¿Cuál es el formato para redactar documentos oficiales?
Uno de los formatos de documentos oficiales (cartas, solicitudes de instrucciones, informes, notificaciones y formatos de documentos oficiales prescritos).
El formato de redacción de una carta
1. El concepto de carta
Una carta oficial es una comunicación entre agencias no afiliadas para consultarse entre sí. hacer y responder preguntas, o solicitar documentos oficiales aprobados por las autoridades competentes pertinentes.
Al ser el único idioma paralelo en los documentos oficiales, las cartas son muy utilizadas. En términos de dirección de redacción, se puede escribir entre agencias paralelas o entre agencias sin una relación subordinada, incluidas agencias de nivel superior o agencias de nivel inferior. En términos de contenido aplicable, se puede utilizar no solo para consultas mutuas, hacer preguntas y responder preguntas entre agencias no afiliadas, sino también para solicitar la aprobación de las autoridades competentes pertinentes y solicitar instrucciones de agencias de nivel superior para asuntos específicos. También puede ser utilizado por agencias de nivel superior para responder a consultas o solicitudes de aprobación de agencias de nivel inferior. Las agencias de nivel superior instan a las agencias de nivel inferior a hacer asuntos relevantes, como utilizar cartas para solicitar a las agencias de nivel inferior que. reportar informes, información, estadísticas, etc. Además, las autoridades superiores a veces utilizan cartas para realizar pequeñas adiciones o correcciones a los documentos originales. Sin embargo, esto es raro.
2. Características de las letras
(1) Comunicación. Las cartas desempeñan un papel de comunicación en los trabajos, consultas y respuestas de diferentes organismos subordinados, demostrando plenamente la función del lenguaje paralelo, característica que otros documentos oficiales no tienen.
(2) Flexibilidad. Se manifiesta en dos aspectos: primero, el estilo de escritura es flexible. Las cartas son documentos oficiales paralelos, pero además de la escritura paralela, también se pueden escribir hacia arriba o hacia abajo. No existen restricciones estrictas sobre relaciones de escritura especiales como otros idiomas. En segundo lugar, la forma es flexible. A excepción de la carta principal de una agencia estatal de alto nivel, que debe redactarse de acuerdo con el formato y los requisitos de redacción de los documentos oficiales, otras cartas generales son más flexibles y pueden procesarse de acuerdo con el formato y los requisitos de redacción de los documentos oficiales. . Puede tener una página de inicio o no, y no es necesario recopilar un número de documento ni siquiera un título.
(3) Soltero. El contenido principal de la carta debe ser único y una carta solo debe contener un elemento.
En tercer lugar, la clasificación de las letras.
(1) Según su naturaleza, se pueden dividir en dos tipos: oficios y memorandos. Las cartas oficiales se utilizan para las actividades oficiales de las agencias y unidades gubernamentales; los memorandos se utilizan para el trabajo diario. Los memorandos no son documentos oficiales y no existen requisitos para el formato del documento oficial. Incluso puedes omitir el título y el número del documento, y simplemente escribir al final el nombre de la organización, la hora de redacción y el sello oficial.
(2) Según la finalidad del documento. Las cartas se pueden dividir en cartas de envío y cartas de respuesta. Una carta es una carta enviada de forma proactiva para proponer asuntos comerciales. Responder es responder a la carta enviada por la otra parte.
(3) Además, en términos de contenido y propósito, también se puede dividir en cartas de contacto, cartas de notificación, cartas de recordatorio, cartas de invitación, cartas de solicitud de respuesta, cartas de transferencia, cartas de recordatorio, cartas de presentación. , etc.
4. La estructura, el contenido y la redacción de las cartas
Existen muchos tipos de cartas, y además son relativamente flexibles en formato y expresión de contenido. Este artículo presenta principalmente la estructura, contenido y redacción de los documentos oficiales normativos.
Una carta oficial consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y pie. El formato, contenido y requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:
(1) Encabezado. Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.
1.
2. Principalmente órganos de transporte.
(2)Texto. Su estructura generalmente consta de principio, cuerpo, fin y conclusión.
(3)Fin. Generalmente utilice un lenguaje cortés para expresar su esperanza a la otra parte. O pedirle a la otra parte que ayude a resolver un problema, o pedirle a la otra parte que responda de manera oportuna, o pedirle a la otra parte que brinde opiniones o solicitar la aprobación de la autoridad competente.
(4) Conclusión. Generalmente, debe optar por utilizar una oración final diferente según el tema de la consulta, notificación, carta o respuesta. Como por ejemplo "Le escribo para preguntar ()", "Por favor responda inmediatamente", "Le escribo para informarle", "Le escribo para responder". Algunas cartas no tienen por qué terminar. Si se trata de una nota, utilice "desde aquí" y "saludo" como si fuera una carta normal.
(5) Firma final. Generalmente incluye firma y tiempo de escritura.
El nombre del organismo y unidad firmante, indicar el año, mes y día de la escritura y colocar el sello oficial;
Verbo (abreviatura de verbo) Cuestiones a las que se debe prestar atención al escribir cartas
Al escribir cartas, primero debemos prestar atención a la concisión y claridad de la escritura y captar la propiedad del idioma.
Ya sea una agencia paralela o un ensayo no afiliado, debe prestar atención al tono tranquilo y educado, no aprovechar la oportunidad para oprimir o forzar a los demás, y no halagar ni ser cortés. En cuanto a la respuesta, preste atención a la pertinencia del escrito y a la claridad de la respuesta.
En segundo lugar, las cartas también tienen problemas de puntualidad, especialmente la respuesta debe ser rápida y oportuna. Al igual que otros documentos oficiales, las cartas deben procesarse de manera oportuna para garantizar el desarrollo normal de las actividades oficiales.
Ejemplo de carta de notificación
Carta de la Dirección General del Consejo de Estado sobre temas de producción, comercialización y calidad de la lana.
Carta del Consejo de Estado [1993] No. 2
Plan Nacional> & gt
Pregunta 2: ¿Cuántos formatos existen para redactar documentos oficiales? Existen 12 y 13 categorías de documentos administrativos nacionales, a saber, órdenes (órdenes de movimiento); cartas de avisos y notificaciones;
Pregunta 3: ¿Cuál es el formato formal para redactar documentos oficiales? El formato del documento oficial es:
Encabezado de un tercio del archivo: el encabezado del archivo incluye 1, nombre del archivo: un tamaño más grande, negro, como documentos de empresa XXXX.
2. Tamaño de fuente del texto: abreviatura de la empresa + paréntesis, número de año (escrito entre paréntesis, como 2003) + número de serie del texto. Si es el segundo documento oficial de la compañía, se compilará como Liao'anzi [2003] No. 02
3. La línea de espaciado es de aproximadamente 14 cm * * * Se puede agregar una estrella de cinco puntas. el medio.
Si utiliza un archivo de encabezado rojo, todos los espacios (incluidos los espacios) de arriba serán rojos.
Parte del texto: incluyendo el texto principal (nombre del texto) de la unidad receptora (introducción, texto, firma de conclusión)
Palabras clave, transmisión principal, copia carbón y número de copias impresas .
Adjunto: encima de la palabra clave, la palabra adjunto se encuentra en el cuadro superior.
Texto: 1. Hay tres formas de escribir un nombre (tome pedir instrucciones como ejemplo) (pedir instrucciones, pedir instrucciones sobre...)
2.
3. Texto: Introducción (dos espacios) explica el motivo o propósito del escrito.
El texto principal (separado por dos espacios) explica el contenido principal del texto.
Conclusión (separada por dos espacios). Sin conclusión. Algunas observaciones finales son términos técnicos. Tome la solicitud de instrucciones como ejemplo: ¿Son factibles los requisitos anteriores? Espero su respuesta. O no, por favor indíquelo. No, espero tu respuesta.
Firma: Nombre de la empresa y fecha. Si hay el nombre de una empresa en el título, no es necesario que sea específico.
Firma y sello: Debe sellarse todos los meses del año.
4. Palabras clave, remitente principal, copia al carbón y número de copias impresas. Omitido
5. Anexos, omitidos
Pregunta 4: ¿Cuáles son los formatos y requisitos para la redacción de documentos oficiales? Título: Xiaobiao Songti, No. 2.
Texto: Imitación de la Dinastía Song, n.º 3.
Interlineado: Nuestra unidad generalmente establece un "valor fijo" de 28 puntos.
Espaciado entre palabras: generalmente no es necesario.
* * *Formato de documento y estándares de tamaño de fuente de documento
Los documentos oficiales generalmente utilizan el formato abierto nacional 16 y se recomienda utilizar el tipo A4 estándar internacional. El tamaño del papel utilizado para publicar documentos oficiales se puede determinar según las necesidades reales.
Fuente de seguridad: Generalmente utiliza tamaño 3 o 4 en negrita.
Fuente de emergencia: La fuente y el tamaño son los mismos que el nivel de seguridad (negrita tamaño 3 o 4).
Fuente con membrete: negrita grande, variante en negro o estándar, color estilo canción (normalmente rojo).
Fuente de tamaño de archivo: Generalmente use tamaño 3 o 4 imitación de la Dinastía Song.
El tamaño de fuente del emisor: el tamaño de fuente es el mismo que el tamaño de fuente del documento (el tamaño 3 o 4 imita la Dinastía Song).
Fuente del título: la fuente es generalmente Song y Hei, y el tamaño de fuente es mayor que el tamaño del texto principal.
La fuente del cuerpo principal suele ser la imitación del número 3 o 4 de la dinastía Song.
Fuente de texto: las más utilizadas son la fuente de imitación de la canción número 3 o 4.
Fuente adjunta: Las más utilizadas son la imitación del No. 3 o del No. 4 de la Dinastía Song.
Fuente del autor: el tamaño de fuente es el mismo que el del texto principal (estilo de canción de imitación No. 3 o 4)
Fuente de la fecha: el tamaño de fuente es el mismo que el del texto principal (Nº 3 o 4)
Fuente de nota: 4 tamaños más pequeños que el texto o 4 tamaños más pequeños que el texto original.
Fuente de la palabra del asunto: tamaño de negrita 3 o 4 de uso común [Redacción de documentos oficiales] Requisitos de fuente en el formato de documentos oficiales [Redacción de documentos oficiales]
Fuente de la agencia de fotocopias: igual que el texto principal Tamaño de fuente (generalmente tamaño 3 o 4 imitando a la dinastía Song) o un tamaño más pequeño.
Tamaño del texto enviado: el mismo que el de la autoridad de copia (generalmente tamaño 3 o 4 imitando la dinastía Song) o un tamaño más pequeño.
El título principal (también llamado título de primera clase) es Song Dynasty No. 2 (en negrita).
Los títulos de segundo nivel están en negrita tipo 3.
El título del tercer nivel imita audazmente la Canción No. 3.
Todos los textos son imitaciones de la Dinastía Song No. 3...
Lo anterior está estipulado en documentos oficiales * * *. Los títulos y el texto fuera del título principal pueden utilizar tres fuentes pequeñas, pero la número tres es la más formal.
Pregunta 5: Conocimiento de la redacción de documentos oficiales: ¿Qué es el formato de documento oficial? Es decir, el estilo estándar de los documentos oficiales, que se refiere a la composición de cada componente del documento oficial. Éste y el idioma son dos aspectos importantes de la forma externa de los documentos oficiales, que están directamente relacionados con la eficacia de los documentos oficiales. Incluyendo el formato del documento, el papel del documento y los requisitos de encuadernación.
El título de un documento oficial consta de tres partes: la autoridad emisora, el motivo de la emisión del documento y el tipo de documento oficial, que se denominan los "tres elementos" del título del documento oficial.
Los documentos oficiales, como instrucciones, avisos y anuncios emitidos por agencias de nivel superior a agencias de nivel inferior, se denominan documentos oficiales generales. Las agencias de nivel inferior son todas agencias receptoras, es decir, las principales agencias emisoras. que emiten documentos oficiales en los que agencias de nivel inferior informan o solicitan instrucciones a agencias de nivel superior, generalmente escritos por una sola agencia emisora principal; Se pueden hacer copias si es necesario para su presentación simultánea a otra agencia. El órgano principal suele escribirse antes del texto principal, bajo el título, en la línea superior. Hay una línea en blanco 1 debajo del título, el marco superior a la izquierda está impreso en Song Dynasty No. 3, el marco superior al regresar y se agregan dos puntos de ancho completo después del nombre de la última organización principal de envío.
Pregunta 6: ¿Cuáles son los requisitos para las fuentes y los tamaños de fuente en el formato estándar de los documentos oficiales? El margen superior izquierdo es de 2,5 cm, el margen inferior derecho es de 2 cm, 20 líneas por página, 25 palabras por línea. El texto principal debe estar en estilo Dinastía Song en el número 3, el título en el número 2 debe estar en negrita, el título de primer nivel debe estar en negrita en el número 3, el título de segundo nivel debe estar en cursiva y el título de tercer nivel debe sea audaz. Número de página-1-tipo, etc.
Pregunta 7: ¿Cuál es el formato para redactar documentos oficiales? Formato
Pregunta 8: ¿Cuáles son los requisitos de formato y fuente para los documentos oficiales generales? Como miembro del personal de la agencia ***, debes tener sentido común. Les doy la siguiente referencia: Formato de documento oficial 1. El papel utilizado para los documentos oficiales es papel estándar internacional A4, con impresión a doble cara. dos. Principales requisitos para el formato de escritura (1) Marcado de la autoridad emisora: Consiste en el nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora seguido de "documento". La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora hasta el borde superior del tablero es de 25 mm, y el borde superior del logotipo de la autoridad emisora en los documentos oficiales presentados hasta el borde superior del tablero es de 80 mm, dejando un espacio en blanco para el aprobación de la autoridad superior. Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora utilice un tamaño de letra pequeño y un logotipo rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero el tamaño máximo no puede ser igual o mayor que 22 mm × 15 mm. Al escribir de forma conjunta, se debe utilizar primero el nombre de la organización patrocinadora y la palabra "documento" se debe colocar a la derecha del nombre de la organización emisora, dispuesta en el medio de arriba a abajo si hay demasiadas juntas; organizaciones emisoras, asegúrese de que el texto principal se muestre en la primera página del documento oficial. (2) Número de documento: El número de documento consta del carácter, año y número de serie de la autoridad emisora. El número de emisión debe tener 2 líneas en blanco debajo del logotipo de la autoridad emisora, usar el estilo de imitación de la canción No. 3 y estar dispuesto en el centro. El año y el número de serie deben marcarse con * * *; el nombre completo y entre corchetes hexagonales "]"; no se deben agregar seudónimos al número de serie (es decir, no se agrega 1 a 001) y no se agrega la palabra "no". El documento del informe identifica el nombre del emisor en el lado derecho del número de documento. El espacio de la izquierda es 1 y el espacio de la derecha es el nombre del emisor 1. El emisor utiliza el número 3 para imitar la dinastía Song, seguido de dos puntos de ancho completo y seguido del número 3 en cursiva para identificar el nombre del emisor. (3) Título del documento: dos líneas vacías debajo de la línea de fondo roja, con fuente de tamaño 2 (negrita) y se pueden organizar en medio de una o más líneas. Al volver a una línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado. (4) Texto principal (incluido el nombre y la firma de la agencia principal de envío): utilice la fuente Song No. 3, 22 líneas en cada lado y 28 caracteres en cada línea. Si hay un subtítulo en el texto principal, puedes usar fuente tamaño 3 (negrita) o negrita. El primer nivel de estructura del artículo es "I", el segundo nivel es "(I)", el tercer nivel es "1" y el cuarto nivel es "(1)". (5) Archivo adjunto: si hay un archivo adjunto en el documento oficial, marque la palabra "Adjunto" con las palabras "Imitación Canción No. 3" en la línea L en blanco en la parte inferior del texto, seguida de dos puntos de ancho completo y el nombre. Si el archivo adjunto tiene un número de serie, utilice el número * * (como "Adjunto: 1. ××××××") y no se agregan signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. El archivo adjunto debe vincularse con. el texto principal del documento oficial y colocado en la línea L en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. El cuadro superior debe estar marcado con "Adjunto". Si hay un número de serie, se debe marcar el número de serie y el número de serie. y el nombre del archivo adjunto debe ser coherente. (6) Hora de escritura y sello: la hora de escritura debe marcarse en caracteres chinos y el año, mes y día deben marcarse en su totalidad " está escrito como "○".
Para los documentos oficiales emitidos por una sola agencia, en la firma no se indica el nombre de la agencia emisora, sino solo el momento de la redacción, con cuatro caracteres a la derecha del momento de la redacción. El sello debe estar a 1 línea del texto principal, es decir, menos de 1 línea, y el tiempo de escritura debe ser correcto y centrado. Cuando no hay escritura en el arco inferior del sello, se utiliza el método de configuración inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en el momento de escribir cuando hay palabras en el arco inferior del sello, el método de configuración intermedia; Se utiliza, es decir, la línea central del sello se presiona en el momento de escribir. Cuando se requieren dos sellos para escribir juntos, la hora debe escribirse primero, con 7 caracteres a la izquierda y a la derecha, el sello del organizador está al frente, y los dos sellos están ordenados, ambos están escritos según la hora; no se cruzan entre sí, son tangentes entre sí y no están muy separados. Si el documento excede los 3 mm y el documento conjunto requiere más de tres sellos, para evitar sellos en blanco, el nombre (abreviatura) de la autoridad emisora. debe organizarse entre el momento de su publicación y el texto principal. El sello del organizador está al frente, con un máximo de 3 en cada fila, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página, si hay uno o dos sellos en la última fila, se disponen en el medio; los sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí; en la parte inferior de la última fila de sellos, los 2 caracteres de la derecha indican el tiempo de escritura. Cuando el espacio en blanco que queda después de componer el documento oficial no puede acomodar el sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre palabras para garantizar que el sello y el texto estén en el mismo lado. El método de marcar "Esta página no tiene". text" no debe usarse para resolver el problema. (7) Palabras clave: La palabra "palabras clave" está marcada en negrita tamaño 3, con un cuadrado en la esquina superior izquierda, seguido de dos puntos de ancho completo, el título está compilado de acuerdo con el "Glosario temático de documentos oficiales de la"; State Council", en tamaño de fuente Song 3, con 1 carácter en el medio. (8) Autoridad para copiar: si el documento oficial tiene autoridad para copiar, colóquelo en la línea L debajo del asunto, hay una palabra a la izquierda y a la derecha, marcada "CC" en la fuente de imitación No. 3, seguida de una letra completa; -dos puntos de ancho; la autoridad de copia debe estar separada por una coma y debe devolverse con Alinear las autoridades Cc después de los dos puntos y agregar un punto después de la última autoridad Cc. Si la agencia principal de envío se mueve bajo el título de asunto, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia carbón. (9) Número de página: marcado con números N° 4 de medio ancho * * *, colocados en la siguiente línea en el centro de la página, con una línea N° 4 de texto a cada lado del número y el interlineado ...> & gt
Pregunta 9: ¿Cuáles son los requisitos de formato de escritura para diversas "medidas de gestión" en la redacción de documentos oficiales? Presta atención al formato. Puedes comprar un libro dedicado a la ciencia secretarial. Tiene un formato fijo. Por ejemplo, los formatos de los documentos del comité del partido y los documentos administrativos son diferentes, y diferentes idiomas requieren diferentes formatos. Por ejemplo, notificaciones, informes, respuestas, instrucciones, etc. Todos tienen formatos estrictos. En cuanto al contenido, es necesario mejorarlo gradualmente, pero para los documentos oficiales no es tan maravilloso como escribir una novela.
Por ejemplo:
* * *Empresa
* * * * * *Medidas de Gestión
(Primero escriba los motivos de formulación de estas medidas Base y propósito) Este método de gestión está especialmente formulado con el propósito de...
Primero
Segundo
*
*
No.*: Este método de gestión se ha implementado desde * * * * * A partir de la prueba (o implementación o ejecución).
Nombre completo de la unidad (sello oficial)
Fecha, año y mes