Tesis de graduación en informatización contable
Un breve análisis de la informatización contable
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Resumen: La informatización contable es un catalizador para la reforma de la auditoría y acelerará enormemente el uso de tecnología de la información moderna para llevar a cabo el proceso de reforma de la auditoría de acuerdo con los requisitos del entorno de auditoría. La popularización de la informatización contable ha planteado nuevas preguntas y requisitos para la teoría y la práctica contables tradicionales, que inevitablemente tendrán un impacto significativo en la auditoría basada en contabilidad. Necesitamos estudiar y tomar las contramedidas correspondientes basadas en estos impactos para lograr el propósito de la auditoría. El objetivo es prevenir eficaz y eficazmente los riesgos de auditoría.
Palabras clave: contabilidad informática; auditoría
Número de clasificación CLC: F22 Código de documento: A Número de artículo: 1002-6809 (2007) 0710061-02
1. El impacto de la informatización de la contabilidad en el trabajo de auditoría
El rápido desarrollo de la economía mundial y la aplicación generalizada de la tecnología informática han hecho de la informatización de la contabilidad una realidad y un uso generalizado. En nuestro país, aunque la popularización de la contabilidad computarizada aún no se ha completado, debido a que las computadoras pueden almacenar grandes cantidades de información y recuperarla fácilmente, no solo puede mejorar la puntualidad y precisión del procesamiento de la información contable, sino también ampliar enormemente el alcance. de datos contables. Por tanto, la informatización de la contabilidad en sustitución de la contabilidad manual es una tendencia histórica irreversible. La auditoría contable inevitablemente sufrirá los cambios correspondientes. La informatización de la contabilidad inevitablemente tendrá un impacto significativo en la auditoría contable en términos de la adquisición de pistas de auditoría, contenido de la auditoría, procedimientos y métodos de auditoría y riesgos de auditoría.
2. La necesidad de desarrollar tecnología de auditoría informática.
Debido a la promoción de la informatización de la contabilidad, los riesgos de auditoría de los auditores al realizar trabajos de auditoría aumentan constantemente. Por lo tanto, ya sea que se auditen sistemas manuales o sistemas computarizados, la reevaluación de riesgos es esencial. Al mismo tiempo, debido a la aplicación de las computadoras, las trampas informáticas no dejan rastro y son más ocultas. Por lo tanto, el 58% de los departamentos de auditoría interna en los Estados Unidos han participado en las pruebas del sistema, mientras que el 35% debe firmar y aprobar nuevos sistemas antes de que el sistema se ejecute, el 19% tiene derecho a participar en la aprobación de programas modificados y El 64% ha verificado la codificación del programa y el 73% participó en la revisión de la etapa de desarrollo del sistema. Aunque se toman varias medidas para evitar el uso de computadoras para hacer trampa, cada año se roban decenas de miles de millones de dólares a través de computadoras en todo el mundo. Sin duda, esto aumenta la dificultad y el riesgo de la auditoría, como señaló una vez el presidente de la Federación Internacional de Contadores: "Los contables tendrán que asumir la responsabilidad de la información financiera realmente reportada a través de las computadoras
En la contabilidad informática". En un sistema centralizado, los datos se procesan centralmente mediante computadoras y la posibilidad de errores es relativamente pequeña. En la actualidad, muchos software tienen funciones de cancelación de auditoría, contabilidad inversa y liquidación inversa, que pueden modificar los registros contables sin dejar ningún rastro. Especialmente cuando el personal relevante manipula deliberadamente el programa, será aún más difícil ser detectado. El sistema computarizado una vez que se manipula el programa, se producirán errores en cadena y repetitivos. Los datos de la memoria pueden eliminarse y manipularse sin dejar rastro. Sin sistemas de control interno pertinentes, su impacto en los estados contables es inconmensurable. En términos generales, en sistemas informatizados, el riesgo inherente es mayor. En la mayoría de los casos, los auditores pueden fijarlo en 100%.
Bajo el sistema computarizado, el número de enlaces de procesamiento de datos se reduce y el proceso de procesamiento de datos es invisible. Algunos de los controles originales bajo el sistema manual ya no existen. En términos generales, los riesgos de control en los sistemas computarizados son mayores que los de los sistemas manuales. Por lo tanto, se deberían adoptar pruebas de cumplimiento más exhaustivas para los sistemas computarizados. Dado que tanto el riesgo inherente como el riesgo de control están aumentando, para mantener el riesgo de auditoría en un nivel aceptable, el riesgo de inspección debe reducirse a un nivel más bajo. Esto requiere que los auditores amplíen en consecuencia el contenido y el alcance de las pruebas sustantivas.
3. Cambios en la informatización contable
El desarrollo de software computarizado debe pasar de las normas y sistemas contables a las normas contables, los sistemas contables y las características contables informáticas Transformación combinada
1. Transformación en la verificación del saldo contable. Según la contabilidad manual, las normas y sistemas contables estipulan que al contabilizar las cuentas, el libro mayor general y las cuentas subsidiarias deben ser balanceadas por dos o más contadores con base en los comprobantes originales o comprobantes contables, cuadros resumen de cuentas, etc. que hayan sido revisados y corregidos. El propósito del registro es utilizar este método de registro equilibrado para verificar los errores que se produzcan. Sin embargo, después de computarizar la contabilidad, dado que los datos del libro mayor general y de los libros auxiliares se derivan de comprobantes originales o comprobantes contables, la computadora transferirá los datos de la base de datos de comprobantes a la base de datos del libro mayor general y a los libros auxiliares de acuerdo con los comandos del programa para Al iniciar sesión en el libro mayor general y en los libros auxiliares, siempre que los comprobantes contables se verifiquen correctamente, es poco probable que se produzcan errores de cálculo de datos en los cálculos internos de la computadora. Por lo tanto, el monto del libro mayor general debe ser igual a la suma de los montos de cada libro auxiliar. La "verificación equilibrada" más básica, que ocupa una posición importante en las pruebas de práctica contable y se utiliza para comprobar si el trabajo práctico es correcto, todavía aparece en el software computarizado de contabilidad, lo cual es superfluo.
2. Cambios en las funciones de los diarios y cuentas subsidiarias. La contabilidad manual establece diarios para el efectivo y los depósitos bancarios. La razón principal es que el efectivo y los depósitos bancarios son muy líquidos y tienen una alta frecuencia de transacciones, lo que los hace propensos a errores y fraudes. La liquidación diaria y la liquidación mensual se logran a través de diarios, mejorando así la gestión de los fondos monetarios. El propósito de establecer cuentas detalladas es principalmente clasificar la información y facilitar la investigación. Cuando la contabilidad se informatiza, la gran velocidad informática y la potencia informática confiable de la computadora se utilizarán para contar y sumar varios comprobantes contables y proporcionar múltiples métodos de consulta para los comprobantes contables. Como fecha, número de comprobante, resumen, código de cuenta, nombre de la unidad, monto, tipo de comprobante, etc. Si desea conocer el saldo de ingresos y gastos de los fondos monetarios y el estado de cada cuenta detallada, solo necesita ingresar algunos comandos, y los resultados aparecerán en la pantalla superior. En vista de la singularidad de la gestión de fondos monetarios, creo que el registro diario debería cambiarse a un registro cada 5 días (o 10 días). Para las cuentas detalladas, además del archivo de fin de año, generalmente no existe un módulo para registrar los diarios cada vez. mes Es necesario.
3. Cambios en la forma de transmisión de la información contable. En condiciones manuales, el soporte de información es el papel, lo que no sólo es costoso, sino que también restringe extremadamente el procesamiento de información de gran capacidad y el intercambio de información a gran escala, al mismo tiempo que la velocidad de computación es lenta; Por lo tanto, cuando se proporciona información al mundo exterior, la información debe sintetizarse y la información contable se genera principalmente mediante la emisión de informes financieros generales de forma regular (mensual o anual) y luego se ingresa al usuario, quien luego la desagrega. .
Para adherirse estrechamente al eje de las normas y sistemas contables, muchos programas de contabilidad computarizados actuales reproducen la contabilidad manual en las computadoras, lo que hace que el pensamiento de desarrollo de software permanezca en el modo de transmisión actual. La principal limitación de este modelo es el tiempo y espacio fijos, el formato y el alto grado de centralización de la transmisión actual. En una era en la que el contenido económico es complejo y los negocios y los mercados económicos cambian rápidamente, ya no puede satisfacer las necesidades de los administradores. Por lo tanto, el desarrollo de software de contabilidad computarizado debe aprovechar al máximo los recursos informáticos, además de proporcionar información regularmente y en formatos prescritos, se debe gastar más energía en diseñar el suministro oportuno de la información diversa que requieren los usuarios actuales a través de los sistemas de red. pueden seleccionar y analizar la información que necesitan de manera oportuna y efectiva y tomar diversas decisiones. Ya no tienen que esperar el informe de pago para obtener la información histórica completa. Este modelo de transmisión de información contable es el siguiente:
4. El impacto de la informatización contable en los métodos contables
5. Transformación de los métodos contables
El papel de la contabilidad informatización en En el proceso de desarrollo anterior, los asuntos contables se manejaban básicamente de acuerdo con los métodos contables tradicionales. Excepto por algunas modificaciones menores, el software de contabilidad no pudo lograr grandes avances. Por ejemplo:
(1) Denominación del nivel de cuenta contable.
Los libros de texto de contabilidad tradicionales se refieren a las cuentas de carácter regulatorio como cuentas del mayor, las cuentas subordinadas a las cuentas del mayor se denominan cuentas secundarias o subtítulos, y las cuentas subordinadas a los subtítulos se denominan cuentas detalladas.
Si hay otros temas bajo la descripción detallada, ¿cómo deberían nombrarse? Según la práctica de informatización contable, las materias del libro mayor se denominan materias de primer nivel, las materias subordinadas a las de primer nivel se denominan materias de segundo nivel, y así sucesivamente. De esta manera, la relación superior-subordinado entre sujetos es clara, fácil de expresar y flexible de utilizar.
(2) Unificación de códigos de cuentas contables.
1. Unificar la longitud de los códigos de materias de primer nivel. Según el análisis de 16 sistemas de contabilidad industriales actualmente introducidos, sólo las materias de primer nivel del sistema de contabilidad de las empresas con inversión extranjera utilizan 4 dígitos. Pero siempre que se elimine el primer dígito y se ajuste ligeramente la codificación de algunas materias, las materias contables de 16 industrias se pueden unificar en 3 dígitos.
2. Unificar los nombres de cuentas correspondientes a los códigos de cuentas de primer nivel. Por ejemplo, el nombre de materia del 511 en empresas constructoras es "otros gastos comerciales", mientras que el nombre de materia del 511 en empresas de turismo es gastos administrativos, lo cual aún no está unificado y debe mejorarse.
La unificación de la longitud de los códigos de cuentas contables y la unificación de los nombres de cuentas correspondientes brindará una gran comodidad a la recopilación y el intercambio de datos por parte de empresas de nivel superior y departamentos gubernamentales.
(3) Unificación de tipos de comprobantes contables. Según el sistema contable actual, existen tres categorías principales y nueve tipos de comprobantes contables. Hay razones para la clasificación tradicional de los comprobantes contables. Una es la conveniencia de buscar y la otra son los hábitos de trabajo. Luego de la implementación de la contabilidad computarizada, existen muchas más formas de buscar comprobantes. Por ejemplo, se puede buscar por número de comprobante, por tema contable, por el texto del resumen, por monto, etc. Por lo tanto, no es necesario clasificar los comprobantes contables tradicionales. El uso de un solo comprobante contable unificado (es decir, independientemente del tipo de negocio) no solo puede hacer que la búsqueda sea conveniente y rápida, sino que también puede ahorrar problemas en la operación y mejorar la velocidad. procesamiento informático. (4) Unificación de los tres grandes estados contables. Los tres principales estados contables se refieren al "balance", el "estado de pérdidas y ganancias" y el "estado de flujo de efectivo". Al analizar los tres principales estados contables de 16 industrias, encontramos que existen similitudes en contenido y formato. Si se transforman estas pequeñas "diferencias", será más fácil para las empresas superiores y los departamentos gubernamentales resumir o comparar los datos de las empresas de base, y será más fácil para el procesamiento informático. De acuerdo con la situación actual de cada vez más empresas del grupo y las tendencias de desarrollo intersectoriales y regionales de las empresas del grupo, la demanda de unificación de los tres informes principales se hará más fuerte.
(5) Transformación de la forma del libro de cuentas.
1. Transformación del libro de cuentas portador. El soporte tradicional del libro de cuentas es el papel Tras la informatización de la contabilidad, además de los tradicionales libros de cuentas que deben imprimirse, también existen soportes magnéticos (discos duros, disquetes, discos ópticos) para los libros de cuentas, pero sólo están en formato impreso. una posición subordinada. En aquel momento, el departamento financiero tuvo en cuenta que un número considerable de personas no estaban acostumbradas a utilizar libros de contabilidad electrónicos, por lo que adoptaron una medida costosa: imprimir todos los libros de contabilidad. Ahora que han pasado 20 años, el autor cree que se pueden tomar las medidas necesarias para obligar a algunas personas a cambiar sus viejos hábitos y establecer la posición dominante de los libros de contabilidad electrónicos en la informatización de la contabilidad.
2. Transformación del formato del libro de cuentas. Los formatos tradicionales de libros de cuentas incluyen formato de tres columnas, formato de varias columnas, formato de cantidad, formato de moneda extranjera, etc. En la actualidad, un número considerable de contadores sólo están acostumbrados a utilizar el formato tradicional de libro de cuentas para auditar cuentas. De hecho, las computadoras pueden clasificar y combinar cualquier dato, mucho más allá del formato actual de los libros de contabilidad. Por ejemplo, las transacciones de un cliente involucran cuatro cuentas: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cuentas recibidas por adelantado y cuentas prepagas. Utilizando el formato de libro de cuenta corriente, estas cuatro cuentas sólo se pueden abrir una por una. Usando libros de cuentas de computadora, siempre que encuentre el nombre del cliente y luego lo combine con las cuentas relacionadas con el nombre del cliente, puede analizar si le debo a alguien o si alguien me debe a mí.
Por lo tanto, mientras los contadores se liberen del concepto de formato de libro de cuentas tradicional y utilicen software de contabilidad de manera flexible, y el software de contabilidad se integre en la idea de "reorganización empresarial contable", entonces el tradicional El formato del libro de cuentas será No tiene formato pero se puede sustituir en cualquier forma de clasificación, combinación y resumen.
(6) Cancelar la salida de expresiones de proceso intermedio. El llamado proceso intermedio se refiere a algunos métodos y formatos en operaciones manuales, como "Tabla de resumen de cuentas", "Cuaderno de contabilidad resumida" y "Balance de prueba de cuenta del libro mayor".
De hecho, la preparación de estas tablas de proceso intermedio no es más que la conveniencia de iniciar sesión en el libro mayor y generar informes. Analizando las ideas de iniciar sesión en el libro mayor y generar informes en la informatización, podemos. registre completamente el libro mayor de acuerdo con la clasificación de los comprobantes y luego forme el informe, no es necesario considerar la cuestión del saldo en absoluto, porque cuando se ingresa el comprobante, el comprobante con débito y crédito desequilibrado no se puede guardar. Eliminar el resultado del proceso intermedio no sólo puede reducir la carga de los operadores, sino también hacer que el software de contabilidad sea más conciso y claro.
(7) Fortalecer el sistema de control interno. El sistema de control interno tradicional enfatiza la coherencia de los certificados contables, la coherencia de las cuentas, la coherencia de los estados contables y la coherencia de los hechos contables, es decir, las cuatro coherencias. Tras la informatización de la contabilidad, no hay necesidad de preocuparse por la coherencia de los tres primeros. Sin embargo, dado que los datos de las computadoras pueden modificarse y robarse fácilmente sin dejar rastros, la prevención de delitos informáticos es un aspecto importante del trabajo contable computarizado. Fortalecer el sistema de control interno no es sólo una medida importante para prevenir los delitos informáticos, sino también una poderosa garantía para reducir los errores. Deberíamos establecer nuevos sistemas de control interno, como "control de autoridad", "control de operaciones", "control de modificaciones", "control de confidencialidad" y "control de hardware". Al mismo tiempo, también debería adaptarse en consecuencia el sistema tradicional de organización del trabajo contable.
Materiales de referencia:
〔1〕 Deng Na. Análisis y prevención de la distorsión de la información contable en los bancos comerciales〔J〕Revista de la Universidad Normal de Anyang, 2004, (05). /p>
〔2〕 Zhang Wenxiang. Investigación sobre las características y contramedidas de control del riesgo de auditoría en el entorno de sistemas de información〔J〕 Accounting Communications (Edición académica), 2005,
. 〔3〕 Chen Huijun. Electrónica contable El impacto de la informatización en el trabajo contable [J] Gerente contemporáneo (edición de mitad de período), 2006,
[4] Han Guangqiang, Zhang Yong. nueva etapa en el desarrollo de la auditoría moderna: auditoría de redes [J〕Enterprise Economics, 2004,
[5] Zheng Juan El impacto de la informatización contable en el trabajo contable [J] Ciencia y. Información tecnológica, 2005, (27).