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Uso correcto del "correo electrónico de respuesta automática"

Es decir, un día envié un correo electrónico a la gerente de un proveedor e inmediatamente recibí una respuesta automática en su correo electrónico: "Estoy de baja por maternidad... que finalizará el 4 de febrero de 2014. Aproveche para contactar XXX... Lo extraño es que lleva tres meses de baja por maternidad, pero el aviso de baja lleva mucho tiempo colgado en el buzón. Obviamente fue causado por mi error. En Weibo, una compañera inmediatamente comentó: "Nunca configuro respuestas automáticas en los correos electrónicos y me disgusta especialmente configurar respuestas automáticas en los correos electrónicos de otras personas. Pero no sé por qué tanta gente piensa que configurar respuestas automáticas es una cuestión de comportamiento profesional". Hay muchas voces a favor, y las voces en contra tampoco son débiles. Al ver esto, descubrí que es posible que algunos estudiantes no entiendan completamente "cómo usar las respuestas automáticas al correo electrónico", así que lo convertí en el segundo tema de nuestra clase de redacción comercial.

La "respuesta automática de correo electrónico" es solo una pequeña herramienta del correo electrónico. Desde que lo construyeron los diseñadores del correo electrónico, tiene su lugar. La herramienta en sí es tan profesional como la forma en que la usas. Cuando se usa correctamente, es profesional; cuando se usa incorrectamente, es simplemente de mal gusto o incluso una broma a los ojos de los demás.

¿Cómo puedes utilizar correctamente este gadget para hacerlo práctico y considerado, y sumar puntos a tu imagen profesional? A continuación lo analizaré desde dos aspectos:

1. ¿Cuándo debería utilizar el "correo electrónico de respuesta automática"?

2. ¿Cómo utilizar la "Respuesta automática de correo electrónico"?

No recuerdo cuando comencé a usar la “respuesta automática de correo electrónico”, debe haber sido hace mucho, mucho tiempo. Debo haber visto que en algún momento del pasado, después de ver las respuestas automáticas rebotadas en los buzones de los líderes de la empresa u otros compañeros, a mí, como a mucha gente, me llamó mucho la atención esta característica, así que comencé a usarla como una calabaza. . Y más adelante, presté más atención a las oraciones de las respuestas automáticas de otras personas. Cada vez que veía excelentes, las extraía y optimizaba la redacción de mis respuestas para que parecieran más elegantes. Nuestra empresa nunca ha estipulado explícitamente que los empleados deben configurar respuestas automáticas en sus buzones de correo, pero básicamente todos los empleados que utilizan con frecuencia el buzón de la empresa lo harán. Este es el resultado de la influencia mutua de los miembros del grupo, y este resultado se ha convertido en parte de. la cultura corporativa.

Algunas personas piensan que la "cultura corporativa" es algo que defiende la dirección central de la empresa, como los valores escritos en el manual del empleado, los carteles en el tablón de anuncios y varios conceptos y lemas que se mencionan a menudo en reuniones. De hecho, lo que es necesario defender, recordar e incluso hacer cumplir constantemente no son los componentes existentes de la cultura corporativa, sino los nuevos componentes que la dirección central está tratando de implantar en la "cultura corporativa". ¿Por qué una implantación fuerte? Es por falta. La "cultura corporativa" es el patrón de comportamiento colectivo formado naturalmente por muchas personas en una organización. No es necesario que la dirección diga que lo que harán los empleados es la verdadera "cultura corporativa".

Aunque llevo años usando respuestas automáticas de correo electrónico, siempre me sorprendo cuando recibo algunas respuestas automáticas. Una de ellas es la respuesta sin sentido que hice al principio de este artículo sobre tomar la baja por maternidad después de trabajar durante tres meses. Otra fue una respuesta que recibí mientras intercambiaba correos electrónicos con algunos estudiantes universitarios. En los primeros días de mi blog, realicé varios cursos de capacitación a pequeña escala para enseñar a los estudiantes universitarios cómo solicitar empleo. Durante la clase, a menudo guío a los estudiantes de la clase a revisar sus currículums a través de correos electrónicos, y muchos estudiantes tienen respuestas automáticas en sus buzones de correo. Más tarde, cuando envié un correo electrónico al tutor universitario de mi hijo, también vi esta respuesta automática. El "lenguaje de respuesta automática" establecido por los estudiantes universitarios es muy similar. Todos dicen "Tu correo electrónico ha sido enviado a mi buzón, te responderé lo antes posible".

¿Por qué me sorprenden las “respuestas automáticas de correo electrónico” de los estudiantes universitarios? Porque en el trabajo nunca había visto una respuesta tan automática. Sí, tienes razón. Como alguien que trabaja en una empresa donde las "respuestas automáticas de correo electrónico" son parte de la cultura corporativa, nunca había visto una respuesta automática como esta. Todas las respuestas automáticas que recibo en mi entorno de trabajo las dejan los destinatarios cuando están en viajes de negocios, vacaciones, reuniones o formación empresarial. En otras palabras, tan pronto como vi esta respuesta, supe que la otra parte no estaba en condiciones normales de trabajo y no podía recibir ni leer mis correos electrónicos a la velocidad habitual. El contenido de estas respuestas también es relativamente fijo y generalmente dice "¿Por qué no puedo recibir y leer su correo electrónico como de costumbre a qué hora? Si hay una emergencia, llame a mi teléfono móvil XXXXX o comuníquese con alguien.

"En comparación con las respuestas automáticas utilizadas por los empresarios, las respuestas automáticas utilizadas por los estudiantes universitarios tienen una característica distintiva: no hay un intervalo de tiempo claro y es una configuración de respuesta normal.

Supongo, como se menciona en "El odio a la respuesta automática por correo electrónico" se debe a este tipo de respuesta automática que se puede recibir en cualquier momento, sin importar la hora. También creo que las respuestas automáticas de los estudiantes universitarios son excusables. Después de todo, No usan el correo electrónico con tanta frecuencia como la gente de negocios, por lo que esperan que la otra parte lo vea. Puede sentirse cómodo después de esta respuesta automática. Sin embargo, la pregunta es, ¿puede la otra parte realmente sentirse cómoda después de ver esto? ¿"respuesta automática de rutina"? Creo que muchos lectores, como yo, los entenderán cuando sepan que el destinatario es un estudiante universitario. Después de todo, su entorno es diferente al de los trabajadores de oficina. ¿Qué pasaría si los empresarios configuraran este tipo de "respuesta automática regular" en su buzón?

Como todos sabemos, el hecho de que un correo electrónico llegue al buzón de la otra parte no significa que la otra parte también lo haga. Lo que realmente le importa al remitente no es si el correo electrónico ha llegado, sino si la otra parte ha tomado las medidas adecuadas después de leer el correo electrónico. Para los empresarios, la "respuesta automática programada" no es sólo una medida aburrida para persuadir a los niños. , pero también provoca interferencias innecesarias en el correo electrónico del remitente. Si los empleados de una empresa utilizan colectivamente la "respuesta automática programada", su servidor de correo colapsará pronto.

Algunas personas pueden preguntar después de ver esto: ¿Qué pasa si hay algún problema con nuestro buzón, o no puedo enviarlo, o la otra parte realmente no puede recibirlo hoy? Es un correo electrónico gratuito y generalmente tiene la función de enviar notificaciones de estado, aunque algunas empresas lo dejarán. enlaces cuando se utilizan servidores de alojamiento, es poco probable que suceda. Además, si necesita urgentemente una respuesta oportuna de la otra parte, puede hacerlo en lugar de sentarse frente a la computadora y esperar, debe levantar el teléfono y llamarlo. Para ello ya lo expliqué en la primera lección "¿Por qué no se toma en serio el correo electrónico?". Ya lo dije en ", así que no entraré en detalles aquí.

La función del gadget "Respuesta automática de correo electrónico" no es permitir que el remitente vea una notificación tranquilizadora, sino permitir que el destinatario a Un "descargo de responsabilidad" para protegerse. En realidad, le dice al remitente: No estoy en el área de servicio en este momento. Oh, si tiene una emergencia, puede llamar a mi teléfono celular o llamar a otra persona, por supuesto. Durante ese tiempo, estás de viaje o de vacaciones en el extranjero y ni siquiera quieres contestar el teléfono. También puedes escribir la frase "No puedo contestar el teléfono durante este tiempo" en la respuesta automática. es bueno o no depende de tus características profesionales y de la cultura corporativa de tu empresa.

Al principio de este artículo mencioné que tomé la baja por maternidad después de trabajar durante tres meses. el configurador olvidó cancelar esta respuesta automática. Para los usuarios de correo electrónico empresarial de Outlook, este llamado "olvido" es muy extraño porque en la configuración de respuesta automática del buzón de correo de Outlook, hay un lugar para que las personas completen el período de uso. Vea lo que dijeron los estudiantes en la clase de redacción empresarial.

Si su empresa no utiliza el buzón de Outlook, puede consultar las sugerencias de este estudiante. métodos de configuración convencionales, dos estudiantes también compartieron sus buenos hábitos de usar respuestas automáticas.

El segundo punto anterior merece especial atención para nosotros en China, no importa si hay respuestas automáticas durante Golden. Semana, Año Nuevo Lunar y otros días festivos, pero es muy necesario si tienes personas de otros países en tu comunicación.

Estoy de acuerdo con el punto de vista de Charles. Debería haber diferencias internas y externas en la configuración. "Respuesta automática por correo electrónico". Esto es lo que suelo hacer. Para las personas dentro de la empresa, tomaré la iniciativa de escribir mi número de teléfono móvil y mi puesto de trabajo en el idioma de respuesta. Es mejor tener cuidado con los correos electrónicos que provienen de. fuera del negocio. Simplemente escribo “Estimado remitente, hoy estoy fuera de la oficina. Si tienes alguna emergencia, por favor llámame. "Esta forma informal de escribir está relacionada con mis características profesionales: primero, no soy una persona de negocios y no necesito tomar la iniciativa de revelar mi número de teléfono móvil a personas de todo el mundo; segundo, personas que tienen negocios conmigo naturalmente sabrán mi número de teléfono móvil. Las personas que no lo saben significan que no han establecido una relación comercial conmigo. Para una Parte A, no es agradable que demasiadas personas conozcan el número de teléfono móvil. /p>

Además, aprecio mucho el segundo punto que dijo Charles: "Liderazgo". "Escriba la información de la persona que autoriza en la respuesta automática del correo electrónico. Obviamente, los líderes de su empresa dan gran importancia al trabajo". eficiencia Debido a que la alta dirección de la empresa "no está en el área de servicio" y no puede encontrar a nadie para firmar, ya he sentido varios sentimientos de urgencia.

¿Cómo no aplaudir la actitud y la práctica de este líder de responder automáticamente a los correos electrónicos?

Bien, eso es todo por la segunda conferencia de la clase abierta de Weibo sobre conceptos básicos de redacción comercial. A continuación, hablemos sobre cómo escribir un asunto de correo electrónico elegante. 』. Si está interesado en este curso, vaya a la página de inicio de Weibo de @CareerMsYe después de las 9:00 p.m. del miércoles.