Cómo escribir información de asistencia a reuniones
Las actas de las reuniones son transcripciones de la reunión. Generalmente se utiliza para reuniones más importantes y formales. Su función es reflejar con precisión la situación de la reunión y servir como una especie de datos históricos para organizar documentos de la reunión, resumir experiencias, trabajos de investigación, etc. como referencia. Las reuniones más importantes tienen uno o más tomadores de notas.
Requisitos para las actas de las reuniones:
1. Indicar con precisión el nombre de la reunión (debe escribirse el nombre completo), la hora y el lugar de la reunión, y la naturaleza de la misma. reunión.
2. Anota detalladamente el anfitrión de la reunión, el número de personas que deben estar presentes y los que realmente asistieron a la reunión, el número de personas que están ausentes, llegan tarde o salen temprano, sus nombres y posiciones, y el nombre del registrador. Si es una reunión masiva, simplemente registre los objetos y el número total de participantes, así como los líderes más importantes que asistieron a la reunión. Si a algunas reuniones importantes asisten personas de diferentes unidades, se debe crear un libro de firmas y se debe pedir a los asistentes que firmen con sus nombres, unidades, cargos, etc.
3. Registrar fielmente los discursos y desarrollos relacionados en la reunión. El contenido de los discursos en la reunión es el tema central del acta. También deben registrarse otras dinámicas de la reunión, como interrupciones durante los discursos, risas, aplausos, interrupciones temporales y otras condiciones importantes del lugar, etc.
Los discursos grabados se pueden dividir en resumen y texto completo. La mayoría de las reuniones solo necesitan registrar los puntos principales de los discursos, es decir, los temas de los que habló el orador, los puntos de vista básicos y los principales hechos y conclusiones de cada tema, y la actitud hacia los discursos de otras personas, etc., en forma resumida. No es necesario "grabar todo lo que escuchas". Para algunas reuniones especialmente importantes o discursos de personas especialmente importantes, es necesario anotar todo el contenido. Si hay una grabadora, puede grabar primero y luego ordenar el texto completo después de la reunión; si no hay condiciones de grabación, un taquígrafo debe ser responsable de grabar; si no hay un taquígrafo, puede asignar algunas personas más; que se acuerden rápidamente de hacerse cargo de la grabación, para que puedan corregirse y complementarse mutuamente después de la reunión.
4. Registrar los resultados de la reunión, como las decisiones, resoluciones o votaciones de la misma.
Las actas de las reuniones deben ser fieles a los hechos y no deben contener ninguna emoción personal del registrador, ni se deben permitir adiciones o eliminaciones intencionadas del contenido del discurso. Las actas de las reuniones generalmente no son adecuadas para su divulgación pública. Si es necesario publicarlas, se debe obtener la revisión y el consentimiento del orador.