. La velocidad es el requisito básico para grabar. (2) Requisitos de autenticidad. La naturaleza documental es una característica importante de las actas de las reuniones, por lo que garantizar la autenticidad se ha convertido en un requisito inevitable para las transcripciones. El significado específico de los requisitos de autenticidad es: 1. Preciso. No agregues nada, no omitas nada, solo regístralo tal como está. 2. Claro. En primer lugar, la escritura debe ser clara y, en segundo lugar, los registros deben estar organizados. 3. Resalte los puntos clave. Los puntos clave que deben resaltarse en las actas de la reunión son: (1) El tema central de la conferencia y las actividades relacionadas en torno al tema central (2) El enfoque de la discusión y el debate en la reunión y las principales opiniones de todas las partes; (3) Las opiniones de autoridades o representantes* **; (4) Fijación de tono*** al inicio de la reunión y resumen*** antes de su finalización; (5) Asuntos resueltos o por resolver; en la reunión; (6) Tener un mayor impacto en la reunión otros servicios o actividades. Reunión del proyecto de la empresa Feixiong Hora: 1 de septiembre de 1998 Lugar: Sala de conferencias de la empresa Asistentes: Directores de varios departamentos de la empresa Moderador: Ma Yan (Subdirector general de la empresa) Registro: Qi Yingfeng (Director de la oficina) 1. Discurso del moderador : Hoy se discute principalmente si el software "China Office" está en desarrollo y cómo llevar a cabo el trabajo preliminar. 2. Discurso: Sr. Zhu del Departamento de Tecnología: Ya existen muchos programas de oficina similares, como WORD de Microsoft, la serie WPS de Kingsoft y muchos programas de finanzas, impuestos y gestión. Creo que la primera cuestión es determinar la dirección de la selección del tema. Si no hay características, no debes comenzar. Director Qi del Departamento de Información: Cabe señalar que aunque existen muchos software de oficina, la mayoría de ellos no están muy estandarizados desde una perspectiva profesional. Me refiero a cuestiones editoriales. Por ejemplo, los documentos administrativos en WORD simplemente se ignoran y la mayoría de las cartas se escriben en inglés, lo que resulta muy inconveniente para los chinos. WPS es un software desarrollado por los chinos y técnicamente es muy singular. Sin embargo, la edición de textos prácticos chinos es muy tosca y está lejos de los estándares profesionales. Creo que nuestro posicionamiento en este aspecto es muy comercializable.
Director Tang del Departamento de Marketing: Esto busca un gran avance entre muchos portaaviones. Creo que hay esperanzas de éxito. La cuestión clave es que debe ser pequeño y extremadamente rápido. Como no estamos construyendo un portaaviones, se deben tener en cuenta cuestiones de compatibilidad. Todos los departamentos han acordado iniciar el proyecto. El plan técnico preliminar se completará en diez días. El Departamento de Información estima que se necesitarán tres meses para completar el trabajo de edición del sistema y está previsto que dure unos veinte días. comercializarse el día de Año Nuevo. Se levantó la sesión. Moderador: (Firma) Registrador: (Firma)