PMP|Diez mejores sistemas de conocimiento (2) Gestión del alcance del proyecto
El proceso de gestión del alcance del proyecto incluye seis procesos: planificación de la gestión del alcance, recopilación de requisitos, definición del alcance, creación de la WBS, determinación del alcance y control del alcance. Cada proceso se resaltará a continuación.
La gestión del alcance de la planificación es el proceso de creación de un plan de gestión del alcance para documentar cómo se definirán, validarán y controlarán el alcance del proyecto y el alcance del producto. Este proceso resuelve el problema de proporcionar documentación guía sobre cómo gestionar el alcance a lo largo del proyecto.
En el entorno del proyecto, "alcance" tiene dos significados:
(1) Alcance del producto: las características y funciones del producto, servicio o resultado.
(2) Alcance del proyecto: El trabajo que debe completarse para entregar productos, servicios o resultados.
1-2-1 Entrada
(1) Carta del proyecto
Registre el propósito del proyecto, la descripción general del proyecto, las suposiciones, las limitaciones y los requisitos de alto nivel que se deben cumplir. logrado por el proyecto.
(2) ¿Plan de gestión del proyecto
? Plan de gestión de calidad: la forma en que se implementan la política, los métodos y los estándares de calidad de la organización en los proyectos afectará la forma en que se gestiona el alcance del proyecto y del producto.
Descripción del ciclo de vida del proyecto: El ciclo de vida del proyecto define una serie de etapas por las que pasa un proyecto de principio a fin.
Método de desarrollo: El método de desarrollo define si el proyecto utiliza métodos de desarrollo en cascada, iterativos, adaptativos, ágiles o híbridos.
(3) Factores del entorno empresarial
Cultura organizacional; sistema de gestión de personal;
(4) Activos de procesos organizacionales
Políticas y procedimientos; base de conocimiento de información histórica y lecciones aprendidas.
1-2-2 Herramientas y tecnologías
(1) Juicio de expertos
Temas que requieren juicio: información sobre industrias, disciplinas y campos de aplicación específicos anteriores; .
(2) Análisis de datos
Varios métodos utilizados para evaluar los requisitos de recopilación, detallar el alcance del proyecto y del producto, crear productos, confirmar el alcance y controlar el alcance. Por ejemplo, las técnicas de análisis de datos comúnmente utilizadas reemplazan al análisis.
(3) Reunión
Los participantes pueden incluir el director del proyecto, el patrocinador del proyecto, miembros seleccionados del equipo del proyecto, partes interesadas seleccionadas, líderes de cada proceso de gestión del alcance y otro personal necesario.
1-2-3 Salida
(1) Plan de gestión del alcance
El plan de gestión del alcance es una parte integral del plan para la dirección del proyecto. Describe cómo. Definir, desarrollar, monitorear, controlar y confirmar el alcance del proyecto.
El plan de gestión del alcance incluye: desarrollar una declaración del alcance del proyecto; crear una EDT basada en especificaciones detalladas del alcance del proyecto; determinar cómo aprobar y mantener la línea base del alcance y aceptar formalmente los entregables del proyecto;
(2) Plan de gestión de la demanda
El plan de gestión de la demanda es una parte integral del plan de gestión del proyecto, que describe cómo analizar, registrar y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.
El contenido principal del plan de gestión de la demanda incluye: cómo rastrear, planificar e informar diversas actividades de la demanda, cómo iniciar cambios en la gestión de la configuración, cómo analizar el impacto, cómo rastrear y dar seguimiento a los informes; cómo cambiar los permisos de aprobación y otras actividades; Priorización de los requisitos y justificación para aplicar estas métricas, estructura de seguimiento que refleje qué atributos de requisitos se incluirán en la matriz de seguimiento, etc.
La recolección de requisitos es el proceso de identificar, registrar y gestionar las necesidades y requerimientos de las partes interesadas para lograr los objetivos.
Resolver la duda de qué se necesita.
2-2-1 Entrada
(1) Carta del proyecto
Céntrese en la descripción general del proyecto registrada en la carta del proyecto y en los requisitos de alto nivel que ser utilizado para desarrollar requisitos detallados.
(2) Plan de gestión del proyecto
Plan de gestión del alcance: El plan de gestión del alcance contiene información sobre cómo definir y desarrollar el alcance del proyecto.
Plan de Gestión de Requisitos: Un plan de gestión de requisitos contiene información sobre cómo recopilar, analizar y registrar los requisitos del proyecto.
Plan de participación de los stakeholders: Conocer las necesidades de comunicación y niveles de participación de los stakeholders a partir del plan de participación de los stakeholders, para poder evaluar y adaptarse al grado de participación de los stakeholders en las actividades de demanda.
(3) Documentos del proyecto
Registro de supuestos: Supuestos sobre el producto, proyecto, entorno, partes relevantes y otros factores que afectan los requisitos.
Registro de lecciones aprendidas: una técnica eficaz de recopilación de requisitos, especialmente para proyectos que utilizan métodos de desarrollo de productos iterativos o adaptativos.
Registro de partes interesadas: se utiliza para comprender qué partes relevantes pueden proporcionar información bajo demanda y registrar las necesidades y expectativas de las partes relevantes para el proyecto.
(4) Documentos comerciales
El documento comercial que afectará el proceso de recopilación de requisitos es la justificación comercial, que describe los estándares necesarios, esperados y opcionales que deben cumplirse para cumplir los requisitos del negocio.
(5) Acuerdo
Los requisitos del proyecto y del producto contenidos en el acuerdo.
(6) Factores del entorno empresarial
Los factores del entorno empresarial que pueden afectar el proceso de recopilación de demanda incluyen: cultura organizacional, infraestructura, sistemas de gestión de personal y condiciones del mercado.
(7) Activos de procesos organizacionales
Los activos de procesos organizacionales que pueden afectar el proceso de recopilación de requisitos incluyen: estrategias y procesos; información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas, incluida información de proyectos anteriores.
2-2-2 Herramientas y Tecnologías
(1) Juicio de Expertos
Brindar asesoramiento experto desde los siguientes aspectos: análisis de negocio, adquisición de demanda, análisis de requisitos , documentación de requisitos, requisitos de proyectos de proyectos similares anteriores, técnicas gráficas, coaching y gestión de conflictos.
(2) Recopilación de datos
Lluvia de ideas: técnica creativa utilizada para generar y recopilar requisitos del proyecto y del producto.
Entrevistas: Conversaciones directas con partes relevantes con el fin de identificar y definir las características y funcionalidades de los productos entregables requeridos e incluso obtener información confidencial.
Grupo de enfoque: reúne a partes interesadas previamente identificadas y expertos en la materia para una discusión con el objetivo de comprender sus expectativas y actitudes hacia el producto, servicio o resultado en cuestión.
Encuesta por cuestionario: el método de encuesta por cuestionario es muy adecuado para las siguientes situaciones: la audiencia es diversa, la encuesta debe completarse rápidamente, los objetos de la encuesta están dispersos geográficamente y es adecuado para el análisis estadístico.
Benchmarking: Comparar productos, procesos y prácticas reales o planificados con los de otras organizaciones. Organizaciones similares pueden ser internas o externas.
(3) Análisis de datos
El análisis de datos utilizado en este proceso es principalmente análisis de documentos, incluida la revisión y evaluación de cualquier información relevante del documento para identificar y obtener requisitos.
⑷Toma de decisiones
Las tecnologías de toma de decisiones adecuadas para el proceso de demanda de teléfonos móviles incluyen:
Votación: esta tecnología se utiliza para generar, clasificar y clasificar productos. Requisitos Los resultados incluyen el consentimiento unánime (todos), el consentimiento mayoritario (más del 50%) y el consentimiento mayoritario relativo.
Toma de decisiones autocrática: una persona es responsable de tomar decisiones para todo el grupo.
Análisis de toma de decisiones multicriterio: con la ayuda de la matriz de toma de decisiones, se establecen múltiples criterios como nivel de riesgo, incertidumbre, valor y beneficio a través de métodos de análisis sistemáticos para evaluar y clasificar múltiples ideas.
(5) Representación de datos
Diagrama de afinidad: Agrupa una gran cantidad de tecnologías para su posterior revisión y análisis.
Mapas mentales: la presentación de los resultados de una lluvia de ideas, utilizada para reflejar las diferencias y diferencias entre ideas y estimular nuevas ideas.
(6) Habilidades interpersonales y de equipo
Técnica grupal nominal: una forma estructurada de lluvia de ideas, con cuatro pasos: hacer preguntas al grupo, cada persona escribe las ideas de todos; ; realice una lluvia de ideas para llegar a un entendimiento claro; vote en privado para priorizar las ideas y gana el que tenga la puntuación más alta.
Observación y Conversación: Observación directa de cómo los individuos realizan el trabajo (o tareas) e implementan procesos en sus respectivos entornos.
Orientación: Reunir a las partes interesadas clave para definir los requisitos del producto y guiar eficazmente a los participantes para que participen activamente en la emisión de opiniones. Los escenarios adecuados para el coaching incluyen el diseño o desarrollo conjunto de aplicaciones (JAD), la implementación de funciones de calidad (QFD) y las historias de usuarios.
(7) Diagrama de interacción del sistema
Dibujo visual del alcance del producto, que muestra los sistemas comerciales (procesos, equipos, sistemas informáticos, etc.). ) y sus interacciones con personas y otros sistemas (actores). Muestra las entradas, los proveedores de entradas, las salidas y los receptores de salidas del sistema empresarial.
(8) Método de prototipo
El método de prototipo se refiere a hacer un modelo del producto previsto antes de la fabricación real y solicitar comentarios tempranos sobre los requisitos en consecuencia. Incluye productos en miniatura, modelos 2D y 3D generados por computadora, modelos físicos o simulaciones.
2-2-3 Salida
(1) Documento de requisitos
El documento de requisitos describe cómo los diferentes requisitos individuales satisfacen las necesidades comerciales relacionadas con el proyecto. Podría comenzar solo con requisitos de alto nivel y luego perfeccionarlos gradualmente a medida que haya más información disponible sobre los requisitos.
La clasificación de requisitos incluye: requisitos comerciales, requisitos de las partes interesadas, requisitos de solución (requisitos funcionales/requisitos no funcionales), requisitos de transición y preparación, requisitos del proyecto y requisitos de calidad.
(2) Matriz de Trazabilidad de Requisitos
La Matriz de Trazabilidad de Requisitos es una tabla que conecta los requisitos del producto desde sus fuentes con los entregables que pueden satisfacer los requisitos. El uso de una matriz de trazabilidad de requisitos para vincular cada requisito con los objetivos comerciales o del proyecto ayuda a garantizar que cada requisito tenga valor comercial.
Se puede utilizar para realizar un seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los atributos típicos registrados en la matriz de seguimiento de requisitos incluyen un identificador único, una descripción de texto del requisito, el motivo para incluir el requisito, propietario, fuente, prioridad, versión, estado actual (como en progreso, cancelado, pospuesto, recién agregado, agregado Aprobado, Asignado y Completado) y fecha de estado.
3-1 Definición
Definir alcance es el proceso de describir proyectos y productos en detalle. La función principal de este proceso es describir los límites y criterios de aceptación del producto, servicio o resultado y resolver el problema de lo que se debe hacer.
La esencia es seleccionar los requisitos finales del proyecto a partir del documento de requisitos (el resultado del proceso de recopilación de requisitos) y luego desarrollar una descripción detallada del proyecto y sus productos, servicios o resultados.
3-2 Descripción clave
3-2-1 Entrada
(1) Carta del proyecto
La carta del proyecto incluye proyectos y productos Una descripción de alto nivel de las características y requisitos de aprobación.
(2) Plan para la dirección del proyecto
El plan de gestión del alcance en el plan para la dirección del proyecto registra cómo definir, confirmar y controlar el alcance del proyecto.
(3) Documentos del proyecto
Registro de supuestos: supuestos y restricciones sobre el producto, proyecto, entorno, partes interesadas y aquellos que afectarán el proyecto y el alcance del producto.
Documento de requisitos: los requisitos que se deben incluir en el alcance.
Registro de Riesgos: Estrategias de respuesta que pueden afectar el alcance del proyecto, como reducir o cambiar el alcance del proyecto y del producto para evitar o mitigar riesgos.
(4) ¿Factores del entorno empresarial
? Cultura organizacional; infraestructura; sistemas de gestión de personal; condiciones de mercado.
(5) Activos de procesos organizacionales
Políticas, procedimientos y plantillas para desarrollar declaraciones del alcance del proyecto; documentos de proyecto de proyectos anteriores; lecciones aprendidas de fases o proyectos anteriores;
3-2-2 Herramientas y técnicas
(1) Juicio de expertos
(2) Análisis de datos
En este proceso Alternativa El análisis se utiliza a menudo y puede utilizarse para evaluar diversos enfoques para lograr las necesidades y objetivos establecidos en el estatuto del proyecto.
(3) Toma de decisiones
Comúnmente se utiliza el análisis de decisiones multicriterio. El análisis de decisiones multicriterio es una técnica que utiliza un enfoque de análisis de sistemas con la ayuda de una matriz de decisiones. El propósito es establecer diversos estándares como requisitos, cronograma, presupuesto y recursos para mejorar el alcance de los proyectos y productos.
(4) Habilidades interpersonales y de equipo
A través del coaching, las partes interesadas clave pueden lograr una comprensión multifuncional de los entregables del proyecto y los límites del proyecto y del producto.
(5) Análisis de producto
El análisis de producto se puede utilizar para definir productos y servicios, incluido hacer y responder preguntas para describir el propósito, las características y otros aspectos del producto que se entregará. .
Las técnicas de análisis de productos incluyen descomposición de productos, análisis de demanda, análisis de sistemas, ingeniería de sistemas, análisis de valor e ingeniería de valor.
3-2-3 Resultado
(1) Descripción del alcance del proyecto
La declaración del alcance del proyecto es una descripción del alcance del proyecto, los principales entregables, los supuestos y limitaciones. Incluye:
? Descripción del alcance del producto: refina progresivamente las características del producto, servicio o resultado descrito en el estatuto del proyecto y el documento de requisitos.
Entregable: Cualquier producto, logro o producto único y verificable que debe producirse para completar un proceso, fase o proyecto.
Capacidades del servicio: Los entregables también incluyen varios resultados auxiliares, como informes y documentos de gestión de proyectos.
? Criterios de aceptación: conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de aceptar un entregable.
Exclusiones del Proyecto: Identificar qué se excluye del proyecto.
(2) Actualización del archivo del proyecto
Los documentos que se pueden actualizar durante este proceso incluyen: registro de supuestos, documento de requisitos, matriz de seguimiento de requisitos y registro de partes interesadas.
4-1 Definición
La creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS) es el proceso de descomponer los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables. Este proceso resuelve el problema de cómo.
4-2 Descripción clave
4-2-1 Entrada
(1) Plan para la dirección del proyecto
En el plan para la dirección del proyecto El plan de gestión del alcance define cómo se creará la WBS en función de las especificaciones del alcance del proyecto.
(2) Documentos del proyecto
Descripción del alcance del proyecto: trabajos a implementar y trabajos no incluidos en el proyecto.
Documento de requisitos: cómo varios requisitos individuales satisfacen las necesidades comerciales del proyecto.
(3) Factores del entorno empresarial
Los factores del entorno empresarial que afectan el proceso de creación de la WBS incluyen (pero no se limitan a) los estándares WBS de la industria en la que se encuentra el proyecto, que se pueden utilizar como materiales de referencia externos para crear la WBS.
(4) Activos de procesos organizacionales
Los activos de procesos organizacionales que pueden afectar el proceso de creación de la WBS incluyen (pero no se limitan a): políticas, procedimientos y plantillas utilizadas para crear el Proyecto; documentos; lecciones aprendidas de proyectos anteriores
4-2-2 Herramientas y técnicas
(1) Juicio de expertos
(2) Descomposición
La descomposición es una técnica para dividir gradualmente el alcance y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y manejables. El paquete de trabajo es el nivel más bajo de la WBS en el que se pueden estimar y gestionar el costo y la duración.
Figura 4-2-3 Resultado
(1) Línea base del alcance
La línea base del alcance es la especificación del alcance aprobada, la estructura de desglose del trabajo y la estructura de desglose del trabajo correspondiente. diccionario.
Descripción del alcance del proyecto: incluye una descripción del alcance del proyecto, los principales entregables, suposiciones y limitaciones.
WBS: Es un desglose jerárquico de todo el alcance de trabajo que el equipo del proyecto necesita lograr para alcanzar los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
Paquete de trabajo: El nivel más bajo de WBS es el paquete de trabajo con un número de identificación único. Cada paquete de trabajo forma parte de una cuenta de control.
Paquete de plan: Una cuenta de control puede contener uno o más paquetes de plan, inferiores a la cuenta de control y superiores al paquete de trabajo.
Como componente estructural, se conoce el contenido del trabajo, pero se desconoce el cronograma detallado de actividades.
Diccionario WBS: Documento que detalla los entregables, actividades e información de progreso para cada componente de la WBS.
(2) Actualización del archivo del proyecto
Los archivos del proyecto que se pueden actualizar durante este proceso incluyen registros de hipótesis y archivos de requisitos.
Confirmar el alcance es el proceso de aceptar formalmente los entregables de un proyecto completado. Resuelve el problema de la aceptación.
5-2-1 Entrada
(1) Plan de gestión del proyecto
Plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos, línea base del alcance
(2) Documentos del proyecto
Registros de experiencia y lecciones, informes de calidad, documentos de requisitos y matriz de seguimiento de requisitos.
(3) Entregables verificados
Los entregables verificados se refieren a los entregables que se han completado y verificado como correctos a través del proceso de control de calidad.
(4) Datos de desempeño laboral
Incluyendo el grado de cumplimiento de los requisitos, el número de inconsistencias, la gravedad de las inconsistencias o el número de confirmaciones dentro de un período de tiempo determinado.
5-2-2 Herramientas y tecnologías
(1) Inspección
La inspección se refiere al propósito de juzgar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y el producto. estándares de aceptación. Actividades como medición, revisión y validación. Las inspecciones a veces se denominan inspecciones, inspecciones de productos e inspecciones de viajes.
(2) Toma de decisiones
Las técnicas de toma de decisiones que se pueden utilizar en este proceso incluyen (pero no se limitan a) la votación.
Figura 5-2-3 Salida
(1) Resultados de aceptación de los entregables
Los entregables que cumplan con los criterios de aceptación deben ser firmados formalmente por el cliente o patrocinador y aprobación. Se debe obtener documentación formal del cliente o patrocinador para demostrar la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte de las partes relevantes.
(2) Información sobre el desempeño del trabajo
Incluye información sobre el progreso del proyecto, como qué entregables han sido aceptados y cuáles no han pasado la aceptación y los motivos. Esta información debe registrarse y transmitirse a las partes pertinentes.
(3) Solicitud de cambio
Se deben registrar los entregables que se han completado pero no han pasado la aceptación formal y los motivos del fracaso. Puede que sea necesario presentar solicitudes de cambio y corregir defectos en estos entregables.
(4) Actualización del documento del proyecto
Los documentos del proyecto que se pueden actualizar durante este proceso incluyen: registro de lecciones aprendidas, documento de requisitos y matriz de seguimiento de requisitos.
Controlar el alcance es el proceso de monitorear el estado del alcance de proyectos y productos y gestionar los cambios en la línea base del alcance. La función principal de este proceso es mantener la línea base del alcance durante todo el proyecto y debe realizarse durante todo el proyecto.
6-2-1 Entrada
(1) Plan de gestión del proyecto
Incluyendo plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos, plan de gestión de cambios, plan de gestión de la configuración, Puntos de referencia de alcance y puntos de referencia de medición del desempeño.
(2)Documentos del proyecto
Registro de lecciones aprendidas, documentos de requisitos, matriz de seguimiento de requisitos
(3)Datos de desempeño laboral
Incluye la cantidad de solicitudes de cambio recibidas, la cantidad de solicitudes de cambio aceptadas o la cantidad de entregables verificados, validados y completados.
(4) Activos de procesos organizacionales
Los activos de procesos organizacionales que pueden afectar el proceso de control de alcance incluyen (pero no se limitan a): políticas existentes, formales e informales relacionadas con el control de alcance, procedimientos y orientaciones; métodos y plantillas disponibles para el seguimiento y la presentación de informes.
6-2-2 Herramientas y técnicas
(1) Análisis de datos
Análisis de desviación: el análisis de desviación se utiliza para comparar puntos de referencia con resultados reales para determinar si la desviación está dentro de límites críticos o si se requiere una acción correctiva o preventiva.
Análisis de tendencias: el propósito del análisis de tendencias es revisar los cambios en el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el desempeño está mejorando o deteriorándose.
6-2-3 Salida
(1) Información de desempeño laboral
La información de desempeño laboral generada durante este proceso está relacionada con el proyecto y el alcance del producto ( con alcance Relacionado con la implementación de líneas de base), están interrelacionados y contextualizados, incluyendo la clasificación de los cambios recibidos, las desviaciones del alcance y las causas identificadas, el impacto de las desviaciones en el cronograma y el costo, y las proyecciones del desempeño futuro del alcance.
(2) Solicitudes de cambio
Después de analizar el desempeño del proyecto, se pueden realizar solicitudes de cambio a la línea base del alcance y la línea base del cronograma u otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio deben revisarse y procesarse mediante la implementación de todo el proceso de control de cambios.
(3) Actualización del plan para la dirección del proyecto
Plan de gestión del alcance
Línea base del alcance: después de que se aprueben los cambios en el alcance, la especificación del alcance, la WBS o el diccionario WBS, La línea de base del alcance debe cambiar en consecuencia.
Línea base del cronograma: después de que se aprueben los cambios en el alcance, los recursos o las estimaciones del cronograma, la línea base del cronograma debe cambiar en consecuencia.
Base de costos: una vez aprobados los cambios en el alcance, los recursos o las estimaciones de costos, la base de costos debe cambiar en consecuencia.
Línea base de medición del desempeño: después de que se aprueben los cambios en el alcance, el desempeño del cronograma o las estimaciones de costos, la línea base de medición del desempeño debe cambiar en consecuencia.
(4) Actualización del documento del proyecto
Los documentos del proyecto que se pueden actualizar durante este proceso incluyen: registro de lecciones aprendidas, documento de requisitos y matriz de seguimiento de requisitos.