¿Formato y plantilla de las actas de las reuniones?

El encargado del registro debe llegar al lugar de celebración con antelación antes de la reunión y confirmar el lugar para levantar las actas de la reunión. Al organizar los asientos de grabación, asegúrese de colocarlos lo más cerca posible del presentador, orador o equipo de amplificación para que se puedan escuchar con precisión y claridad. Hasta cierto punto, el personal de grabación es más importante que los participantes en general, y la conveniencia de su trabajo debe considerarse plenamente al organizar los asientos de grabación.

Requisitos básicos

1. Indique con precisión el nombre de la reunión (debe escribirse el nombre completo), la hora y el lugar de la reunión, y la naturaleza de la misma.

2. Anotar detalladamente el anfitrión de la reunión, el número de personas que debieron y realmente asistieron a la reunión, el número de personas que estuvieron ausentes, llegaron tarde o salieron temprano, sus nombres y cargos, y el nombre de la persona que grabó la reunión. Si se trata de una reunión masiva, simplemente registre los objetos y el número total de participantes, así como los miembros líderes más importantes que asistieron a la reunión. Si a algunas reuniones importantes asisten personas de diferentes unidades, se debe crear un libro de firmas y se debe pedir a los asistentes que firmen con sus nombres, unidades, cargos, etc.

3. Registrar fielmente los discursos y acontecimientos relevantes de la reunión. El contenido de los discursos en la reunión es el tema central del acta. También deben registrarse otras dinámicas de la reunión, como interrupciones durante los discursos, risas, aplausos, interrupciones temporales y otras condiciones importantes del lugar, etc.

Los discursos grabados se pueden dividir en resumen y texto completo. La mayoría de las reuniones solo necesitan registrar los puntos principales de los discursos, es decir, los temas de los que habló el orador, los puntos de vista básicos y los principales hechos y conclusiones de cada tema, y ​​la actitud hacia los discursos de otras personas, etc., en un estilo resumido. No es necesario "grabar todo lo que escuchas". Para algunas reuniones especialmente importantes o discursos de personas especialmente importantes, es necesario anotar todo el contenido. Si hay una grabadora, puede grabar primero y luego ordenar el texto completo después de la reunión; si no hay condiciones de grabación, un taquígrafo debe ser responsable de grabar; si no hay un taquígrafo, puede asignar algunas personas más; que se acuerden rápidamente de hacerse cargo de la grabación, para poder corregirse y complementarse mutuamente después de la reunión.

4. Registrar los resultados de la reunión, como las decisiones, resoluciones o votaciones de la misma.

Las actas de las reuniones deben ser fieles a los hechos y no deben contener ninguna emoción personal del registrador, ni se permite la adición o eliminación intencionada del contenido del discurso. Las actas de las reuniones generalmente no son adecuadas para su divulgación pública. Si es necesario publicarlas, se debe obtener la revisión y el consentimiento del orador.

Los puntos clave que deben resaltarse en las actas de la reunión son:

(1) El tema central de la conferencia y las actividades relacionadas en torno al tema central;

>(2) Discusiones de reuniones, El foco del debate y las principales opiniones de cada parte;

(3) Discursos de autoridades o representantes;

(4) Comentarios para fijar el tono al inicio de la reunión y antes del final comentarios finales;

(5) Asuntos que han sido resueltos o aún por resolver en la reunión;

(6) Otros comentarios o actividades que tengan un mayor impacto en la reunión.

Notas

1. Autenticidad y precisión: Registre los discursos de otras personas con sinceridad, ya sea un registro detallado o un registro resumido, debe ser fiel al significado original y al del registrador. No se deben agregar opiniones, las propuestas no deben sacarse de contexto, especialmente cosas como decisiones de reuniones, y mucho menos la más mínima discrepancia. Los requisitos específicos de autenticidad y exactitud incluyen: sin adiciones, sin omisiones y registro de acuerdo con los hechos; en primer lugar, la escritura debe ser clara y, en segundo lugar, los registros deben estar organizados; Resalte los puntos clave.

2. Tenga en cuenta los puntos clave:

Los detalles y la brevedad de los registros deben determinarse según la situación. En general, las resoluciones, sugerencias, preguntas, opiniones de los ponentes, materiales argumentativos, etc. deben ser específicos y detallados. Para explicaciones generales, puede comprender los puntos principales y recordar brevemente el significado general.

3. Consistencia:

La coherencia es la actitud que debe tener un registrador. Esto significa que la persona que toma notas debe hacerlo con seriedad y responsabilidad desde el principio hasta el final de la reunión.

4. Presta atención al formato:

El formato no es complicado y suele tener el nombre de la reunión. Información básica sobre la reunión, que incluye: hora, lugar, número de asistentes, anfitrión, ausentes, registrador. Contenido de la reunión, que constituye la parte principal del acta de la reunión, incluyendo discursos, informes, comunicadores, sugerencias, resoluciones, etc.

Siempre que hables, debes escribir primero el nombre del hablante. Asegúrese de hablar primero y grabarlo al frente, y hablar después y grabarlo al final.

Al grabar un discurso, se debe captar la calidad del discurso. Los puntos clave deben detallarse. Las partes repetidas pueden omitirse. Sin embargo, si se trata de una resolución, sugerencia, pregunta o el nuevo punto de vista del orador, se debe grabar. en detalle.