Reglamento de gestión de archivos empresariales
Reglamento de Gestión de Archivos Empresariales
Capítulo 1 Disposiciones Generales
El artículo 1 está formulado para fortalecer la gestión de archivos de la empresa, proteger y utilizar eficazmente los archivos y salvaguardar la información de la empresa. derechos e intereses legítimos de estas normas.
Artículo 2 El término "archivos" mencionado en este reglamento se refiere a los textos, cuadros, libros de cuentas y comprobantes formados directamente en el pasado y presente de negocios, operaciones, gestión corporativa, relaciones públicas y promociones. actividades de empresas de todos los niveles, informes, información técnica, CD informáticos, audio y vídeo, películas, objetos honoríficos, certificados y otros registros históricos en diversas formas.
Artículo 3 La empresa, los distintos departamentos y los empleados tienen la obligación de proteger los ficheros.
Artículo 4: El trabajo de archivo se gestionará en red y se implementarán los principios de liderazgo unificado, almacenamiento jerárquico y acceso jerárquico.
Capítulo 2 Organización de archivos y sus responsabilidades
Artículo 5 Cada departamento de la empresa debe designar una persona dedicada a ser responsable de la gestión de archivos (es decir, un empleado de datos).
Artículo 6 El trabajo de archivos está bajo el liderazgo unificado del director general de la empresa. La oficina es responsable de recibir, recopilar, clasificar, archivar, conservar y utilizar los archivos conservados por la oficina especificados en el Apéndice 2. y supervisar varios departamentos, filiales y acciones de archivo corporativo y de empresas conjuntas.
Artículo 7 La oficina mejorará gradualmente el sistema de archivos, garantizará la seguridad y el uso conveniente de los archivos, adoptará medios científicos y realizará gradualmente la modernización de la gestión de archivos.
Capítulo 3 Gestión de archivos
Artículo 8 Disposición:
1. Método: Configure pequeños volúmenes de acuerdo con las características del problema, un volumen a la vez. .
2. Pasos:
A. Recopilar
Archivos de documentos: el volumen del año anterior se crea en este año y el volumen de este año. creado previamente. Archivos empresariales de ciencia y tecnología: establezca volúmenes de proyectos completados y organice los datos de proyectos sin terminar en volúmenes.
B. Ordenar por categoría y tiempo de establecimiento.
C. La clasificación se clasifica según el siguiente método de clasificación.
D. Determinar los diferentes valores del archivo y determinar el período de retención: permanente, a largo plazo, a corto plazo.
Artículo 9 Gestión de Procesos:
1. Expedientes de custodia de la empresa: Los encargados de datos de cada departamento de la empresa y filiales deberán realizar el trabajo previo al archivo de los expedientes diarios. Una vez finalizado el evento o antes del día 10 del primer mes de cada trimestre, los documentos previos a la presentación que deban presentarse en el trimestre anterior deberán encuadernarse en un libro y entregarse en la oficina para su custodia. por ellos mismos.
2. Archivos que conserva cada departamento: recopilados en un volumen y presentados en la oficina antes del día 10 del primer mes de cada trimestre. Cada custodio jerárquico deberá presentar el directorio general de archivos y la información previa a la presentación. a la oficina antes del 10 de febrero de cada año.
Artículo 10 Supervisión: La oficina realiza inspecciones periódicas o irregulares con base en el catálogo general de archivos y el catálogo de materiales previos al archivo reportados por cada departamento, y supervisa la gestión de archivos de cada departamento.
Artículo 11 Destrucción: deberá ser reportada al director general para su aprobación. Al destruir, más de dos personas deben ser responsables de supervisar la destrucción y firmar la lista.
Artículo 12: Clasificación y numeración de documentos de la empresa: El encargado de datos designado debe recibir capacitación en oficina y operar de acuerdo con los requisitos de clasificación y numeración de los documentos relevantes.
Artículo 13 Los diversos contratos económicos celebrados en el curso de la actividad empresarial se tramitarán de conformidad con las normas de gestión de contratos.
Artículo 14 Préstamo: Si la empresa necesita pedir prestado documentos, deberá cumplimentar el "Formulario de Préstamo de Documentos". Los empleados no pueden sacar documentos e información importantes relacionados con la empresa a voluntad. Si realmente necesita pedir prestados archivos para el trabajo, debe seguir los procedimientos de préstamo de archivos. Puede pedir prestados archivos después de la aprobación de la oficina y devolverlos después de su uso. Los lectores de archivos deben cuidar bien los archivos prestados y no se les permite copiar, reemplazar, alterar, desfigurar, marcar, etc. No lo tires sin permiso para evitar pérdidas.
Artículo 15: Acceso gradual: La empresa tiene el derecho absoluto de formular documentos de acceso específicos.
Capítulo 4 Sistema de copia de seguridad de archivos
Artículo 16 Se debe realizar una copia de seguridad de todos los documentos, informes y registros comerciales valiosos de la empresa.
Artículo 17: Todos los departamentos deben hacer todo lo posible para utilizar computadoras para la gestión y trabajar para facilitar el procesamiento y almacenamiento digital de los datos comerciales. Los datos y archivos almacenados en ordenadores se gestionan de acuerdo con las "Medidas de Gestión Informática".
Artículo 18 Los discos de respaldo y los discos de origen deben almacenarse por separado, y los discos de respaldo de la empresa deben almacenarse fuera de la empresa.
Capítulo 5 Reglamento de Enajenación
Artículo 19: Cualquiera que cometa cualquiera de los siguientes actos estará sujeto a una deducción salarial de 50 a 500 yuanes según la gravedad del caso. Se constituye un delito, se perseguirá la responsabilidad penal conforme a la ley:
1. Destruir, perder o destruir archivos corporativos sin autorización
2. terceros sin autorización.
3. Alteración o falsificación de documentos
4. No informar oportunamente al archivero del archivo o mala gestión.
5. Los que se endeudan, endeudan o exceden las formalidades (el archivero será sancionado).
Capítulo 6 Responsabilidades
Artículo 21 Este sistema se aplica a todos los empleados y departamentos de Fanwei Company.
Artículo 22 El departamento responsable de la supervisión de este sistema es la sede social.
El primer responsable es el responsable de datos designado por cada departamento;
El segundo responsable es el director del departamento donde trabaja el responsable de datos.
Reglamento de Gestión de Datos Comerciales
Con el fin de mejorar el nivel de gestión de archivos de la empresa y fortalecer aún más la estandarización y estandarización del archivo de datos comerciales, de acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular". de China" y las "Medidas de Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China" y formular estas regulaciones.
1. El sujeto responsable del archivo de datos comerciales
El departamento comercial integral es responsable de formular estándares de gestión de datos comerciales, guiar, inspeccionar y capacitar el trabajo de archivo de datos de cada departamento comercial. Responsable de la recopilación, clasificación, almacenamiento, identificación, estadísticas y utilización de diversos datos profesionales y comerciales específicos. Los proyectos completados son archivados por el departamento comercial y entregados a la oficina para su almacenamiento unificado dentro del tiempo especificado. Los consumibles, como las cajas enrollables (clips), los asigna uniformemente la oficina y el departamento comercial los aplica.
2. Requisitos de presentación
1. El contenido de los documentos y materiales archivados debe ser verdadero y exacto.
2. Los documentos y materiales archivados deben cumplir con los requisitos para la producción del documento, incluyendo título, firma, hora (año, mes, día), sello, texto y anexos, documento oficial finalizado y forma de firma, superior. El formulario de comunicación y compromiso, las solicitudes de instrucciones y respuestas y los juegos completos de materiales especiales deben estar completos.
3. Los documentos archivados deben ser de buena calidad, con letra clara y legibilidad clara.
4. La escritura manuscrita de los documentos archivados debe satisfacer las necesidades de conservación a largo plazo. La escritura o producción debe utilizar tinta azul-negra o carbón y tinta de alta calidad. Está estrictamente prohibido el uso de materiales de escritura descoloridos. Tales como: bolígrafo, lápiz, papel carbón, tinta azul (roja) pura y otros materiales de escritura.
5. El formato en papel de los documentos de presentación deberá cumplir con los requisitos. Los materiales de los documentos generalmente deben ser papel A4. Se puede utilizar papel A3 si es necesario, pero se debe doblar al tamaño de papel A4 al archivar.
3. Requisitos de disposición
1. Título del expediente del caso
El título del expediente del caso debe ser conciso y preciso y, en general, puede revelar el contenido y los componentes del mismo. documentos en el expediente.
El formato del título del documento:
(1) Nombre del tipo de negocio que cumple con las especificaciones
(2) Número de paquete de transferencia tipo de negocio
(3) Tipo de negocio de tiempo
2. Disposición de archivos en volúmenes
(1) Directorio de archivos comprimidos
El directorio de archivos comprimidos es una tabla que contiene volúmenes Los títulos y otras características de los archivos en el archivo, y determinan el orden en que están organizados los archivos.
(2) Archivos de almacenamiento
Los archivos archivados en un volumen generalmente se organizan en orden de importancia o tiempo.
Los documentos inseparables deben estar ordenados, es decir, el documento original está al frente y el archivo adjunto al reverso; las respuestas, las instrucciones al frente, las solicitudes de instrucciones y los informes al frente; los documentos oficiales están al frente y la forma del documento está al frente; la comunicación de los superiores está al frente; la orden de aceptación está al frente; y el patrón está en la parte de atrás. Los borradores revisados de documentos importantes se organizan en secuencia una vez finalizados.
(3) Formulario de preparación
La lista de referencias es un documento que describe los defectos, modificaciones, adiciones, supresiones y destrucción del expediente.
3. Encuadernación del expediente
(1) Caja con ruedas
¿Cuánto mide la caja del expediente (clip)? ¿El ancho es de 315mm? 235 mm, su espesor se puede ajustar a 30 mm, 40 mm o 50 mm según sea necesario.
Los elementos de portada de la caja de volumen (carpeta) deben incluir: título del expediente, unidad de preparación, tiempo de preparación, período de almacenamiento, nivel de confidencialidad y declarante.
(2) Encuadernación de expedientes
Retirar objetos metálicos (clavos, alfileres, etc.). ) se extrae de los archivos en el volumen antes de encuadernar los archivos;
Los documentos sin líneas de encuadernación deben parchearse y bordearse, los dañados deben pegarse y los grandes deben doblarse cuidadosamente;
Tome el directorio de archivos archivados y los materiales archivados en el lado inferior izquierdo y únalos firmemente con una remachadora. Tenga cuidado de no voltearlos, soltar páginas o presionar palabras.
4. Grabación de archivos electrónicos
Una vez completado el archivado, la versión electrónica del expediente del caso debe grabarse en un soporte duradero, como un CD de una sola escritura. el CD debe indicar el año y el título del expediente. También cargue la caja del volumen (carpeta).
Reglamento sobre la Gestión de Archivos Comerciales de las Empresas Financieras
Capítulo 1 Disposiciones Generales
El artículo 1 tiene por objeto regular la gestión de los archivos comerciales de las empresas financieras. a la "Ley de Archivos de la República Popular China", la "Ley de Bancos Comerciales de la República Popular China", la "Ley de Seguros de la República Popular China", la "Ley de Valores de la República Popular China" y otras leyes, se formulan estas normas.
Artículo 2 El término "expedientes comerciales de empresas financieras", como se menciona en este reglamento, se refiere a diversos soportes con valor de preservación formados por empresas financieras en el manejo y servicio de actividades comerciales financieras tales como finanzas monetarias, mercados de capital, seguros, y fideicomisos. Artículo 3 Estas regulaciones se aplican a las siguientes instituciones financieras establecidas de conformidad con la ley dentro del territorio de la República Popular China:
(1) Bancos de política, bancos comerciales, bancos cooperativos rurales, cooperativas de crédito urbano, y cooperativas de crédito rural.
(2) Sociedades de valores, sociedades de futuros, sociedades administradoras de fondos y sus filiales constituidas de conformidad con la ley para dedicarse a actividades de gestión de activos.
(3) Sociedades de grupos aseguradores (holding), compañías de seguros, sociedades de gestión de activos de seguros e intermediarios profesionales de seguros.
(4) Sociedades fiduciarias, sociedades de gestión de activos financieros, sociedades financieras de grupos empresariales, sociedades de arrendamiento financiero, sociedades de financiación al consumo, sociedades de financiación de automóviles y sociedades de corretaje de divisas.
(5) Sociedades dedicadas al negocio cambiario, al negocio de pagos y compensación y al negocio de venta de fondos.
(6) Otras empresas autorizadas para realizar actividades comerciales financieras.
Artículo 4 Los expedientes comerciales de las empresas financieras desempeñan un papel importante en la salvaguardia de los intereses de las empresas y clientes financieros, la protección de los derechos e intereses de los consumidores, la prevención y el control de los riesgos financieros, la lucha contra los delitos económicos, la garantía de la seguridad económica nacional y la promoción de importante papel en el desarrollo económico y social. Son una parte importante de los archivos de las empresas financieras y la base de la gestión empresarial, y deben ser gestionados de forma centralizada y uniforme por el departamento de archivos de la empresa.
Artículo 5: Los departamentos administrativos de archivos de todos los niveles son responsables de la orientación, supervisión e inspección de los archivos comerciales de las empresas financieras de acuerdo con sus funciones; las agencias de supervisión y gestión de las empresas financieras de todos los niveles y sus oficinas enviadas son responsables; para la integración de la gestión de archivos comerciales de empresas financieras en las instituciones financieras. El sistema y los procesos de supervisión y gestión empresarial están sujetos a la misma supervisión que el negocio.
Artículo 6 El departamento de archivos o el departamento de gestión de archivos de una empresa financiera (en adelante, colectivamente, ¿el departamento de archivos?) es responsable de la planificación, supervisión, orientación e inspección generales del trabajo de archivos comerciales de la empresa. y todos los departamentos comerciales relevantes cooperarán con el departamento de archivos Organización e implementación. El departamento de archivos de cada sucursal de una empresa financiera es responsable de la gestión de los archivos comerciales de la sucursal y supervisa, guía e inspecciona los archivos comerciales de la sucursal.
Artículo 7 Las empresas financieras establecerán y mejorarán un sistema unificado de gestión de archivos para documentos y materiales comerciales; la formación, acumulación, clasificación y archivo de documentos y materiales comerciales se incluirán en los procesos de trabajo comercial, el trabajo comercial o planes de proyecto y responsabilidades del departamento comercial Alcance y sistema de responsabilidad del puesto del personal comercial, sistema de evaluación empresarial y sistema de recompensa y castigo para garantizar el archivo completo de los documentos y materiales comerciales.
Artículo 8 Las empresas financieras establecerán y mejorarán sistemas relevantes para el almacenamiento, utilización, identificación y destrucción de archivos comerciales para garantizar la autenticidad, integridad, efectividad y seguridad de los archivos comerciales y cumplir con los requisitos de evidencia corporativa. necesidades de responsabilidad, información y preservación histórica.
Artículo 9 Las empresas financieras establecerán un sistema de rendición de cuentas del trabajo de los archivos e impondrán las sanciones correspondientes a quienes no archiven o dañen, pierdan o filtren los archivos.
Artículo 10 El personal de gestión de archivos comerciales de empresas financieras deberá tener los conocimientos y habilidades profesionales de archivos correspondientes y recibir capacitación comercial regular.
Capítulo 2 Disposición y archivo de documentos comerciales
Artículo 11 Las empresas financieras deberán cumplir con las leyes, reglamentos administrativos, normas y reglamentos del departamento de gestión y supervisión financiera del Consejo de Estado y los archivos administrativos. departamento de acuerdo con los requisitos de documentos específicos y combinado con el flujo de trabajo comercial, formular el alcance de presentación de los documentos comerciales y el período de almacenamiento de los archivos comerciales cuando el alcance comercial o el flujo de trabajo cambian, deben revisarse y mejorarse de manera oportuna;
La determinación del alcance del archivo y el período de almacenamiento deberá cumplir con los requisitos regulatorios del estado para las actividades financieras y la necesidad de salvaguardar los intereses corporativos y los derechos de los clientes, el período de retención de los archivos comerciales no será más corto que el período; estipulado en las leyes y reglamentos pertinentes; comercio electrónico El período de retención de los archivos no será más corto que el de archivos en papel similares.
Artículo 12 El departamento de archivos de las empresas financieras deberá, de acuerdo con los principios de seguir las reglas de formación de materiales documentales, mantener la conexión orgánica de documentos y materiales y facilitar el almacenamiento, recuperación y utilización, y en De acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes, estudiar y determinar el archivo, archivo y archivo de documentos y materiales comerciales. Organizar y numerar métodos, desarrollar estándares relevantes y mantenerlos relativamente estables.
Artículo 13 El departamento comercial de una empresa financiera, de acuerdo con las regulaciones pertinentes, organizará y archivará los documentos y materiales que deben archivarse de acuerdo con las regulaciones y los transferirá al departamento de archivos de la empresa para su gestión centralizada en periódicamente y gestionar los procedimientos de presentación y entrega. El plazo específico de presentación podrá determinarse según las características del trabajo empresarial, salvo disposición en contrario del Estado, no podrá exceder a más tardar el 31 de febrero del año siguiente.
Artículo 14 Los documentos de las empresas financieras generalmente se archivan por duplicado y el número de documentos más importantes o de uso más frecuente puede aumentarse adecuadamente.
Artículo 15 Para los documentos y materiales comerciales pertenecientes a la administración empresarial, los documentos y materiales originales se almacenarán en los archivos de administración, y las copias podrán almacenarse en los archivos comerciales correspondientes y marcarse con números de referencia cruzada. .
Artículo 16 Las empresas financieras realizarán el archivo de archivos de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
Artículo 17 Los documentos en papel y electrónicos deben archivarse simultáneamente, y el contenido del documento, las explicaciones y descripciones relevantes deben ser consistentes. Los archivos comerciales que existen únicamente en forma de soporte electrónico deben archivarse de acuerdo con las regulaciones nacionales; sobre archivo electrónico y gestión de archivos electrónicos, implementación de normas y estándares.
Artículo 18 Cuando una empresa financiera construye un sistema de información comercial, el departamento de archivos participará y el departamento de archivos propondrá los requisitos pertinentes para la gestión de archivo de documentos electrónicos para garantizar que los documentos electrónicos formados puedan archivarse y que los documentos electrónicos archivados cumplen con los Requisitos para la gestión de registros electrónicos.
Artículo 19 Cuando el personal empresarial cambie, los documentos y materiales responsables del trabajo empresarial se transferirán oportunamente y se devolverán los documentos prestados.
Artículo 20: Si una empresa financiera nacional invertida y constituida de conformidad con la ley tiene una institución en el extranjero, deberá establecer un sistema de gestión de archivos comerciales para la institución en el extranjero.
Capítulo 3 Gestión de archivos comerciales
Artículo 21 Las empresas financieras estarán equipadas con equipos y almacenes de almacenamiento de archivos comerciales que cumplan con los requisitos de protección de archivos y gestión de seguridad, y garantizarán que las instalaciones de almacenamiento y el equipo funcionan normalmente.
Artículo 22 Las empresas financieras deberán hacer un buen trabajo en el almacenamiento y la gestión de seguridad de los archivos comerciales electrónicos de acuerdo con los requisitos pertinentes, garantizar la autenticidad, integridad, seguridad y disponibilidad de los archivos comerciales electrónicos y garantizar que los negocios importantes registros. Copia de seguridad heterogénea y remota de archivos para garantizar la seguridad de los archivos comerciales. Las empresas financieras tienen la responsabilidad final de la seguridad de la información de los archivos.
Artículo 23 Si una empresa financiera subcontrata la gestión de archivos comerciales, deberá examinar estrictamente las capacidades y calificaciones de seguridad de la información del contratista. Al firmar un contrato, se deben aclarar las responsabilidades relevantes y los términos acordados, como la custodia segura de los archivos, la confidencialidad de la información y el suministro y utilización, para garantizar la seguridad y la utilización de los archivos comerciales.
Está estrictamente prohibido subcontratar o confiar a cualquier agencia intermediaria social la custodia de archivos comerciales que involucren secretos de estado.
Artículo 24: Los departamentos de archivos de empresas financieras harán un buen trabajo en la gestión de archivos comerciales y la investigación y utilización de datos estadísticos para garantizar la integridad, precisión y continuidad de los datos estadísticos.
Artículo 25 Las empresas financieras establecerán un sistema de información de gestión de archivos comerciales y mejorarán gradualmente el nivel de gestión de los archivos comerciales electrónicos. Las funciones del sistema de información de gestión de archivos empresariales deberán cumplir con la normativa nacional pertinente.
Capítulo 4 Utilización, evaluación y eliminación de archivos comerciales
Artículo 26 Las empresas financieras deberán preparar herramientas de recuperación de archivos comerciales para facilitar la recuperación e consulta de archivos comerciales.
Artículo 27 Las empresas financieras deberán registrar el acceso y uso de los expedientes comerciales. Si el uso excede la autoridad, deberán pasar por los procedimientos de aprobación.
Artículo 28: Los departamentos de archivos de empresas financieras proporcionarán y utilizarán activamente servicios de archivos de empresas, fortalecerán la compilación, investigación y desarrollo de archivos de empresas y satisfacerán las necesidades de las actividades y la gestión de las empresas financieras.
Las empresas financieras deben proporcionar archivos comerciales verdaderos y precisos para que las autoridades reguladoras comerciales y los departamentos judiciales pertinentes realicen tareas oficiales de acuerdo con la ley.
Artículo 29 Las empresas financieras deben establecer un equipo de evaluación de archivos compuesto por líderes, departamentos de archivos y departamentos comerciales para evaluar los archivos comerciales vencidos de acuerdo con las regulaciones pertinentes y formar un informe de evaluación que pueda preservar el valor de los archivos comerciales vencidos; Sólo podrá ser destruido previa aprobación y firma del responsable de la empresa. Los archivos deben destruirse en lugares designados y ser supervisados por personal dedicado. Los archivos destruidos deben registrarse y almacenarse permanentemente junto con el informe de tasación. No se destruirán los expedientes comerciales que estén vencidos pero que tengan deudas pendientes u otros asuntos no resueltos. Los archivos empresariales que tienen un gran valor de conservación para el país y la sociedad deberían conservarse durante un período de tiempo más largo.
Artículo 30 Si una empresa financiera cambia o termina por diversas razones, sus expedientes comerciales se manejarán adecuadamente de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
Artículo 31 Sin el permiso del departamento administrativo de archivos, las empresas financieras no podrán sacar del país archivos comerciales que contengan secretos de estado de ningún modo o forma.