Cuestiones a las que se debe prestar atención al recopilar expedientes de personal
Las responsabilidades del administrador de registros de personal son principalmente responsables del archivo, organización y almacenamiento de archivos en papel, así como del ingreso, actualización y gestión oportuna de archivos electrónicos.
En segundo lugar, la gestión de expedientes de entrada y salida.
Los expedientes de personal son información confidencial importante de la empresa. La empresa estipula que el departamento de recursos humanos debe completar el trabajo de archivo dentro de una semana después de que el empleado se incorpore al trabajo. Una vez que los archivos estén archivados, no deben destruirse sin autorización. Incluso si el empleado se marcha, deben conservarse durante al menos dos años y no deben destruirse. Si no hay competencia, seguirá así por más tiempo.
3. Establecer una sala especial de almacenamiento de archivos de personal.
Los supervisores y superiores pueden tomar prestados los expedientes de los empleados subordinados por motivos laborales, pero sólo en la sala de almacenamiento de archivos, y sólo se pueden tomar prestados con la firma y aprobación del supervisor superior y del responsable del departamento de personal.
4. Los archivos electrónicos se guardan permanentemente y solo se pueden ver.
No se puede descargar ni copiar. Hemos establecido contraseñas para ver los permisos para los administradores en todos los niveles según los permisos. No puede saltar niveles ni cruzar departamentos. Solo puede ver los archivos electrónicos de los subordinados. Si hay información confidencial, los permisos de visualización se cambiarán individualmente. Tales como: salario, premios y castigos, desempeño.
Verbo (abreviatura de verbo) otras especificaciones:
Como gestión de números, gestión de archivos y otras regulaciones, préstamo de registros de gestión de archivos, gestión de puntualidad de entrada de archivos electrónicos y salarios sensibles y otras finanzas. personal separado Entrar. Precisión y precauciones de funcionamiento, etc. Proporcionar orientación y evaluación integral y estandarizada a los archiveros para garantizar una gestión de archivos infalible.
Consideraciones sobre la recopilación de expedientes de personal Parte 2 1. Ámbito de gestión: cuadros profesionales y técnicos, cuadros directivos a nivel departamental e inferior, trabajadores y otro personal (incluidos los empleados que se han ido al extranjero, han desaparecido, permanecen en el anonimato, se han fugado y los empleados discapacitados y jubilados).
2. Los cuadros y trabajadores deberán presentar sus expedientes al Centro Provincial de Intercambio de Talentos para su gestión.
3. Durante el período de sanción penal o de reeducación por el trabajo, los expedientes de los cuadros y empleados se conservarán en el almacén de este hospital después de su liberación de prisión o de su terminación de la reeducación por el trabajo. reasentamiento, sus expedientes serán transferidos a los departamentos competentes correspondientes para su custodia o transferencia a la dirección del personal del centro de intercambio.
4. A excepción del personal directivo, no se permite la entrada a la sala de archivos a personal no relacionado.
5. Gestión de archivos
(1) Según los diferentes cambios climáticos, preste siempre atención a la ventilación, la temperatura, la limpieza, la prevención de incendios, el antirrobo, la protección solar y la humedad. archivos a prueba de polillas.
(2) La gerencia deberá registrarse uno por uno.
(3) Verificar trimestralmente la clasificación, catalogación y numeración de los archivos. Si se encuentran errores o extravíos, se corregirán en cada carga y descarga, debiendo cotejarse exhaustivamente los archivos; libro de registro y se deben encontrar los archivos faltantes.
(4) A nadie se le permite mantener los archivos de otras personas en privado, y aquellos que se nieguen a entregarlos en privado serán considerados responsables.
(5) Investigar y mejorar continuamente los métodos y tecnologías de gestión de archivos y realizar gradualmente una gestión científica de los archivos.
6. Los cuadros directivos y los trabajadores deberán constituir expedientes originales.
1. Los archivos originales son un reflejo integral de la historia y la realidad de cuadros y trabajadores, incluyendo los siguientes diez elementos.
(1) Currículum vitae y otros materiales del currículum.
(2) Autobiografía y materiales autobiográficos.
(3)Certificados de identidad varios.
(4) Materiales diversos de evaluación, expedientes académicos de graduación y certificados académicos.
(5) Materiales de revisión de historia política, materiales de revisión de selección, materiales de cambio de duración del servicio, etc.
(6) Materiales para afiliarse al Partido Comunista de China y a la Liga Juvenil de China.
(7) Diversos premios y hazañas avanzadas de modelos heroicos aprobados por agencias a nivel de condado o superior.
(8) Eliminación, retiro de disposición y materiales de cribado y revisión.
(9) Solicitar nombramientos y remociones, determinación o promoción de cargos técnicos, grados, títulos académicos, personal en el extranjero, ajustes salariales, formularios de registro de grados salariales, formularios de aprobación de retiros y renuncias, etc.
(10) Otros materiales de referencia de la organización, como pensamientos personales, trabajo, resumen e inspección del estudio, introducción a la vida del fallecido, información sobre cambios nacionales, etc.
2. Al entrar, salir y tomar prestado, se deben observar las siguientes normas:
(1) Generalmente no se permiten consultas. Cuando sea necesario, el personal de gestión de archivos debería proporcionar información sobre el personal pertinente.
(2) Cuando sea necesario verificar los archivos, solo los cuadros enviados por el departamento de personal de la organización pueden ir a la sala de archivos para verificar la información requerida cuando cada rama del partido necesite verificar el desarrollo de los miembros del partido; Los archivos, el secretario de la sección del partido y los miembros del comité organizador deben verificarlos.
(3) Nadie puede consultar o tomar prestados mis archivos y los de mis familiares.
(4) Quienes realicen la búsqueda en los expedientes deberán cumplimentar artículo por artículo las preguntas a buscar y registrar la fecha de la búsqueda.
(5) Al acceder a los ficheros se deberá observar estrictamente el sistema de confidencialidad. Está estrictamente prohibido alterar, agregar o reemplazar materiales de archivo en los archivos, y no se permite revelar el contenido de los archivos bajo investigación a personas no relacionadas. Los infractores tendrán que rendir cuentas.
(6) Al acceder a archivos, no se permite copiar el contenido del archivo. Las circunstancias especiales deben ser aprobadas por el Director del Departamento de Recursos Humanos y los materiales copiados deben devolverse a la sala de archivos para su procesamiento en un futuro próximo.
(7) El personal transferido generalmente no tiene permitido acceder a los archivos. Si necesita consulta en circunstancias especiales, debe tener una carta de presentación de una organización o departamento de personal a nivel de condado o superior, y tener dos miembros oficiales del partido disponibles para consulta.
(8) Los archivos generalmente no lo hacen. En circunstancias especiales, se puede prestar con aprobación, pero se debe registrar a tiempo y devolver a tiempo. Si no se devuelve a tiempo, se debe retirar a tiempo para evitar pérdidas.
3. Se deben seguir las siguientes normas al transferir archivos:
(1) Los documentos deben manejarse de buena fe y de forma confidencial, y no pueden enviarse por correo públicamente ni transportarse en persona.
(2) Restaure los archivos a tiempo para evitar su pérdida.
(3) Después de recibir archivos de otras unidades, revíselos a tiempo. Después de la verificación, firme y selle el recibo y devuélvalo.
4. Todos los materiales archivados deben identificarse cuidadosamente; los materiales pertenecientes a los archivos deben estar intactos; si la organización necesita ser revisado, sellado y firmado, el sello y la firma deben sellarse antes de archivarlos.
5. Todos los materiales que pertenecen a archivos deben organizarse de acuerdo con las "Disposiciones provisionales del Departamento de Organización Central sobre Archivos y Materiales de Cuadro". Los materiales que no deban pertenecer a archivos de cuadro no serán archivados; todos los materiales clasificados como archivos de los trabajadores no serán archivados. Los materiales de archivo deben archivarse de acuerdo con las directrices del Documento No. 63 de la Oficina Provincial del Trabajo (1981). Los materiales archivados deben clasificarse con precisión, catalogarse claramente, organizarse de manera razonable y tener títulos completos. , encuadernación cuidada y letra clara.
6. Las reglas para los custodios de archivos son las siguientes:
(1) Adherirse a los principios del partido, implementar concienzudamente las políticas del partido y seguir estrictamente las reglas y regulaciones del trabajo de los archivos. .
(2) Respetar estrictamente el sistema de confidencialidad y no proporcionar materiales de archivos a otros ni filtrar contenidos de archivos sin autorización.
(3) Está prohibido fumar en la sala de archivos, para proteger la seguridad de los archivos, limpiarlos periódicamente y mantenerlos ordenados.
(4) Los materiales de archivo no se transferirán, dispersarán ni destruirán sin autorización.
(5) Ama tu trabajo, sé leal a tus deberes, estudia mucho y esfuérzate por mejorar tu nivel profesional y tu capacidad laboral.