¿Cómo redactar actas de reuniones?
En los últimos años, nuestro comité ha sido anfitrión de muchas conferencias nacionales. Como fuerza principal en la recepción logística de conferencias, el Centro de Servicios Gubernamentales también ha participado en la organización de muchas conferencias. En comparación con el pasado, el trabajo de recepción de esta conferencia es diferente en muchos aspectos: en primer lugar, el número de invitados recibidos es grande y el nivel es alto.
A la reunión asistieron unas 250 personas, incluidos 2 líderes provinciales y ministeriales y 55 líderes a nivel de oficina.
La segunda es que el tiempo de reunión es corto y hay muchas actividades.
La reunión fue informada el día 8 y celebrada en la mañana del día 9. Por la tarde fuimos a Baise, Beihai y Liuzhou para realizar una inspección. Hay muchas reuniones de liderazgo, conferencias, inspecciones y otras actividades, y las rutas están dispersas, lo que aumenta la dificultad de la comunicación organizacional y el despacho de vehículos.
En tercer lugar, hay muchos cambios y variables en el proceso de recepción.
Los cambios en el itinerario de los líderes de los ministerios y comisiones nacionales y los ajustes en el equipo de inspección de los representantes de la conferencia han provocado cambios en el horario y lugar de recepción, sede e investigación de la conferencia, lo que ha aumentado la carga de trabajo. y dificultad de organización y coordinación.
En cuarto lugar, se celebró una reunión conjunta de varios departamentos y la coordinación entre varios departamentos fue ligeramente lenta. Aunque las tareas son claras, todavía existe el fenómeno de que no se han implementado y es necesario hacer mucho trabajo correctivo.
Ante estas contradicciones y problemas, nuestro centro de servicio respondió con calma, trabajó en unidad, se organizó cuidadosamente y reparó las estaciones de manera oportuna, haciendo que todo el servicio de recepción trabajara tenso, ordenado y coordinado. En resumen, tiene las siguientes características:
(1) Los preparativos son suficientes y el plan está en marcha.
Para poder ofrecer servicios de recepción de congresos, los responsables de nuestro centro le conceden gran importancia. Medio mes antes de la reunión, se asignó a camaradas experimentados para participar en los preparativos de la reunión. El centro ha establecido cuatro grupos: grupo de registro, grupo de lugar, grupo de catering y grupo de transporte para formular planes de trabajo detallados, aclarar las responsabilidades de cada grupo e implementar tareas de trabajo.
En la reunión del día 8 se informó que el Dragon Boat Festival será un feriado del 4 al 6. Para llevar a cabo con éxito una reunión nacional de intercambio de experiencias sobre la construcción y operación de instalaciones de tratamiento de aguas residuales urbanas, después de las vacaciones, los líderes del centro convocaron a varios grupos de personal para recibir orientación, preguntaron sobre los detalles del trabajo y los preparativos uno por uno, y pidieron a todos que renunciar a su tiempo de vacaciones para conectarse aún más con los departamentos pertinentes y las oficinas de protección ambiental, y hacer todo lo posible para garantizar la reunión.
Los arreglos de alojamiento, lugares, banquetes, material para conferencias, obsequios, etc. antes de las vacaciones básicamente están completos.
Gracias a la planificación previa, todo el trabajo fue intenso y ordenado, lo que sentó una buena base para el servicio de recepción durante la reunión.
(2) Las actividades están bien organizadas.
Basándonos en las características de esta reunión, resumimos la experiencia de recepción de reuniones conjuntas anteriores, insistimos en centrarnos en el panorama general, comenzando desde lo pequeño, considerando de manera integral el trabajo de la reunión en su conjunto, haciendo arreglos sistemáticos. y designar personal dedicado Responsable de todos los aspectos y puestos como registro, alojamiento, banquetes, comidas, reuniones, transporte, actividades de inspección, etc., asegurando el buen desarrollo de todo el trabajo.
El equipo de check-in organiza personal de etiqueta con trajes nacionales y un equipo de transporte para recibir a los huéspedes en el aeropuerto, recopila la información de regreso de los representantes de manera oportuna, organiza al personal para atender a los representantes en cada piso, prepara al grupo. listas de inspección con anticipación y organiza con anticipación el servicio de seguimiento del oficial de enlace de vehículos.
Al organizar banquetes de recepción, coopere con el mostrador de recepción para organizar los asientos con anticipación, emitir listas de banquetes, notificar a los líderes relevantes que participan en reuniones y banquetes y organizar comidas para los líderes de los ministerios y comisiones nacionales en el edificio de alojamiento. .
En cuanto a la distribución del lugar, ¿cuál es el grupo del lugar? ¿Todo por la conferencia, todo por los delegados? De acuerdo con los requisitos de la reunión, todos los compañeros del equipo de la reunión trabajaron duro y siguieron mejorando en todas las tareas y vínculos de los que eran responsables, y desempeñaron un papel activo para mejorar la eficacia de la reunión.
En términos de recoger y dejar a los representantes, habrá una persona dedicada para guiar todo el proceso y un automóvil especial para recoger y dejar a los representantes. Liyuan Villa, donde se ubica la conferencia, ofrece servicio de guardia para vehículos motorizados las 24 horas. Los conductores y pasajeros permanecen en sus puestos y están de guardia, lo que garantiza la necesidad de vehículos temporales para recepciones y reuniones.
(3) La organización de la reunión fue meticulosa y reflexiva, y los representantes quedaron satisfechos.
La inscripción para la conferencia finalizó el 4 de junio, pero el 7 de junio, más de una docena de provincias y ciudades aún no podían registrarse. Algunos representantes trajeron a sus familias y algunas provincias y ciudades tenían más de 10 representantes. . La Oficina de Seguridad encargada de la seguridad añadió repentinamente 10 casas, lo que superó con creces el rango de recepción esperado y trajo grandes dificultades para el alojamiento, la restauración, las inspecciones y la asistencia a las reuniones.
En vista de estas circunstancias, nuestro centro ajustó los planes relevantes de manera oportuna, coordinó e hizo los arreglos adecuados, y ni los representantes ni el Buró de Seguridad expresaron descontento.
(4) Responder activamente a las emergencias y tener el coraje de asumir responsabilidades.
El primero es el ajuste y cambio del calendario de reuniones. Mientras coordinábamos con Liyuan Villa, nos comunicamos activamente con los hoteles circundantes y las unidades de recepción de conferencias para informar la situación a los líderes de manera oportuna. Alrededor de las 18:00 de la tarde del día 7, bajo el despliegue personal y las instrucciones de los líderes gubernamentales, la escuela del partido del distrito ajustó otros arreglos para la reunión, rehizo el tablero de antecedentes de la reunión y la ventana emergente durante la noche, y compró pausas para el té antes de proporcionar claramente el lugar para que lo usemos.
En segundo lugar, las inspecciones de los representantes han cambiado. Se organizó una visita de los representantes a Baise, Beihai y Liuzhou, respectivamente. Según el acuerdo, hicimos la lista de inspección del grupo y los arreglos del autobús con anticipación, pero un número considerable de representantes pidieron cambiar el punto de inspección al registrarse y antes de abordar temporalmente el autobús. Algunos representantes no se presentaron al equipo de la conferencia, e incluso el equipo de inspección solo tuvo una hora para llegar al punto de inspección. Sin embargo, el departamento de recepción de este puesto de control no ha recibido la lista de inspección, el número de personas y otra información, y hay falta de comunicación.
En respuesta a esta situación, tomamos medidas correctivas efectivas. Por un lado, transmitimos rápidamente la información que obtuvimos a la recepción y al Departamento de Protección Ambiental; El oficial de enlace de vehículos uno por uno para contar el número de representantes de cada vehículo, volver a registrarse e informar al oficial de enlace general, recordándole que se comunique con el punto de control a tiempo.
En tercer lugar, los obsequios que necesitaban los líderes gubernamentales para las reuniones no fueron organizados ni solicitados con antelación. Los departamentos pertinentes notificaron los preparativos alrededor de las 23:00 horas del día 8 y exigieron la entrega antes de las 7:30 de la mañana siguiente. En esta situación de tiempos ajustados y tareas pesadas, el departamento de recepción de nuestro centro hizo todo lo posible para contactar con el pedido y entregarlo a tiempo de acuerdo con los requisitos pertinentes, y completó la tarea con éxito.
(5) El personal desempeña sus funciones concienzudamente y brinda un servicio satisfactorio.
En esta labor de acogida, varios grupos de personal de nuestro centro trabajaron mucho.
El equipo de registro y el equipo de transporte insistieron en atender y dar la bienvenida a los últimos delegados hasta la 1 de la madrugada; la lista de asientos de la conferencia y la lista de clasificación de fotografías no se publicaron hasta las 10 p. m. del día 8, y el equipo del lugar trabajó. horas extras para hacer y colocar etiquetas y diseños de mesas. El lugar, el transporte y la preparación de equipos y artículos para el descanso del café duraron hasta las 4 am. El grupo de comedor ajusta el número de comidas de forma oportuna según el número de comensales.
Con un alto grado de conciencia ideológica y un fuerte sentido de responsabilidad política, todo el personal tomó en consideración la situación general, trabajó duro, asumió con valentía grandes responsabilidades, sirvió con entusiasmo y completó las tareas de recepción con alta calidad. y eficiencia, dejando una profunda impresión en los dirigentes y representantes presentes.
Después de la reunión, representantes de la provincia de Shandong y algunas otras provincias y ciudades también llamaron específicamente para expresar su gratitud.
Dado que esta reunión es una reunión conjunta de varios departamentos, hay mucho trabajo de comunicación y conexión, y aún existen deficiencias en el servicio de recepción de reuniones: si la situación de inspección cambia, el responsable de una ruta de inspección no presentó oportunamente la lista de inspección modificada. Fue enviada a la unidad de recepción en el puesto de control, lo que causó inconvenientes en el trabajo de recepción; todavía hubo confusión a corto plazo en algunos enlaces y la compañía del aeropuerto no fue propuesta; enviar personal para participar en muchas reuniones de coordinación, lo que provocó pasividad en el servicio de transporte y el acoplamiento con los departamentos y unidades pertinentes. Se reforzará aún más, etc. , estos deben mejorarse e implementarse aún más en nuestro trabajo futuro.
A través del trabajo de recepción de esta reunión conjunta, nuestro centro de servicios ha sido inspeccionado y revisado exhaustivamente, y nuestro equipo ha sido completamente capacitado y mejorado, lo que ha aumentado la confianza de todos y ha reflejado la fortaleza integral del centro de servicios de la agencia. de operación general y operación de emergencia.
Todo el proceso de recepción también demostró plenamente que somos un excelente equipo que puede cargar, luchar y ganar.
En el trabajo futuro, todos los empleados de nuestro centro seguirán manteniendo este pleno entusiasmo por el trabajo y un estado mental alegre, con este tipo de unidad y cooperación, un estilo de trabajo pragmático y trabajador, sólido y estilo de trabajo meticuloso y Las valiosas cualidades de tomar en consideración la situación general, independientemente de las ganancias y pérdidas, y la dedicación desinteresada, basada en la propia posición, hacer un trabajo sólido en todas las tareas y hacer mayores contribuciones al trabajo de nuestro comité. .
En la reunión, el líder del destacamento Li Zongan resumió las actividades del destacamento para mejorar la apariencia de la ciudad en la Jade Expo, afirmó plenamente los logros recientes de cada unidad y consideró que los principales aspectos del buen trabajo son:
1. Los líderes desempeñan sus funciones concienzudamente y dan ejemplo.
En vísperas y durante la Expo Jade, para cumplir mejor las tareas asignadas por el comité municipal del partido y el gobierno municipal, los capitanes e instructores de cada equipo se arraigaron a nivel de base, profundizaron en primera línea, realizó inspecciones in situ e inspeccionó el medio ambiente. Luego de muchas investigaciones, realizaron un manejo integral del entorno que rodea la sede principal de la Expo Jade. Durante el proceso de renovación de la ciudad, dieron un fuerte mando y se aseguraron de que se pudiera celebrar la gran reunión. Después del evento, el orden de la ciudad se mantuvo a tiempo y los operadores comerciales pudieron cerrar a tiempo. Se ha realizado un trabajo fructífero para crear un entorno urbano limpio, ordenado y hermoso para los ciudadanos y turistas.
En los días previos y posteriores a la Expo Jade, el departamento de gestión urbana despachó 312 veces y envió a 1.020 agentes del orden para mantener la apariencia de la ciudad y garantizar el éxito de la Expo Jade, que fue reconocida por la Comité Municipal del Partido y Gobierno Municipal y buenas críticas.
Especialmente la segunda brigada trabajó mucho durante la Jade Expo.
2. El trabajo publicitario es sólido y realizado, ganándose la comprensión y apoyo del público.
Durante las actividades de transformación urbana de la Jade Expo, todas las unidades otorgaron gran importancia a la publicidad social y a las leyes y regulaciones relacionadas con la gestión urbana ampliamente publicitadas entre las masas. Utilizan Yulin TV, Yulin Radio, Yulin Daily, Yulin Evening News, sitios web gubernamentales, sitios web de oficinas y otros medios como portadores de propaganda para dar a conocer a la sociedad el propósito, la dinámica, las medidas y los efectos del trabajo de gestión urbana, haciendo que el trabajo de gestión urbana esté orientado a las masas, de manera abierta y transparente, y ganar la comprensión y el apoyo del público.
El director Li propuso dos requisitos para trabajos recientes:
1. Mejorar el nivel de gestión mediante el aprendizaje continuo y el resumen de la experiencia laboral.
Con la mejora de la transparencia de la gestión urbana y la aplicación de la ley administrativa, Internet, las líneas directas de servicio y diversos medios se han convertido en plataformas para la supervisión pública de la gestión urbana, trayendo nuevas presiones, nuevos requisitos y nuevos desafíos a la gestión urbana. poder de gestión.
En el trabajo administrativo de aplicación de la ley, cada miembro del equipo debe vestirse de acuerdo con las regulaciones y usar certificados de aplicación de la ley, estar familiarizado con los negocios, administrar de acuerdo con la ley, prestar atención a los métodos de trabajo, cumplir con la gestión estandarizada. , combinar limpieza y bloqueo, establecer un concepto de gestión urbana civilizada y mantener la armonía social y la civilización.
El líder del equipo mantiene reuniones semanales con los líderes de nivel medio de cada departamento y de cada brigada para resumir la experiencia laboral, realizar autoexámenes y autocorrecciones sobre problemas existentes en las diferentes jurisdicciones de cada brigada, y discutir Ideas y métodos de trabajo para la resolución de problemas.
2. Fortalecer la gestión de base y hacer un buen trabajo en educación ideológica.
Debido a la alta presión de la gestión urbana y la gran presión ideológica del personal encargado de hacer cumplir la ley, cada brigada debe hacer un buen trabajo en la gestión del equipo, organizar razonablemente el trabajo del personal encargado de hacer cumplir la ley, compensar las vacaciones en de manera oportuna, fortalecer el estudio de las leyes y reglamentos y familiarizar a todos con los diversos negocios.
Es necesario mantenerse al tanto de las tendencias ideológicas del personal encargado de hacer cumplir la ley, preocuparse por el trabajo y la vida diarios de los miembros del equipo, resolver rápidamente los problemas de los miembros del equipo, unir a los miembros del equipo y promover sin problemas diversas formas de gestión urbana. y tareas administrativas de aplicación de la ley.
Acta de la reunión 2
Hora de la reunión: * * * * * * * *
Lugar: * *
Moderador:
Participantes: líderes de empresa, jefes de departamento y departamentos de proyectos.
El contenido principal de la reunión: trabajo y arreglos anuales de seguridad en la producción.
1. Objeto de la reunión:
Con el fin de fortalecer la gestión de seguridad en la construcción de la empresa, prevenir eficazmente la ocurrencia de diversos accidentes de seguridad y garantizar la finalización exitosa del trabajo de seguridad de la empresa. objetivos y tareas en 2011, esta reunión se lleva a cabo especialmente. Esta reunión de trabajo de producción de seguridad organizará y desplegará el trabajo de producción de seguridad en 2011.
II.Contenido de la reunión:
1. El objetivo de seguridad laboral de la empresa es lograr cero accidentes y cero accidentes durante todo el año.
2. Implementar de manera integral el sistema de responsabilidad de seguridad de producción y firmar cartas de responsabilidad para los objetivos de seguridad de producción en todos los niveles. La empresa debe seguir estrictamente los requisitos de las medidas de gestión y firmar una carta de responsabilidad de producción de seguridad con el departamento de proyectos de reanudación para aclarar las responsabilidades y el trabajo de ambas partes.
¿Persistir? ¿Se debe gestionar la seguridad en la producción? El principio de celebrar reuniones periódicas de seguridad y organizar inspecciones de seguridad.
Las personas de cada departamento, equipo, puesto importante y puesto especial también deben firmar una carta de responsabilidad sobre los objetivos de producción de seguridad.
3. Mejorar las normas y reglamentos de seguridad para que el trabajo de seguridad de la empresa tenga una base legal, ajustar el enfoque de la gestión de seguridad de acuerdo con la situación real de la empresa, cumplir con el trabajo de inspección de seguridad de los superiores, resumir las deficiencias en seguridad. trabajar y mejorar activamente.
Debemos implementar resueltamente el sistema de responsabilidad del liderazgo para la rectificación de riesgos de accidentes ocultos e implementar una gestión nivel por nivel. El líder de seguridad a cargo de accidentes en la obra debe ser responsable de la rectificación en un plazo, de modo que la responsabilidad recaiga en la persona y la evaluación se implemente en la persona. ¿Qué se debe hacer en la gestión diaria? Cinco personas ocuparon sus lugares. Es decir: la organización está en su lugar, las responsabilidades están en su lugar, la inspección está en su lugar, la evaluación está en su lugar y las recompensas y castigos están en su lugar.
4. Para que la conciencia sobre la seguridad en la producción esté profundamente arraigada en los corazones de las personas, ¿todos deberían establecer? ¿Seguridad primero, prevención primero? La empresa celebra reuniones de seguridad de producción con regularidad y realiza reuniones e inspecciones de seguridad periódicas al menos una vez al mes. Preste atención a la capacitación y educación en seguridad, organice actividades de educación en seguridad al menos una vez cada trimestre y organice varios departamentos, departamentos de proyectos, personal de construcción y oficiales de seguridad de tiempo completo para fortalecer la capacitación, recopilación de evidencia, revisión, inspección y; gestión de operadores de tipos especiales de trabajo, y está estrictamente prohibido trabajar sin un certificado.
¿Cuál es la seguridad de los nuevos trabajadores en las obras de construcción? ¿Nivel tres? Educación y mantenimiento de registros educativos. Sólo aprobando el examen podrás ir a trabajar. La tasa de educación debe llegar a 100 y se debe establecer una tarjeta de educación de tres niveles.
5. ¿Implementación estricta? ¿Control de seguridad? sistema, la empresa adopta inspecciones periódicas e inspecciones aleatorias para implementar una gestión dinámica de la seguridad de la producción.
Tales como inspecciones de seguridad estacionales, inspecciones de seguridad de la construcción en temporada de lluvias, inspecciones de seguridad en períodos especiales sensibles, protección contra rayos, protección contra incendios, prevención de insolación, etc. , se deben rectificar los peligros ocultos detectados y se debe sancionar a quienes no pasen la reinspección, se responsabilizará al personal pertinente y se suspenderán los trabajos de rectificación hasta que pasen la inspección.
6. ¿La empresa participa activamente? ¿Crear un sitio de construcción seguro y civilizado? Desarrollar planes estándar durante las actividades y en combinación con la situación real de la empresa y el proyecto.
La empresa debe esforzarse por crear un sitio de construcción civilizado de acuerdo con los estándares de sitios de construcción civilizados y fortalecer las inspecciones de los sitios de construcción civilizados.
7. Fortalecer la supervisión y gestión de los equipos e instalaciones de protección de seguridad. Los equipos de protección de seguridad (redes de seguridad, cascos de seguridad, cinturones de seguridad, calzado aislante, etc.) deben ser productos calificados que cumplan con las normas nacionales pertinentes. y estándares.
La maquinaria que ingresa al sitio de construcción debe ser inspeccionada en el sitio y se prohíbe el uso de maquinaria no calificada.
8. Basado en la situación real de la empresa, formular un plan de emergencia para la seguridad de la producción, establecer una organización de rescate de emergencia, establecer un grupo líder para la respuesta de emergencia a accidentes de seguridad importantes, organizar simulacros de emergencia relevantes. preparar suficiente equipo de rescate de emergencia, y minimizar el riesgo de accidentes a personas y bienes.
9. De acuerdo con el sistema de reuniones de producción de seguridad de la empresa, las reuniones de producción de seguridad se llevan a cabo periódicamente todos los meses para resumir, resolver y organizar el trabajo de producción de seguridad.
10. Uso razonable de las tarifas de gestión de seguridad de la producción, aplicación estricta de los fondos vigentes, no malversación, establecimiento de cuentas especiales o fondos especiales, el retiro de fondos se puede realizar de acuerdo con los proyectos o valores de producción, por lo tanto. mejorar eficazmente el entorno de trabajo del personal de construcción, evitar la ocurrencia de accidentes de seguridad y garantizar que se asignen fondos específicos.
11. El Departamento de Supervisión de Seguridad debe hacer un buen trabajo en la gestión de seguridad de la empresa durante todo el año, realizar inspecciones de seguridad en el sitio de construcción de manera regular o irregular e implementar el sistema de seguridad de la empresa.
¿Organizado? ¿Mes de la seguridad? Las actividades son implementadas por el Ministro de Supervisión de Seguridad para formar una fuerte atmósfera de producción de seguridad. ¿Trabajo seguro? Esta idea central se implementa en cada trabajo para mejorar la conciencia de seguridad de los empleados y las capacidades de prevención de accidentes.
12. El director del proyecto debe organizar la construcción en estricta conformidad con los requisitos del diseño de la organización de la construcción y el plan de construcción especial.
Llevar a cabo educación sobre seguridad e instrucciones técnicas antes de la construcción, fortalecer las inspecciones durante la construcción y realizar inspecciones de aceptación después de la construcción.
El oficial de seguridad de tiempo completo del departamento de proyectos es responsable de inspeccionar la seguridad de la producción durante el proceso de construcción, corregir rápidamente las violaciones y supervisar la rectificación de posibles riesgos de seguridad.
13. El departamento de proyectos refuerza las inspecciones de seguridad en los trabajos en la obra (centrándose en andamios, fosas de cimentación, encofrados, ¿tres tesoros?, ¿cuatro? protección, electricidad de construcción, elevadores de materiales, ascensores externos, grúas torre). , elevación, maquinaria de construcción), realizar inspecciones periódicas, irregulares y especiales, e instar al departamento de proyectos a rectificar rápidamente los peligros ocultos existentes.
14. Establecer un sistema de protección contra incendios en las obras de construcción a nivel empresarial, fortalecer la gestión de protección contra incendios y realizar trabajos de prevención de incendios en las obras de construcción con regularidad.
15. Todos los conductores de la empresa deben conducir despacio y está prohibido conducir bajo los efectos del alcohol. Los conductores deben prestar atención a la seguridad al conducir.
16. ¿Primero de Mayo? ,?¿once? ,?Festival de Primavera? Llevar a cabo inspecciones de seguridad antes de los festivales importantes y fortalecer las obligaciones de seguridad para garantizar la seguridad del festival.