¿Cómo mejora el Departamento de Gestión de Recursos Humanos la eficiencia en la firma de contratos a través de firmas electrónicas?
Un contrato electrónico es un tipo de contrato en el que ambas partes firman el documento del contrato electrónico con una identidad electrónica única emitida por el estado. El contenido del contrato y la firma se almacenan mediante cifrado de datos y no pueden modificarse. La edición, firma y entrega de contratos electrónicos se realizan en línea, lo que mejora enormemente la eficiencia de la firma en comparación con los contratos tradicionales en papel.
Contract Lock es la plataforma de firma de contratos electrónicos líder en China, que brinda servicios de firma digital y contratos electrónicos a gobiernos, empresas e individuos en todo el país. Tiene una rica experiencia en gestión empresarial y un equipo técnico profesional. La plataforma de firma electrónica de contratos tiene funciones completas como autenticación de nombre real, inicio de contrato, firma de contrato, gestión de certificados, gestión de contratos y gestión de almacenamiento de certificados, lo que mejora integralmente la eficiencia de la firma y gestión de contratos.
1. Se ha confirmado el asunto del contrato de autenticación de nombre real.
Después de que el usuario se registra en la plataforma en la nube a través del teléfono móvil o el correo electrónico, la persona puede iniciar sesión en la plataforma y elija ×××, reconocimiento facial, crédito Sesame, etc. Para la autenticación personal de nombre real, las empresas pueden completar la autenticación empresarial cargando licencias comerciales y otros materiales y realizando pagos a cuentas públicas. Los representantes legales corporativos también deben cargar un poder. Sólo las personas físicas o jurídicas que hayan completado la certificación pueden iniciar contratos y obtener certificados digitales.
Es decir, cuando el usuario recibe el contrato en la plataforma de contrato electrónico, ya sea un individuo o una empresa, la otra parte ha pasado la autenticación de identidad de Contract Lock y el usuario también puede ver el contrato. documentos de calificación relevantes de la otra parte en línea.
2. Iniciar Contrato
La plataforma de firma electrónica de contratos integra los procesos de aprobación del contrato y firma del sello. Haga clic en "Iniciar Contrato" y complete el asunto del contrato, la clasificación del contrato y el código del contrato. , texto del contrato e información firmada para iniciar el contrato, después de la aprobación del líder y el sello del administrador, se puede distribuir externamente.
1. Existen plantillas para la edición de contratos.
Los usuarios individuales o corporativos pueden cargar contratos en formatos word y pdf a la plataforma de firma electrónica de contratos. Al mismo tiempo, la plataforma brinda servicios. para personal, comercio electrónico y turismo, préstamos, ingeniería y otras plantillas de contratos en línea. Los usuarios también pueden crear nuevas plantillas para sus propias empresas en línea para mejorar la eficiencia de la edición de contratos.
2. Permisos de configuración de la estructura organizativa
Las cuentas empresariales se pueden configurar con administradores, quienes pueden invitar a otros colegas a ingresar a la plataforma de firma electrónica de contratos compartiendo códigos QR, enlaces SMS, etc. Estructura organizativa. A través de la configuración de permisos, se determina quién puede iniciar qué contratos, quién puede aprobar qué contratos y quién puede usar qué sellos, transformando las reglas y regulaciones en procesos automáticos para mejorar la eficiencia de la aprobación.
3. No tengas miedo de las distancias lejanas al firmar con varias partes
Con contratos en papel, incluso si el contrato está en el área de envío gratuito de Jiangsu, Zhejiang y Shanghai, tardará el día siguiente en recibir el contrato. Si el negocio está repartido por todo el país, o es necesario que varias partes firmen, puede tardar entre una semana y hasta medio mes.
La plataforma de firma electrónica de contratos se puede utilizar a través de aplicaciones móviles, WeChat y terminales múltiples de PC, lo que permite la aprobación y firma en cualquier momento y en cualquier lugar, superando distancias espaciales y acortando en gran medida el tiempo de envío, sellado y firma de contratos. .
Al mismo tiempo, cuando hay varias partes firmando, puede establecer el orden de firma en la página "Iniciar contrato". Cuando una parte termina de firmar, la siguiente parte firmante recibirá el contrato inmediatamente.
4. Se puede localizar la firma estampada
Cuando se utilizan sellos físicos, a menudo se puede ver una escena como esta: los empleados sostienen una pila de contratos o documentos de licitación y pasan las páginas constantemente. para encontrar la posición de todos los elementos a estampar y repita la acción de estampado. Si desea sellar el sello de la costura, debe seguir alineándolo. A veces, el sello no está claro y se devuelve el contrato.
Utilizando la plataforma de firma electrónica de contratos, al iniciar un contrato, puede establecer la ubicación del sello o la firma, incluso si se requiere un sello de costura. Al firmar, puede utilizar la función "ubicación rápida" para encontrar con precisión la ubicación del sello. Si hay demasiadas ubicaciones y no desea firmar una por una, puede hacer clic en "Firma con un clic".
3. Firmar el contrato
1. El recordatorio para firmar es oportuno
Después de que el iniciador inicia el contrato, la otra parte o varios otros firmantes lo recibirán. un mensaje electrónico Para el mensaje de texto de firma enviado por la plataforma de firma de contrato, haga clic en el enlace del mensaje de texto para ingresar a la página del contrato. Después de confirmar que es correcto, puede usar la contraseña de autenticación digital para firmar. Además, cuando los usuarios inicien sesión en la plataforma de firma electrónica de contratos, también recibirán recordatorios de la firma del contrato.
Al hacer clic en el enlace para ingresar a la página del contrato, los usuarios que no han registrado una cuenta o no han autenticado su nombre real deben completar los dos pasos anteriores antes de poder firmar.
2. La firma por lotes es rápida
Solo se puede estampar un sello en los contratos en papel a la vez. Cuando nos enfrentamos a una gran cantidad de contratos y licitaciones, el estampado se convierte en un proceso que requiere mucho tiempo. tarea consumidora. La plataforma de firma de contratos electrónicos puede realizar la firma de contratos por lotes. Los usuarios solo necesitan verificar los contratos a firmar después de determinar el contenido del contrato, y luego pueden firmar varios contratos a la vez.
3. Sin problemas con el retiro o la devolución
Si el firmante se retira o el iniciador retira el contrato, requerirá entrega urgente de ida y vuelta varias veces, lo cual es ineficiente. Durante este período, es posible que el precio del producto haya cambiado, lo que requiera una nueva consulta, o que se hayan incumplido las políticas y plazos preferenciales debido a ineficiencia.
Este largo tiempo sólo toma un segundo en la plataforma de firma electrónica de contratos. Los usuarios pueden ver el mensaje recordatorio del bloqueo del contrato, así como los motivos de desistimiento o devolución, y el contrato se convertirá automáticamente a. "anulado". El iniciador puede reiniciar el contrato después de revisarlo basándose en la información anterior.
IV. Gestión de contratos
1. Seguimiento del estado del contrato
Después de iniciar el contrato, controlar el proceso a través del listado de contratos de la plataforma de firma electrónica de contratos para detectar contratos devueltos de manera oportuna, retirar el contrato, comunicarse con los socios de manera oportuna y promover la firma del contrato.
2. Estadísticas de clasificación de contratos
Muchas empresas tienen muchos archivos de contratos almacenados en gabinetes de hojalata, es muy problemático encontrarlos cuando es necesario y lleva tiempo archivarlos y organizarlos cada uno. día. Para los contratos electrónicos firmados a través de la plataforma de contratos electrónicos, el contrato requerido se puede encontrar rápidamente a través del asunto del contrato, palabras clave, departamento, hora, etc.
Además, la plataforma de firma electrónica de contratos puede realizar análisis estadísticos basados en el tipo de contrato, el departamento de firma, el personal de firma, el tiempo de firma, etc., reduciendo el tiempo de ingreso, clasificación y análisis manual de información.
5. Gestión de certificados
Para una sola empresa, el uso de sellos físicos tradicionales generalmente requiere registro y firma. Al mismo tiempo, el administrador del sello verifica si el documento del sello es consistente. con el documento de solicitud. Todos los registros deben archivarse periódicamente e ingresarse manualmente en la computadora para su análisis y estadísticas. Además, los sellos físicos también requieren un mantenimiento regular.
Para las empresas del grupo, algunas enviarán los sellos físicos de cada sucursal a la sede para una gestión unificada. Para los sellos de sucursal, los documentos deben enviarse por mensajería a la sede y luego enviarse de regreso desde la sede. es largo e ineficiente.
La plataforma de firma electrónica de contratos proporciona a los usuarios servicios de solicitud y gestión de certificados digitales, proporciona una plataforma para la gestión unificada de los tipos, cantidades y usos de los certificados de la casa matriz y sucursales, y registra el tiempo de aprobación del sello. , asunto del sello, documento del sello y asunto del sello. Acorte considerablemente el tiempo para la firma de documentos y las estadísticas de datos.
6. Gestión de certificados
La plataforma de firma de contratos electrónicos registra completamente todo el proceso de los usuarios que utilizan la plataforma, desde el registro hasta la autenticación del nombre real y la firma. grabado en el fondo.
Al mismo tiempo, Contract Lock coopera con el sistema de almacenamiento de certificados de notario autorizado de terceros. Los documentos que acaba de firmar y todas sus operaciones se han arreglado y almacenado adecuadamente en la notaría.