¿Cuáles son las precauciones para el uso y manejo de los sellos corporativos?
1. Disputas sobre los sellos
Durante el juicio, el tribunal determinó que existen cuatro tipos principales de disputas en torno al sello. uso de sellos oficiales:
1. Tallar un sello oficial falso
La empresa A es una empresa normal. Gao encontró una muestra del sello oficial de la Compañía A a través de varios canales y luego contrató a alguien para que hiciera un sello oficial falso. Luego usó este sello oficial falso "Li Gui transformado en Li Kui jy" para firmar un contrato con la Compañía B en nombre de la Compañía A... y después estalló una disputa. Cuando la Compañía B se acercó a la Compañía A y exigió una compensación, descubrió que el sello oficial del contrato era falso, pero para entonces el instigador, el Sr. Gao, ya había escapado.
2. Escanee e imprima el sello oficial
La empresa A firmó un contrato con otros y el contrato fue sellado con el sello oficial de la empresa A. Gao obtuvo un contrato y lo escaneó. Primero, luego use una impresora a color para imprimir un sello oficial rojo en un contrato preparado y, finalmente, use este sello oficial "estampado" para firmar el contrato. Este tipo de sello oficial también es fácil de confundir con el real, pero si prestas un poco de atención, aún puedes encontrar que no hay ninguna marca del sello oficial, como un mimeógrafo, cuando se usa en la vida diaria.
3. Sello oficial del departamento no cualificado
En la práctica actual, algunos contratos llevan el sello oficial a nombre del denominado "Departamento del Tercer Proyecto de la Empresa A" y otros departamentos subordinados. Si ocurre una disputa, al demandar a la Compañía A, es probable que la Compañía A niegue la existencia de su tercer departamento de proyecto y la validez de su sello oficial al mismo tiempo. En este caso, debido a la falta de pruebas suficientes para demostrar la existencia de una relación contractual con la empresa demandada A, es probable que el demandante no pueda ganar el caso.
4. .
Parte del sello oficial de la empresa consta lo siguiente: Beijing Company A (3). ¡No subestimes el “(3)” aquí, a menudo se convierte en el secreto del sello oficial! Si surge una disputa, una de las partes del contrato puede utilizar el contrato con este sello oficial como prueba para demandar a una empresa en Beijing. La parte demandada podrá argumentar que el sello oficial registrado por nuestra empresa en el departamento industrial y comercial no tiene número, pero nuestra empresa si tiene varios sellos oficiales que no han sido registrados, pero no existe ningún sello oficial numerado "(3)" Por tanto, nuestra empresa niega la validez del sello oficial y no lo reconoce. En este caso, si no hay otra evidencia que lo respalde, es probable que el demandante se encuentre en una posición pasiva.
2. Conocimientos básicos de los sellos
(1) Tipos y usos de los sellos de empresa
1. Sello oficial: se utiliza para gestionar los asuntos externos de la empresa y puede ser. Se utiliza para firmar contratos contrato.
2. Sello financiero especial: se utiliza para emitir notas financieras y cheques relacionados con la empresa.
3. Sello de contrato especial: se suele utilizar cuando las empresas firman contratos.
4. Sello de representante legal: se utiliza para fines específicos. Por ejemplo, cuando una empresa emite letras, debe estar sellada con un sello.
5. Sello de factura especial: se utiliza en la emisión de facturas.
6. Firma electrónica: Según lo dispuesto en la "Ley de Firma Electrónica" de mi país, una firma electrónica se refiere a una firma electrónica que se incluye en un mensaje de datos en formato electrónico y se utiliza para identificar al firmante. e indicar que el firmante reconoce el contenido. No son aplicables a la firma electrónica los siguientes documentos:
(1) los que involucran relaciones personales como matrimonio, adopción, herencia, etc.;
(2) los que involucran la transferencia de derechos inmobiliarios como terrenos, casas, etc.;
(3) Que impliquen la suspensión del suministro de agua, calefacción, gas, energía y otros servicios públicos;
(4) Otras situaciones en las que los documentos electrónicos no son aplicables según las leyes y normas administrativas.
(2) Requisitos para el grabado de sellos de empresas
De acuerdo con el "Reglamento sobre la gestión de sellos de agencias administrativas nacionales, empresas, instituciones y grupos sociales" del Consejo de Estado, los requisitos específicos para los sellos corporativos son los siguientes:
1, redondeado;
2 el diámetro no debe ser mayor a 4,5 centímetros, la estrella de cinco puntas de la publicación central, el nombre de la estrella de cinco puntas unidad de publicación en lengua extranjera, de izquierda a derecha;
3. El título de la publicación será el título legal. Si el nombre tiene demasiados caracteres y es difícil de grabar, se pueden utilizar abreviaturas estándar;
4 Los caracteres chinos impresos en el sello deben utilizar caracteres chinos simplificados anunciados por el Consejo de Estado, y la fuente debe. ser estilo Song;
5. Otros sellos especiales (incluidos sellos de contratos económicos, sellos financieros especiales, etc.) deben ser diferentes del sello oficial de la unidad en nombre y estilo, y solo pueden grabarse con la aprobación del líder de la unidad;
6. Debe ir a la agencia de seguridad pública local Grabado en la unidad de grabado especificada.
Tres. Precauciones en la gestión y uso de los sellos corporativos
1. Los sellos deben ser gestionados por departamentos o personal especializado y se deben formular responsabilidades de gestión específicas.
La gestión debe ser rigurosa pero sin perder la oportunidad del uso del sello. Si las personas con horarios de trabajo flexibles mantienen el sello, afectará la puntualidad del uso del sello y obstaculizará la eficiencia operativa de la empresa.
2. Con base en la situación real de la empresa, formule procedimientos estrictos de aprobación del uso del sello, que incluyan, entre otros: completar el formulario de solicitud de uso del sello (indicando las razones para usar el sello, requisitos especiales, y firma del solicitante), líderes (incluidos líderes de departamento y líderes finales) para su aprobación. Pero tenga cuidado de no tener demasiados niveles de aprobación, de lo contrario obstaculizará la eficiencia operativa de la empresa.
3. Después de que el administrador del sello sella el sello, el usuario del documento del sello firma el documento original y el administrador del sello guarda el certificado de recibo y la copia del documento del sello para archivarlos.
4. El sello debe ser sellado por el propio administrador del sello y no puede ser sellado por otros. El sello no debe salir de la vista del administrador del sello.
5. En circunstancias normales, el sello no se puede quitar para su uso. Si realmente es necesario utilizar un sello en circunstancias especiales, debe ser aprobado por el líder que tiene el poder de tomar la decisión, y se debe registrar el nombre, motivo, tiempo de préstamo y tiempo de devolución del sello. Si las condiciones lo permiten, el administrador del sello deberá llevarlo consigo.
6. Si no es necesario utilizar el documento sellado o es necesario modificarlo, el documento sellado original debe recuperarse de manera oportuna y archivarse o procesarse de otro modo.
7. Está prohibido sellar facturas en blanco, contratos en blanco, documentos en blanco, cartas de presentación en blanco y otros documentos en blanco. En caso de circunstancias especiales, se debe presentar una solicitud para su revisión y aprobación por parte del líder con autoridad para tomar la decisión. El administrador del sello debe registrar en detalle el nombre, el número, la cantidad y el propósito de los documentos, y realizar un seguimiento del uso de los documentos. Si no se utiliza después de la fecha de vencimiento, se debe retirar en el tiempo.
8. Si es necesario emitir contratos en formato en blanco sellado y otros documentos a los puntos de venta de la empresa debido a necesidades comerciales, la gestión de emisión debe realizarse bien, incluyendo, entre otros: el nombre, el número. , cantidad y propósito de los documentos Registrar y distribuir información en detalle, distribuirla periódicamente, reciclar periódicamente los documentos no utilizados o caducados, contar y verificar los documentos perdidos periódicamente y publicar una declaración de pérdidas.
9. Cualquier empleado que haya solicitado un contrato en blanco sellado y otros documentos o un empleado que haya trabajado en un establecimiento comercial que haya entregado un contrato en blanco sellado y otros documentos haya renunciado, la empresa debe hacerlo de inmediato. notificar al departamento correspondiente por escrito a los Clientes y conservar el recibo de pago del cliente.
10. Al firmar un contrato entre empresas, los representantes legales de ambas partes deben estar presentes en la medida de lo posible * * * y firmarlo y sellarlo. Si el representante legal no puede estar presente, se podrá encomendar a un apoderado la firma y sellado del documento. Recuerde conservar el poder, certificación del representante legal, copias de las cédulas de identidad del representante legal y del apoderado y demás documentos de encomienda.
11. Al firmar un contrato, la empresa debe utilizar el sello oficial o el sello específico del contrato y evitar el uso de sellos departamentales o sellos con números. La ubicación de la firma y el sello debe estar cerca de la última cláusula del contrato, y después de la última cláusula se debe anotar "No hay texto a continuación". Cada página del contrato debe estar estampada con un sello de costura, y el sello de costura debe abarcar completamente cada página del contrato, pero no puede exceder el rango de números de página de la última página.
12. Si hay un sello del departamento de proyectos registrado y otros departamentos, debe ser administrado por una persona dedicada en estricta conformidad con las normas de gestión de sellos de la empresa. Si un departamento cambia o cancela, debe recopilar el sello del departamento y los registros de registro de gestión de uso del sello de manera oportuna, verificar y verificar el uso del sello, acudir a las agencias de gestión pertinentes para gestionar el registro de cancelación y notificar a los clientes pertinentes de forma oportuna. manera oportuna.
13. Cuando se descubre que el sello de la empresa ha sido falsificado, se deben recolectar materiales de prueba de inmediato y se deben tomar medidas oportunas, como denunciar el caso al órgano de seguridad pública, publicar un comunicado en el periódico, notificar por escrito a los clientes potenciales, etc., para evitar mayores pérdidas. Y los falsificadores deben ser responsables de una indemnización conforme a la ley.
14. Las empresas deben comprobar periódicamente el uso de los sellos y tomar medidas oportunas para solucionar cualquier problema encontrado. Reforzar la sensibilización en materia de prevención de riesgos legales de los departamentos y directivos de gestión de precintos y mejorar las capacidades de gestión.
15. Procedimientos para el manejo de sellos robados, hurtados o extraviados:
(1) El representante legal de la empresa o su apoderado posee poder, certificado de representante legal, Estatutario La cédula de identidad del representante y agente, copia de la licencia de actividad industrial y comercial y demás materiales que especifique la autoridad de seguridad pública deberán reportar el caso a la comisaría de seguridad pública donde se encuentre el extravío.
(2) Con acuse de recibo, copia de la licencia de actividad industrial y comercial y demás materiales pertinentes, declarar en el periódico designado por el departamento industrial y comercial local que el sello oficial no es válido.
(3) Acudir al órgano de seguridad pública para registrar el nuevo sello.
(4) Llevar los materiales anteriores al lugar designado por el órgano de seguridad pública y hacer tallar un nuevo sello de acuerdo con los requisitos del órgano de seguridad pública.