Cómo gestionar archivos corporativos
(1) Contenido de los archivos.
La custodia de archivos es una actividad para mantener la integridad y seguridad de los archivos. Se refiere a la gestión científica y la protección de los archivos mediante la adopción de ciertos métodos de gestión y medios técnicos para mantener la integridad y seguridad de los archivos al máximo. En la medida de lo posible, prolongue la vida útil de sus archivos. Sus contenidos principales incluyen tres aspectos:
1. Gestión del almacén de archivos
2. Protección durante el flujo de documentos
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(2) Requisitos básicos para el almacenamiento de archivos
1. Poner la prevención en primer lugar y combinar la prevención con el tratamiento.
2. Reforzar los puntos clave y tener en cuenta las condiciones generales.
2. Condiciones básicas para el almacenamiento de archivos.
Las condiciones materiales básicas para el almacenamiento de archivos incluyen principalmente. : almacén de archivos, accesorios para archivos, equipos de almacenamiento de archivos y materiales de embalaje para archivos.
(1) Edificio de archivos (sala)
1. Escala de construcción y composición de los archivos
Los archivos deben estar de acuerdo con las "Normas de construcción de archivos". " y "Código de Diseño Arquitectónico para Archivos" para diseño y construcción. El edificio de archivos se compone de almacén de archivos, sala de servicio de asuntos exteriores, sala de tecnología empresarial de archivos, oficinas, salas auxiliares y equipo de construcción.
2.? Selección de la ubicación de los archivos
La selección de la ubicación de los archivos debe cumplir con los siguientes requisitos: se deben seleccionar áreas con mejores condiciones geológicas e hidrogeológicas de ingeniería; deben estar alejadas de lugares inflamables y explosivos, y no deben ubicarse en lugares contaminados; , áreas corrosivas a favor del viento de la fuente de gas sexual; elija un área con transporte conveniente e instalaciones públicas urbanas relativamente completas; elija un lugar con terreno elevado, drenaje suave, aire suave y un ambiente tranquilo;
3. Diseño arquitectónico de archivos
4. Sala de archivos
Las salas de archivos generalmente constan de almacenes de archivos, salas de lectura de archivos y oficinas del personal de archivos.
(2)Otras condiciones de almacenamiento.
1. Accesorios para archivos
Los accesorios para archivos utilizados en China incluyen principalmente: estantes para archivos, cajas para archivos, archivadores y estantes compactos. Entre ellos, el estante para archivos móvil tiene un buen rendimiento en la utilización eficaz del espacio del almacén, una gestión conveniente y un sellado.
2. Dispositivo de almacenamiento de archivos.
3. Archivar materiales de embalaje.
Existen dos materiales principales para el embalaje de archivos en mi país: rollos, cajas de rollos, etc.
3. Gestión del almacén de archivos
(a) Disposición y numeración de los accesorios documentales
1. 2. Evite la luz y la ventilación. 3. Limpio y ordenado.
(2) Almacenamiento de archivos
1. Organización y almacenamiento de archivos
Los archivos deben adherirse a los principios de simplicidad, practicidad y facilidad de gestión, basados en en todo el clan como una unidad. Organizar archivos.
Los archivos en la sala de archivos generalmente se organizan según tipos de archivos y los archivos de la misma categoría se almacenan juntos.
2. Índice de ubicación de almacenamiento de archivos
El índice de ubicación de almacenamiento de archivos es una herramienta de gestión que registra y refleja la secuencia de almacenamiento de archivos en almacenes y accesorios en forma de tablas o tarjetas. Hay dos tipos de índices de ubicación de almacenamiento de archivos: uno es un índice que indica la ubicación de almacenamiento de archivos; el otro es un índice que indica los archivos almacenados por el dispositivo en el almacén.
(3) Respuesta de emergencia a la gestión de archivos
La respuesta de emergencia a la gestión de archivos se refiere al peligro repentino o posible peligro de la seguridad de los archivos debido a factores naturales o provocados por el hombre, interferencias graves con el orden del trabajo de los archivos y la necesidad de tomar medidas de emergencia para realizar los trabajos de eliminación.
1.? Plan de emergencia de gestión de archivos
2.? Medidas de emergencia para la gestión de archivos
Cuarto, protección de documentos
(1) Control de temperatura y humedad del almacén
El "Código de diseño arquitectónico para archivos" estipula que los archivos El estándar de temperatura y humedad del almacén es de 14 ℃ ~ 24 ℃. La humedad relativa es del 45% al 60%. Hay muchas formas de controlar la temperatura y la humedad del almacén, principalmente mediante sellado y ventilación, combinadas con calefacción, refrigeración, humidificación, deshumidificación y otras medidas para controlar la temperatura y la humedad del almacén dentro del rango estándar.
1. Sellado
El sellado es la base para el control de temperatura y humedad del almacén. .
Ventilación
(2) Medidas "ocho" para almacenes
Las medidas "ocho" para almacenes suelen referirse a prevención de incendios, impermeabilización, La protección contra la humedad, el moho y los insectos, la luz, el polvo y el robo son las principales medidas de protección para garantizar la seguridad de los archivos.
1. Protección contra incendios
Se deben utilizar armarios metálicos para accesorios en el almacén de archivos. Cuando se utilizan aparatos eléctricos como luces en el almacén, se debe garantizar la seguridad de los materiales y el rendimiento. Deben instalarse de acuerdo con las especificaciones para garantizar la seguridad de los circuitos.
Evitar la luz
Para la iluminación de los archivos se deben utilizar generalmente lámparas incandescentes.
Prevención del moho
Los métodos de esterilización se pueden dividir en dos categorías: una es la esterilización física, que incluye la esterilización por secado al vacío por congelación, la esterilización por llenado de nitrógeno al vacío, la esterilización por microondas, etc.; esterilización química, incluida la esterilización con alcohol, esterilización con ozono, esterilización con metanol, esterilización con óxido de etileno y otros métodos.
Prevención de insectos
Existen dos formas de eliminar plagas: métodos físicos y métodos químicos. Los métodos físicos incluyen principalmente insecticidas de baja temperatura, insecticidas de alta temperatura, insecticidas por irradiación, insecticidas de atmósfera controlada, etc. Los métodos químicos utilizan principalmente pesticidas de fumigación para matar plagas. Los pesticidas de fumigación de uso común incluyen fluorosulfato, fosfuro de aluminio, óxido de etileno, etc.
(3) Recuperación de archivos
La recuperación de archivos se refiere al proceso de restaurar o acercarse a las características originales de archivos dañados o degradados, o mejorarlos. Es una medida de salvación y protección. La tecnología de reparación de documentos en papel incluye principalmente tecnología de descontaminación, tecnología de desacidificación, tecnología de refuerzo, tecnología de montaje, recuperación de escritura a mano y tecnología de visualización.