¿Qué es la oficina sin papel?
Categoría: Gestión Empresarial/Financiera
Análisis:
Este artículo explica muy bien qué es una oficina sin papel desde muchos aspectos
Muchos La gente conoce el significado de la oficina sin papel, pero no hemos visto ninguna empresa que realmente haya logrado la oficina sin papel. Entonces, ¿todavía es necesario hablar de la oficina sin papel? He discutido este tema con mucha gente y todos están profundamente conmovidos.
Una de las preguntas más comunes que hace la gente es que el medio para que las empresas implementen la oficina sin papel es un conjunto de software de automatización de oficinas. Sin embargo, después de la implementación, el papel no se ha reducido, pero se ha aumentado. usado. Algunos líderes de empresas o departamentos tienen habilidades limitadas en aplicaciones informáticas y no están dispuestos a utilizar computadoras para realizar algunos trabajos. También están dispuestos a utilizar papel para sentirse más confiables. Incluso hay competencia entre departamentos para ver quién puede imprimir de forma clara y hermosa. Si usa una impresora matricial, usaré una impresora láser. Si imprime en blanco y negro, usaré una impresora a color. Por eso, a veces, las preferencias de algunos líderes provocan el desperdicio de mucho papel. El desarrollo de la automatización de oficinas ofrece la posibilidad de ahorrar papel e incluso trabajar sin papel. Por ejemplo, el correo electrónico e Internet pueden proporcionar fácilmente información relevante a las partes que la necesitan. Por supuesto, también se puede ahorrar sin tener que utilizar papel. transportador. Pero los buenos deseos no equivalen a la realidad. La realidad es que el consumo mundial de papel de oficina sigue creciendo a un ritmo anual del 4% al 7%. A este ritmo, el consumo mundial de papel de oficina se duplicará en otros 10 años.
Algunas personas piensan que el aumento en el consumo de papel debido a la oficina sin papel es temporal, al igual que en el boxeo, antes de golpear, primero hay que retraer la mano, y luego el golpe puede ser más poderoso. Se utiliza una gran cantidad de papel. El papel es para un futuro sin papel. Esto suena razonable, pero si lo prueba con atención, sentirá que la comprensión de la gente sobre la tecnología sin papel es muy limitada. De hecho, las empresas gastan dinero para construir redes de área local y conectarse a Internet no sólo para ahorrar papel. Por supuesto, los gastos de oficina se pueden reducir continuamente mediante el establecimiento de un sistema de automatización de oficinas, pero el punto de partida para establecer el sistema debe ser mejorar el nivel de gestión de la oficina.
En la actualidad, los estándares para la automatización de oficinas todavía se están formulando y los contenidos de los productos de muchos fabricantes también son muy diferentes. Pero el sistema en la mente de todos debe incluir: procesamiento de documentos, correo electrónico, gestión de reuniones, gestión de archivos, divulgación de información, foros electrónicos, gestión del trabajo, etc. De hecho, tras varios años de desarrollo, el sistema ofimático ha sufrido grandes cambios en contenido y forma. Después de más de 10 años de desarrollo desde finales de la década de 1980 hasta el presente, el sistema de automatización de oficinas de mi país ha evolucionado desde inicialmente proporcionar trabajo de oficina auxiliar para máquinas individuales hasta la actual gestión del trabajo colaborativo a gran escala para aplicaciones de nivel empresarial. Los sistemas ofimáticos domésticos han pasado actualmente por tres etapas de desarrollo y han logrado dos saltos revolucionarios. La primera generación de sistemas de oficina comenzó a mediados de la década de 1980, con computadoras personales y suites de oficina como símbolos principales, logró la electrónica de las estadísticas de datos y la redacción de documentos y completó el salto de los soportes de información de oficina desde los soportes de papel originales a los bits electrónicos. A partir de mediados de la década de 1990, con la llegada de la tecnología de trabajo en grupo representada por Lotus Notes y el rápido desarrollo de la tecnología de comunicación en red, el sistema de automatización de oficinas ha experimentado su primera evolución revolucionaria: la segunda generación de sistemas de automatización de oficinas con tecnología de red y colaboración. La tecnología de trabajo como sus características principales, realiza la automatización del flujo de trabajo y realiza un salto del método manual tradicional de enviar y recibir documentos al método de automatización del flujo de trabajo. Con el advenimiento de la era de la economía del conocimiento en el siglo XXI, el conocimiento se ha convertido en un recurso clave para el crecimiento económico, el desarrollo social y el crecimiento empresarial. Dominar y utilizar el conocimiento al máximo se ha convertido cada vez más en el núcleo de la informatización de las empresas. instituciones. El énfasis sin precedentes en el conocimiento ha llevado a la actualización de los sistemas de ofimática centrados en el flujo de trabajo a la tercera generación de sistemas de ofimática centrados en la gestión del conocimiento.
Aunque el sistema de automatización de oficinas se ha integrado con nuevas ideas de gestión, como la gestión del conocimiento, cuando realizamos una investigación en la empresa, descubrimos que todavía hay muchos aspectos insatisfactorios que afectan el proceso de Office sin papel.
1. La comprensión de los sistemas de automatización de oficinas varía mucho.
A los ojos de muchas personas, los sistemas de automatización de oficinas procesan principalmente algunos documentos oficiales, envían y reciben correos electrónicos y realizan la informatización del papel. trabajar .
De hecho, hay muchas personas que piensan así, pero no saben que la automatización de oficinas es un conocimiento vasto que involucra ciencias del comportamiento, ciencias de la gestión, sociología, ingeniería de sistemas y otras disciplinas. los símbolos de la gestión empresarial moderna.
La cuestión central de la automatización de oficinas es cómo mejorar la eficiencia diaria de la oficina. Por lo tanto, todos los contenidos de nuestro trabajo diario pueden incluirse en el alcance del procesamiento del sistema de automatización de oficinas, como procesamiento de textos, fax, aprobación de solicitudes, suministros de oficina, gestión de documentos, gestión de bibliotecas, gestión de conferencias, gestión de datos, gestión de archivos, gestión de clientes. La gestión, los pedidos y las ventas, incluso la gestión de inventarios, la planificación de la producción, la gestión técnica, la gestión de calidad, la gestión de costes, la gestión de personal, etc., pueden incluirse dentro del alcance de procesamiento del software de automatización de oficinas.
Hay diferentes opiniones sobre el tema estándar que comentábamos anteriormente, es decir, qué contenidos se incluyen en el sistema ofimático, y no hay una declaración fija. Esto lleva a la práctica común de las empresas de software: primero asignar algunas funciones simples al sistema de automatización de oficina de acuerdo con sus propias ideas para formar un marco. Cuando la empresa tenga necesidades, lo personalizará y desarrollará en función de los requisitos funcionales propuestos por. los usuarios empresariales. El resultado es que cualquier cosa que la empresa proponga, la empresa de software lo desarrollará y hará todo lo posible para satisfacer las necesidades de la empresa. Aunque parece estar centrado en el cliente, en realidad existen muchos problemas. Por ejemplo, el sistema ofimático debería incorporar muchas ideas nuevas de gestión, como oficina colaborativa, gestión del conocimiento, gestión de las relaciones con los clientes, etc., y no debería convertirse en una réplica del trabajo manual. Si simplemente sigue los requisitos del cliente y no tiene un conjunto de buenas ideas de gestión para guiar la gestión de la oficina de la empresa, no se puede llamar buena ofimática y no será beneficiosa para ambas partes. Para las empresas de software, se vuelve más difícil de desarrollar y promover; para las empresas, no pueden utilizar sistemas de automatización de oficinas para mejorar la gestión y los beneficios son relativamente reducidos. Por lo tanto, los sistemas de automatización de oficinas no se promocionarán fácilmente como software financiero. La razón principal es que los sistemas financieros están respaldados por políticas y estándares nacionales, y existen prácticas relativamente estandarizadas a seguir en la actualidad, los sistemas de automatización de oficinas no pueden hacer esto.
2. Es necesario mejorar la conciencia ideológica de líderes y usuarios
Para que la oficina sin papel sea una realidad, es muy importante cambiar los conceptos y hábitos de las personas. En los conceptos tradicionales de la gente, las "palabras en blanco y negro" tienen cierto grado de autoridad y son auténticas y creíbles. Los líderes también pueden circular o hacer comentarios directamente en el documento. Es más fácil para las personas relajarse cuando leen cosas en papel y no están limitadas por el tiempo ni el lugar. Las cosas escritas son fáciles de llevar. Además, el papel tiene ventajas obvias: en comparación con las pantallas de computadora, podemos ver el contenido impreso o escrito en papel con mayor claridad incluso en condiciones de poca iluminación, y también podemos imprimir fácilmente en papel. Los documentos escritos a mano con el mismo contenido pueden mostrar más información que los correos electrónicos o los disquetes, y el lenguaje corporal se revela a través de la escritura, se pueden sentir las emociones, la personalidad, los logros culturales y otros aspectos de la información de la otra persona.
Esta es solo la idea de algunas personas que sienten nostalgia por el papel, pero la conveniencia que brinda la informatización es cada vez mayor, lo que no tiene comparación con la forma original de usar el papel. Por ejemplo: las ventajas de compartir información le permiten trabajar sin importar dónde se encuentre, siempre que pueda conectarse a Internet. Las oficinas en línea han sido reconocidas por la gente. Especialmente cuando se implementa un sistema de automatización de oficinas a través de ASP, no es necesario instalar software de aplicación complejo en la red interna de la empresa. Sólo necesita obtener el nombre de usuario y la contraseña correspondientes del proveedor de servicios ASP y asignarlos a sus empleados. Uso de personas y funciones en la oficina de la red. También existe un sistema ofimático de tercera generación que, basado en la segunda generación, proporciona conocimiento relevante en todos los aspectos del procesamiento, asegurando que cada usuario pueda aprender de los expertos y del conocimiento existente de la empresa en cualquier momento y lugar según sea necesario, de modo que que El estado de los empleados en el sistema de automatización de oficinas cambia de pasivo a activo, mejorando así en gran medida la innovación y adaptabilidad general de las empresas e instituciones en el proceso de mejorar la capacidad creativa de cada empleado.
También hay muchos usuarios que no están dispuestos a utilizar el sistema ofimático por la sencilla razón de que el sistema requiere el ingreso de una gran cantidad de datos e información originales, lo que aumenta la carga de trabajo de todos, especialmente aquellos que involucran a algunos departamentos. e intereses personales, inconscientemente, nadie está dispuesto a hacerlos públicos. Por lo tanto, habrá cierta resistencia durante la implementación del sistema. En particular, el proyecto requiere la participación de los principales líderes. Los principales líderes propuestos aquí no son solo los principales líderes de la empresa, sino también los jefes de varios departamentos.
3. La tecnología ofimática también necesita innovación continua
En el proceso de aplicación de los sistemas ofimáticos, la aplicación de algunas tecnologías también promoverá su desarrollo. Una cuestión importante mencionada por muchos dirigentes es la cuestión de las firmas. De hecho, todavía quedan muchos detalles técnicos que deben mejorarse, como la tecnología de autenticación de firma de red, la comunicación de la red de área local, la transmisión de la red de archivos, etc.
Por ejemplo: en el proceso de aplicar computadoras para firmar y transferir archivos por lotes, cuando todos los usuarios firman y modifican archivos en la computadora, cómo conservar los rastros de modificación de diferentes usuarios es un tema de gran preocupación para usuarios. Al firmar manualmente, diferentes personas tienen escrituras diferentes, por lo que es fácil de identificar. Sin embargo, al modificar y editar archivos en una computadora, no es una tarea fácil retener las huellas de cada persona. Algunos sistemas abordan este problema haciendo una copia de los archivos modificados por cada persona y luego comparando las diferencias entre las dos copias. Este método no es lo suficientemente intuitivo y no se ajusta a los hábitos de trabajo habituales del usuario. Además, requiere guardar varias copias, lo que supone una grave pérdida de espacio. Algunos sistemas escriben su propio software de edición y los usuarios redactan y modifican archivos en el software de edición. Sin embargo, debido a que el software de edición utilizado está diseñado y compilado por ellos mismos, se puede conectar de manera perfecta y estrecha con el sistema OA, por lo que se pueden rastrear rastros de modificaciones. Los diferentes usuarios se pueden mostrar más fácilmente. Aunque este método es más flexible, el software de edición que usted mismo escribe es difícil de comparar con el software de procesamiento de textos convencional (Microsoft Word, WPS Office, etc.) en términos de funcionalidad. Por otro lado, si el usuario final ya está familiarizado con el funcionamiento de un software comercial de procesamiento de textos, será difícil aceptar otro software de edición.
Creo que todo el mundo ha visto estos problemas y algunas empresas ya han tenido buenas soluciones. Pero en el proceso de solicitud actual, todavía hay tecnologías que ustedes tienen, pero yo no tengo; tecnologías que yo tengo, ustedes no tienen. Como resultado, el nivel de muchas empresas de software de automatización de oficinas es desigual y no pueden cooperar para aprovechar las ventajas de las demás. Especialmente muchas pequeñas y medianas empresas de software que nos rodean no pueden cooperar plenamente y, a menudo, se produce una competencia feroz, lo que resulta en una competencia feroz. ambas partes no pudieron lograr grandes avances.
4. La integración con otros sistemas definitivamente se convertirá en un cuello de botella.
Las personas que trabajan en las empresas saben que, además de los sistemas de automatización de oficinas, la informatización empresarial también tiene muchos contenidos, como los sistemas financieros. sistema de gestión de producción, sistema de gestión de compras, ventas e inventarios, sistema de gestión de recursos humanos, CAD, CAPP, etc. El estado actual de las solicitudes de las empresas es: debido a muchas razones, se han construido una gran cantidad de islas de información y rara vez se pueden coordinar estrechamente. Los datos no se pueden conectar entre varios sistemas, lo que genera mucha duplicación de trabajo y datos inexactos. La existencia de islas de información genera una gran cantidad de información redundante y una gran cantidad de información basura. No se puede garantizar la coherencia del intercambio de información. Es difícil para las personas y los departamentos compartir información, y es difícil para los líderes hacerse cargo. de la situación general. Dado que el sistema es proporcionado por varios proveedores, incluso si desea integrarlo, existen muchas dificultades, en particular, la base de datos no está unificada, lo que dificulta la integración. Más importante aún, la cooperación mutua también se convertirá en un gran problema. En la actualidad, este fenómeno existe en la mayoría de las empresas chinas con sistemas de información.
El problema de las "islas de información" ha obstaculizado gravemente el proceso general de construcción de información empresarial, lo que dificulta que las empresas tomen decisiones al realizar una nueva ronda de inversión. La clave para resolver el problema de las "islas de información" no es sólo la tecnología de software, sino más importante aún, la gestión de procesos empresariales y la estandarización de las tecnologías relacionadas. Por lo tanto, antes de que una empresa implemente un sistema ofimático, es necesario elaborar un plan general estandarizado y no intentar conectar sistemas dispersos a través de "interfaces". Es imposible simplemente conectar los sistemas de aplicaciones que se desarrollaron originalmente de forma aislada a través de una gran cantidad de interfaces. En cambio, se debe establecer un modelo de sistema de información holístico mediante la planificación y la concepción de la reunificación antes de que sea posible la integración del sistema.