¿Cómo utilizar el correo electrónico corporativo? ¿A qué debes prestar atención al enviar correos electrónicos en el trabajo?

Con el desarrollo continuo de la informatización empresarial, el desarrollo empresarial requiere cada vez más el correo electrónico empresarial. El correo electrónico corporativo existe no sólo para facilitar la comunicación entre los empleados, sino también como una forma de mantener la imagen corporativa. También puede conservar información importante sobre todas las comunicaciones laborales para evitar perder el acceso a los registros de trabajo originales debido a las renuncias de los empleados.

En el trabajo, el correo electrónico es una herramienta de comunicación formal entre empleados. WeChat se utiliza generalmente en situaciones informales y es más informal y conveniente que el correo electrónico. En muchos casos, se recomienda el correo electrónico. Cómo utilizar correctamente el correo electrónico puede evitar algunos problemas causados ​​por la comunicación por correo electrónico y mejorar la eficiencia de nuestro trabajo. Analiza el uso estándar del correo electrónico a partir de los siguientes puntos:

1. Destinatario y CC:

1 El destinatario es la persona que debe leerlo, procesarlo y retroalimentarlo. remitente Remitente;

2. La persona copiada es una persona conocida y no necesita responder a este correo electrónico.

2. Formato de correo electrónico:

1. Título, use diferentes títulos para diferentes personas, sea respetuoso y educado, trate de no usar títulos y palabras demasiado informales en los correos electrónicos del trabajo y sea cortés. Especificaciones formales;

2. Firma: Generalmente, su firma se establecerá en los correos electrónicos del trabajo, incluyendo su nombre, departamento, información de contacto, etc., que se mostrará en la parte inferior del correo electrónico. que el destinatario pueda entenderlo y ponerse en contacto con usted en cualquier momento.

3. Nombre del correo electrónico:

1. El nombre del correo electrónico debe ser conciso para que el destinatario pueda saber lo que sucedió de un vistazo.

2. Es muy Para situaciones urgentes, puede agregar un signo de exclamación delante del nombre del correo electrónico para que el destinatario lo procese primero.

4. El cuerpo del correo electrónico:

1. El cuerpo describe principalmente el inicio y el final del incidente. Las palabras deben ser formales, no verbales, y deben ser lo más claras y concisas posible, con un significado central claro;

2. En el uso de signos de puntuación, los signos de exclamación se utilizan menos, especialmente cuando hay varios signos de exclamación. Las marcas se usan juntas. Le dará a la gente una sensación de opresión. Los signos de exclamación enfatizan el tono y refuerzan la urgencia del evento. En general, se debe utilizar con precaución.

Verbo (abreviatura de verbo) Finalidad del envío de correos electrónicos:

1 Para reportar el progreso del trabajo a los superiores se necesitan varios datos: el asunto en sí, las personas involucradas, el. momento y progreso, qué efecto se ha logrado o qué impacto ha causado

2 Buscar una solución a un determinado trabajo por parte de los superiores. Además de describir claramente toda la historia, primero debe pensar en varias soluciones al problema y luego buscar la opinión del líder en lugar de plantearle el problema directamente al líder para que tome decisiones;

3. Si lo necesita, debe tener más cuidado con la ayuda y los comentarios de otros colegas. Trate de evitar culpar a la otra persona o eludir la responsabilidad de sus palabras. Debe describir toda la historia de manera neutral sin darle ninguna influencia a la otra parte. Si necesita comentarios, indique el nodo de tiempo en el correo electrónico y permita que el destinatario le brinde comentarios de acuerdo con el tiempo para evitar esperas indefinidas.

4. evento, haga un seguimiento del correo electrónico a tiempo para explicarles a todos después de que se complete cada nodo o un cierto progreso, para que las cosas puedan tener un comienzo y un final.

6. Archivado de correos electrónicos:

1. Puede eliminar spam o correos electrónicos inútiles con regularidad para liberar memoria de correo electrónico y facilitar la búsqueda.

2. trabajo, más correos electrónicos se acumulan. Los correos electrónicos de la bandeja de entrada se pueden clasificar según la naturaleza del trabajo y resumir en diferentes carpetas para facilitar la búsqueda posterior.

Si domina las habilidades de uso de los correos electrónicos del trabajo, podrá reducir gran parte de la comunicación ineficaz en el trabajo, aclarar mejor sus derechos y responsabilidades, evitar disputas personales entre colegas y obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.