¿Qué es una formación eficaz en gestión de proyectos desde la perspectiva de la oficina de gestión de proyectos?
Las funciones diarias de la oficina de gestión de proyectos son las siguientes:
1. Establecer un entorno de apoyo a la gestión de proyectos dentro de la organización. Incluyendo un proceso unificado de implementación de proyectos, una guía de implementación de procesos de proyectos y plantillas de documentos, herramientas de gestión de proyectos y un sistema de información de gestión de proyectos.
2. Cultivar a los directores de proyectos. Proporcionar formación relevante sobre habilidades de gestión de proyectos dentro de la empresa.
3. Proporcionar orientación y consulta sobre la gestión de proyectos. Maximizar la concentración de expertos en gestión de proyectos y proporcionar servicios de consultoría y asesoramiento en gestión de proyectos.
4. Gestión y seguimiento de multiproyectos dentro de la organización. La PMO recopila y resume de forma centralizada información y desempeño de todos los proyectos e informa a la alta dirección de la organización u otras organizaciones o departamentos que requieran esta información.
Las funciones estratégicas de la Oficina de Gestión de Proyectos son las siguientes:
1. Incluye vincular la estrategia organizacional a los proyectos, selección y priorización de proyectos. La combinación se trata de adaptación, utilidad y equilibrio.
2. Mejorar las capacidades de gestión de proyectos empresariales. Por un lado, se implementa y refleja a través de las funciones diarias realizadas por la PMO, por otro lado, la capacidad de gestión de proyectos se convierte en una caja de comportamiento organizacional que es siempre sostenible e independiente del comportamiento individual; Organizar las prácticas de gestión de proyectos y el conocimiento experto de la empresa en una metodología completa de gestión de proyectos adecuada para la empresa, y difundirla y popularizarla dentro de la empresa.
¿Cómo funciona con éxito una PMO?
Una vez establecida la oficina de gestión de proyectos, ésta debe funcionar de acuerdo con la autoridad y los procesos predeterminados. Durante la operación se debe prestar atención a los siguientes asuntos:
*La gestión de proyectos debe ser consistente y estable dentro de la organización, y no pueden ser solo consignas o sorpresas laborales periódicas.
*Capacidad para demostrar el valor de la gestión de proyectos a los tomadores de decisiones, gerentes funcionales y empleados de la organización. Estas personas son las partes interesadas en el funcionamiento de la oficina de gestión de proyectos. Sólo con su apoyo real pueden cooperar con el funcionamiento de la oficina de gestión de proyectos y desempeñar su función.
*Ser capaz de mirar el proyecto objetivamente desde una perspectiva neutral entre el director del proyecto y los tomadores de decisiones.
*Capacidad para equilibrar la relación entre roles como control de proyecto y soporte de proyecto. El propósito de la PMO es asegurar el éxito de la implementación del proyecto, en lugar de implementar un mecanismo de control para el personal del proyecto y la toma de decisiones del proyecto. Por lo tanto, la PMO no debe aparecer como una agencia de aplicación de políticas que controla la implementación del proyecto. Necesitamos brindar a los gerentes de proyectos cierta experiencia que pueda hacer que el proyecto sea exitoso, descubrir algunos problemas en la gestión de proyectos de manera predecible y cooperar con el gerente del proyecto para completar con éxito el proyecto.
*Puede realizar la gestión de proyectos caso por caso para garantizar que los proyectos se programen, seleccionen y prioricen de manera óptima para lograr los objetivos generales de la organización.
*Dar importancia al papel de la formación y la educación. La oficina de gestión de proyectos debe proporcionar educación y capacitación sistemática a los gerentes e implementadores de proyectos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos.
*Se debe reforzar la comunicación entre los responsables del proyecto. Se pueden utilizar reuniones periódicas de intercambio de experiencias, seminarios, reuniones de resolución de problemas, mensajes de texto, folletos (Fun Love Youth Road to Success) y otras formas para fortalecer la comunicación entre los directores de proyectos y mejorar los niveles de gestión.
*Presta atención a la gestión del conocimiento. La PMO debe recopilar y gestionar la experiencia y las lecciones aprendidas de la implementación del proyecto como información histórica del proyecto, como base para la toma de decisiones futuras de la organización y como referencia para la implementación del proyecto.
*Mejora continua. Es necesario mejorar las metodologías, procesos y sistemas existentes en función de las condiciones de aplicación y los problemas reflejados. Este proceso debe ser continuo y al mismo tiempo es necesario compararlo con otras organizaciones (benchmarking) para conocer sus propias brechas, mejorando así el nivel de gestión de proyectos de la organización.