¿Cómo emite una empresa una factura electrónica?
1. Registrar la información de la empresa: primero, la empresa debe registrarse en la oficina de impuestos y obtener un número de identificación del contribuyente. Este número de identificación será utilizado para la emisión y gestión de facturas electrónicas.
2. Elija una plataforma de factura electrónica: las empresas deben elegir una plataforma de factura electrónica adecuada, que proporcione funciones como la emisión, gestión y almacenamiento de facturas electrónicas. Puede elegir una plataforma oficial que coopere con la oficina de impuestos o una plataforma de terceros.
3. Mejorar la información de la empresa: En la plataforma de factura electrónica, las empresas necesitan mejorar la información de su empresa, incluido el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa. Esta información aparecerá en la factura electrónica.
4. Configurar plantillas de factura: las empresas pueden configurar plantillas de factura en la plataforma de factura electrónica según sus propias necesidades. Puede configurar el encabezado de la factura, el número fiscal, el nombre de la empresa, la dirección y otra información, así como el formato y estilo de la factura.
5. Emisión de facturas electrónicas: Luego de completar los pasos anteriores, la empresa podrá emitir facturas a través de la plataforma de factura electrónica. Después de que una empresa vende bienes o proporciona servicios, puede completar la información de la factura correspondiente en la plataforma, incluida la información del comprador, los detalles del bien o servicio, el monto, etc.
6. Enviar factura electrónica: Luego de la emisión, la empresa puede optar por enviar la factura electrónica al comprador. Puede enviarse al comprador por correo electrónico, mensaje de texto, etc., o puede ser descargado por el comprador a través de la función de consulta proporcionada por la plataforma de factura electrónica.
7. Gestión y almacenamiento de facturas electrónicas: Las empresas necesitan gestionar y almacenar adecuadamente las facturas electrónicas emitidas. La plataforma de factura electrónica proporcionará las funciones de gestión correspondientes, incluyendo consulta, impresión, exportación, etc. Además, las empresas deben conservarlo durante un período de tiempo determinado según los requisitos de la oficina de impuestos.
Trámites de reembolso de facturas electrónicas:
1. Obtener y guardar facturas electrónicas.
En el trabajo real suele ser necesario obtener y guardar facturas electrónicas a través de correo electrónico, aplicaciones móviles o plataformas online. Para las empresas, se pueden configurar departamentos o personal especiales para recopilar y administrar esta información de facturas; los usuarios individuales pueden escanearla y descargarla a través de aplicaciones móviles y otros canales.
2. Ver la factura electrónica
Una vez guardada la factura electrónica, se requiere una inspección y verificación preliminar. Esto incluye verificar que la factura esté completa, que tenga el formato correcto y que las firmas sean válidas. Si se descubren problemas, se debe notificar inmediatamente a las personas responsables correspondientes para que los solucionen. Al mismo tiempo, también puede utilizar algún software profesional de gestión de facturas para su revisión y verificación automática.
3. Rellenar el formulario de solicitud de reembolso
Al confirmar que la factura electrónica es correcta y cumple con las condiciones de reembolso, es necesario rellenar el formulario de solicitud de reembolso correspondiente según las instrucciones de la empresa. regulaciones y requisitos financieros. Este formulario suele contener información básica como número de factura, fecha, importe, nombre del proyecto, etc. y también se requieren materiales de respaldo relevantes (como contratos, recibos, etc.).
4. Presentar la solicitud de reembolso
Envíe el formulario de solicitud de reembolso completo y los materiales relacionados al departamento financiero interno de la empresa o al director financiero. Durante el proceso de envío, se debe tener cuidado de mantener la integridad y exactitud de los datos y evitar errores u omisiones.
5. Aprobación y pago
Después de la revisión y aprobación por parte del departamento financiero, el reembolso se transferirá directamente a la cuenta personal del empleado. Durante este proceso, es necesario comprobar si la cantidad y el flujo de dinero son correctos para garantizar que no se cometan errores.
6. Seguimiento y retroalimentación
Una vez completado el reembolso, es necesario realizar un seguimiento y registrar todo el proceso para futuras consultas y referencias. Además, el progreso y los resultados del reembolso deben informarse periódicamente al departamento financiero y a los líderes superiores para obtener su apoyo y orientación.
En resumen, el proceso de emisión de factura electrónica puede ser diferente en diferentes países o regiones. Para operaciones específicas, se recomienda consultar las regulaciones de la oficina de impuestos local y buscar asesoramiento profesional.
Base jurídica:
Ley de Comercio Electrónico de la República Popular China
Artículo 14
Los operadores de comercio electrónico venden bienes o prestar servicios, deberá emitir comprobantes de compra o documentos de servicios tales como facturas en papel o facturas electrónicas de conformidad con la ley. Las facturas electrónicas tienen el mismo efecto legal que las facturas en papel.