¿Cuáles son los elementos de un sistema de gestión de calidad establecido por una empresa? Cómo garantizar el funcionamiento eficaz del sistema de calidad
1. Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes relevantes.
2. Establecer la política de calidad y los objetivos de calidad de la organización.
3. Determinar los procesos y responsabilidades necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.
4. Determinar y proporcionar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.
5. Especificar métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.
6. Aplicar estas mediciones para determinar la efectividad y eficiencia de cada proceso.
7. Determinar medidas para prevenir no conformidades y eliminar las causas de las no conformidades.
8. Establecer y aplicar el proceso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
Este proceso también se aplica al mantenimiento y mejora continua de los sistemas de gestión de calidad existentes.
Establecer un sistema de gestión de la calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9000:2000 es un modelo de gestión general refinado por la Organización Internacional de Normalización sobre la base de la experiencia de gestión tradicional. Es un modelo científico, estandarizado y estandarizado. , métodos de gestión internacional.
El establecimiento e implementación del sistema de gestión de calidad se divide en cuatro etapas: preparación preliminar, planificación del sistema, establecimiento del sistema y operación de prueba del sistema.
(1) Etapa preparatoria
1. Preparación psicológica
Los líderes de todos los niveles de la organización deben unificar su comprensión ideológica en la implementación de estándares (referidos a como "implementación estándar"). Esta es la necesidad de implementar la gestión científica, mejorar la estructura de gestión y mejorar las capacidades de gestión. Sólo mediante una comprensión plenamente unificada y una buena preparación ideológica podremos promover consciente y activamente la implementación de las normas, establecer y fortalecer gradualmente el mecanismo de supervisión y control y el mecanismo de mejora personal para la gestión de la calidad en estricta conformidad con las normas, mejorar y estandarizar el sistema de gestión de la organización, y asegurar que las actividades organizacionales o La naturaleza científica y normativa del proceso.
2. Capacitación de la organización
(1) Seleccionar objetos de capacitación: jefes de departamentos relevantes en las actividades (procesos) de la organización, son la columna vertebral de la implementación del estándar. El efecto de la implementación de estándares depende de la comprensión de los estándares por parte de los altos directivos y jefes de departamento.
(2) Contenido de la capacitación:
①Conocimiento básico de la versión 2000 de los estándares de la familia GB/T19000,
②Comprensión e implementación de estándares,
③Métodos y pasos para establecer un sistema de gestión de calidad
3. Establecer un mecanismo operativo estándar.
(1) Establecer un mecanismo de implementación estándar.
Generalmente, el alto directivo es la persona a cargo de la organización involucrada en el trabajo de estandarización, el representante de la gerencia es el adjunto y los jefes de los departamentos funcionales involucrados en el trabajo de estandarización son miembros de la organización.
La tarea de la agencia de implementación de estándares es planificar y liderar la implementación de estándares, incluida la formulación de políticas de calidad y objetivos de calidad, la asignación de responsabilidades de calidad a varios departamentos de acuerdo con los estándares, la revisión de documentos del sistema y la coordinación y manejo. problemas en el funcionamiento del sistema.
(2) Designar representantes de la dirección y determinar el departamento de gestión de calidad.
Los representantes de la dirección son nombrados por la alta dirección en un documento formal y estipulan sus responsabilidades y autoridades. Representa a la alta dirección, asume responsabilidades y ejerce derechos en la gestión de la calidad.
El representante de la dirección debe ser miembro de la alta dirección de la organización, tener capacidades de liderazgo y coordinación, y tener las condiciones y canales para desempeñar las responsabilidades y facultades del representante de la dirección; estar familiarizado con los negocios de la dirección; organización y ser capaz de comprender mejor los estándares de la familia GB /T19000 y sus requisitos, y poder realizar sus tareas.
El departamento de gestión de calidad deberá ayudar a los gerentes a establecer y operar el sistema de gestión de calidad en nombre de la organización en función de la decisión de la organización que implementa los estándares.
(3) Establecer un equipo de redacción de documentos del sistema de gestión de calidad.
Seleccione representantes de cada departamento responsable del sistema de gestión de calidad que hayan recibido capacitación en redacción de documentos, tengan cierta experiencia en gestión y buenas habilidades de redacción para formar un equipo de redacción de documentos estándar.
4. Analizar y evaluar los sistemas de gestión de calidad existentes.
El propósito de la implementación de estándares es transformar, integrar y mejorar los sistemas existentes para hacerlos más estandarizados y cumplir con los requisitos de los estándares. Esto requiere que las personas que hayan aprobado los estándares analicen y evalúen el sistema de gestión existente de acuerdo con los estándares para decidir si lo aceptan o lo rechazan.
(2) Etapa de planificación del sistema de gestión de la calidad
1. Política de calidad
La política de calidad es el objetivo de calidad y la dirección de la organización y el procedimiento de la misma. sistema de gestión de la calidad. Debe reflejar los objetivos de la organización y las expectativas y necesidades del cliente. La formulación e implementación de la política de calidad es la función principal de la gestión de la calidad. Se deben cumplir los siguientes requisitos al formular la política de calidad:
(1) La política de calidad debe coincidir con su sistema de gestión de la calidad, es decir. , debe coincidir con el nivel de calidad de la organización, las capacidades de gestión, los servicios y los niveles de gestión son consistentes. El contenido de la política debe ser relevante para los tipos funcionales y características de los servicios proporcionados por la organización.
(2) La política de calidad debe hacer un compromiso con la calidad, no un eslogan vacío, sino reflejar las expectativas del cliente.
(3) La política de calidad se puede modificar mediante una lluvia de ideas y debates repetidos, y luego la alta dirección la puede aprobar y publicar en forma de documento, con la fecha de publicación indicada.
(4) La política de calidad debe redactarse en frases que sean concisas, avanzadas y viables, no largas ni clichés.
(5) La política de calidad debe ser fácil de entender, recordar y publicitar, y todos los empleados deben conocerla, comprenderla y respetarla.
2. Objetivos de calidad
Los objetivos de calidad son la materialización de la política de calidad y son las “metas que se persiguen en calidad”. Los objetivos de calidad deben cumplir los siguientes requisitos:
(1) Deben ser cuantificados y ser evaluaciones mensurables e indicadores alcanzables;
(2) Deben ser avanzados y razonables, y tener un alto nivel de gestión de calidad para el posicionamiento;
(3) Capaz de evaluar y ajustar periódicamente para adaptarse a los cambios en el entorno interno y externo;
(4) Garantizar la Para lograr los objetivos, los objetivos de calidad deben implementarse capa por capa. Desglosarlos e implementarlos en cada departamento y cada empleado.
3. Estructura organizativa y diseño de responsabilidades
El sistema de gestión de la calidad es coordinado y operado por la organización. El funcionamiento del sistema de gestión de la calidad involucra las actividades de todos los departamentos cubiertos por el sistema de gestión de la calidad interno. La división del trabajo, la secuencia, los métodos y las interfaces de estas actividades se realizan a través de la división de responsabilidades de la organización. Por tanto, se debe establecer una estructura organizativa que sea compatible con el sistema de gestión de la calidad. Para ello es necesario realizar las siguientes tareas:
(1) Analizar la estructura organizativa existente y trazar el "organigrama administrativo" de la organización.
(2) Analizar los niveles, responsabilidades y relaciones de gestión de calidad de la organización, dibujar un “organigrama del sistema de gestión de calidad” y explicar el sistema de gestión de calidad de la organización.
(3) Asigne todos los elementos del sistema de gestión de calidad a los departamentos funcionales relevantes y prepare una "Tabla de asignación de responsabilidades de calidad".
(4) Especificar las responsabilidades de calidad de este departamento; las responsabilidades de calidad del personal de gestión, implementación y verificación.
(5) Especificar las responsabilidades y autoridades del personal responsable con autoridad para tomar decisiones sobre todos los elementos del sistema y proceso de gestión de la calidad.
4. Asignación de recursos,
Los recursos son la garantía para la implementación efectiva del sistema de gestión de la calidad. Esto incluye asignar varios tipos de personal e infraestructura de acuerdo con los requisitos estándar y estipular procedimientos y métodos para obtener, transmitir y gestionar información del trabajo sobre la base de la planificación de todas las actividades de calidad.
(3) La etapa de establecimiento del sistema de gestión de calidad
1. Preparación de los documentos del sistema de gestión de calidad
La implementación y operación del sistema de gestión de calidad es mediante el establecimiento e implementación del sistema de gestión de la calidad se implementan los documentos del sistema de gestión. Implementar la política de calidad a través de documentos del sistema de gestión de calidad; mantener la coherencia y continuidad del sistema de gestión de calidad y sus requisitos cuando las circunstancias cambien; los documentos del sistema de gestión de calidad sirven como base para organizar las actividades de calidad y proporcionan evidencia para las auditorías internas y externas; La documentación del sistema se puede utilizar para demostrar el sistema de gestión de calidad y demostrar que cumple con los requisitos del cliente y de terceros.
Los documentos del sistema de gestión de calidad generalmente constan de cuatro partes: manual de calidad, documentos de procedimientos, instrucciones de trabajo, hojas de registro de calidad, etc.
Los documentos del sistema de gestión de calidad son escritos por un equipo de redacción dedicado. El orden de redacción puede ser:
(1) De arriba hacia abajo, es decir, de acuerdo con el procedimiento del manual de calidad. documentos de respaldo y formularios de registro;
(2) proceder de abajo hacia arriba;
(3) adoptar el método de avance intermedio, es decir, escribir el archivo del programa primero.
En primer lugar, se capacita a los miembros del equipo de redacción del documento y luego se formula el plan de redacción y se recopila la información relevante. El equipo de redacción analiza la interfaz entre los documentos y luego presenta el primer borrador del mismo. documento a los expertos consultores para su revisión; después de que los expertos consultores informen al equipo de redacción. Después de que el grupo dé su opinión y * * * discuta las modificaciones con ellos, el grupo de redacción modificará el documento hasta que cumpla con los requisitos.
2. Revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión de calidad
Los documentos del sistema de gestión de calidad deben revisarse y aprobarse en diferentes niveles. El manual de calidad debe ser aprobado por la alta dirección; los documentos de procedimiento deben ser aprobados por el representante de la dirección, las instrucciones de trabajo generalmente deben ser aprobadas por la persona a cargo del departamento comercial de documentos y los documentos interdepartamentales/multiprofesionales deben ser aprobados por el representante de la dirección. Una vez aprobado el documento, se publicará oficialmente y se especificará la fecha de implementación. A través de la publicidad y la capacitación, todo el personal de la organización puede comprender el contenido relevante estipulado en la política de calidad y los documentos del sistema de gestión de calidad, y comprender y comprender el contenido relevante mediante la evaluación antes de que el sistema de gestión de calidad entre en funcionamiento.
(4) Etapa de operación de prueba del sistema de gestión de calidad
1. Operación de prueba del sistema de gestión de calidad
Una vez completados los documentos del sistema de gestión de calidad, es necesario. Realizar operaciones de prueba. Verificar la idoneidad y eficacia de estos documentos del sistema de gestión de calidad. Organizar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de la calidad mediante la coordinación continua, el seguimiento de la calidad, la gestión de la información, las auditorías del sistema de gestión de la calidad y las revisiones de la dirección.
Hay muchos factores que afectan la eficacia de las actividades de calidad, como viejos hábitos, conceptos tradicionales, comprensión insuficiente, malentendidos de documentos, etc. Por lo tanto, es necesario un seguimiento continuo de los procedimientos, métodos, recursos, personal, procesos, registros y productos (servicios). Si se encuentran desviaciones de los estándares, se deben tomar medidas correctivas de inmediato. Si es necesario, se puede aumentar el número de auditorías internas de calidad y mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad mediante el mecanismo de mejora personal de las auditorías internas de calidad y las revisiones de la gestión.
2. Auditoría interna de calidad y revisión de la gestión
La auditoría interna de calidad y la revisión de la gestión son medios importantes para verificar la idoneidad, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad.
(1) La auditoría interna tiene como objetivo determinar si las actividades y los resultados relacionados del sistema de gestión de calidad cumplen con los documentos estándar relevantes y si las disposiciones de los documentos del sistema de gestión de calidad se implementan de manera efectiva.
Las características de la auditoría interna son su objetividad, sistematicidad e independencia. La auditoría interna se divide en dos etapas: auditoría documental y auditoría in situ: La auditoría documental consiste en evaluar si el manual de calidad y los documentos de procedimientos elaborados por la organización cumplen con los requisitos de las normas y objetivos de trabajo. Las auditorías in situ evalúan si las actividades de calidad reales cumplen con las disposiciones de las normas, manuales de calidad, documentos de procedimientos y otros documentos relacionados, y si estas disposiciones se implementan efectivamente. Los contenidos de la auditoría interna incluyen: la idoneidad de la estructura organizacional y las actividades realizadas; la implementación y operación del sistema de gestión de la calidad y la ejecución de los procedimientos de trabajo; la ejecución de los sistemas, sistemas y medidas de calidad relevantes; equipos y equipos; integridad de los documentos del sistema de gestión de calidad, cumplimiento de normas, etc. Durante la operación de prueba, la frecuencia de las auditorías internas puede ser más frecuente dependiendo de la situación, y se requieren 2 o 3 veces por año después de que el sistema esté en funcionamiento normal, los métodos de auditoría interna se pueden dividir en auditorías centralizadas o auditorías continuas; . La primera es una auditoría centralizada e integral, al menos una vez al año, mientras que la segunda se realiza de forma sucesiva según lo previsto, auditando uno o varios departamentos o actividades a la vez, abarcando todos los departamentos, al menos una vez al año.
Los siguientes pasos de la auditoría interna deben estar claramente definidos en el procedimiento de auditoría interna:
(1) Planificar la auditoría (determinar las tareas, el propósito y el alcance);
(2 ) Prepararse para la auditoría (formar un equipo de auditoría, preparar planes de auditoría, listas de verificación, preparar registros de auditoría in situ, informes de no conformidad y otros formularios de trabajo
③Auditoría in situ); (primera reunión, recolección in situ de evidencia objetiva, evaluación y reunión final);
(4) Redactar un informe de auditoría
⑤ Realizar rectificación in situ, formular y; implementar medidas de rectificación;
⑥ Realizar un seguimiento y verificar las medidas correctivas.
⑦Preparar el informe de análisis resumido anual del sistema de gestión de calidad;
(2) La revisión de la dirección es la evaluación por parte de la alta dirección de la sostenibilidad, eficacia, idoneidad y adecuación de la gestión de calidad de la organización. Sistema de evaluación oportuna del sexo.
La revisión por la gestión incluye los siguientes contenidos principales:
(1) Implementación de políticas y objetivos de calidad;
②Evaluación de la finalización y eficacia de las auditorías internas y correctivas. acciones, así como medidas especiales para eslabones débiles;
(3) Finalización de indicadores de calidad y análisis de tendencias;
(4) Opiniones y manejo de clientes, análisis de problemas importantes y prevención medidas;
⑤ Adaptabilidad de la estructura organizacional y los recursos;
⑥ Plan de mejora de la calidad
⑦ Sugerencias para seguir mejorando y mejorando el sistema de gestión de la calidad.
3. Ajuste y mejora del sistema de gestión de la calidad
Las auditorías internas y las revisiones de la dirección pueden ayudar a descubrir que la planificación del sistema de gestión de la calidad no cumple con los estándares o es inoperable. Por un lado, es necesario corregir las no conformidades del sistema y, por otro, modificar la documentación.
4. Preparativos para la certificación de calificación del sistema de gestión de calidad
Hay cuatro aspectos principales de la preparación para la certificación de calificación del sistema de gestión de calidad:
(1) Auditoría de simulación. Los expertos consultores realizarán de forma independiente una revisión exhaustiva del sistema de gestión de calidad de la organización, identificarán claramente los elementos no calificados y realizarán una evaluación concluyente. El contenido de la evaluación incluye
① ¿Está determinado el proceso? ¿Están los procedimientos del proceso adecuadamente documentados?
(2) ¿El proceso está completamente desarrollado e implementado de acuerdo con los requisitos del documento?
③¿Es el proceso eficaz para entregar los resultados esperados?
(2) La organización extraerá inferencias de un ejemplo sobre otros elementos no conformes, extraerá lecciones de cada punto, formulará un plan de acción correctiva y realizará rectificaciones dentro de un límite de tiempo.
(3) Solicitar la certificación de calificación, presentar el manual de gestión de calidad y determinar el tiempo para la certificación de calificación.
(4) Consultar a expertos para guiar el trabajo de preparación antes de la certificación de calificación, incluida la siguiente orientación:
① Realizar una autoinspección de proyectos clave:
( 2) Todos los empleados se someten a una nueva capacitación y evaluación para comprender mejor la política de calidad y los objetivos de calidad, las responsabilidades relevantes, mi estado y rol en el sistema de gestión de calidad, el contenido y la implementación de los documentos de procedimiento relevantes y otros documentos;
(3) Proporcionar materiales testigo relevantes para el funcionamiento del sistema de calidad, como auditorías internas del sistema de gestión de calidad, planes de revisión de la dirección, actas internas y de reuniones; extraer algunos casos típicos de examen de evaluación de habilidades profesionales, etc.
5. Certificación de calificación del sistema de gestión de calidad.