Al realizar una orden de compra, ¿a qué información debe consultar una empresa para tomar una decisión? Da un ejemplo.

Una orden de compra formal puede garantizar la implementación fluida de todo el proceso, desde el pedido, la elaboración del presupuesto, el pago hasta la entrega. Sólo aclarando los elementos de la orden de compra se podrán proteger eficazmente los derechos e intereses legítimos del comprador. Los siguientes son elementos importantes de una orden de compra:

●El nombre del fabricante de los bienes o servicios: asegúrese de que ambas partes sepan exactamente quién está involucrado en cada compra e identifique a la parte responsable;

●Número de orden de compra: permite a las personas comprender el estado de la compra, incluida la factura, el pago, la fecha de entrega, etc. y minimizar el riesgo de pago incorrecto;

●Fecha del pedido de compra: registre formalmente la fecha del pedido y la entrega, y prepárese para la aceptación de los productos de manera oportuna;

● Dirección de entrega y facturación: asegúrese de que todas las cartas y productos se envíen al lugar correcto y que no haya retrasos en la entrega o el pago;

● Descripción y cantidad de bienes o servicios: debe incluir parámetros técnicos para garantizar que No compras duplicadas o compras incorrectas;

●Precio de compra: registre los impuestos y el precio total, realice un seguimiento del historial de precios del proveedor y vea si necesita renegociar un nuevo contrato o comparar precios, sin dejar lugar a aumentos de precios;

●Información de pago: informe a los compradores sobre el beneficiario específico, el número de cuenta de pago, la fecha, etc. para evitar retrasos y errores en el proceso.

Las empresas pueden simplificar el proceso de adquisiciones a través del software de gestión de adquisiciones 8Manage SRM y completar la generación, aprobación, fijación de precios, entrega, facturación y pago de órdenes de compra a través de una gestión integral de ejecución de órdenes de compra.

8Manage SRM le proporciona las siguientes funciones de orden de compra:

¿Configuración de tipo y regla? -Le permite clasificar sus compras según la clasificación de compras de su empresa y establecer las reglas correspondientes para asegurar la correcta ejecución de las políticas de la empresa.

¿Crear manualmente o automáticamente? - Le permite crear órdenes de compra manualmente o generar órdenes de compra automáticamente en función de su plan de compras.

¿Arreglos de pago? -Le permite configurar cronogramas de pago en órdenes de compra para rastrear automáticamente facturas y pagos posteriores.

¿Revisar y aprobar? -Según su estructura organizativa y tipo de adquisición, 8Manage vincula automáticamente los procesos preestablecidos de revisión y aprobación a sus órdenes de compra.

¿Firma electrónica y sello electrónico? -Permite proporcionar firmas electrónicas y/o sellos electrónicos para órdenes de compra.

¿Presionar electrónicamente a los proveedores? -Permite enviar órdenes de compra a proveedores de forma electrónica.

¿Confirmar online con el proveedor? - Notificar al proveedor de la nueva orden de compra y permitirle confirmar la orden de compra antes de notificarle.

¿Plan de entrega y confirmación? - Le permite a usted y a sus proveedores desarrollar planes de entrega, realizar cambios y confirmar el plan (final).

¿Aceptación y devolución? - Le permite inspeccionar y aceptar productos y servicios y/o devoluciones.

¿Reconciliación? ——Le ayuda a cotejar las facturas proporcionadas por los proveedores con los cronogramas de pago y el estado de aceptación de las órdenes de compra.

¿Aprobación de factura y solicitud de pago? -Le permite enviar facturas y solicitudes de pago para su aprobación.

¿Evaluar el desempeño de los proveedores? -Le permite evaluar el desempeño de sus proveedores en función de su capacidad para cumplir con los pedidos.