Cómo archivar archivos de personal
Cómo archivar archivos de personal
Los archivos de personal almacenan currículums, autobiografías, valoraciones (evaluaciones), historia política, membresía en partidos y ligas de los empleados, recompensas, sanciones, nombramientos y destituciones, salarios. , etc. Los documentos y materiales relacionados, por lo tanto, pueden registrar la historia del crecimiento personal y el desarrollo ideológico de los empleados, y pueden mostrar varios aspectos de la situación familiar, profesional, personal y natural de los empleados, etc. Entonces, ¿cómo archivar al personal? ¿Archivos? He organizado los archivos de personal para usted a continuación. ¡Espero que esta información sobre cómo archivar le sea útil!
Cómo archivar expedientes de personal
1. Registro de información básica del empleado
Por lo general incluye pero no se limita a: nombre, género, departamento, cargo, puesto, fecha de nacimiento, edad, origen étnico, lugar de origen, afiliación política, número de identificación, educación, especialización, título, domicilio, número de contacto, nombre del contacto de emergencia y dirección, número de contacto de la unidad, hora de incorporación , experiencia en el proyecto, situación familiar, en algunos casos puede incluir la compra de cinco seguros y un fondo de vivienda, el tiempo de inicio del contrato laboral, el tiempo de terminación del contrato laboral, años de trabajo, etc. Se realizarán diferentes selecciones de contenido. basado en las características del trabajo y las características de la industria de diferentes empresas;
Dicho formulario se registrará básicamente cuando los empleados ingresen por primera vez a una empresa. Algunos de ellos son completados por los empleados individuales (por ejemplo: formulario de información básica). para nuevos empleados, formulario de registro, etc.), y es posible que RRHH deba completar algunos y registrarlos uno por uno en la "Lista de Empleados" electrónica, incluido el estado del contrato laboral.
Tanto el archivo electrónico escaneado como la copia original de esta información son necesarios para evitar que el original se pierda, dañe, robe, dañe, etc. Cabe señalar que el empleado debe firmar para confirmar que el La información proporcionada es verdadera (si no es cierta, la empresa puede rescindir el contrato laboral).
2. Documentos de aprobación relacionados con el ingreso del empleado
Incluyendo, entre otros: formulario de aprobación de ingreso, carta de confirmación de salario, responsabilidades laborales del período de prueba y plan de objetivos, etc.; escala, formulario de evaluación de entrevista, documentos de resultados de trabajo anteriores proporcionados por nuevos empleados (si es necesario), etc.
3. Varios documentos del empleado
Incluyendo, entre otros: tarjeta de identificación, certificado de graduación, certificado de título, certificados de calificación, licencias de conducir, diversos certificados profesionales, certificados de premios de competencia, etc.
Muchas empresas tradicionales utilizarán copias de este tipo de archivos. No se recomienda conservar solo copias. Para evitar disputas por modificaciones, por supuesto, lo más importante es que puede dañarse, así que intenta escanear o tomar una foto y conservar otra copia.
4. Diversa información sobre el trabajo de los empleados
Incluyendo, entre otros: formulario de examen físico de ingreso, certificado de renuncia de la empresa anterior, información relacionada con el garante, contrato laboral y anexos, sin compra Declaración del fondo de previsión de vivienda, resumen del trabajo de prueba (pasantías), estado de finalización del desempeño del período de prueba, opiniones de evaluación del supervisor y del departamento sobre la regularización, carta de confirmación de salario y beneficios después de la regularización (no firmada al inicio del empleo), solicitud de regularización , resumen de trabajo anual, etc.;
Se recomienda conservar una copia original y una copia escaneada de dichos archivos, ambos en el departamento de recursos humanos. Los archivos electrónicos son principalmente para facilitar su revisión y recuperación. Cabe señalar que todos estos documentos deben ser firmados por el propio empleado
5. Varias estadísticas y currículums de la participación de los empleados en reuniones y capacitaciones importantes
Por lo general, incluyen, entre otros; a: capacitación inicial, hojas de registro de reuniones del sistema, planes de capacitación de nuevos empleados, cualquier forma de registro de registro de capacitación en el trabajo, cada experiencia de capacitación, resultados de pruebas de capacitación, ya sea capacitación interna o externa, debe tener un currículum firmado y confirmado por el empleado, responsabilidades y requisitos laborales (ingreso, ajuste), mecanismo de incentivo laboral (salario, evaluación), ascensos, eliminaciones, premios y castigos, evaluación de habilidades, etc. (se suele recomendar que el departamento y cada departamento de recursos humanos tiene una copia de este formulario. El departamento de recursos humanos debe utilizar los archivos originales y electrónicos, y el departamento empleador puede utilizar copias y archivos electrónicos. Cabe señalar que todos los documentos de este formulario deben estar firmados por el empleado;
6. Registros de cambios de posición de los empleados en la empresa
Incluyendo, entre otros: avisos y anuncios tales como regularización, traslado, ascenso, degradación, etc., orden de tareas del personal. , certificado de terminación del contrato de trabajo, etc., conservar una copia cada uno de los archivos electrónicos y de los archivos en papel.
7. Registros de ajustes salariales, recompensas y castigos de los empleados
Todos los ajustes salariales, recompensas y castigos deben registrarse y deben ser confirmados por los empleados, ya sea que se presenten procesos de OA en línea o en papel. -proceso basado, si además de los archivos en papel, se debe guardar un archivo electrónico. Este tipo de archivo es muy importante.
8. Contratos laborales, acuerdos de confidencialidad y otros documentos relacionados
Ampliar los métodos de archivo
El estado generalmente adopta tres métodos para los archivos de estudiantes universitarios que no lo han hecho. aún no se han empleado después de la graduación Método de gestión:
Primero, los expedientes se trasladan al lugar de origen de los estudiantes, donde serán recibidos por el Centro de Intercambio de Talentos dependiente de la Dirección de Recursos Humanos y Seguridad Social de. la ciudad local, y el individuo se encargará de los procedimientos de custodia. Este método es más adecuado para graduados que se están preparando para encontrar empleo en el lugar de origen y graduados que no quieren trabajar temporalmente. La ventaja es que es simple y conveniente realizar los trámites después del empleo en el lugar de origen. La desventaja es que si abandona el lugar de origen para trabajar dentro de dos años, deberá solicitar el cambio nuevamente.
En segundo lugar, mantenga los archivos en la escuela una vez confirmada la unidad de trabajo, el registro del hogar y los archivos se trasladarán a la ubicación de la unidad de trabajo si el archivo de solicitud se mantiene en la escuela por más tiempo. Más de dos años y el trabajo no se ha implementado, la escuela transferirá los archivos y archivos a la escuela. Si la residencia permanente registrada se transfiere nuevamente al lugar de origen, la escuela ya no les emitirá certificados de registro de empleo.
Este método es adecuado para graduados que desean encontrar un trabajo pero aún no están empleados. La ventaja es que la escuela tiene un alto grado de integridad y no se cobran tarifas adicionales por mantener el registro del hogar. y archivos en su nombre. La desventaja es que la retención de archivos de posgrado en la escuela solo se extiende después del período de selección de carrera, no hay afiliación de personal con la escuela y no se pueden emitir certificados que involucren relaciones personales.
En tercer lugar, trasladar el expediente a una agencia de empleo o centro de intercambio de talentos. Este método es más adecuado para graduados que se están preparando para exámenes de ingreso de posgrado, emprendimiento y empleo flexible. La ventaja es que es más fácil para los graduados resolver algunos problemas prácticos. La desventaja es que si los graduados tienen relativamente poca comunicación con el centro de orientación. , es fácil provocar fallos en la información. ;